Una gobernanza del contenido sólida es fundamental para el éxito de la implementación de AEM Sites y AEM Assets. El artículo describe cómo las políticas de gobernanza, los flujos de trabajo, los estándares de metadatos, la taxonomía, los permisos y las funciones definidas ayudan a mantener la calidad del contenido, el cumplimiento normativo y la coherencia de marca. Se destaca la colaboración temprana entre los equipos técnicos y las personas expertas, así como la aplicación continua de prácticas de gobernanza para mejorar la localización, la escalabilidad, la adopción y la sostenibilidad a largo plazo del DAM.

Manual de tácticas para la gobernanza del contenido

Las organizaciones deben asegurarse de que todo el contenido cumpla con los estándares internos para su creación, etiquetado, uso y mantenimiento. Mantener estos estándares ayuda a preservar la identidad de marca. Es imprescindible contar con directrices internas claras para la creación de recursos digitales y así garantizar flujos de trabajo eficientes. Disponer de procesos para revisar y actualizar el contenido permite mantenerlo al día. Las directrices y los procesos para gestionar recursos digitales forman parte de la gobernanza del contenido.

CONSEJO: Lee este artículo o descarga el manual de tácticas para consultar todas las recomendaciones sobre gobernanza del contenido.

Comprender los roles, el flujo de trabajo y la implementación

Las organizaciones deben asegurarse de que todo el contenido cumpla con los estándares internos de creación, etiquetado, uso y mantenimiento. Mantener estos estándares en los materiales dirigidos al público ayuda a preservar la identidad de la marca. Es imprescindible contar con directrices internas claras para la creación de recursos digitales, lo que facilita unos flujos de trabajo eficientes. Disponer de procesos para revisar y actualizar el contenido garantiza que todo esté al día.

Las directrices y procesos para gestionar recursos digitales forman parte de la gobernanza del contenido. Este manual de tácticas abordará:

Quiero saber qué es la gobernanza del contenido

La gobernanza del contenido es el conjunto de políticas y procesos que regulan la content supply chain de una empresa. Ayuda a establecer un marco que el equipo puede utilizar para garantizar el cumplimiento de las directrices, la distribución y los estándares a lo largo del ciclo de vida del contenido.

¿Por qué es importante la gobernanza del contenido?

La gobernanza del contenido es fundamental para una organización. Afecta al éxito global de las content supply chains y a la reputación y la imagen de marca de la organización. Permite proteger la precisión y la coherencia del contenido con la estrategia y la calidad de la marca. Con la gobernanza del contenido integrada, Adobe Experience Manager Sites y Assets puede ayudarte a optimizar la gestión de tu contenido y proporcionarte las herramientas necesarias para administrar tu content supply chain.

¿Cuál es la relación entre la gobernanza del contenido, la gobernanza del sistema y la gobernanza legal y corporativa?

La gobernanza del contenido siempre está determinada por su entorno legal y tecnológico. La gobernanza del contenido de Experience Manager se basa en la gobernanza legal y corporativa documentada, así como en la gobernanza del sistema definida para la arquitectura del sistema. Ejemplos:

• Los requisitos legales y normativos que obligan a conservar todo el material de marketing durante siete años determinan los ciclos de vida del contenido y los flujos de trabajo del contenido producido.

• Los estándares de gobernanza del sistema para la creación de grupos de usuarios y el control de acceso están vinculados a las estructuras de carpetas de Experience Manager e influyen en la estrategia y la gobernanza del contenido. La gobernanza del sistema y la gobernanza de activos deben trabajar juntas para lograr seguridad y facilidad de uso.

• La gobernanza corporativa interna que prohíbe el uso de machine learning (ML) o inteligencia artificial (IA) afecta a la activación de ciertas funciones de Experience Manager.

¿Por qué es importante la gobernanza del contenido durante la implementación?

El equipo de desarrollo debe participar en la estrategia de gobernanza del contenido desde las primeras conversaciones y a lo largo de la fase de implementación para ayudar a configurar las salvaguardas necesarias en Experience Manager, como flujos de trabajo personalizados y funcionalidades que no están disponibles de forma predeterminada en Sites o Assets. Además, la persona administradora del sitio colaborará en la configuración de los grupos, permisos y políticas adecuados para garantizar la continuidad durante todo el proceso.

