Experience Manager en Creative Cloud best practices voor integratie

Adobe Experience Manager Assets is een DAM-oplossing (Digital Asset Management) die met Adobe Creative Cloud kan worden geïntegreerd om DAM-gebruikers te helpen samen te werken met creatieve teams en de samenwerking bij het maken van inhoud te stroomlijnen.

Adobe Creative Cloud biedt creatieve teams een ecosysteem van oplossingen en services om ze te helpen digitale middelen te maken. Het omvat desktop- en mobiele toepassingen, cloudservices zoals opslag met desktopsynchronisatie of webervaring, en markten zoals Adobe Stock.

Lees verder om te weten welke integraties u kunt kiezen tussen desktop en DAM op bedrijfsniveau op basis van uw gebruiksscenario en wat de bijbehorende beste werkwijzen zijn voor de verbindingsworkflows.

De behoeften van de samenwerking van creatieven, verkopers, en gebruikers DAM

Adobe-aanbod ter ondersteuning van de behoefte aan samenwerking

Dit artikel richt zich hoofdzakelijk op de eerste twee aspecten van de samenwerkingsbehoeften. Distributie en sourcing van assets op schaal wordt kort als gebruiksscenario genoemd. Overweeg Adobe Brand Portal of Asset Share Commons voor dergelijke oplossingen. Alternatieve oplossingen, zoals Brand Portal, oplossingen die op Commentaar voor het delen van bedrijfsmiddelen componenten, Delen van koppeling, gebruiken Experience Manager Assets moeten worden herzien op basis van specifieke eisen.

Toewijzing van gebruiksgevallen

De legenda voor de symbolen:

• ✔ ✔: voorkeursoplossing
• ✔: aanvaardbare oplossing
• ✘: moet niet worden gebruikt voor de gebruikszaak

Aanvullende opmerkingen:

• (1) Kleiner aantal activa: bijvoorbeeld een kleine set elementen die verband houden met een project of campagne
• (2) Groter aantal activa: bijvoorbeeld alle goedgekeurde elementen in de organisatie
• (3) Gebruik Experience Manager mapfunctie voor uploaden bureaubladapp

Om het gebruik van middelen te steunen, zouden andere oplossingen moeten worden overwogen:

• Brand Portal voor configureerbaar, toe:voegen-aan SaaS aan Experience Manager Elementen om elementen te publiceren.
• Aangepaste oplossingen worden gemaakt op basis van Commentaar voor het delen van bedrijfsmiddelen code base.
• Experience Manager delen van koppeling om elementen ad hoc te delen met behulp van koppelingen.
• Experience Manager Elementen van webinterface met gebieden voor externe partijen die door Experience Manager De opstelling van het Toegangsbeheer en met noodzakelijke aanpassingen van de IT/netwerkconfiguratie, die deze externe gebruikers toegang geven tot Experience Manager.

