El manual de gobernanza de contenido le ayudará a asumir el mando como nuevo administrador y desarrollador de AEM as a Cloud Service. En el manual que puede descargar, le guiaremos a través de las directrices y el proceso que debe seguir para desarrollar una sólida estrategia de gobernanza de contenido durante la implementación.

Comprensión de las funciones, el flujo de trabajo y la implementación

Las organizaciones deben garantizar que la totalidad del contenido se ajuste a los estándares internos de creación, uso y mantenimiento. Cumplir con estos estándares para los materiales que se muestran al público ayuda a mantener la identidad de marca. Para que los flujos de trabajo funcionen con fluidez, es preciso contar con unas directrices internas claras para la creación de activos digitales. Disponer de procesos para la revisión y actualización del contenido permite mantenerlo todo al día.

Las directrices y los procesos relativos a la gestión de activos digitales se engloban dentro del marco de la gobernanza de contenido. En este manual veremos lo siguiente:

Me gustaría saber qué es la gobernanza de contenido

La gobernanza de contenido es el conjunto de normas y procesos que rigen la cadena de suministro de contenido de una empresa. Sirve para establecer una estructura en la que el equipo puede apoyarse para garantizar que se cumplen las directrices, la distribución y los estándares a lo largo del ciclo de vida del contenido.

¿Por qué es importante la gobernanza de contenido?

La gobernanza de contenido es esencial para cualquier organización. Influye en el éxito global de la cadena de suministro de contenido y en la reputación y la marca de una organización. Permite salvaguardar la precisión y la coherencia del contenido con la estrategia y la calidad de una marca. Gracias a la gobernanza de contenido integrada, Adobe Experience Manager Sites y Assets pueden contribuir a optimizar la gestión del contenido y proporcionar las herramientas necesarias para gestionar la cadena de suministro de contenido.

¿Cómo se relacionan la gobernanza de contenido, la gobernanza de sistemas y la gobernanza legal y corporativa?

La gobernanza de contenido siempre se ve configurada por su marco legal y tecnológico. La gobernanza de contenido en Experience Manager se define en función de la gobernanza legal y corporativa documentada, así como de la gobernanza general del sistema que se haya establecido para la arquitectura del sistema. Estos son algunos ejemplos:

• Los requisitos legales y regulatorios que exigen la conservación de todos los materiales de marketing durante un período de siete años determinarán los ciclos de vida del contenido y los flujos de trabajo referentes al contenido producido.
• Las normas de gobernanza del sistema relativas a la creación de grupos de usuarios y al control de acceso están ligadas a las estructuras de carpetas de Experience Manager, lo que influirá en la estrategia y la gobernanza del contenido. La gobernanza del sistema y la gobernanza de los activos deben complementarse para garantizar la seguridad y la capacidad de uso.
• Las políticas de gobernanza corporativa interna que prohíben el uso del aprendizaje automático (ML) o la inteligencia artificial (IA) afectan a la activación de determinadas funciones de Experience Manager.

¿Por qué es importante la gobernanza de contenido durante la implementación?

El equipo de desarrollo debe participar en la estrategia de gobernanza de contenido desde las primeras conversaciones y durante toda la fase de implementación con el fin de configurar las medidas de protección necesarias en Experience Manager, como los flujos de trabajo personalizados y funcionalidades que no se incluyen de serie en Sites o Assets. Por otra parte, el administrador del sitio web contribuirá a la configuración de los grupos, permisos y políticas adecuados para garantizar la continuidad durante todo el proceso.

Me gustaría conocer cinco acciones fundamentales que un desarrollador debe realizar al implementar Sites y Assets

