Este artículo explora la guía estratégica, las prácticas recomendadas básicas y las sugerencias prácticas para empezar a usar Adobe Experience Manager Assets. Esta guía esencial se centra en por qué necesita una estrategia de contenido y consideraciones para recopilar los requisitos antes de crear su DAM.

Si es su primera vez en Adobe Experience Manager Assets, le damos la bienvenida.

Adobe Experience Manager Assets puede ayudar a su organización a establecer un concentrador central para almacenar recursos digitales, como imágenes, vídeos, documentos y mucho más. Se pueden configurar las funciones clave de AEM Assets para ayudar a su organización a simplificar y optimizar el proceso de almacenamiento, descubrimiento, uso compartido y distribución de recursos en todo el ciclo de vida de los recursos, desde la creación, clasificación, distribución, creación de variaciones, ingesta e incluso archivado.

Esta guía explica por qué necesita una estrategia de administración de contenido DAM. Las guías añadidas profundizarán en conceptos fundamentales para los administradores y gestores de recursos digitales en temas como los siguientes:

• Estructura y nombres de carpeta

• Acceso y permisos

• Metadatos, esquemas de metadatos y perfiles de metadatos

• Taxonomía y etiquetado

• Gobernanza

Por qué necesita una estrategia de administración de contenido DAM

Antes de profundizar en las capacidades de AEM Assets para impulsar la velocidad de contenido, la capacidad de detección y la reutilización, comencemos con por qué necesita no solo una herramienta DAM, sino también una estrategia de contenido para administrar recursos.

No tener una estrategia de contenido puede introducir algunos desafíos comunes y dificultar el uso de la biblioteca DAM, y puede aumentar el tiempo, el esfuerzo y el coste de ejecución de DAM. A continuación se muestran algunos de los desafíos más comunes que se deben evitar, o cosas que se deben prevenir, al planificar e implementar su estrategia de contenido.

• Volúmenes de recursos abrumadores: las organizaciones están viendo una explosión de recursos, versiones de recursos y variaciones, pero la organización de recursos con metadatos y etiquetado puede ayudar a aportar estructura, escalabilidad y facilidad de búsqueda.

• Recursos duplicados: los activos duplicados, las variaciones y las representaciones creadas por los usuarios pueden dificultar la búsqueda de lo que necesitan, pero la introducción de prácticas recomendadas puede ayudar a evitarlo.

• Falta de detección. A las organizaciones les resulta difícil encontrar recursos debido posiblemente a lo siguiente:

  • Estructura de carpetas poco intuitiva: surgen problemas si no hay un enfoque sistemático para organizar el contenido, pero aplicar una estructura de carpetas permanente, que se pueda escalar, puede reducir el esfuerzo de clasificar, cargar o buscar recursos.

  • Etiquetado o metadatos ausentes: gracias a los metadatos y el etiquetado, los usuarios pueden describir más fácilmente los recursos con fines informativos, para su localización y envío, y admiten mejor el seguimiento del ciclo vital de los recursos.

  • No conformidad con los estándares de nomenclatura de recursos: con AEM como DAM empresarial central, se pueden aplicar nuevos estándares de nomenclatura de recursos, lo que ayuda a los usuarios a encontrar recursos más fácilmente cuando se aplica un estándar de nomenclatura intuitivo.

  • Funciones de búsqueda ineficientes: AEM permite a los usuarios encontrar recursos de una manera más eficiente mediante metadatos y etiquetas, lo que ayuda a los usuarios a reutilizar los recursos y a evitar representaciones excesivas.

No planificar la solución de estos problemas comunes de administración de recursos digitales de forma preventiva puede causar problemas graves para DAM y los usuarios, e incluso puede tener implicaciones potenciales para el rendimiento o el cumplimiento normativo.

Es importante destacar que el riesgo subyacente si no cuenta con una estrategia de contenido sólida, que esté alineada con las necesidades de su empresa, es el caos de contenido.

El caos del contenido puede ocurrir rápidamente y ser muy difícil, laborioso y costoso de corregir. Tomar medidas para evitar el caos del contenido en primer lugar es esencial para cosechar los beneficios de la capacidad de búsqueda, detección y reutilización del contenido.

Definición de los requisitos de administración de recursos digitales

Para eliminar y evitar los retos habituales que plantea el caos del contenido, recopile los requisitos para conocer las necesidades empresariales, lo que le proporcionará información y datos para su implementación y le garantizará que configura su DAM para un uso y una gestión óptimos de los recursos. Estos son los elementos clave que se deben incluir en la recopilación de requisitos:

• Identificar los casos de uso empresariales

  • Capturar personas para historias de usuarios: por ejemplo, Autor, Administrador de DAM, Experto en marketing, Colaborador de agencias, etc.

  • Usar un formato de historia de usuario para cada caso de uso: como <usuario/persona/función específico> quiero <resultado deseado/problema clave que debe resolverse>, de modo que <beneficio de la implementación de la función>.

  • Incluir criterios de aceptación: sabré que esto se hace cuando… (definido mediante metadatos).

• Recopilar requisitos funcionales: este trabajo, que consta de las especificaciones del perfil de la persona, permite capturar de forma clara y precisa los objetivos del usuario, las tareas empresariales, las necesidades y los beneficios, todo en una declaración concisa. Defina los objetivos del usuario por persona para cada uno de estos elementos:

  • Taxonomía

  • Metadatos

  • Flujo de trabajo

  • Creación de informes

  • Buscar

  • Recursos caducados

• Recopilar requisitos no funcionales. Especifica criterios que se pueden utilizar para juzgar el funcionamiento de un sistema, en lugar de comportamientos específicos, que cubren estas áreas:

  • Requisitos de rendimiento
  • Requisitos de seguridad
  • Autenticación
  • Autorización y controles de acceso

Recursos de aprendizaje adicionales

Además de los temas básicos anteriores, estos recursos contienen prácticas recomendadas añadidas que pueden ayudarle a ponerse en marcha correctamente con AEM Assets:

• Empoderar a su equipo con una estrategia sólida de gobernanza de contenido para que la implementación tenga éxito, por el experto de Adobe, Gary Howell

• Acelerando la adopción a través de la formación y capacitación  por la experta de Adobe, Erin Brown

• Aspectos básicos de administración de cambios para alcanzar el éxito por Adobe

• Creación de su equipo de Adobe Experience Manager Assets por Adobe

¿Cuál es el siguiente paso?

Para garantizar la correcta implementación de Adobe Experience Manager Assets, concéntrese en hacer que sus recursos sean reconocibles y reutilizables. Cuando haya completado la recopilación de requisitos para comprender las consideraciones clave y satisfacer las necesidades de su empresa, el siguiente paso es traducir los requisitos al funcionamiento de los AEM Assets.

Para ponerse en marcha, revise y siga las guías relacionadas y alinéese con las partes interesadas para optimizar los procesos y la administración de sus recursos digitales. Establecer las bases adecuadas en última instancia impulsará la eficiencia y le ayudará a lograr mejor sus objetivos organizativos.

Estas guías relacionadas profundizarán en conceptos fundamentales que el administrador y administrador de AEM Digital Assets deben comprender, incluidas consideraciones útiles, prácticas recomendadas y sugerencias de Adobe Champions sobre estos temas:

• Estructura de carpetas y nomenclatura

• Acceso y permisos

• Metadatos, esquemas de metadatos y perfiles de metadatos

• Taxonomía y etiquetado

• Gobernanza

• Formación y capacitación