E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen in Workfront Proof konfigurieren
E-Mail-Benachrichtigungen informieren Mitarbeiter über die letzten Aktivitäten bei Testsendungen, wie Kommentare, Antworten oder Entscheidungen.
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für Prüfer in den folgenden Bereichen einrichten:
E-Mail-Benachrichtigungen für Prüfer können auf der Seite Neuer Testversand , Seite Neue Version festgelegt und im Abschnitt Workflow der Seite Testversanddetails verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Testsendungen in Workfront Proof
- Neue Testseite
- Die Seite Neue Version
- Der Abschnitt Workflow auf der Seite Testversand-Details .
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Testsendungen in Workfront Proof
Jeder Benutzer kann auch seine eigenen E-Mail-Warnungseinstellungen festlegen, die automatisch angewendet werden, wenn ein Testversand für ihn freigegeben wird, wenn die Mitwirkenden ihre Voreinstellungen haben oder Kontoadministratoren ihre Empfehlung zur Häufigkeit der Warnungen erhalten. Dies kann auf den Detailseiten der Benutzer als Testversand-Standard festgelegt werden.
Jeder Benutzer kann auch seine eigenen E-Mail-Warneinstellungen festlegen, die automatisch angewendet werden, wenn ein Testversand für ihn freigegeben wird.
Benutzer mit den Profilen Administrator oder Rechnungsadministrator können die Testversandstandards auch für andere Benutzer in ihrem Konto in den Kontoeinstellungen festlegen.
Weitere Informationen zu Profilen finden Sie unter Profile für Testberechtigungen in Workfront Proof.
Zugriffsanforderungen
Sie müssen über folgenden Zugriff verfügen, um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können:
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Produkt | Workfront Proof Standalone |
Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für den Testversand in den persönlichen Einstellungen (Workfront Proof nur Benutzer).
Sie können Testversand-Einstellungen für von Ihnen erstellte Testsendungen konfigurieren.
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Klicken Sie auf Einstellungen > Persönliche Einstellungen.
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Klicken Sie auf die Registerkarte Testversand-Standardwerte .
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Klicken Sie auf Standard-E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen , um sie zu erweitern.
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Wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben den beiden folgenden Einstellungen eine der Optionen aus, die in der unten stehenden Tabelle beschrieben sind.
- Standard-E-Mail-Warnung: Betrifft alle für Sie freigegebenen Testsendungen. Diese Einstellung kann auf der Testversandebene überschrieben werden.
- Standard-E-Mail-Warnung für neue Gastreviewer: Betrifft Reviewer, die zuvor nicht als Kontakte in Ihrem Konto vorhanden waren.
note note NOTE Wenn Sie keine der folgenden Optionen auswählen, sendet Ihnen Workfront Proof eine tägliche Zusammenfassung der Aktivitäten Ihrer Testsendungen. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Alle Aktivitäten Workfront sendet eine E-Mail an den Validierer jedes Mal, wenn eine Aktivität auf dem Testversand ausgeführt wird, z. B. wenn ein neuer Kommentar, eine neue Antwort oder eine neue Entscheidung eingeht.
Dies ist eine großartige Option für die Person, die den Testversand verwaltet, da sie die Aktivität so sehen kann, wie sie ausgeführt wird.
Benutzer erhalten keine E-Mail-Warnung zu ihrer eigenen Aktivität.
Antworten auf meine Kommentare Eine E-Mail wird nur dann an den Validierer gesendet, wenn jemand explizit auf seinen Kommentar antwortet (dabei werden eigene Antworten auf eigene Kommentare ausgeschlossen). Das bedeutet, dass der Validierer nicht benachrichtigt wird, wenn jemand, der den Testversand durchführt, einen neuen Kommentar abgibt.
Diese Einstellung wird Ihren Kunden empfohlen, den Testversand durchzuführen, damit sie über keine weiteren Kommentare zum Testversand informiert und nur über Antworten auf ihre eigenen Kommentare informiert werden.
validierungsverantwortliche Benutzer mit dieser E-Mail-Warnungseinstellung werden zwar nicht über andere neue Kommentare benachrichtigt, können aber dennoch alle Kommentare zum Testversand im Testversand-Viewer anzeigen.
Informationen zu Kommentaren finden Sie unter Anzeigen und Antworten auf Testkommentare.
Entscheidungen Workfront sendet eine E-Mail nur dann an den Validierer, wenn jemand eine Entscheidung trifft.
Dies kann für die Person nützlich sein, die den Validierungsprozess verwaltet (z. B. einen Projektmanager), und muss den Fortschritt des Testversands überwachen und sehen, welche Benutzer ihre Entscheidung getroffen haben.
Sie werden nicht über Ihre eigene Entscheidung informiert, es sei denn, Sie wählen beim Senden Ihrer Entscheidung eine E-Mail-Bestätigungsoption aus.
Endbeschluss Workfront sendet eine E-Mail, wenn der letzte Validierer des Testversands seine Entscheidung getroffen hat.