1. Conectar y configurar el contenido nuevo. Con el fin de implementar un flujo de trabajo fluido de nuevo contenido en Experience Manager, es preciso configurar y establecer conectores como Adobe Asset Link. Esto permite controlar el flujo de nuevo contenido en Experience Manager y reutilizar el contenido aprobado con facilidad al crear nuevos activos.
2. Crear flujos de trabajo y procesos de aprobación personalizados. Experience Manager Sites y Assets incluyen numerosos flujos de trabajo útiles, pero en ocasiones es necesario ampliarlos para añadir procesos o funcionalidades.
3. Implementar un proceso para archivar y guardar contenido sensible. Muchas industrias cuentan con requisitos estrictos en cuanto a la forma de guardar, almacenar y archivar el contenido. Con frecuencia, existen procesos personalizados en la gobernanza de contenido que los equipos deben implementar para cumplir dichos requisitos.
4. Asegurarse de que los campos o las funcionalidades personalizadas se añadan al ciclo de vida del activo. En ocasiones, será necesario añadir metadatos adicionales a las imágenes o automatizar nuevos procesos. En estos casos, los desarrolladores se asegurarán de que las nuevas funcionalidades personalizadas satisfagan los requisitos empresariales.
5. Definir plantillas de página. Los desarrolladores y los administradores pueden habilitar Experience Manager Sites para establecer la estructura y la maquetación generales de las páginas. Es posible predefinir un conjunto de componentes y funcionalidades, junto con estilos específicos de la marca, para dotar a las páginas de una apariencia uniforme en todas las experiencias de los clientes.

Me gustaría comprender el proceso de traspaso de los desarrolladores a los autores y profesionales del contenido

Durante el proceso de traspaso, los equipos de desarrollo y de creación de contenido deben mantener una comunicación fluida para aclarar los elementos que ya han sido desarrollados y personalizados, así como para resolver cualquier duda. Además, el equipo de desarrollo debe proporcionar la documentación relacionada con las configuraciones que el equipo de creación de contenido deberá abordar. Resultaría conveniente que el equipo de desarrollo compartiera páginas y estructuras de muestra que el equipo de creación de contenido pueda utilizar como referencia al crear contenido adicional.

Me gustaría conocer los cinco factores esenciales que un autor o administrador de DAM debe considerar al implementar Sites y Assets

1. Organice su contenido. Estructure su contenido y sus activos digitales de forma intuitiva para facilitar su uso posterior. Puede consultar ejemplos útiles sobre cómo estructurar el contenido, en particular para su distribución en varios idiomas, en Adobe Experience League.
2. Cree una estrategia para la taxonomía. Sin una estrategia de taxonomía, las etiquetas creadas en Experience Manager pueden resultar difíciles de encontrar y gestionar para su equipo. Las taxonomías pueden organizarse de forma jerárquica, con categorías generales en la parte superior y subcategorías en la inferior. Puede consultar las prácticas recomendadas para un inicio rápido en materia de etiquetas y taxonomías en la documentación de tutoriales de Adobe Experience Manager.
3. Garantice el cumplimiento de los metadatos. El cumplimiento de las normas internas relativas a los metadatos es un aspecto fundamental de la gestión de activos. Esto permite que tanto los miembros del equipo como los motores de búsqueda externos puedan encontrar sus activos digitales con facilidad.
4. Asigne permisos a los grupos. Los permisos se deben probar para cada grupo, de modo que puedan interactuar correctamente con el contenido. Pruebe exhaustivamente todos los permisos y asegúrese de comprender las acciones que los usuarios y los grupos pueden y no pueden realizar. A continuación, se incluye un ejemplo de matriz de seguridad.

5. Cumpla con las regulaciones y directrices. Gestione y mantenga el contenido para garantizar su precisión y el cumplimiento de las regulaciones y directrices corporativas. El establecimiento de medidas de protección del contenido es fundamental no solo para la coherencia de la marca, sino también para cumplir con los requisitos de la sección 508 y de gestión del consentimiento o las cookies.

Me gustaría profundizar en el conocimiento de los metadatos.

Los activos siempre deberían incluir metadatos. Añadir metadatos tiene múltiples ventajas. Facilita la búsqueda de activos, tanto para el equipo como para los usuarios finales. También permite que los motores de búsqueda encuentren con mayor facilidad las imágenes y las experiencias.

Aspectos que tener en cuenta sobre metadatos, subtítulos y etiquetado

Las organizaciones deben acordar qué campos de metadatos son opcionales y cuáles son obligatorios. Esto facilitará a los autores la tarea de encontrar activos. Por ejemplo, la mayoría de las empresas requieren un título y una descripción para cada activo, pero el creador y las condiciones de uso de una imagen pueden ser opcionales.

