A través de la serie de artículos de incorporación de AEM Assets, se compartieron prácticas recomendadas y sugerencias de expertos sobre funciones fundamentales a utilizar en AEM Assets, pero hay más en la administración de un DAM que solo la utilización de funciones. Este artículo explora la gobernanza del DAM: el establecimiento de políticas, funciones, normas y flujos de trabajo para garantizar el uso correcto y coherente de los activos digitales y asegurarse de que el equipo esté capacitado.

Ponerlo todo en común y establecer la gobernanza

Los artículos anteriores de esta serie trataron los aspectos básicos esenciales para su estrategia de contenido. Estos recursos cubren temas esenciales como Prácticas recomendadas y sugerencias para empezar a usar AEM Assets, Estructura de carpetas y nombres, Acceso y permisos, metadatos, Taxonomía y etiquetado.
A continuación, vamos a reunir el qué, el por qué y el cómo para establecer la gobernanza para administrar AEM Assets con éxito.

¿Qué es la gobernanza de DAM?

Es un conjunto de políticas, funciones, estándares y flujos de trabajo que garantiza lo siguiente:

• que los recursos se utilicen de forma correcta y coherente.
• La regulación de todo el ciclo de vida de los recursos, desde su creación y aprobación hasta su archivado.
• La existencia de un equilibrio entre la flexibilidad del usuario y el control organizativo.
• El logro del cumplimiento, la eficiencia y la escalabilidad.
• El éxito del sistema DAM.

¿Por qué lo necesita?

La gobernanza DAM proporciona un marco para mantener a todos los miembros del equipo en el buen camino y, además, lo siguiente:

• Evita el uso indebido de recursos y el acceso no autorizado.
• Garantiza estándares de metadatos para búsqueda y categorización.
• Promueve convenciones de nomenclatura y taxonomía coherentes.
• Apoya el cumplimiento normativo (por ejemplo, licencias, RGPD).
• Mejora la responsabilidad del usuario mediante funciones y permisos.

Ahora, sigamos adelante y veamos cómo establecer la gobernanza a través de cinco pasos clave.

Gobernanza de DAM realizada correctamente

1. Establezca metas claras y cree el equipo adecuado

• Adáptese a las necesidades del negocio, la coherencia de la marca, el cumplimiento normativo y la eficiencia.
• Asegúrese de que las personas adecuadas participan en las decisiones. Dependiendo de su negocio, los equipos van a diferir, pero asegúrese de tener en cuenta el marketing, la creatividad, la TI, los desarrolladores, todos los usuarios.

2. Definir estándares y políticas de acceso

• Establezca la estructura de carpetas, el esquema de metadatos y las convenciones de nomenclatura, asegurándose de que todos estos estén configurados para sus necesidades comerciales.
• Establezca permisos basados en funciones y documente cualquier tipo de derechos de uso que esté configurado en el back-end en DAM, para que no encuentre ningún problema con los permisos legales.

3. Crear y automatizar flujos de trabajo

• Creación de cadenas de aprobación de recursos con notificaciones
• Documente todo el ciclo vital de los recursos, desde la carga, hasta la revisión, la aprobación y el archivado.

4. Formar a los usuarios y dirigir la adopción

• Disponga de una estrategia de administración de cambios muy sólida.
• Ofrezca formación e incorporación basadas en roles y una variedad de oportunidades para aprender y consumir nueva información, ya sea a través de hojas de referencia, comidas formativas, vídeos, etc.
• Considere las necesidades específicas de formación de un administrador en comparación con un usuario normal o un bibliotecario. Las tres funciones necesitan una capacitación diferente.No proporcione capacitaciones irrelevantes, ya que eso puede afectar su deseo de utilizar la herramienta.Consulte la guía Acelerando la adopción a través del aprendizaje y la formación.

5. Monitorizar el uso y optimizar

• De nuevo, un sistema DAM no es algo que se pueda establecer y olvidarse de él. Es algo que tiene que ser monitoreado constantemente.
• Utilice los paneles para realizar un seguimiento del rendimiento, el cumplimiento y el estado del sistema.
• Evalúe y actualice constantemente el esquema de metadatos y los requisitos de etiquetado para admitir nuevas campañas, programas, ubicaciones geográficas, etc.
• Revise y archive los recursos en una cadencia normal, de modo que solo se muestren los resultados de búsqueda relevantes.

Gobernanza: una de las bases clave del uso de AEM Assets

Este artículo sobre prácticas recomendadas para la gobernanza forma parte de una serie de artículos que incluyen directrices básicas, prácticas recomendadas y sugerencias de expertos de Adobe para empezar a usar Adobe Experience Manager Assets. Para explorar todos los artículos de esta serie fundacional de AEM Assets, consulte lo consulte:

• Prácticas recomendadas y sugerencias para empezar a trabajar con AEM Assets
• Estructura y nombres de carpetas
• Acceso y permisos
• Metadatos, esquemas de metadatos y perfiles de metadatos
• Taxonomía y etiquetado
• Gobernanza
• Formación y capacitación

Recursos de aprendizaje adicionales

• Vea la sesión de Creadores de Adobe Experience: las sesiones de intercambio de habilidades titulada Taxonomía y estructura: el secreto de AEM para la administración de recursos escalables. que cubre este tema de gobernanza, con las expertas en AEM, Melanie Bartlett y Katie Junge.
• Obtenga más información sobre la gobernanza leyendo Empoderar a su equipo con una estrategia sólida de gobernanza de contenido para que la implementación tenga éxito, del experto en AEM, Gary Howell.
• Obtenga más información sobre la habilitación de equipos leyendo Acelerando la adopción a través de la formación y capacitación de la experta en AEM, Erin Brown.
• Obtenga más información acerca de la administración de cambios leyendo Aspectos básicos de administración de cambios para alcanzar el éxito.