Compartir vistas
Puede compartir una vista con otros usuarios para garantizar la colaboración cuando se trabaja con registros en Adobe Workfront Planning.
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La concesión de permisos a un espacio de trabajo no significa que se conceden permisos a otros usuarios para ver las páginas de tipo de registro. Es preciso conceder permisos a las vistas individuales de una página de tipo de registro para compartirlas con otros usuarios.
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La concesión de permisos a una vista no cambia los permisos de visualización de los registros. Los permisos de registro se conceden al compartir espacios de trabajo.
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Cuando comparte una vista, concede permisos a otros usuarios para que accedan a todos los elementos de la vista. Por ejemplo, cuando les concede permisos de administración para una vista, pueden modificar su agrupación, filtro, ordenación o apariencia de barra.
Requisitos de acceso
table 0-row-0 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
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paquete de Adobe Workfront |
Cualquier paquete de Workfront y Planning O Cualquier paquete de flujo de trabajo y planificación |
Licencia de Adobe Workfront | Cualquiera |
Configuración de nivel de acceso | No hay controles de nivel de acceso para Adobe Workfront Planning |
Permisos de objeto |
Permisos de administración de una vista IMPORTANTE Solo los usuarios con permisos de Administración para un espacio de trabajo pueden compartir una vista públicamente. |
Plantilla de diseño |
A los usuarios con una licencia Light o Contributor se les debe asignar una plantilla de diseño que incluya Planning. Los usuarios estándar y los administradores del sistema tienen las áreas de Planning habilitadas de forma predeterminada. |
Para obtener más información acerca de los requisitos de acceso de Workfront, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Consideraciones al compartir vistas
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Puede compartir una vista de las siguientes maneras:
- Internamente, con usuarios, grupos, equipos, empresas y funciones de Workfront
- Públicamente, con usuarios de fuera de Workfront
- Al copiar y luego compartir un vínculo a una vista
- Exportándolo a un archivo de Excel o CSV. Sólo se puede exportar la vista de tabla a un archivo. Para obtener más información, consulte Administrar la vista de tabla.
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Para obtener información general sobre cómo compartir objetos en Workfront Planning, consulte también Información general sobre los permisos de uso compartido en Adobe Workfront Planning.
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Puede conceder permisos de visualización o administración para una vista a usuarios internos de Workfront.
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Los usuarios con permisos de administración pueden modificar la configuración de vista, compartirla, duplicarla o eliminarla.
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Puede compartir vistas con personas de fuera de su organización mediante un vínculo público.
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Cuando comparte una vista públicamente, cualquier persona de fuera de la compañía puede acceder al vínculo durante un tiempo limitado, como lo indica su fecha de caducidad. No se requiere iniciar sesión para ver la vista compartida.
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Las personas de fuera de la organización que tienen acceso a una vista no pueden crear otras vistas, editar la vista compartida ni añadir, eliminar o editar la información de registro de la vista.
Compartir permisos para una vista internamente
Puede compartir las vistas que ha creado o las vistas en las que tiene permiso de administración con usuarios, grupos, equipos, empresas y roles en Workfront Planning.
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Haga clic en el icono Menú principal
Se abre la página de aterrizaje de Workfront Planning.
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(Opcional y condicional) Si es administrador de Workfront, haga clic en una de las siguientes pestañas:
- Mis espacios de trabajo: muestra los espacios de trabajo que creó.
- Otros espacios de trabajo: muestra todos los espacios de trabajo en Workfront Planning, incluidos los compartidos con usted.
Para el resto de los usuarios, todos los espacios de trabajo que haya creado o que se hayan compartido con usted se mostrarán en el área Espacios de trabajo.
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Abra el espacio de trabajo cuya vista desee compartir y, a continuación, haga clic en una tarjeta de tipo de registro.
Se abre la página de tipo de registro.
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En la pestaña de la vista, realice una de las siguientes acciones:
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Haga clic en la pestaña de la vista, pase el cursor sobre la vista en el menú desplegable, haga clic en el menú Más
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Haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, Compartir la vista actual.
Se abre el cuadro Compartir vista y la ficha Uso compartido interno debe estar seleccionada de forma predeterminada.