Dieser Warnhinweis wird häufig vom Designer verwendet, der normalerweise nicht an der eigentlichen Reviewdiskussion teilnehmen muss. Wenn die endgültige Entscheidung getroffen wird, wird der Designer benachrichtigt und kann dann alle notwendigen Änderungen vornehmen.
Dieser Warnhinweis kann auch für einen Abteilungsleiter nützlich sein, der nur benachrichtigt werden muss, wenn der Überprüfungsprozess abgeschlossen ist.
Stündliche Zusammenfassung Workfront sendet stündlich eine E-Mail mit einer Zusammenfassung aller Kommentare, Antworten und Entscheidungen, die in der entsprechenden Stunde getroffen wurden.
Die E-Mail wird nur gesendet, wenn neben Ihrer eigenen Aktivität innerhalb der letzten Stunde stattgefunden hat.
Mit diesem Warnhinweis können Sie einen Überblick über das Projekt erhalten.
Ein Anwendungsbeispiel für diese Zusammenfassung ist ein Senior Reviewer, der einen Überblick über das Projekt benötigt, aber nicht sofort über alle Aktivitäten auf dem Testversand benachrichtigt werden muss.
Tägliche Zusammenfassung Workfront sendet eine E-Mail mit allen Kommentaren, Antworten und Entscheidungen, die nur an Tagen aufgelistet sind, an denen neben Ihrer eigenen Aktivität Aktivitäten vorhanden sind.
Mit diesem Warnhinweis können Sie eine Zusammenfassung des Projekts anzeigen, ohne über den gesamten Tag hinweg durch mehrere Aktualisierungen überlastet zu sein.
Ein Anwendungsbeispiel für diese Zusammenfassung ist ein Abteilungsleiter, der den Gesamtfortschritt des Projekts überwachen möchte.
Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigungen für Testversand-Kommentare und -Entscheidungen verwalten.
Keine E-Mail Workfront sendet keine E-Mail-Warnungen.
Dies ist für eine Person nützlich, die einem Testversand nur zu Referenzzwecken hinzugefügt wird und nicht über Änderungen benachrichtigt werden muss.Der Systemstandard lautet Daily summary (auch als Not Set bezeichnet). Wenn Sie oder Ihre Validierer keine anderen Änderungen vornehmen, haben alle Testsendungen diese Einstellung.
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Ändern Sie Folgendes:
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Ändern Sie unter Nachrichteneinstellungen eine der folgenden Optionen:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Testvorlage Beschreibung Vorlage für Testversand des Betreffs Wird auf der Seite Neuer Testversand , Neue Version , Nachrichtenseite und Remind angezeigt. Kann bearbeitet werden, bevor es gesendet wird. Vorlage für Testversand-Nachricht Wird auf der Seite Neuer Testversand , Neue Version , Nachrichten und Erinnerung angezeigt. Kann bearbeitet werden, bevor es gesendet wird.
E-Mail-Warnungen für einen Empfänger ändern
Sie können E-Mail-Warnungen für einen bestimmten Empfänger in einer Batch-Aktion ändern.
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Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Kontakte .
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Klicken Sie für den Empfänger auf das Menü Mehr und dann im Dropdown-Menü auf Details zum Mitglied anzeigen .
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Öffnen Sie den Abschnitt Freigegebene Elemente .
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben jedem Element, für das Sie den E-Mail-Warnhinweis ändern möchten.
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Klicken Sie oberhalb der Liste der freigegebenen Elemente auf Mehr und dann im Dropdown-Menü auf E-Mail-Warnhinweis ändern .
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Ändern Sie den E-Mail-Warnhinweis und klicken Sie dann auf Senden.
Konfigurieren der Standardwerte für den Testversand eines Benutzers
Wenn Sie ein Workfront Proof -Administrator sind, können Sie für Benutzer in Ihrem Konto Testversandstandards festlegen.
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Klicken Sie auf Einstellungen > Kontoeinstellungen.
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Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer .
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Öffnen Sie das Menü Mehr
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Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Benutzerdetails anzeigen .
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Klicken Sie unter Einstellungen auf Standardmäßige E-Mail-Warnhinweiseinstellungen , um sie zu erweitern.
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Wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben den beiden folgenden Einstellungen eine der Optionen aus, die in der folgenden Tabelle beschrieben sind:
- Standard-E-Mail-Warnung: Betrifft alle für Sie freigegebenen Testsendungen. Diese Einstellung kann auf der Testversandebene überschrieben werden.
- Standard-E-Mail-Warnung für neue Gastreviewer: Betrifft Reviewer, die zuvor nicht als Kontakte in Ihrem Konto vorhanden waren.
note note NOTE Wenn Sie keine der folgenden Optionen für einen Benutzer auswählen, sendet Workfront Proof eine tägliche Zusammenfassung der Aktivitäten in seinen Testsendungen. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Alle Aktivitäten Workfront sendet eine E-Mail an den Validierer, sobald eine Aktivität im Testversand vorhanden ist, z. B. einen neuen Kommentar, eine Antwort oder eine neue Entscheidung.
Dies ist eine großartige Option für die Person, die den Testversand verwaltet, da sie die Aktivität so sehen kann, wie sie ausgeführt wird.