Las etiquetas inteligentes son palabras clave con la tecnología de IA generativa de Adobe Sensei y que se aplican a los activos en el momento de la carga. El sistema identifica la terminología relevante y aplica las etiquetas basadas en texto correspondientes a los activos de los clientes. Las etiquetas inteligentes ayudan a añadir palabras clave descriptivas que facilitan la búsqueda y la localización de los activos. Los clientes también pueden entrenar el algoritmo para que utilice su propia terminología mediante el uso de etiquetas inteligentes mejoradas.

Para obtener más información y conocer las prácticas recomendadas sobre etiquetas y taxonomías, consulte estas prácticas recomendadas.

Si no se están aplicando las etiquetas inteligentes correctas, utilice la función de entrenamiento de etiquetas inteligentes para entrenar a Adobe Sensei, de modo que etiquete correctamente sus activos de acuerdo con las directrices de su marca.

Las empresas deben definir una estrategia clara de etiquetado y taxonomía antes de cargar y etiquetar su contenido. Si no se define con claridad una estrategia y un enfoque sobre cómo etiquetar los activos, las etiquetas pueden crearse y utilizarse de cualquier manera. Esto puede dar lugar a etiquetas desorganizadas, no utilizadas o mal utilizadas, que resultan difíciles de mantener.

Me gustaría comprender las mejores prácticas con los componentes principales

Los componentes principales son los elementos fundamentales de cualquier implementación exitosa. A continuación, se presentan algunas de las mejores prácticas para el uso de componentes principales con Experience Manager:

Separación de preocupaciones

Separe la lógica de back-end de la capa de presentación de un componente. Utilice modelos Sling para la lógica de back-end y el lenguaje de plantillas HTML (HTL) para la vista. Esto permite establecer una clara distinción entre la lógica empresarial y la interfaz del componente. Además, esto aumenta la flexibilidad y la reutilización de los componentes.

Adaptabilidad

Es fundamental diseñar los componentes contemplando su posterior reutilización. No se deben crear componentes monolíticos de gran tamaño que solo se puedan utilizar en una ubicación. En su lugar, se deben crear componentes modulares que se puedan reutilizar en varias páginas y sobre los que se pueda seguir construyendo en el futuro.

Componentes personalizados frente a componentes principales

Es recomendable utilizar el mayor número posible de componentes principales para reducir el tiempo de desarrollo, pero esto puede no ser viable en todos los casos. Muchos clientes utilizan componentes personalizados en cierta medida, y hay casos en los que se necesitan componentes personalizados. Se incluyen:

• Elementos de diseño y funcionalidades exclusivos de su empresa
• Integración para API personalizadas o internas
• Interacciones avanzadas con el usuario

Los componentes personalizados suelen ser extensiones de los componentes principales, en lugar de componentes completamente nuevos.

Superautores frente a autores de contenido

La mayoría de los equipos de gran tamaño incluyen uno o más superautores. Normalmente, el superautor puede crear plantillas, asignar permisos dentro de dichas plantillas, eliminar contenido y realizar otras acciones, como generar informes.

Generalmente, los autores de contenido solo tienen acceso a determinado contenido. Por ejemplo, no pueden editar elementos globales como el encabezado o el pie de página, ni eliminar o mover activos o contenido. Los autores de contenido casi nunca pueden publicar páginas en el sitio activo. Necesitan pasar por el flujo de trabajo de aprobación adecuado para que el contenido se apruebe y publique.

Me gustaría comprender los roles y los equipos antes y después de la implementación

Cada organización y estructura de equipo son diferentes, pero los roles que se describen a continuación son los más comunes. Estos miembros del equipo prestan apoyo durante la fase de implementación y son los principales responsables de departamento a cargo de las herramientas tras la implementación.