Belangrijkste concepten en gebruiksgevallen

Verklarende woordenlijst

• Werk in uitvoering of creatief werk in uitvoering (WIP): Een fase in de levenscyclus van assets waarbij een asset meerdere wijzigingen ondergaat en doorgaans nog niet klaar is om te worden gedeeld met grotere teams.
• Creatieve assets: Assets die klaar zijn om te worden gedeeld met een groter team, of die zijn geselecteerd/goedgekeurd door het creatieve team om te delen met marketing- of LOB-teams.
• Goedkeuring van assets: Het goedkeuringsproces dat wordt uitgevoerd voor assets die reeds naar DAM zijn geüpload, en dat typisch merkgoedkeuringen, wettelijke goedkeuringen, enz. omvat.
• Definitieve asset: Een asset die alle goedkeuringen/metadatatagging heeft doorlopen en klaar is om door het grotere team te worden gebruikt. Een dergelijke asset wordt opgeslagen in DAM en beschikbaar gesteld aan alle (geïnteresseerde) gebruikers. Deze kan in marketingkanalen of door creatieve teams worden gebruikt om ontwerpen te maken.
• Kleine update/wijziging van assets: Een snelle en kleine wijziging in een digitale asset. Deze wordt vaak uitgevoerd als reactie op een retoucheerverzoek of een verzoek om kleine bewerkingen, een assetrevisie of goedkeuring (bijvoorbeeld om de positie te wijzigen, de tekstgrootte te wijzigen, de verzadiging/helderheid en kleur aan te passen, enz.).
• Belangrijke update/wijziging van assets: Een verandering in een digitale asset die aanzienlijk werk vereist, en soms over een langere periode moet worden uitgevoerd. Dit omvat doorgaans meerdere wijzigingen. De asset moet tijdens het bijwerken meerdere keren worden opgeslagen. De belangrijkste assetupdates leiden er doorgaans toe dat de asset een WIP-status krijgt.
• DAM: Beheer van digitale assets. In dit document is het synoniem met Experience Manager Assets, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
• Creatieve gebruiker: Een creatieve professional die digitale assets maakt met Creative Cloud-apps en -services. In sommige gevallen is een creatieve gebruiker lid van een creatief team dat mogelijk Creative Cloud gebruikt, maar geen digitale assets maakt (zoals een creatieve directeur of een creatieve teammanager).
• DAM-gebruiker: Een typische gebruiker van een DAM-systeem. Afhankelijk van de organisatie kan een DAM-gebruiker een marketing- of niet-marketinggebruiker zijn, bijvoorbeeld een LOB-gebruiker (Line-of-Business), bibliothecaris, verkoopmedewerker, enz. zijn.

Overwegingen bij gebruik Experience Manager en Creative Cloud-integratie

• Zie best practices voor bureaubladtoepassingen
• Zie Adobe Stock-integratie
• Zie Adobe-itemkoppeling

Dit is een korte samenvatting van beste praktijken voor Experience Manager en Creative Cloud integratie. Lees de rest van dit document voor een gedetailleerd begrip hiervan.

• Voor creatieve gebruikers die in Photoshop, InDesign of Illustrator werken: Adobe Asset Link biedt de beste gebruikerservaring, zoals een schone verwerking van het werk in uitvoering op assets die zijn uitgecheckt bij Experience Manager
• Voor het vereenvoudigen van de toegang tot middelen van de Desktop voor om het even welke generische dossierformaat of toepassing: gebruiken Experience Manager bureaubladtoepassing
• Begrijpen waarom en wanneer assets in DAM moeten worden opgeslagen: Updates die ter beschikking moeten worden gesteld aan een groter team in uw organisatie
• Houd rekening met het volume van de gedeelde assets: Als u gebruikmaakt van assetdistributie, kunnen governance en beveiliging de belangrijkste aspecten zijn. Overweeg om tools te gebruiken die bedoeld zijn om governance en beveiliging op grote schaal toe te passen, zoals de Brand Portal.
• De levenscyclus van assets begrijpen: Begrijp hoe assets in uw organisatie worden verwerkt door verschillende teams
• Correct en regelmatig opslaan van assets: Adobe Asset Link doet dit voor u met PS, AI, ID. Voer voor andere applicaties geen taken in uitvoering uit in een toegewezen/gedeelde map, tenzij u alle wijzigingen in DAM nodig hebt

Toegang tot Adobe Stock-middelen van Assets

Experience Manager en Adobe Stock-integratie verstrekt Experience Manager gebruikers met de mogelijkheid om middelen van Adobe Stock te zoeken, voor te vertonen, in licentie te geven en op te slaan in Experience Manager. Bij gelicentieerde en opgeslagen Adobe Stock-elementen zijn de metagegevens van de Stock geselecteerd. Deze kunnen worden gebruikt om met extra filters naar deze elementen te zoeken.

Een paar belangrijke punten over deze integratie:

• Wanneer elementen uit Adobe-voorraad worden opgeslagen naar Experience Managerworden ze regelmatig Experience Manager Elementen, met binair opgeslagen naar de Experience Manager opslagplaats. Sommige metagegevens die betrekking hebben op Adobe Stock, worden voor het element opgeslagen in Experience ManagerAnders ziet het innameproces er hetzelfde uit als voor elk ander bestand. Als slimme tags bijvoorbeeld actief zijn, worden de tags bij het opslaan aan deze elementen toegevoegd.
• Het element dat is opgeslagen naar Experience Manager is een kopie, geen link terug naar Adobe Stock.

