Erstellen von Rechnungsdatensätzen
Zusätzlich zur Einrichtung von Umsatz- und Tracking-Ausgaben können Sie in einem Projekt Abrechnungsdatensätze für Informationen erstellen, die in Rechnung gestellt werden müssen.
Rechnungsdatensätze für Aufgaben können nicht erstellt werden. Sie können nur Rechnungsdatensätze für Projekte erstellen.
Zugriffsanforderungen
Sie müssen über folgenden Zugriff verfügen, um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können:
*Wenden Sie sich an Ihren Workfront-Administrator, um zu erfahren, welchen Plan, welchen Lizenztyp oder welchen Zugriff Sie haben.
Übersicht über Rechnungsdatensätze
Rechnungsdatensätze werden als Anhänge zu einem Projekt erstellt und enthalten Finanzdaten aus dem Projekt sowie einige Finanzinformationen zu den Aufgaben in einem Projekt.
Beachten Sie bei der Planung der Verwendung von Rechnungsdatensätzen Folgendes:
-
Sie erstellen einen Rechnungsdatensatz, wenn Sie einen mit dem Projekt verbundenen Geldbetrag einem externen Anbieter oder Partner in Rechnung stellen möchten. Neben der Abrechnung eines festen Betrags an eine externe Quelle gibt es auch Fälle, in denen Sie die Arbeitszeit für das Projekt (von angemeldeten Stunden) einem externen Auftragnehmer sowie die angefallenen Ausgaben oder die Höhe der festen Einnahmen abrechnen müssen. Sie können alle diese Informationen in denselben Rechnungsdatensatz aufnehmen.
-
Sobald ein Rechnungsdatensatz auf "Abgerechnet"gesetzt ist, kann er nicht mehr bearbeitet werden.
note important IMPORTANT Dies ist wichtig, wenn Ihre Tarife variieren und Sie die Umsatz- und Ausgabedaten in Ihrem Projekt speichern möchten. Wenn Sie ihn zu einem Rechnungsdatensatz hinzufügen und ihn als "Abgerechnet"markieren, wird verhindert, dass er aktualisiert wird, wenn die Preise in Ihrem System aktualisiert werden. -
Ein Projekt mit Rechnungsdatensätzen, die als "Abgerechnet"gekennzeichnet wurden, kann nicht gelöscht werden.
Erstellen eines Rechnungsdatensatzes
-
Navigieren Sie zu einem Projekt.
-
Klicken Sie im linken Bereich auf Rechnungsdatensätze .
Dieser Abschnitt befindet sich möglicherweise unter "Mehr anzeigen".
-
Klicken Sie bei ausgewähltem Rechnungsdatensatz-Details im linken Bereich auf Neuer Rechnungsdatensatz.
-
Geben Sie im angezeigten Feld Neuer Rechnungsdatensatz die folgenden Informationen an:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header Beschreibung Dies ist ein erforderliches Feld. Geben Sie eine Beschreibung für den Rechnungsdatensatz an, um den Zweck oder die Absicht für diesen Datensatz widerzuspiegeln. Fakturastatus Wählen Sie Nicht abgerechnet aus, wenn dieser Datensatz noch nicht abgerechnet wurde.
Wählen Sie Abgerechnet aus, wenn der Abrechnungsdatensatz in Rechnung gestellt wird.
Fakturierungsdatum Wählen Sie durch Klicken auf das Kalendersymbol das Datum für die Abrechnung dieses Abrechnungsdatensatzes aus. Bestellnummer Wenn diesem Rechnungsdatensatz eine Bestellnummer zugeordnet ist, geben Sie diese Informationen in dieses Feld ein. Rechnungsnummer Wenn diesem Rechnungsdatensatz eine Rechnung zugeordnet ist, geben Sie diese Informationen in dieses Feld ein. Zusätzlicher Betrag Geben Sie den festen Betrag Ihres Rechnungsdatensatzes ein. Dies ist der Betrag, den Sie einem externen Kunden, Auftragnehmer oder Partner für dieses Projekt in Rechnung stellen möchten. Dieser Betrag kann nicht geändert werden, nachdem der Status des Rechnungsdatensatzes in "Abgerechnet"geändert wurde. -
(Optional) Wählen Sie unter Benutzerdefinierter Forms ein benutzerdefiniertes Formular für die Rechnungsstellung für Datensätze aus, das Sie zum Rechnungsdatensatz hinzufügen möchten.
Sie (oder ein anderer Benutzer mit Zugriff auf benutzerdefinierte Formulare) müssen ein benutzerdefiniertes Formular für die Rechnungsstellung erstellen, bevor Sie es hier auswählen können. In der Liste werden nur aktive benutzerdefinierte Formulare angezeigt. Weitere Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Formulare finden Sie unter Erstellen eines benutzerdefinierten Formulars.