Benutzer erhalten keine E-Mail-Warnung zu ihrer eigenen Aktivität.
Antworten auf meine Kommentare Eine E-Mail wird nur dann an den Validierer gesendet, wenn jemand explizit auf seinen Kommentar antwortet (dabei werden eigene Antworten auf eigene Kommentare ausgeschlossen). Das bedeutet, dass der Validierer nicht benachrichtigt wird, wenn jemand, der den Testversand durchführt, einen neuen Kommentar abgibt.
Diese Einstellung wird Ihren Kunden empfohlen, den Testversand durchzuführen, damit sie über keine weiteren Kommentare zum Testversand informiert und nur über Antworten auf ihre eigenen Kommentare informiert werden.
validierungsverantwortliche Benutzer mit dieser E-Mail-Warnungseinstellung werden zwar nicht über andere neue Kommentare benachrichtigt, können aber dennoch alle Kommentare zum Testversand im Testversand-Viewer anzeigen.
Informationen zu Kommentaren finden Sie unter Anzeigen und Antworten auf Testkommentare.
Entscheidungen Workfront sendet eine E-Mail nur dann an den Validierer, wenn jemand eine Entscheidung trifft.
Dies kann für die Person nützlich sein, die den Validierungsprozess verwaltet (z. B. einen Projektmanager), und muss den Fortschritt des Testversands überwachen und sehen, welche Benutzer ihre Entscheidung getroffen haben.
Sie werden nicht über Ihre eigene Entscheidung informiert, es sei denn, Sie wählen beim Senden Ihrer Entscheidung eine E-Mail-Bestätigungsoption aus.
Endbeschluss Workfront sendet eine E-Mail, wenn der letzte Validierer des Testversands seine Entscheidung getroffen hat.
Dieser Warnhinweis wird häufig vom Designer verwendet, der normalerweise nicht an der eigentlichen Reviewdiskussion teilnehmen muss. Wenn die endgültige Entscheidung getroffen wird, wird der Designer benachrichtigt und kann dann alle notwendigen Änderungen vornehmen.
Dieser Warnhinweis kann auch für einen Abteilungsleiter nützlich sein, der nur benachrichtigt werden muss, wenn der Überprüfungsprozess abgeschlossen ist.
Stündliche Zusammenfassung Workfront sendet stündlich eine E-Mail mit einer Zusammenfassung aller Kommentare, Antworten und Entscheidungen, die in der entsprechenden Stunde getroffen wurden.
Die E-Mail wird nur gesendet, wenn neben Ihrer eigenen Aktivität innerhalb der letzten Stunde stattgefunden hat.
Mit diesem Warnhinweis können Sie einen Überblick über das Projekt erhalten.
Ein Anwendungsbeispiel für diese Zusammenfassung ist ein Senior Reviewer, der einen Überblick über das Projekt benötigt, aber nicht sofort über alle Aktivitäten auf dem Testversand benachrichtigt werden muss.
Tägliche Zusammenfassung Workfront sendet eine E-Mail mit allen Kommentaren, Antworten und Entscheidungen, die nur an Tagen aufgelistet sind, an denen neben Ihrer eigenen Aktivität Aktivitäten vorhanden sind.
Mit diesem Warnhinweis können Sie eine Zusammenfassung des Projekts anzeigen, ohne über den gesamten Tag hinweg durch mehrere Aktualisierungen überlastet zu sein.
Ein Anwendungsbeispiel für diese Zusammenfassung ist ein Abteilungsleiter, der den Gesamtfortschritt des Projekts überwachen möchte.
Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigungen für Testversand-Kommentare und -Entscheidungen verwalten.
Keine E-Mail Workfront sendet keine E-Mail-Warnungen.
Dies ist für eine Person nützlich, die einem Testversand nur zu Referenzzwecken hinzugefügt wird und nicht über Änderungen benachrichtigt werden muss.Der Systemstandard lautet Daily summary (auch als Not Set bezeichnet). Wenn Sie oder Ihre Validierer keine anderen Änderungen vornehmen, haben alle Testsendungen diese Einstellung.
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Ändern Sie in den restlichen Einstellungen für den Standard-E-Mail-Warnhinweis eine der folgenden Optionen:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header E-Mail-Bestätigung, wenn Testsendungen abgeschlossen sind Geben Sie an, ob Sie beim Erstellen eines Testversands eine Testversand-E-Mail erhalten möchten. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail zum Testversand . Format der an mich gesendeten E-Mails Wählen Sie zwischen HTML formatierten E-Mails und Nur Text-E-Mails.
NOTIZ
Die Standardeinstellungen für die Prüfung werden von den Einstellungen auf der Testversandebene überschrieben. Wenn jedoch in den Einstellungen für Konto die E-Mail-Benachrichtigungen zum Testversand für das gesamte Konto deaktiviert sind, werden keine E-Mail-Warnungen an die Mitwirkenden gesendet, selbst wenn in Testsendungen der Warnhinweis für deaktivierte E-Mails nicht ausgewählt wurde.