Equipo de gran tamaño para Sites y Assets

• Propietario del producto (1): el propietario del producto es el principal responsable de departamento que supervisa el proyecto de principio a fin. Colabora con el equipo de marketing para comprender la lógica empresarial y cómo se puede trasladar al equipo técnico.
• Responsable técnico y arquitecto (1): el responsable técnico y el arquitecto son los principales responsables técnicos. Trabajan con el equipo de implementación en los principios de arquitectura y la alineación técnica. El responsable técnico también está a cargo de la gestión de permisos, pero puede formar a los administradores sobre cómo actualizarlos. Dirige un traspaso fluido de la documentación técnica y la coordinación con los usuarios empresariales y los autores.
• Equipo de desarrollo (2-4): el equipo de desarrollo asume la responsabilidad de los errores y problemas que surjan tras el lanzamiento y se encarga de crear la documentación técnica para facilitar el proceso de traspaso entre el equipo técnico, los usuarios empresariales y los creadores de contenido. También puede ofrecer asistencia durante la implementación inicial.
• Equipo de control de calidad (3-5): la principal responsabilidad del equipo de control de calidad es probar las experiencias, tanto desde una perspectiva funcional como no funcional. Ayudan a identificar e informar de problemas, y trabajan con los desarrolladores para solucionarlos y mitigarlos. Un director de control de calidad suele dirigir el equipo, junto con 3 o 4 ingenieros de control de calidad que ayudan en las pruebas. El equipo de control de calidad normalmente se incorpora después de los dos primeros sprints de desarrollo, y una vez que se ha desarrollado parte del núcleo y se puede probar.
• Autor de contenido (3-4): la principal responsabilidad de un autor de contenido es la creación de contenido para el sitio web y otras experiencias. Los autores de contenido trabajan en Experience Manager Sites y Assets cargando activos, aplicando metadatos y creando componentes que se ajustan a los objetivos de marketing. Los autores de contenido pueden participar en todo el proceso de implementación y deben empezar a crear contenido en cuanto las plantillas y los componentes estén disponibles.
• Administrador de gestión de activos digitales (DAM) (1-2): un administrador de DAM se centra en la estructura, la gobernanza y la organización de Experience Manager Assets. Suelen tener controles más avanzados que un autor, como la capacidad de generar informes o de desarrollar estrategias de archivo y optimización del almacenamiento en el DAM.

La optimización del almacenamiento y la correcta organización del DAM pueden ahorrar tiempo y dinero a una empresa. Además, un administrador de DAM también puede formar y dar soporte a los nuevos usuarios de la organización. Esto suele ser más eficiente y económico que contratar a un consultor externo.

Equipo de tamaño pequeño para Sites y Assets

• Propietario del producto (1): a menudo, un propietario de producto a menudo desempeñará varias funciones, como la gestión y la creación de contenido. Los propietarios del producto en equipos reducidos suelen participar en el control de calidad del sitio web.
• Autor de contenido y administrador de DAM (1-2): los equipos más pequeños normalmente solo necesitan un autor de contenido o un administrador de DAM, que suele pertenecer al departamento de marketing.
• Responsable técnico y arquitecto (1): el responsable técnico y el arquitecto de un equipo pequeño son los principales responsables técnicos. También puede colaborar en el desarrollo.
• Desarrollador (1): el tamaño del equipo de desarrollo varía, pero siempre es necesario un desarrollador para ayudar con las nuevas funcionalidades y resolver los problemas técnicos.

Riesgos

Sin una gobernanza de contenido específica, un sistema DAM se enfrenta a varios riesgos importantes.

• Acumulación incontrolada de activos: el DAM puede convertirse en un lugar donde se acumulan activos sin orden ni control, lo que compromete su utilidad y organización.
• Erosión de los protocolos: el cumplimiento de los protocolos puede disminuir, incluso si solo unos pocos usuarios los ignoran, sentando un precedente que anima a otros a colocar los activos donde les resulte más conveniente.
• Etiquetado incompleto de los activos: las limitaciones de tiempo en los proyectos pueden provocar que los activos se carguen sin los metadatos o etiquetas necesarios, lo que reduce la capacidad de búsqueda y la accesibilidad.
• Ambigüedad en la denominación de los activos: puede aumentar la presencia de activos con nombres de archivo poco claros (por ejemplo, “prueba1.jpg”, “nuevaprueba.pdf”), lo que dificulta la recuperación de los activos.
• Reimplementación futura: si el DAM se llena de etiquetas incorrectas, nombres poco claros, etc., la frustración de los usuarios puede aumentar, lo que puede dar lugar a una costosa reimplementación en un plazo de 5 a 10 años para restablecer la capacidad de gestión.
• Dificultad en la administración de cambios: Adaptabilidad reducida: La gestión de las actualizaciones y los cambios del DAM a medida que evolucionan las necesidades empresariales será más difícil y comprometerá tanto la eficiencia como la adaptabilidad.