Conoce cinco acciones esenciales que debe realizar una persona desarrolladora al implementar Experience Manager Sites y Experience Manager Assets

1. Conectar y configurar contenido nuevo. Para lograr un flujo de trabajo sin interrupciones de contenido nuevo en Experience Manager, es necesario configurar conectores como Adobe Asset Link. Esto permite un flujo controlado de contenido nuevo en Experience Manager y el fácil uso de contenido aprobado al crear nuevos recursos.

2. Crear flujos de trabajo y procesos de aprobación personalizados. Experience Manager Sites y Experience Manager Assets incluyen muchos flujos de trabajo útiles, pero a menudo es necesario ampliarlos para añadir procesos o funcionalidades.

3. Implementar un proceso para archivar y guardar contenido sensible. Muchos sectores tienen requisitos estrictos sobre cómo guardar, almacenar y archivar contenido. A menudo existen procesos personalizados en la gobernanza de contenido que los equipos deben implementar para cumplir estos requisitos.

4. Asegurarse de que los campos personalizados o funcionalidades se integren en el ciclo de vida del contenido. En ocasiones será necesario añadir metadatos adicionales a imágenes o automatizar nuevos procesos. En estos casos, las personas desarrolladoras se asegurarán de que las nuevas funcionalidades personalizadas cumplan los requisitos empresariales.

5. Definir plantillas de página. Las personas desarrolladoras y administradoras pueden habilitar Experience Manager Sites para establecer la estructura y el diseño general de las páginas. Es posible predefinir un conjunto de componentes y funcionalidades junto con estilos específicos de marca para dar a las páginas un aspecto y una experiencia coherentes en todas las interacciones con el cliente.

Quiero comprender el proceso de traspaso del desarrollador a los autores de contenido y profesionales.

Durante el traspaso, los equipos de desarrollo y autoría deben coordinarse para aclarar qué se ha construido y personalizado, así como resolver cualquier duda. El equipo de desarrollo también debe proporcionar documentación sobre las configuraciones que el equipo de autoría debe gestionar. Además, puede ser útil que el equipo de desarrollo comparta páginas y estructuras de ejemplo para que el equipo de autoría las utilice al crear contenido adicional.

Quiero conocer los cinco factores esenciales que debe tener en cuenta un autor o un administrador de DAM al implementar Sites y Assets

1. Organiza tu contenido. Estructura tu contenido y tus recursos de forma intuitiva para facilitar su uso futuro. Puedes encontrar ejemplos útiles de cómo estructurar el contenido, especialmente para la distribución en varios idiomas, aquí. Consulta también la guía de prácticas recomendadas de Adobe Champions sobre estructura de carpetas & y nomenclatura para AEM Assets.

2. Crea una estrategia de taxonomía. Sin una estrategia de taxonomía, las etiquetas creadas en Experience Manager pueden resultar difíciles de localizar y gestionar para tu equipo. Las taxonomías pueden organizarse de forma jerárquica, con categorías generales en la parte superior y subcategorías debajo. Las prácticas recomendadas para empezar con etiquetas y taxonomías están disponibles aquí, junto con una guía adicional de prácticas recomendadas de Adobe Champions sobre taxonomía y etiquetado en AEM Assets.

3. Garantizar el cumplimiento de los metadatos. Seguir los estándares internos para los metadatos es fundamental en la gestión de recursos. Esto permite que tanto los miembros del equipo como los motores de búsqueda externos encuentren fácilmente tus recursos. Consulta la guía de buenas prácticas de Adobe Champions sobre metadatos para obtener más información.

4. Asignar permisos a los grupos. Es necesario probar los permisos de cada grupo para que puedan interactuar correctamente con el contenido. Prueba todos los permisos de forma exhaustiva y comprende qué pueden y no pueden hacer los usuarios y los grupos. Consulta también la guía de buenas prácticas de Adobe Champions sobre permisos de acceso& . A continuación se muestra un ejemplo de matriz de seguridad.

5. Cumplir la normativa y las directrices. Gestionar y mantener el contenido con precisión y ajustarse a las normativas y políticas de la empresa. Establecer límites claros para el contenido es fundamental no solo para la coherencia de marca, sino también para cumplir los requisitos de accesibilidad 508 y de gestión del consentimiento o de cookies. Además de las recomendaciones anteriores sobre la configuración de AEM Assets para reforzar los controles de acceso y la gobernanza del contenido, consulta las guías de buenas prácticas sobre gobernanza y formación y habilitación para obtener más orientación.