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(Opcional) En el área Quién tiene acceso, seleccione una de las siguientes opciones:
- Solo las personas invitadas pueden tener acceso: debe especificar los usuarios, grupos, equipos, empresas o roles con los que desea compartir la vista. Esta es la opción predeterminada.
note note NOTE Además de los equipos, grupos, empresas y funciones del puesto, solo puede compartir con los usuarios que se han añadido a Adobe Admin Console. No puede agregar usuarios solo de Workfront. Para obtener más información, consulte Administrar usuarios en Adobe Admin Console. - Todos los usuarios del espacio de trabajo pueden ver: todos los usuarios que tengan permisos de visualización o superiores en los espacios de trabajo pueden acceder a la vista.
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En el campo Conceder acceso a esta vista, empiece a escribir el nombre de un usuario, un grupo, un equipo, una empresa o un rol y, a continuación, haga clic en él cuando se muestre en la lista.
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Seleccione uno de los siguientes niveles de permisos en el menú desplegable:
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Ver
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Administrar
Para obtener información acerca de los niveles de permisos y las acciones que los usuarios pueden realizar en cada nivel, consulte Información general sobre los permisos de uso compartido en Adobe Workfront Planning.
Los administradores del sistema siempre reciben permisos de administración para las vistas compartidas con ellos.
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Haga clic en Guardar.
La vista se actualiza con un icono de personas
Los usuarios con los que compartió la vista reciben una notificación dentro de la aplicación y por correo electrónico sobre si tienen permisos para ella.
note tip TIP Las vistas sin un icono de personas o global son vistas que ha creado y no se comparten con otros. Las vistas no compartidas solo son visibles para usted. -
Comparta el vínculo copiado con otros usuarios. Los usuarios que reciban el vínculo deben ser usuarios activos e iniciar sesión en Workfront para poder acceder a la página de tipo de registro y mostrarla en la vista seleccionada.
Compartir permisos para una vista públicamente
Puede compartir las vistas que ha creado o las vistas para las que tiene permisos de administración con personas que no tienen una licencia de Workfront y que pueden ser ajenas a su organización.
Para compartir una vista públicamente en Workfront Planning:
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Haga clic en el icono Menú principal
Se abre la página de aterrizaje de Workfront Planning.
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(Opcional y condicional) Si es administrador de Workfront, haga clic en una de las siguientes pestañas:
- Mis espacios de trabajo: muestra los espacios de trabajo que creó.
- Otros espacios de trabajo: muestra todos los espacios de trabajo en Workfront Planning, incluidos los compartidos con usted.
Para el resto de los usuarios, todos los espacios de trabajo que haya creado o que se hayan compartido con usted se mostrarán en el área Espacios de trabajo.
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Abra el espacio de trabajo cuya vista desee compartir y, a continuación, haga clic en una tarjeta de tipo de registro.
Se abre la página de tipo de registro.
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En la pestaña Ver, realice una de las siguientes acciones:
- Pase el ratón sobre el nombre de la ficha de la vista que quiera compartir y haga clic en el menú Más
- Haga clic en Compartir > Compartir la vista actual
Se abre el cuadro Compartir vista.
- Pase el ratón sobre el nombre de la ficha de la vista que quiera compartir y haga clic en el menú Más
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Haga clic en Uso compartido público.
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Habilitar la configuración Crear vínculo público.
Aparecerá un vínculo disponible. Este es un vínculo público. Cuando se comparte, cualquier persona que tenga el vínculo, incluidas las personas de fuera de la organización, puede acceder a la página de tipo de registro y ver los registros y campos de la página.
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Haga clic en el icono Copiar vínculo
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Introduzca una fecha manualmente o use el calendario del campo Fecha de caducidad del vínculo para seleccionar una fecha de caducidad para el vínculo público. No se podrá acceder a la vista de página del registro después de la fecha seleccionada.
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Haga clic en Guardar.
La vista se actualiza con un icono global
note tip TIP Las vistas sin un icono de personas o global son vistas que ha creado y no se comparten con otros. Las vistas no compartidas solo son visibles para usted. -
(Opcional) Pegue el vínculo que ha copiado en un correo electrónico, mensaje de chat, documento o comentario de Workfront para compartirlo con otros usuarios.
Copia de un vínculo a una vista
Puede copiar un vínculo a una vista en el portapapeles e incluirlo en otra aplicación o compartirlo con otros usuarios.
Para copiar un vínculo a una vista compartida públicamente, consulte la sección Compartir permisos en una vista compartida públicamente en este artículo.
Esta sección describe cómo compartir una vista internamente.
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Haga clic en el icono Menú principal
Se abre la página de aterrizaje de Workfront Planning.
