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Reglas de aprobación de pedidos de compra

Last update: Thu Nov 14 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Creado para:

  • Principiante
  • Intermedio
  • Administrador

La mayoría de las empresas requieren la aprobación de pedidos para los pedidos de compra. Al agregar reglas de aprobación para su cuenta de compañía, pueden controlar quién puede crear pedidos de compra y cuánto pueden gastar. Por ejemplo:

  • Cualquier pedido de compra inferior al valor X se aprueba automáticamente.
  • Los pedidos superiores al valor X pero inferiores a Q deben ser aprobados por Y.
  • Cualquier valor de PO sobre X debe ser aprobado por Y y Z.
  • Se aprueba automáticamente un pedido creado por cualquier persona a nivel de Director o superior.

Según la función de la compañía y los permisos, los usuarios pueden crear, editar, eliminar o ver reglas de aprobación.

IMPORTANT
La configuración de la regla de aprobación requiere una estructura de la compañía definida para especificar la aprobación por parte del administrador del cliente de compra.

Métodos de pago

Los flujos de aprobación de pedidos de compra admiten métodos de pago en línea y sin conexión. Todos los métodos de pago sin conexión predeterminados son compatibles con las aprobaciones de pedidos de compra. Para los pagos en línea, se admiten los siguientes métodos:

  • PayPal Express
  • pagos de Braintree

Configuración de regla de aprobación

Con los permisos necesarios para su función, los clientes B2B pueden configurar reglas de aprobación para aplicar directivas de compañía haciendo clic en Approval Rules en el panel izquierdo de su cuenta de cliente.

Reglas de aprobación de la compañía {width="700" modal="regular"}

Para crear una regla de aprobación, un cliente completa los siguientes pasos:

  1. Hace clic en Add New Rule para crear una regla.

  2. Si es necesario, cambia la regla de Enabled a Disabled.

    La regla está tan habilitada como la predeterminada, pero un cliente puede crear la regla con una configuración deshabilitada y luego habilitarla más tarde cuando esté listo para aplicarla.

  3. Para Rule name, escribe un nombre corto pero descriptivo para la regla, como Orders less than $100.

    Los nombres de las reglas deben ser únicos.

  4. Para Description, introduce una explicación más larga de la regla.

  5. Para Applies to, elige uno o más roles de compañía utilizados para aplicar la regla.

  6. Elige Rule Type y define la regla.

    Las secciones siguientes proporcionan una explicación detallada y un ejemplo para cada tipo de regla.

    Creando nueva regla de aprobación {width="700" modal="regular"}

  7. Para Requires approval from, elige uno o más aprobadores necesarios según el tipo de aprobación.

    note note
    NOTE
    • Al asignar una función como aprobador, asegúrese de que haya al menos un usuario en esa función.
    • Si hay dos o más usuarios con la misma función de aprobador, el creador de la orden de compra no puede aprobarla. En este caso, cualquier otro usuario con esta función de aprobador requiere la aprobación manual. Sin embargo, si la opción Auto-approve POs created within this role está establecida en Permisos de funciones, el pedido de compra se aprueba automáticamente.
    • Si solo hay un usuario con la función de aprobador y ese usuario es el creador, la orden de compra siempre se aprueba automáticamente; se omite la configuración de permisos de Auto-approve POs created within this role.

  8. Haga clic en Save.

Order Total

Este tipo de regla se utiliza para requerir una aprobación de pedido de compra basada en el total del pedido, incluidos los impuestos.

  1. Elige una opción Order Total amount:

    • is more than
    • is less than
    • is more than or equal to
    • is less than or equal to

  2. Selecciona el tipo de divisa e introduce el importe.

Regla de aprobación total del pedido {width="600" modal="regular"}

Shipping Cost

Este tipo de regla se utiliza para requerir una aprobación de pedido de compra basada en los costes de envío, que muchas empresas necesitan.

  1. Establece Shipping cost value:

    • is more than
    • is less than
    • is more than or equal to
    • is less than or equal to

  2. Establece el importe de envío deseado.

Regla de aprobación de costos de envío {width="600" modal="regular"}

Number of SKUs

Este tipo de regla se utiliza para requerir una aprobación de pedido en función del número de SKU o productos únicos del pedido. Controla el número de tipos de elementos distintos, no el número de elementos que se están ordenando. Por ejemplo, un pedido de compra podría incluir:

  • Dos grandes camisas blancas
  • Tres camisas blancas medianas

Este ejemplo especifica cinco elementos, pero dos SKU distintas.

  1. Establece el valor Number of SKUs:

    • is more than
    • is less than
    • is more than or equal to
    • is less than or equal to

  2. Establece la cantidad de SKU.

Número de reglas de aprobación de SKU {width="600" modal="regular"}

Editar reglas de aprobación

Para modificar una regla de aprobación existente, un cliente puede completar los siguientes pasos:

  1. En la barra lateral de su cuenta, el cliente selecciona Approval Rules.

  2. Busca la entrada de regla de aprobación que se va a editar.

  3. Clics Edit.

  4. Realiza todos los cambios necesarios y hace clic en Save.

Eliminar reglas de aprobación

Para eliminar una regla de aprobación existente, un cliente puede completar los siguientes pasos:

  1. En la barra lateral de su cuenta, selecciona Approval Rules.

  2. Busca la entrada de regla de aprobación que se va a eliminar.

  3. Clics Delete.

  4. Para confirmar la acción, haga clic en OK.

Demostración de aprobaciones de pedidos de compra

Vea este vídeo para obtener más información sobre las aprobaciones de pedidos de compra:

https://video.tv.adobe.com/v/3410764?quality=12&learn=on&captions=spa

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