Quiero profundizar en el conocimiento de los metadatos

Los recursos siempre deben incluir metadatos. Añadir metadatos ofrece múltiples ventajas: facilita la localización de recursos, tanto para su equipo como para las personas usuarias finales. Además, permite que los motores de búsqueda encuentren mejor sus imágenes y experiencias.

Consideraciones sobre metadatos, subtítulos y etiquetado

Las organizaciones deben acordar qué campos de metadatos son opcionales y cuáles obligatorios. Esto facilitará que sus autores encuentren los recursos. Por ejemplo, la mayoría de las empresas exige un título y una descripción para cada recurso, pero el autor y los términos de uso de una imagen pueden ser opcionales.

Las etiquetas inteligentes son palabras clave impulsadas por la IA generativa de Adobe Sensei que se aplican a los recursos al cargarlos. El sistema identifica la terminología relevante y asigna las etiquetas de texto correspondientes a los recursos de los clientes. Las etiquetas inteligentes ayudan a añadir palabras clave descriptivas que facilitan la búsqueda y la localización. Además, los clientes pueden entrenar el algoritmo para utilizar su propia terminología mediante las etiquetas inteligentes mejoradas.

Para más información y prácticas recomendadas sobre etiquetas y taxonomías, consulte estas prácticas recomendadas.

Si no se aplican las etiquetas inteligentes correctas, utilice el entrenamiento de etiquetas inteligentes para ayudar a Adobe Sensei a etiquetar correctamente sus recursos según las directrices de su marca.

Las empresas deben definir una estrategia clara de etiquetado y taxonomía antes de cargar y etiquetar su contenido. Si no se define claramente una estrategia y un enfoque sobre cómo etiquetar los recursos, las etiquetas pueden crearse y utilizarse de forma caótica o improvisada. Esto puede dar lugar a etiquetas desorganizadas, sin uso o mal utilizadas, difíciles de mantener.

Quiero conocer las prácticas recomendadas con los componentes principales

Los componentes principales son los elementos fundamentales para cualquier implementación exitosa. A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas para utilizar los componentes principales con Experience Manager:

Separación de responsabilidades

Separa la lógica de back-end de la capa de presentación de un componente. Utiliza modelos Sling para la lógica de back-end y el lenguaje de plantillas HTML (HTL) para la vista. Esto permite diferenciar claramente la lógica empresarial del front end de un componente. Además, hace que los componentes sean más flexibles y reutilizables.

Adaptabilidad

Diseñar los componentes pensando en la reutilización es fundamental. No conviene crear componentes monolíticos grandes que solo puedan usarse en un único lugar. En su lugar, crea componentes modulares que puedan reutilizarse en varias páginas y ampliarse en el futuro.

Componentes personalizados frente a componentes principales

Es recomendable utilizar tantos componentes principales como sea posible para reducir el tiempo de desarrollo, aunque no siempre será posible. Muchos clientes utilizan componentes personalizados en cierta medida y, en algunos casos, es necesario recurrir a ellos. Algunos ejemplos son:

• Elementos de diseño y funcionalidades exclusivas de tu empresa
• Integración con API personalizadas o internas
• Interacciones avanzadas con el usuario

Los componentes personalizados suelen ser extensiones de los componentes principales, en lugar de componentes completamente nuevos.

Superautores frente a autores de contenido

En la mayoría de los equipos grandes hay uno o más superautores. El superautor suele poder crear plantillas, asignar permisos dentro de esas plantillas, eliminar contenido y realizar otras acciones, como generar informes.

Los autores de contenido normalmente solo tienen acceso a ciertos contenidos. Por ejemplo, no pueden editar elementos globales como el encabezado o el pie de página, ni eliminar o mover recursos o contenido. Los autores de contenido casi nunca pueden publicar páginas en el sitio en vivo. Deben seguir el flujo de trabajo de aprobación adecuado para que el contenido sea aprobado y publicado.

Quiero comprender las funciones y los equipos antes y después de la implementación

Cada organización y estructura de equipo es diferente, pero las funciones que se describen a continuación son las más habituales. Estos integrantes del equipo colaboran durante la fase de implementación y son los principales responsables de las herramientas tras la implementación.

