Programar una entrega automática de informes

Empiece escribiendo el nombre del usuario, grupo, equipo o rol al que desea enviar el informe y, a continuación, haga clic sobre el nombre cuando aparezca en la lista.

O

Introduzca la dirección de correo electrónico de una persona externa al sistema de Workfront a la que desea que tenga acceso al informe.

Repita este proceso para enviar el informe a varios usuarios, grupos, equipos o roles.

Nota:

Tenga en cuenta lo siguiente al añadir destinatarios de envío de informes:

• Si su organización restringe las notificaciones de Workfront a dominios de correo electrónico específicos, es posible que solo pueda enviar informes a las direcciones de correo electrónico que aparecen en la lista de permitidos de correo electrónico.

  Por ejemplo, cuando un usuario se establece como destinatario del informe y tiene una dirección de correo electrónico anteriormente permitida y la lista de permitidos se actualiza para que ya no envíe correos electrónicos a ese dominio, el usuario ya no recibirá informes enviados.

  Para obtener información sobre cómo un administrador de Workfront actualiza la lista de permitidos de correo electrónico, consulte la sección Configuración la lista de permitidos por correo electrónico.

• Añadir un gran número de usuarios como destinatarios puede provocar errores en la entrega. Si se producen errores en las entregas, se pueden programar varios envíos de informes con grupos de usuarios más pequeños.

Introduzca un asunto para la notificación por correo electrónico.

De forma predeterminada, el asunto del correo electrónico es el siguiente:

Informe de Workfront: [Name of the report] [Date]

Introduzca un mensaje para incluirlo en el correo electrónico.

De forma predeterminada, el mensaje del correo electrónico es el siguiente:

Se ha adjuntado el informe de [report frequency] [Name of the report] generado por Workfront el [Date].

Nota: En el caso de los informes enviados únicamente como archivo de Excel, también se añade el siguiente mensaje al correo electrónico: “Tenga en cuenta que con los tipos de archivo de MS Excel (XLS), hay un límite (65 530) en el número de hipervínculos que admiten estos tipos de archivo. Si se superan estos límites, el archivo no se abrirá y se recomienda reenviarlo sin los hipervínculos. Vuelva al programador de informes para quitar los hipervínculos y reenvíe el informe”. La frase “vuelva al programador de informes” es un vínculo que lleva al informe.

Empiece escribiendo el nombre de un usuario que tenga acceso al informe y haga clic sobre el nombre cuando aparezca en la lista desplegable. A los usuarios que reciban el informe se les otorgará el mismo nivel de acceso que al usuario que especifique aquí.
Para obtener más información, consulte Ejecutar y entregar un informe con los derechos de acceso de otro usuario.

Nota: Este campo no admite caracteres comodín. Por ejemplo, al usar el comodín $$User.ID, no se ejecuta el informe con los derechos de acceso del usuario que recibe el informe.

Seleccione el formato que desee para el informe enviado:

• HTML

• PDF

  Si selecciona PDF, puede dar formato a la salida utilizando las opciones adicionales Tamaño de papel y Orientación que se muestran.

• MS Excel (.xlsx)

• TSV

Esta opción solo está disponible cuando se ha seleccionado MS Excel en el menú desplegable Formato. Cuando esta opción está habilitada, todos los hipervínculos se incluyen en el documento de Excel exportado.

No se pueden abrir los documentos que contienen más de 65 530 vínculos. Si el documento exportado va a contener más de 65 530 vínculos, anule la selección de esta opción.

Esta opción está habilitada de forma predeterminada.

Seleccione la hora del día a la que se enviará la entrega.

Sugerencia: Debido a que las cargas del sistema pueden afectar a los tiempos de entrega de los informes, puede haber un retraso de hasta 24 horas entre la hora programada y la hora de entrega real. Si necesita que un informe se entregue en un momento específico, le recomendamos que programe la entrega antes del momento en que se necesite. En general, se recomienda programar la entrega al menos un día antes de la fecha en que es necesario.

Esta opción está disponible cuando se establece la opción Se repite en Semanalmente o Mensualmente:

• Si la opción Se repite se establece en Semanalmente: seleccione los días de la semana en que se enviará la entrega.

• Si la opción Se repite se establece en Mensualmente: seleccione si la entrega se realizará el día del mes, el día de la semana o el último día del mes (estas opciones utilizan la fecha seleccionada en el campo Comienza el ).