Sie können diesen Schritt wiederholen, um andere benutzerdefinierte Formulare hinzuzufügen, die Sie für den Rechnungsdatensatz benötigen.
-
Klicken Sie auf Speichern.
Der Rechnungsdatensatz wird erstellt. Um abrechenbare Stunden, Ausgaben und feste Umsätze in den Rechnungsdatensatz aufzunehmen, führen Sie die im folgenden Unterabschnitt beschriebenen Schritte aus.
Rechnungszeit, Ausgaben und Festeinnahmen in einen Rechnungsdatensatz einbeziehen
Rechnungszeiten in einen Rechnungsdatensatz einbeziehen include-billable-hours-in-a-billing-record
Sie können Stunden, die bei Aufgaben, Problemen oder dem Projekt protokolliert wurden, in Ihre Rechnungsdatensätze aufnehmen.
Wenn der Benutzer, der die Stunden oder seine Primäre Auftragsrolle protokolliert, mit einer Abrechnungsrate pro Stunde verknüpft ist, wird der Umsatz aus diesen Stunden zum Rechnungsdatensatz hinzugefügt.
Welche Stunden können einem Abrechnungsdatensatz hinzugefügt werden? what-hours-can-be-added-to-a-billing-record
Sie können einem Rechnungsdatensatz Stunden hinzufügen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
-
Aufgaben, Probleme oder das Projekt sind Stunden protokolliert.
-
Der Stunden-Typ der protokollierten Stunden wird als "Umsatz zählen"markiert.
Weitere Informationen zu den Stundentypen finden Sie im Artikel Verwalten von Stundentypen.
-
Alle Stunden, die für Probleme oder das Projekt protokolliert werden, können zu einem Rechnungsdatensatz hinzugefügt werden, wenn dem Benutzer, der die Zeit protokolliert, eine Abrechnungsrate pro Stunde oder ihre Primäre Auftragsrolle zugeordnet ist.
-
Wenn die Stunden bei einer Aufgabe protokolliert werden, muss die Aufgabe den folgenden Umsatztyp aufweisen:
-
Der Umsatztyp kann nicht auf Nicht abrechenbar gesetzt werden.
-
Wenn der Umsatztyp auf "Benutzer stündlich"festgelegt ist, muss der Benutzer, der die Zeit protokolliert, über eine Abrechnungsrate pro Stunde in seinem Profil verfügen.
-
Wenn der Umsatztyp auf Stündliche Rolle festgelegt ist, muss die Primäre Rolle des Benutzers, der die Zeit protokolliert, über eine Abrechnungsrate pro Stunde verfügen.
note note NOTE Sie können die Abrechnungsraten für Stellenrollen auf Projektebene überschreiben.
Weitere Informationen zum Außerkraftsetzen der Abrechnungsraten für Stellenrollen finden Sie im Abschnitt "Außerkraftsetzen der Abrechnungsraten für Auftragsrollen auf Projektebene"im Artikel Überblick über die Überschreiben der Abrechnungsraten für Auftragsrollen und Berechnung des Umsatzes für ein Projekt.
-
-
Wenn unter "Projekteinstellungen"die Option "Genehmigung der Zeit für dieses Projekt erforderlich"aktiviert ist, muss der Projektinhaber die protokollierten Stunden genehmigen.
Weitere Informationen zum Anfordern einer Genehmigung für Projektzeiten finden Sie im Artikel Anfordern der Zeit für die Genehmigung eines Projekts.
Hinzufügen von Stunden zu einem Rechnungsdatensatz add-hours-to-a-billing-record
So fügen Sie einem Rechnungsdatensatz abrechnungsfähige Stunden hinzu:
-
Wechseln Sie zum Projekt mit den Rechnungsdatensätzen.
-
Klicken Sie im linken Bereich auf Rechnungsdatensätze .
Dieser Abschnitt befindet sich möglicherweise unter "Mehr anzeigen".
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Beschreibung eines Abrechnungsdatensatzes, um die Registerkarte Rechnungsstellungsdetails für Datensatz zu öffnen.
-
Klicken Sie im linken Bereich auf Abrechenbare Stunden .
-
Wenn Stunden in einem Rechnungsdatensatz enthalten sein können, klicken Sie auf Stunden hinzufügen.