Equipo grande para Sites y Assets

• Product Owner (1): La persona responsable del producto es la parte interesada principal que supervisa el proyecto de principio a fin. Trabaja junto con el equipo de marketing para comprender la lógica empresarial y cómo puede trasladarse al equipo técnico.
• Technical lead and architect (1): La persona responsable técnica y el arquitecto son las principales partes interesadas técnicas. Colaboran con el equipo de implementación en los principios de arquitectura y la alineación técnica. La persona responsable técnica también gestiona los permisos, pero puede formar a administradores para que actualicen los permisos. Lidera la entrega fluida de documentación técnica y la alineación con usuarios empresariales y autores.
• Development team (2-4): El equipo de desarrollo asume la responsabilidad de los errores e incidencias que surjan tras el lanzamiento y se encarga de crear documentación técnica para facilitar el traspaso entre el equipo técnico, los usuarios empresariales y las personas creadoras de contenido. También puede colaborar durante la implementación inicial.
• Equipo de QA (3-5): La responsabilidad principal del equipo de QA es probar las experiencias, tanto desde una perspectiva funcional como no funcional. Ayudan a identificar y reportar incidencias y colaboran con las personas desarrolladoras para solucionarlas y mitigarlas. Normalmente, la gestión del equipo recae en una persona responsable de QA junto con 3-4 personas ingenieras de QA que apoyan en las pruebas. QA suele incorporarse tras los primeros sprints de desarrollo, cuando ya se han construido y pueden probarse algunos elementos clave del desarrollo.
• Autor de contenido (3-4): La principal responsabilidad del autor de contenido es crear contenido para el sitio web y otras experiencias. Las personas autoras de contenido trabajan en Experience Maker Sites y Assets, subiendo recursos, aplicando metadatos y creando componentes alineados con los objetivos de marketing. Se puede contar con autores de contenido a lo largo de todo el proceso de implementación y deberían comenzar a crear contenido en cuanto estén disponibles las plantillas y los componentes.
• Administrador de DAM (1–2): La persona administradora de DAM se centra en la estructura, gobernanza y organización de Experience Maker Assets. Suele disponer de controles más avanzados que un autor, como la posibilidad de generar informes o desarrollar estrategias para el archivado y la optimización del almacenamiento en el DAM.

Optimizar el almacenamiento y organizar correctamente el DAM puede ahorrar tiempo y dinero a la compañía. Además, una persona administradora de DAM también puede formar y dar soporte a nuevos Usuarios en la organización. Esto suele ser más eficiente y económico que contratar a un consultor externo.

Equipo pequeño para Sites y Assets

• Product owner (1): El product owner suele encargarse de varias tareas, como la gestión y la creación de contenido. En un equipo pequeño, los product owners también suelen colaborar en la QA del sitio.
• Autor de contenido y administrador DAM (1–2): Los equipos pequeños normalmente requieren solo un autor de contenido o administrador DAM, que suele formar parte del departamento de marketing.
• Responsable técnico o arquitecto (1): En un equipo pequeño, el responsable técnico o arquitecto es el principal referente técnico. También puede colaborar en el desarrollo.
• Desarrollador (1): El tamaño del equipo de desarrollo puede variar, pero siempre se necesita un desarrollador para implementar nuevas funcionalidades y resolver incidencias técnicas.

Riesgos

Sin una gobernanza de contenido dedicada, un sistema DAM se enfrenta a varios riesgos importantes.

• Acumulación incontrolada de recursos: El DAM corre el riesgo de convertirse en un depósito de recursos, lo que afecta su utilidad y organización.
• Erosión de los protocolos: La adhesión a los protocolos puede disminuir, incluso si solo unas pocas personas los omiten, lo que establece un precedente que anima a otras a colocar recursos donde sea más conveniente.
• Etiquetado de activos incompleto: Las limitaciones de tiempo en los proyectos pueden provocar la subida de recursos sin los metadatos o etiquetas necesarios, lo que reduce su capacidad de búsqueda y accesibilidad.
• Ambigüedad en el nombrado de recursos: La presencia de recursos con nombres de archivo poco claros (por ejemplo, "test1.jpg", "newtest.pdf") puede aumentar, dificultando la recuperación de recursos.
• Reimplementación futura: Si el DAM se llena de recursos mal etiquetados, mal nombrados, etc., la frustración de las personas usuarias puede aumentar, lo que podría llevar a una costosa reimplementación en 5 a 10 años para restaurar la gestión.
• Dificultad en la administración de cambios: Menor adaptabilidad: Gestionar las actualizaciones y cambios del DAM conforme evolucionan las necesidades empresariales será cada vez más difícil y afectará tanto a la eficiencia
  como a la adaptabilidad.