Werken met middelen die zijn opgeslagen van Adobe Stock in Experience Manager in Creative Cloud. Deze integratie is onafhankelijk van Adobe Asset Link, maar Adobe Asset Link herkent deze elementen die op die manier uit Stock zijn opgeslagen en geeft aanvullende metagegevens en voorraadpictogrammen voor deze elementen weer in de UI voor de uitbreiding van de Adobe Asset Link in Photoshop, Illustrator of InDesign. De bestanden zijn beschikbaar voor bladeren, openen enzovoort, omdat ze regelmatig zijn Experience Manager elementen wanneer deze worden opgeslagen naar Experience Manager.
Creatieve gebruikers die werken in Creative Cloud-apps met de extensie Adobe Asset Link, hebben niet alleen toegang tot middelen met een licentie van Adobe Stock, maar ook tot Experience Managerkunt u ook het deelvenster Creative Cloud-bibliotheken gebruiken om Adobe Stock-elementen te zoeken, voor te vertonen en te licentiëren.
Activa van Adobe Stock in licentie gegeven en opgeslagen in Experience Manager beschikbaar worden voor de bredere teams die toegang hebben tot Experience Manager De plaatsing van activa, terwijl de creatieve vergunningen van activa van Adobe Stock via het paneel van de Bibliotheken van de Creative Cloud hen ter beschikking stellen slechts door gebrek in hun Creative Cloud rekening.

Elementen opslaan in een DAM

Om een efficiënte werkstroom tussen creatieve en marketing/lijn-van-zaken (LOB) teams te ontwerpen en de beste steunmogelijkheden te kiezen, is het belangrijk om te begrijpen wanneer en waarom de activa in DAM worden opgeslagen.

Waarom elementen zijn opgeslagen in DAM

Door middelen in DAM op te slaan, zijn ze gemakkelijk toegankelijk en te vinden. Het zorgt ervoor dat de activa door talrijke gebruikers over de organisatie of het ecosysteem kunnen worden gebruikt, dat partners, klanten, etc. omvat.

De meeste organisaties kiezen ervoor om activa slechts op te slaan die voor de stroomafwaartse marketing/LOB processen relevant zijn (het publiceren aan kanalen zoals Webkanaal via Experience Manager Sites of andere kanalen die door Adobe Experience Cloud, Advertising Cloud worden gediend, en door Analytics Cloud worden gemeten, die aan gebruikers/partners, etc. verstrekken). Bovendien slaan organisaties activa op die aan een overzicht/goedkeuringsprocedure in DAM kunnen worden onderworpen. Op deze manier slaat DAM vooral activa op die een hoge kans hebben om te worden gebruikt, en vermijdt het opslaan van niet-actieve activa.

De opslag van activa is ook onderworpen aan technische overwegingen en middelgebruik. DAM verleent de extra diensten rond opgeslagen activa, met inbegrip van het halen van meta-gegevens, het versioning, het produceren van voorproeven/het transcoderen, het beheren van verwijzingen, en het toevoegen van toegangsbeheerinformatie. Deze diensten verbruiken extra tijd en infrastructuurmiddelen.

Vaak is het niet wenselijk om alle elementen en updates op te slaan. Bijvoorbeeld, als de updates aan specifieke activa van slechte kwaliteit zijn en bovenmatige middelen verbruiken, kunnen de activa niet in DAM worden opgeslagen.

Wanneer elementen zijn opgeslagen in DAM

Creatieve teams (en organisaties) zijn gewoonlijk niet geïnteresseerd in het opslaan van middelen in elke fase van de levenscyclus van de middelen. In de volgende gevallen worden bijvoorbeeld geen elementen opgeslagen:

• Activa die nog moeten worden afgerond of die moeten worden getest
• Middelen die niet de cyclus van het creatieve/interne teamoverzicht doorstaan
• Vergeleken met de middelen in kwestie, heeft het team betere kandidaten om hun werk aan externe teams te vertegenwoordigen

Gewoonlijk worden de volgende klassenelementen opgeslagen in DAM:

• Activa die een bepaalde looptijd hebben bereikt en die klaar worden geacht om te worden gedeeld
• Elementen die vooraf zijn geselecteerd door het creatieve team
• Specifieke activaformaten die door marketing, afhankelijk van een specifiek contract of een overeenkomst (bijvoorbeeld JPG dossiers die van RAW dossiers, TIFF/beelden van PSD originelen worden omgezet worden gebruikt of worden gevraagd)

Wanneer updates van elementen worden opgeslagen in DAM

Normaliter moeten alleen updates van middelen die relevant zijn voor de bredere reeks DAM-gebruikers in DAM worden opgeslagen. Hiermee zorgt u ervoor dat gebruikers (marketing en soortgelijke functies) alleen relevante versies in de tijdlijn van de DAM-middelen zien.

Doorgaans zijn er wijzigingen die betrekking hebben op belangrijke mijlpalen in de levenscyclus van de middelen. Het eerste creatieve bedrijfsmiddel of een officiële update op basis van een verzoek/revisie van het creatieve team moet bijvoorbeeld in DAM worden opgeslagen en gecontroleerd.

De update van het creatieve team voor revisie door het marketingteam na een verzoek om wijziging van het bestaande middel in DAM is een voorbeeld van een relevante update. Het zou in DAM voor verdere verwijzing of voor het terugkeren naar de vorige versie moeten worden opgeslagen en worden versioned.

Hieronder volgen voorbeelden van updates die doorgaans niet relevant zijn:

• Vroege versies van elementen die zijn geüpload voordat ze klaar zijn voor marketingcontrole
• Veelvoorkomende creatieve wijzigingen in het bedrijfsmiddel in de aan de gang zijnde fase voordat het creatieve team besluit dat het bedrijfsmiddel klaar is

Toegang van gebruikers tot DAM

Experience Manager Elementen ondersteunen twee soorten gebruikers op basis van hun toegang tot de Experience Manager Implementatie van middelen. Doorgaans hebben gebruikers binnen het bedrijfsnetwerk (firewall) rechtstreeks toegang tot DAM. Andere gebruikers buiten het ondernemingsnetwerk zouden geen directe toegang hebben. Het gebruikerstype bepaalt welke integraties vanuit technisch oogpunt kunnen worden gebruikt.

Creatieve gebruikers met directe toegang tot DAM

Doorgaans hebben interne creatieve teams of agentschappen/creatieve professionals die aan het interne netwerk zijn toegewezen, toegang tot het DAM-exemplaar, waaronder Experience Manager aanmelden.

In dergelijke gevallen Experience Manager bureaubladtoepassing biedt eenvoudige toegang tot definitieve/goedgekeurde middelen en biedt u de mogelijkheid creatieve middelen op te slaan in DAM.

Creatieve gebruikers zonder toegang tot DAM

Externe agentschappen en freelancers zonder directe toegang tot het DAM-exemplaar hebben mogelijk toegang tot goedgekeurde activa nodig of willen hun nieuwe ontwerpen toevoegen aan het DAM.

In dergelijke gevallen kunt u de opdracht Experience Manager/Creative Cloud integratie om de workflow te verbeteren. De voorwaarde is dat creatieve gebruikers een Adobe ID hebben en een Creative Cloud-account met opslagservice.

Gebruik de volgende strategieën om toegang te verlenen tot definitieve/goedgekeurde middelen:

• U kunt als volgt toegang verlenen tot een groot aantal elementen: Gebruiken Experience Manager Assets Brand Portalof de implementatie door de klant van Delen van middelen op Experience Manager infrastructuur publiceren

• U kunt als volgt toegang tot enkele elementen bieden: Experience Manager het delen van mappen met Adobe Creative Cloud kan naast Experience Manager Assets Brand Portal of Asset Share. Er zijn bepaalde beperkingen met betrekking tot deze integratie, die in dit artikel nader worden beschreven.

Gevallen gebruiken

De volgende gebruiksgevallen beschrijven verschillende typen workflows tussen DAM en het bureaublad van de ontwerper.

Nieuwe ontwerpen maken met middelen van DAM

Het volgende diagram illustreert de levenscyclus van digitale elementen. Hierin wordt beschreven hoe creatieve gebruikers en DAM-gebruikers (marketers, LOB-gebruikers) bestaande middelen benutten en gebruiken om meer middelen te maken en deze ter goedkeuring verzenden.