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(Opcional y condicional) Si es administrador de Workfront, haga clic en una de las siguientes pestañas:
- Mis espacios de trabajo: muestra los espacios de trabajo que creó.
- Otros espacios de trabajo: muestra todos los espacios de trabajo en Workfront Planning, incluidos los compartidos con usted.
Para el resto de los usuarios, todos los espacios de trabajo que haya creado o que se hayan compartido con usted se mostrarán en el área Espacios de trabajo.
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Abra el espacio de trabajo cuya vista desee copiar y compartir el vínculo y, a continuación, haga clic en una tarjeta de tipo de registro.
Se abre la página de tipo de registro.
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En la pestaña de una vista, realice una de las siguientes acciones:
- Pase el ratón sobre la pestaña de la vista que quiera compartir y haga clic en el menú Más
- Haga clic en Compartir > Copie el vínculo de vista de la página de tipo de registro.
Se copia un vínculo a la vista en el portapapeles y se recibe una confirmación en la parte inferior de la pantalla.
Ahora puede pegar el vínculo en otra aplicación o enviarlo a otras personas.
- Pase el ratón sobre la pestaña de la vista que quiera compartir y haga clic en el menú Más
Conceder permisos a una vista desde una solicitud de permiso
Los usuarios que acceden a un vínculo a una vista para la que no tienen permisos pueden solicitar permisos. Todos los usuarios con permisos de Administración de la vista reciben la solicitud de permiso y pueden concederlos o denegarlos.
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(Condicional) Si es el administrador de una vista, es posible que otro usuario le solicite el acceso a la vista en las áreas siguientes:
- Una notificación en la aplicación
- Una notificación por correo electrónico
- Una notificación en la aplicación
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(Condicional) En el área de notificación de Workfront, haga clic en la notificación dentro de la aplicación
O
En la notificación por correo electrónico, haga clic en Ver todas las notificaciones y, a continuación, haga clic en la notificación en la lista.Se muestra el cuadro Solicitudes de acceso pendientes.
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(Opcional) Para el usuario cuyos permisos desea aprobar, seleccione una de las siguientes opciones en el menú desplegable situado a la derecha del nombre del usuario:
- Vista
- Administrar
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Seleccione el usuario para el que desea aprobar o denegar el permiso y, a continuación, haga clic en Aprobar todo o Denegar todo.
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Haga clic en la flecha que señala a la izquierda de Solicitudes de acceso pendientes y, a continuación, haga clic en Guardar.
Si ha aprobado la solicitud, los usuarios se agregan al cuadro para compartir de la vista. El usuario que solicita el permiso recibe un correo electrónico de confirmación de que su solicitud se ha aprobado.
Quitar permisos para una vista
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Haga clic en el icono Menú principal
Se abre la página de aterrizaje de Workfront Planning.
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(Opcional y condicional) Si es administrador de Workfront, haga clic en una de las siguientes pestañas:
- Mis espacios de trabajo: muestra los espacios de trabajo que creó.
- Otros espacios de trabajo: muestra todos los espacios de trabajo en Workfront Planning, incluidos los compartidos con usted.
Para el resto de los usuarios, todos los espacios de trabajo que haya creado o que se hayan compartido con usted se mostrarán en el área Espacios de trabajo.
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Abra el espacio de trabajo cuya vista desee dejar de compartir y, a continuación, haga clic en una tarjeta de tipo de registro. Se abre la página de tipo de registro.
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En la pestaña Ver, realice una de las siguientes acciones:
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Pase el ratón sobre el nombre de la ficha de la vista que quiera compartir y haga clic en el menú Más
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Haga clic en Compartir > Compartir la vista actual
Se abre el cuadro Compartir vista.
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Para quitar el uso compartido interno de una vista, haga lo siguiente:
- Asegúrese de que la pestaña Uso compartido interno esté seleccionada.
- Busque el usuario, grupo, equipo, empresa o rol que desea quitar, expanda el menú desplegable de permisos a la derecha del nombre de la entidad con la que comparte la vista y, a continuación, haga clic en Quitar.
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Para quitar el uso compartido público de una vista, haga lo siguiente:
- Haga clic en la pestaña Uso compartido público.
- Anule la selección de la opción Crear vínculo público.
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Haga clic en Guardar.
Las personas ya no tienen acceso a la vista. A los usuarios a los que se les ha retirado el acceso a la vista no se les notifica de ninguna manera que ya no tienen acceso a ella.