Colaboración entre expertos técnicos y profesionales

Los administradores de DAM supervisan la implementación y la utilización de Adobe Experience Manager Assets. No obstante, sus roles pueden ser bastante diferentes. Un administrador de activos digitales se ocupa principalmente de la gobernanza y la comunicación, mientras que un administrador de DAM se encarga del aspecto técnico.

Gestor de activos digitales (funcional)

• Gestiona Adobe Experience Manager Assets para dar soporte a todas las líneas de negocio y a todos los canales, y es el experto en la materia en lo que respecta al contenido y los procesos de DAM.
• Utiliza los informes de Assets y las auditorías periódicas para comprobar la gobernanza e identificar los elementos que no cumplen las normas. Ayuda a la empresa o a los socios a que el contenido cumpla las normas.
• Desarrolla y mantiene la gobernanza de las normas de metadatos, la estructura de carpetas de DAM y la taxonomía.
• Documenta los procesos y normas de DAM y los comunica
  a los socios.
• Se mantiene al día de las últimas necesidades y tendencias empresariales, y lleva a cabo estudios periódicos sobre la experiencia del usuario para garantizar que la estructura de metadatos y la taxonomía satisfagan las necesidades de todos los usuarios.
• Implementa prácticas rutinarias de limpieza y archivado de DAM.
• Actúa como persona de contacto para las consultas sobre activos.
• Ayuda a formar a los usuarios nuevos y existentes, y les ofrece soporte técnico cuando es necesario.

Administrador de DAM (técnico)

• Emplea los informes del sistema, las herramientas de monitorización y las auditorías periódicas para evaluar el estado técnico de Adobe Experience Manager Assets e identificar riesgos.
• Implementa las estructuras y los permisos definidos por los equipos internos de Adobe o los administradores de DAM.
• Asesora a los equipos de desarrollo y a las líneas de negocio sobre la arquitectura del sistema y el uso de Adobe Experience Manager Assets.
• Documenta los procedimientos para crear y gestionar las funciones, los componentes y las herramientas de Adobe Experience Manager Assets.
• Forma a los miembros del equipo empresarial y a los socios de desarrollo para que las nuevas funcionalidades de Adobe Experience Manager Assets cumplan los requisitos técnicos, y se prueben e implementen según sea necesario.
• Programa la instalación de nuevas versiones de software y las actualizaciones del sistema de aplicaciones. También evalúa e instala parches y nuevas aplicaciones.
• Actúa como experto en la materia en lo que respecta a la gobernanza técnica y el rendimiento de Adobe Experience Manager.

Me gustaría ver un ejemplo de ejemplos de usuario, grupo y flujo de trabajo

A continuación se muestra una ilustración práctica de los perfiles de usuario y grupo, y una matriz de seguridad en la que se detallan sus permisos.

• Los autores crean la página o editan una página existente. Cargan y modifican activos, incluidos los metadatos y las etiquetas, lo que activa los flujos de trabajo de aprobación específicos.
• Los equipos creativos visualizan, cargan y editan activos y contenido.
• El equipo de desarrollo y control de calidad solo tiene acceso de visualización. Realizan pruebas funcionales de validación y se aseguran de que no haya errores visuales. También comprueban la accesibilidad y los análisis.
• Los propietarios del producto se encargan de aprobar el contenido.
• El equipo directivo recibe una notificación una vez que la página y los activos asociados se han publicado y aprobado.

Flujo de trabajo para equipos de tamaño grande

1. El equipo creativo genera contenido para las experiencias.
2. Los autores cargan y configuran el contenido, incluidos los metadatos, lo que activa el flujo de trabajo.
3. El equipo de control de calidad revisa toda la página y pasa el flujo de trabajo al paso siguiente.
4. Los propietarios de productos tienen la última palabra en la aprobación de los cambios y del flujo de trabajo.
5. El equipo directivo ve los resultados una vez que se aprueba el flujo de trabajo y se envía un correo electrónico al grupo de directivos.

Flujo de trabajo para equipos de tamaño pequeño

1. El equipo creativo genera y redacta contenido y activa el flujo de trabajo.
2. El equipo de control de calidad revisa toda la página y pasa el flujo de trabajo al paso siguiente.
3. Los propietarios de productos tienen la última palabra en la aprobación de los cambios y del flujo de trabajo.

