Pedidos de compra para empresas
Las órdenes de compra (PO) son una forma común para que las compañías rastreen y controlen el gasto. El pedido de compra es uno de los métodos de pago sin conexión estándar admitidos en Adobe Commerce y Magento Open Source. Cuando se instala B2B de Adobe Commerce y se activa Habilitar pedidos de compra para una cuenta de compañía, todos los pedidos se crean automáticamente como pedidos de compra. Los usuarios de la compañía con los permisos necesarios pueden crear, editar y eliminar PC que creen y PC creados por usuarios subordinados.
Flujo de pedido de compra
Según su función y el orden, los usuarios de la empresa podrían estar sujetos a varias reglas de aprobación. Y dependiendo de si se utilizan métodos de pago en línea o sin conexión, el flujo es ligeramente diferente. Los administradores de la empresa pueden crear pedidos automáticamente, omitiendo las reglas de aprobación. Como almacenar los detalles de pago en línea durante el proceso de aprobación supone un riesgo para la seguridad, estos detalles se añaden después de la aprobación y, a continuación, la orden de compra se convierte en un pedido real.
El flujo de trabajo del pedido de compra de una empresa puede variar en varios aspectos:
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Si no se establecen reglas de aprobación, los pedidos de compra se pueden realizar y el pedido se completa directamente.
note note NOTE De manera predeterminada, siempre se muestra un mensaje Purchase order has been submitted for approvala los usuarios de la compañía, incluso cuando no se hayan establecido reglas de aprobación. Cuando no se requiere ningún proceso de aprobación, los usuarios de la empresa reciben automáticamente un correo electrónico que les informa de que la solicitud se ha creado y aprobado. -
Si el administrador de la empresa define las reglas de aprobación, los usuarios pasan por el proceso de aprobación.
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Si se aplican varias reglas de aprobación a un pedido, todos los aprobadores únicos necesarios deben aprobarlo.
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Los detalles de pago sin conexión se introducen al crear el pedido de compra.
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Los detalles de pago en línea se introducen después de aprobar el pedido de compra.
Ejemplo de flujo de trabajo básico
Las empresas utilizan órdenes de compra para controlar qué pueden comprar los empleados en nombre de la empresa y, a menudo, configuran reglas de aprobación para aplicar las directrices de la empresa. Según las reglas de aprobación, es posible que varias personas tengan que aprobar la solicitud.
- El usuario crea un pedido de compra de bienes por un valor de 25 000 $.
- Su jefe debe aprobarlo.
- Debido a que la orden es de más de $10,000, el vicepresidente también debe aprobar.
- Según la forma de pago, después de las aprobaciones, el pedido de compra se convierte en un pedido automáticamente o el usuario vuelve para introducir los detalles de pago.
Reglas de aprobación
Las reglas de aprobación se utilizan para controlar el gasto en función de las directrices de la empresa. Estos son algunos ejemplos de reglas de aprobación:
- Cualquier pedido de más de $100 necesita la aprobación de su gerente.
- Cualquier pedido superior a $1000 necesita la aprobación de su gerente y del administrador de la empresa.
- Cualquier pedido con más de 30 SKU únicas necesita la aprobación del administrador de la empresa.
Con estas reglas implementadas para una compañía, un usuario de la compañía puede completar el pedido inmediatamente cuando este sea inferior a 100 dólares. Para conocer la definición de la regla de aprobación, consulte Reglas de aprobación.
Tipos de usuarios de tiendas
El flujo de trabajo del pedido de compra también puede variar en función de quién realice la compra.
- Un empleado regular puede estar sujeto a todas las reglas de aprobación
- Un gerente podría tener más poder adquisitivo y tendría diferentes reglas de aprobación
- Los administradores de la empresa pueden omitir todas las reglas de aprobación y hacer que sus pedidos de compra se completen automáticamente.
Todos estos factores pueden influir en el proceso de pago y envío exacto.
My Purchase Orders
Cuando los pedidos de compra están habilitados para una empresa, el elemento My Purchase Orders se muestra en el panel izquierdo para los clientes que iniciaron sesión en una cuenta de usuario de la empresa. Existen tres pestañas que proporcionan diferentes listas y funciones de pedidos:
- My Purchase Orders: pedidos creados por el cliente.
- Company Purchase Orders: pedidos realizados por usuarios subordinados dentro de la compañía (dependen de la estructura y las funciones de la compañía).
- Requires My Approval: (visible para aprobadores designados) PC que están esperando la aprobación del cliente. El contador muestra cuántas solicitudes están a la espera de aprobación.
Para obtener más información acerca de las funciones de pedidos de compra compatibles disponibles para los usuarios de la compañía en la tienda, vea Mis pedidos de compra.
Métodos de pago sin conexión o en línea
Los flujos de trabajo pueden variar según la forma de pago. Para obtener más información acerca de los métodos de pago de Adobe Commerce, consulte Métodos de pago en la Guía de ventas y compras.
Pagos en línea
Por motivos de seguridad, las tiendas en línea no suelen querer recopilar los datos de la tarjeta de crédito de la tienda mientras esperan a que se complete el proceso de aprobación. Por lo tanto, si se selecciona una opción de pago en línea, el creador de la orden de compra vuelve a la tienda después de la aprobación, introduce los detalles del pago y completa la orden. Algunos ejemplos de pagos en línea son:
- Tarjetas de crédito/débito
- PayPal
- Braintree
Pagos sin conexión
Como los métodos de pago fuera de línea, como una orden de pago, se gestionan fuera del sitio web, son más seguros. Los pedidos de compra con pagos sin conexión se pueden procesar automáticamente, después de cualquier proceso de aprobación.
Algunos ejemplos de pagos sin conexión son:
- Cheque/giro postal
- Pago a cuenta
- Pago contra reembolso
- Transferencias bancarias
- Crédito de tienda