De levenscyclus van de middelen omvat de volgende stadia:

1. Goedgekeurde middelen delen op creatieve desktop: De definitieve activa van DAM worden ter beschikking gesteld aan de creatieve gebruiker (op Desktop)
2. Een nieuw ontwerp maken (creatief digitaal materiaal): Een nieuw dossier wordt opgeslagen in het werk-lopende gebied (WIP).
3. Gebruik (plaats) goedgekeurde elementen in een nieuw ontwerp: De creatieve gebruiker maakt een nieuw middel met behulp van bestaande goedgekeurde middelen in Creative Cloud-apps
4. WIP-updates vaak opslaan: De creatieve gebruiker herhaalt snel en slaat het dossier regelmatig op. In dit stadium kan de creatieve gebruiker samenwerken met anderen, maar de vaak opgeslagen updates zijn gewoonlijk niet van belang voor DAM-gebruikers.
5. Het element bereikt de creatieve kant-en-klare status en wordt opgeslagen in de map Creative Ready
6. Asset-update: Middelen bijwerken of een nieuw bestand is beschikbaar voor de gebruikers in DAM
7. Activa worden geproduceerd: Dit is een proces DAM, dat afhankelijk van de organisatie, het etiketteren, goedkeuring, en het veranderen van toegangsbeheer zou kunnen omvatten. In dit stadium wordt het middel als definitief beschouwd en kan het worden gebruikt door bredere teams die DAM gebruiken. Het kan ook door creatieve gebruikers worden gebruikt om andere activa tot stand te brengen.

Hier volgen enkele algemene aanbevelingen voor het beheer van middelen via dit proces:

• Gebruik een speciaal opslaggebied/systeem, zoals de gesynchroniseerde map met Adobe Creative Cloud Assets, voor de WIP-bestanden: Frequente updates die niet relevant zijn voor DAM-gebruikers kunnen het best worden uitgevoerd door een toegewijd systeem, en niet vanuit binnen Experience Manager Elementen. WIP-elementen kunnen met Adobe Creative Cloud-bureaubladtoepassing worden gesynchroniseerd op een lokale schijf, opgeslagen op een lokale opslaglocatie, enzovoort.
• Gebruik afzonderlijke mappen/shares voor definitieve elementen en elementen die naar DAM zijn geüpload: voor de duidelijkheid moeten de uiteindelijke middelen een eigen toegewezen/gedeelde map hebben ("Definitief" voorbeeld hierboven) en de middelen die naar DAM moeten worden geüpload, moeten een eigen map hebben ("Creative Ready")

Bestaande elementen die worden beheerd in DAM wijzigen

In sommige gevallen moeten de middelen in DAM mogelijk worden gewijzigd. Voorbeelden zijn:

• Verzoek om wijzigingen van activa van de evaluatie en goedkeuring gedaan in Experience Manager Activa
• Belangrijke updates van bestaande definitieve elementen
• Snelle bewerkingen voor een bestaand bestand (vooral voordat het definitief wordt goedgekeurd)

In dergelijke gevallen Experience Manager bureaubladtoepassing biedt de eenvoudigste manier om deze bewerkingen uit te voeren.

Hier is de stroom van gebeurtenissen die in het diagram worden getoond:

• 1: U kunt de middelen van DAM delen op het bureaublad of deze rechtstreeks openen op het bureaublad in de toepassing waarin u ze kiest (bijvoorbeeld Adobe Photoshop, enzovoort). Uitchecken wordt aanbevolen als u het bestand wilt vergrendelen.

• 2: Kleine update: Bewerk het bestand en sla de wijzigingen op.

• Alternatieve stroom naar stap 2

  • A: Belangrijke update: Als voor het bestand een uitgebreide set wijzigingen nodig is, moet het bestand periodiek worden opgeslagen en worden gekopieerd naar een WIP-map of -gebied.
  • B: Het bestand wordt verder bewerkt in de WIP-mappen. De opgeslagen wijzigingen worden niet gesynchroniseerd met de versie in DAM
  • C: Nadat de updates zijn voltooid, wordt het bestand weer gekopieerd of opgeslagen naar de toegewezen map

• 3: Updates van bedrijfsmiddelen worden weergegeven in DAM. Schakel het element in om het te ontgrendelen.