Me gustaría entender mejor cómo evaluar el rol de un administrador DAM

A medida que el sistema DAM madura, el rol del administrador de DAM adquiere una importancia creciente.

Conocimiento institucional: con el paso del tiempo, el administrador de DAM acumulará un acervo de conocimiento institucional, convirtiéndose en un recurso inestimable para la gestión eficaz de los activos digitales.

Escalado del equipo: a medida que el contenido y el retorno de la inversión aumentan, surge la posibilidad de ampliar el equipo. Estos nuevos miembros trabajarían bajo la supervisión del administrador de DAM para gestionar de forma eficiente el mayor volumen de ingestión de contenido.

Desarrollo del sistema: el conocimiento profundo del sistema capacita a los administradores de DAM para participar en el desarrollo y las futuras mejoras a medida que la empresa crece o las necesidades evolucionan.

Recomendaciones mejoradas: gracias a su amplia experiencia práctica, el administrador de DAM se encontrará en una posición privilegiada para formular sugerencias fundamentadas para la mejora del sistema, optimizando aún más el rendimiento y la experiencia del usuario del DAM.

Me gustaría saber cómo se gestiona Experience Manager después de la implementación

Tras la implementación inicial, se deben realizar comprobaciones periódicas entre los equipos técnicos y empresariales. Estas comprobaciones deben servir para analizar la experiencia del usuario, identificar problemas y recopilar información sobre las nuevas características o funcionalidades. Además, se deben definir y establecer procesos adicionales para informar de errores o problemas técnicos que encuentren los autores y los usuarios empresariales. El equipo técnico debe resolver estos problemas con prontitud e informar de las actualizaciones a los autores y usuarios empresariales. La implementación de estos procesos mejorará la eficiencia del sistema y la experiencia de los usuarios finales.

Consideraciones a los tres meses

Comité de gobernanza: se recomienda establecer un comité de gobernanza como parte del descubrimiento y la implementación. Las partes interesadas que orientaron sobre las características y funcionalidades pueden ayudar a seleccionar a los representantes empresariales y técnicos que seguirán manteniendo la taxonomía y los permisos necesarios para el buen funcionamiento del sistema a largo plazo.

Optimización del flujo de trabajo: tras la implementación inicial, el equipo puede descubrir que los pasos del flujo de trabajo de contenido son demasiado complicados o insuficientes. Conviene revisar y optimizar el flujo de trabajo de contenido para maximizar la productividad.

Formación adicional: después de la implementación inicial, se pondrá de manifiesto dónde necesita el equipo formación o apoyo adicional. Los detalles específicos de la plataforma, como la mejora de los metadatos, la adición de atributos personalizados o la incorporación de nuevos productos o integraciones a los flujos de trabajo, suelen requerir apoyo adicional.

Consideraciones a los seis meses

Roles y responsabilidades: una vez finalizada la implementación inicial y que el equipo haya establecido y optimizado algunos de los flujos de trabajo de contenido, es aconsejable revisar los roles y las responsabilidades. A menudo, hay roles, como el de control de calidad o el de autor de contenido, que ya no se necesitarán a pleno rendimiento. Estos miembros del equipo suelen pasar a otros proyectos o a desempeñar otras funciones dentro del proyecto actual.

Consideraciones a los 12 meses

Revisiones periódicas de procesos y normas: un año después de la implementación, el equipo debe revisar todos los procesos y flujos de trabajo actuales para comprobar que se ajustan a las necesidades y requisitos empresariales del momento. Es posible que algunos procesos ya no se ajusten a las necesidades actuales o que se puedan optimizar para mejorar la productividad. Revise los procesos actuales para maximizar la productividad cada año.

Seguimiento y optimización del contenido: después del primer año de implementación, revise la estrategia y el rendimiento del contenido. Por ejemplo, determine si algunas llamadas a la acción tienen mejores resultados que otras o si algunas imágenes tienen más impacto que otras. Revise el rendimiento del contenido con el equipo de análisis para comprobar que se está realizando un seguimiento y, a continuación, tome las medidas adecuadas para mejorarlo.