Freigeben von Dateien in Workfront Proof
Sie können Workfront Proof für mehr als nur die Verwaltung von Testsendungen verwenden. Es ist auch eine ideale Lösung für das Speichern und Freigeben von Dateien.
Rechnungsadministratoren, Administratoren, Supervisoren und Manager können Dateien mithilfe von Workfront Proof freigeben. Freigegebene Dateien können mit Tags versehen und in Ordnern organisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Tags in Workfront Proof and Manage Folders in Workfront Proof.
Freigeben einer Datei, wenn Sie sie zu Workfront Proof hinzufügen
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Beginnen Sie mit dem Hinzufügen einer Datei, wie in Hochladen von Dateien und Web-Inhalten in beschrieben Workfront Proof
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Geben Sie auf der Seite New file im Abschnitt Freigeben eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf das Pluszeichen, um den Empfänger hinzuzufügen.
Ihre Kontakte, Gruppen und Partner werden automatisch im Feld Automatische Vervollständigung angezeigt (ohne auf das Pluszeichen zu klicken). Wenn Sie eine Gruppe oder einen Partner im Feld Automatische Vervollständigung auswählen, werden alle Kontakte in dieser Gruppe oder Partnerorganisation angezeigt. Sie können dann die Personen löschen, für die Sie die Datei nicht freigeben möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte Gruppen, und Partnerkonten. -
Sie können keine Rollen für die Personen wählen, die der Datei hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Korrekturabzugsrollen in Workfront Proof. Wenn Sie möchten, dass Benutzer die Datei überprüfen/genehmigen können, müssen Sie sie zuerst in einen Korrekturabzug konvertieren.
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Wenn Sie Benutzern eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Datei senden möchten, stellen Sie sicher, dass Personen per E-Mail benachrichtigen ausgewählt ist.
Sie können auf Benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen klicken, um eine Nachricht einzugeben, die in die E-Mail aufgenommen werden soll.
Der E-Mail-Warnhinweis enthält eine persönliche URL, über die der Benutzer zu einer Seite gelangt, auf der er die Datei herunterladen kann. -
Klicken Sie Datei hochladen.
Freigeben einer bereits hochgeladenen Datei
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Klicken Sie im Dashboard oder in einer beliebigen Ansichtsliste auf Mehr (drei Punkte) ganz rechts in der Datei und klicken Sie dann Dropdown-Menü auf Freigeben.
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Geben Sie in Feld „Datei freigeben eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf das Pluszeichen, um den Empfänger hinzuzufügen.
Ihre Kontakte, Gruppen und Partner werden automatisch im Feld Automatische Vervollständigung angezeigt (ohne auf das Pluszeichen zu klicken). Wenn Sie eine Gruppe oder einen Partner im Feld Automatische Vervollständigung auswählen, werden alle Kontakte in dieser Gruppe oder Partnerorganisation angezeigt. Sie können dann die Personen löschen, für die Sie die Datei nicht freigeben möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte Gruppen, und Partnerkonten. -
Sie können keine Rollen für die Personen wählen, die der Datei hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Korrekturabzugsrollen in Workfront Proof. Wenn Sie möchten, dass Benutzer die Datei überprüfen/genehmigen können, müssen Sie sie zuerst in einen Korrekturabzug konvertieren.
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Wenn Sie Benutzern eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Datei senden möchten, stellen Sie sicher, dass Personen per E-Mail benachrichtigen ausgewählt ist.
Sie können auf Benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen klicken, um eine Nachricht einzugeben, die in die E-Mail aufgenommen werden soll.
Der E-Mail-Warnhinweis enthält eine persönliche URL, über die der Benutzer zu einer Seite gelangt, auf der er die Datei herunterladen kann. -
Klicken Sie auf Freigeben.