La colaboración entre personas expertas técnicas y profesionales

Los administradores de DAM supervisan la implementación y el uso de Experience Manager Assets. Sin embargo, sus funciones pueden ser muy diferentes. Un gestor de recursos digitales se ocupa principalmente de la gobernanza y la comunicación, mientras que un administrador de DAM gestiona el aspecto técnico.

Gestor de recursos digitales (funcional)

• Gestiona Experience Manager Assets para apoyar todas las áreas de negocio y canales, y es la persona experta en contenidos y procesos de DAM.
• Utiliza informes de Assets y auditorías periódicas para comprobar la gobernanza e identificar elementos de incumplimiento. Ayuda a la empresa o a los socios a que el contenido cumpla los requisitos.
• Desarrolla y mantiene la gobernanza de los estándares de metadatos, la estructura de carpetas de DAM y la taxonomía.
• Documenta los procesos y estándares de DAM y los comunica
  a los socios.
• Se mantiene al día de las últimas necesidades y tendencias del negocio, y realiza investigaciones rutinarias de experiencia de usuario para asegurar que la estructura de metadatos y la taxonomía respondan a las necesidades de todas las personas usuarias.
• Implementa prácticas rutinarias de limpieza y archivado en DAM.
• Es la persona de referencia para consultas sobre recursos.
• Ayuda a formar a personas usuarias nuevas y existentes, proporcionando soporte cuando es necesario.

Administrador DAM (técnico)

• Utiliza informes del sistema, herramientas de monitorización y auditorías periódicas para medir el estado técnico de Experience Manager Assets e identificar riesgos.
• Implementa las estructuras y permisos definidos por los equipos internos de Adobe o los administradores DAM.
• Ofrece orientación a los equipos de desarrollo y a las áreas de negocio sobre la arquitectura del sistema y el uso de Experience Manager Assets.
• Documenta los procedimientos para crear y gestionar las funciones, componentes y herramientas de Experience Manager Assets.
• Forma a miembros del equipo y socios de desarrollo para que la nueva funcionalidad de Experience Manager Assets cumpla los requisitos técnicos, se pruebe y se implemente según lo necesario.
• Programa la instalación de nuevas versiones de software y actualizaciones del sistema de aplicaciones. También evalúa e instala parches y nuevas aplicaciones.
• Actúa como persona experta en gobierno técnico y rendimiento de Experience Manager.

Quiero ver un ejemplo de usuarios, grupos y flujos de trabajo

A continuación se muestra una ilustración práctica de los perfiles de usuario y grupo, junto con una matriz de seguridad que detalla sus permisos.

• Las personas autoras crean la página o editan una existente. Cargan y modifican recursos, incluidos los metadatos y las etiquetas, lo que activa los flujos de trabajo de aprobación específicos.
• Los equipos creativos visualizan, cargan y editan recursos y contenido.
• El equipo de QA de desarrollo tiene solo acceso de visualización. Realiza pruebas funcionales básicas y verifica que no haya errores visuales. También comprueba la accesibilidad y la analítica.
• Las personas responsables del producto dan la aprobación final y validan el contenido.
• La dirección recibe una notificación cuando la página y los recursos asociados se han publicado y aprobado.

Flujo de trabajo para equipos grandes

1. Creative crea contenido para experiencias.
2. Autores cargan y configuran contenido, incluidos los metadatos, lo que activa el flujo de trabajo.
3. El equipo de QA revisa toda la página y lleva el flujo de trabajo al siguiente paso.
4. Las personas responsables del producto dan el visto bueno final a los cambios y la aprobación del flujo de trabajo.
5. La dirección ve los resultados una vez aprobado el flujo de trabajo y se envía un correo electrónico al grupo de dirección.

