Freigeben von Dateien in Workfront Proof
Sie können Workfront Proof für mehr als nur die Verwaltung von Testsendungen. Es ist auch eine ideale Lösung zum Speichern und Freigeben von Dateien.
Rechnungsadministratoren, Administratoren, Supervisoren und Manager können Dateien mithilfe von Workfront Proof. Freigegebene Dateien können mit Tags versehen und in Ordner unterteilt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Tags in Workfront Proof and Manage Folders in Workfront Testversand.
Freigeben einer Datei beim Hinzufügen zu Workfront Proof
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Beginnen Sie mit dem Hinzufügen einer Datei, wie unter Hochladen von Dateien und Webinhalten in Workfront Proof
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Im New file in der Freigeben Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf das Plussymbol, um den Empfänger hinzuzufügen.
Ihre Kontakte, Gruppen und Partner werden automatisch im Feld zur automatischen Vervollständigung angezeigt (ohne auf das Pluszeichen zu klicken). Wenn Sie eine Gruppe oder einen Partner aus dem Feld für die automatische Vervollständigung auswählen, werden alle Kontakte in dieser Gruppe oder Partnerorganisation angezeigt. Sie können dann die Personen löschen, für die Sie die Datei nicht freigeben möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte, Gruppen, und Partnerkonten. -
Sie können keine Rollen für die Personen auswählen, die der Datei hinzugefügt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Proof-Rollen in Workfront Proof. Wenn Sie möchten, dass Benutzer die Datei überprüfen/genehmigen können, müssen Sie sie zunächst in einen Testversand konvertieren.
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Wenn Sie Benutzern eine E-Mail-Warnung zur neuen Datei senden möchten, stellen Sie sicher, dass Personen per E-Mail benachrichtigen ausgewählt ist.
Sie können auf Benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen um eine Nachricht einzugeben, die in die E-Mail aufgenommen werden soll.
Der E-Mail-Warnhinweis enthält eine persönliche URL, über die sie zu einer Seite gelangen, auf die sie die Datei herunterladen können. -
Klicken Datei hochladen.
Freigeben einer bereits hochgeladenen Datei
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Klicken Sie in der Liste Dashboard oder Ansichten auf die Schaltfläche Mehr (drei Punkte) ganz rechts neben der Datei und klicken Sie dann auf Freigeben im Dropdown-Menü.
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Im Diese Datei freigeben eingeben und auf das Plussymbol klicken, um den Empfänger hinzuzufügen.
Ihre Kontakte, Gruppen und Partner werden automatisch im Feld zur automatischen Vervollständigung angezeigt (ohne auf das Pluszeichen zu klicken). Wenn Sie eine Gruppe oder einen Partner aus dem Feld für die automatische Vervollständigung auswählen, werden alle Kontakte in dieser Gruppe oder Partnerorganisation angezeigt. Sie können dann die Personen löschen, für die Sie die Datei nicht freigeben möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte, Gruppen, und Partnerkonten. -
Sie können keine Rollen für die Personen auswählen, die der Datei hinzugefügt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Proof-Rollen in Workfront Proof. Wenn Sie möchten, dass Benutzer die Datei überprüfen/genehmigen können, müssen Sie sie zunächst in einen Testversand konvertieren.
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Wenn Sie Benutzern eine E-Mail-Warnung zur neuen Datei senden möchten, stellen Sie sicher, dass Personen per E-Mail benachrichtigen ausgewählt ist.
Sie können auf Benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen um eine Nachricht einzugeben, die in die E-Mail aufgenommen werden soll.
Der E-Mail-Warnhinweis enthält eine persönliche URL, über die sie zu einer Seite gelangen, auf die sie die Datei herunterladen können. -
Klicken Freigeben.