• 4: Activa worden geproduceerd.

Hier volgen enkele algemene aanbevelingen voor het beheer van middelen gedurende dit proces:

• Vermijd direct het opslaan van een dossier dat u van een netwerkaandeel in kaart bracht Experience Manager bureaubladtoepassing, tenzij u kleine wijzigingen in het bestand hebt aangebracht.
• Kopieer het bestand naar een aparte WIP-map als u er aanvullende wijzigingen in wilt aanbrengen, het bestand tijdelijk wilt opslaan of wilt samenwerken met het Creative-team.

Bulkupload naar DAM

In sommige gevallen moet u wellicht een groter aantal bestanden tegelijkertijd uploaden naar DAM, bijvoorbeeld:

• Resultaten van foto's of grotere projecten uploaden
• Door creatieve bureaus geleverde activa uploaden
• Geselecteerde elementen uploaden vanaf een grotere set als de selectie buiten DAM is uitgevoerd

Deze beschrijving verwijst naar het operationeel uploaden van bestanden (bijvoorbeeld elke week of met elke foto, enz.) als een normaal onderdeel van de workflow van de desktopgebruiker. De migratie van grote activa wordt hier niet behandeld.

U kunt de volgende mogelijkheden benutten als u elementen bulksgewijs wilt uploaden:

• Als u grote/hiërarchische mappen wilt uploaden, gebruikt u Experience Manager bureaubladtoepassing, die een Map uploaden gebruiken. U kunt ook hiërarchische mapstructuren uploaden. Elementen worden op de achtergrond geüpload en zijn daarom niet gekoppeld aan een webbrowsersessie
• Als u enkele bestanden uit één map wilt uploaden, sleept u deze rechtstreeks van het bureaublad naar de webinterface of gebruikt u de optie Maken in het dialoogvenster Experience Manager Elementenwebinterface.

Digitale middelen rechtstreeks vanaf het bureaublad beheren

Als u de Delen van het Dossier van het Netwerk gebruikt om digitale activa te beheren, enkel gebruikend het netwerkaandeel in kaart gebracht door Experience Manager bureaubladtoepassing kan worden beschouwd als een handige vervanging. Houd er rekening mee dat wanneer u overschakelt van gedeelde netwerkbestanden Experience Manager Web UI verstrekt een rijke reeks mogelijkheden van het Beheer van Digitale Middelen die veel verder gaan dan wat op een netwerkaandeel (onderzoek, inzamelingen, meta-gegevens, samenwerking, voorproeven, enz.) mogelijk is, en Experience Manager bureaubladtoepassing biedt een handige koppeling om de DAM-opslagplaats aan de serverzijde te verbinden met het werk op het bureaublad.

Vermijd het gebruik Experience Manager bureaubladtoepassing om elementen rechtstreeks te beheren in het netwerkaandeel van Experience Manager Elementen. Vermijd bijvoorbeeld het gebruik Experience Manager bureaubladtoepassing om meerdere bestanden te verplaatsen/kopiëren. Gebruik in plaats daarvan de Experience Manager Hiermee wordt de webinterface van middelen gebruikt om mappen van Finder/Explorer naar het netwerk te slepen. Kies hiervoor Experience Manager Functie voor uploaden naar middelenmap.

Migratie van middelen

Als u de migratie van middelen van een bestaand systeem naar een nieuw systeem wilt plannen en uitvoeren, of een grote hoeveelheid op servers opgeslagen middelen wilt migreren, raadpleegt u de Migratiehandleiding. Experience Manager bureaubladtoepassing en Experience Manager Creative Cloud-integratie dergelijke migraties niet ondersteunt. Vanwege de grote hoeveelheden in te nemen elementen en de extra vereisten met betrekking tot het in kaart brengen van metagegevens, transformatie en opname, moeten migraties met verschillende gereedschappen en benaderingen worden afgehandeld.

Business.Adobe.com-bronnen

Embedded Charts Mobile Forms Content As A Service Web Content Management Dynamic Forms Digital Signage