Flujo de trabajo para equipos pequeños

1. El equipo creativo crea y redacta contenido y activa el flujo de trabajo.
2. El equipo de QA revisa toda la Página y lleva el flujo de trabajo al siguiente paso.
3. Los propietarios del producto dan la aprobación final sobre los cambios y el flujo de trabajo.

Quiero comprender mejor cómo evaluar la función de un administrador de DAM

A medida que el sistema DAM madura, la función del administrador de DAM se vuelve cada vez más clave.

Conocimiento institucional: Con el tiempo, el administrador de DAM acumulará un gran conocimiento institucional, convirtiéndose en un recurso fundamental para gestionar los activos digitales de manera eficaz.

Escalado del equipo: A medida que crecen el contenido y el ROI, es posible ampliar el equipo. Estos miembros del equipo trabajarían bajo la supervisión del administrador de DAM para gestionar de forma eficiente el mayor volumen de incorporación de contenido.

Desarrollo del sistema: Un conocimiento profundo del sistema permite a los administradores de DAM colaborar en el desarrollo y las futuras mejoras a medida que el negocio crece o cambian las necesidades.

Recomendaciones mejoradas: Gracias a una amplia experiencia práctica, el administrador de DAM estará en una posición ideal para proponer sugerencias fundamentadas sobre mejoras del sistema, optimizando aún más el rendimiento del DAM y la experiencia del usuario.

Quiero comprender la gestión con Experience Manager tras la implementación

Después de la implementación inicial, se recomienda realizar reuniones periódicas entre los equipos técnicos y empresariales. En estas reuniones se debe analizar la experiencia del usuario, identificar problemas y recopilar comentarios sobre nuevas funciones o características. Además, es importante definir y establecer procesos adicionales para informar de errores o problemas técnicos detectados por autores y usuarios empresariales. El equipo técnico debe resolver estos problemas con prontitud y comunicar las actualizaciones a autores y usuarios empresariales. La puesta en marcha de estos procesos mejorará la eficiencia del sistema y optimizará la experiencia de las personas usuarias finales.

Consideraciones a los tres meses

Comité de gobernanza: La práctica recomendada es establecer un comité de gobernanza durante la fase de descubrimiento e implementación. Las personas responsables que definieron las funciones y características pueden ayudar a seleccionar los representantes empresariales y técnicos que mantendrán la taxonomía y los permisos necesarios para la salud a largo plazo del sistema.

Optimización del flujo de trabajo: Tras la implementación inicial, es posible que su equipo detecte que algunos pasos del flujo de trabajo de contenidos son demasiado complejos o insuficientes. Es recomendable revisar y optimizar el flujo de trabajo de contenidos para maximizar la productividad.

Formación adicional: Después de la implementación inicial, quedará claro en qué áreas su equipo necesita más apoyo o formación. Aspectos específicos de la plataforma, como mejorar los metadatos, añadir atributos personalizados o incorporar nuevos productos o integraciones a los flujos de trabajo, suelen requerir soporte adicional.

Consideraciones a los seis meses

Funciones y responsabilidades: Una vez completada la implementación inicial y cuando el equipo haya establecido y optimizado algunos de los flujos de trabajo de contenido, es recomendable revisar las funciones y responsabilidades. A menudo, existen funciones como QA o autores de contenido que ya no serán necesarias a tiempo completo. Estas personas suelen pasar a otros proyectos o asumir diferentes funciones dentro del proyecto actual.

Consideraciones a los 12 meses

Revisión regular de procesos y estándares: Un año después de la implementación, el equipo debe revisar todos los procesos y flujos de trabajo actuales para comprobar que se adaptan a las necesidades y requisitos empresariales del momento. Es posible que algunos procesos ya no se ajusten a las necesidades actuales o que se puedan realizar optimizaciones para mejorar la productividad. Revisa los procesos actuales cada año para maximizar la productividad.

Seguimiento y optimización del contenido: Tras el primer año de implementación, revisa la estrategia de contenido y su rendimiento. Por ejemplo, evalúa si algunas llamadas a la acción tienen mejores resultados que otras o si ciertas imágenes generan más impacto. Revisa el rendimiento del contenido junto con el equipo de analítica para comprobar que se está haciendo el seguimiento adecuado y, después, toma las medidas oportunas para mejorarlo.