Das Feld Abrechenbare Stunden hinzufügen wird geöffnet.note note NOTE Wenn keine Stunden protokolliert werden oder die protokollierten Stunden nicht die Bedingungen erfüllen, die zum Rechnungsdatensatz hinzugefügt werden müssen, wird die Schaltfläche Stunden hinzufügen nicht angezeigt. Weitere Informationen dazu, welche Stunden für einen Rechnungsdatensatz protokolliert werden können, finden Sie im Abschnitt Welche Stunden können einem Rechnungsdatensatz hinzugefügt werden in diesem Artikel. -
Wählen Sie die Stundeneinträge aus, die Sie in den Rechnungsdatensatz aufnehmen möchten, und klicken Sie auf Stunden hinzufügen.
Die tatsächlichen Kosten der Stunden werden als Betrag von Rechnungsstunden dem Betrag von Rechnungsdatensatz insgesamt hinzugefügt. -
(Optional) Klicken Sie auf Rechnungseinstellungsdetails , um die Beträge für die Rechnungsstunden und für die Rechnungseinstellungssumme zu überprüfen. Sie können auch die Gesamtsumme des Rechnungsdatensatzes in der Kopfzeile des Rechnungsdatensatzes sehen.
Abrechenbare Ausgaben in einen Abrechnungsdatensatz einbeziehen include-billable-expenses-in-a-billing-record
Wenn Sie dem Rechnungsdatensatz abrechenbare Ausgaben hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Ausgaben für die Aufgaben und das Projekt als abrechnungsfähig markiert sind. Ausgaben, die nicht als "Abrechenbar"gekennzeichnet sind, können in einem Rechnungsdatensatz nicht hinzugefügt werden. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Ausgaben finden Sie im Artikel Verwalten von Projektausgaben.
So fügen Sie einem Rechnungsdatensatz abrechnungsfähige Ausgaben hinzu:
-
Wechseln Sie zum Projekt mit den Rechnungsdatensätzen.
-
Klicken Sie im linken Bereich auf Rechnungsdatensätze .
Möglicherweise müssen Sie auf Mehr anzeigen und dann auf Rechnungseinträge klicken.
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Beschreibung eines Abrechnungsdatensatzes, um die Registerkarte Rechnungsstellungsdetails für Datensatz zu öffnen.
-
Klicken Sie im linken Bereich auf Abrechenbare Ausgaben .
-
(Bedingt) Wenn Sie Ihren Aufgaben oder dem Projekt Ausgaben hinzugefügt und diese als "Abrechenbar"gekennzeichnet haben, klicken Sie auf Ausgaben hinzufügen.
note note NOTE Wenn Sie Ausgaben haben, diese jedoch nicht als "Abrechenbar"gekennzeichnet sind, wird die Schaltfläche Ausgaben hinzufügen nicht angezeigt. Nur abrechenbare Ausgaben mit einem tatsächlichen Betrag von mehr als null sind berechtigt, in einen Abrechnungsbericht aufgenommen zu werden. -
Wählen Sie die Rechnungskosten aus, die dem Rechnungsdatensatz hinzugefügt werden können, und klicken Sie dann auf Ausgaben hinzufügen.
Der tatsächliche Betrag der Ausgaben wird als Betrag Abrechenbare Ausgaben in den Betrag Rechnungsdatensatz insgesamt eingefügt. -
(Optional) Klicken Sie auf Rechnungseinstellungsdetails , um die Beträge für die Rechnungskosten und die Rechnungseintragssumme zu überprüfen. Sie können auch die Gesamtsumme des Rechnungsdatensatzes in der Kopfzeile des Rechnungsdatensatzes sehen.
Feste Umsätze in einen Rechnungsdatensatz einbeziehen include-fixed-revenues-in-a-billing-record
Sie können Ihren Rechnungsdatensätzen feste Umsätze hinzufügen, wenn Sie über Aufgaben verfügen, für die feste Umsätze verfügbar sind. Es sind keine anderen Arten von Aufgaben oder Projektumsätzen verfügbar, die in einem Rechnungsdatensatz hinzugefügt werden können. Weitere Informationen zu Umsatztypen finden Sie im Abschnitt Übersicht über Abrechnung und Umsatz in der Übersicht über Abrechnung und Umsatz.
So fügen Sie einem Rechnungsdatensatz feste Einnahmen hinzu:
-
Wechseln Sie zum Projekt mit den Rechnungsdatensätzen.
-
Klicken Sie im linken Bereich auf Rechnungsdatensätze .
Möglicherweise müssen Sie auf Mehr anzeigen und dann auf Rechnungseinträge klicken.
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Beschreibung eines Abrechnungsdatensatzes, um die Registerkarte Rechnungsstellungsdetails für Datensatz zu öffnen.
-
Wählen Sie die Registerkarte Feste Umsätze aus.
-
Wenn Sie feste Umsätze zu Ihren Aufgaben hinzugefügt haben, klicken Sie auf Feste Umsätze hinzufügen.
note note NOTE Wenn Sie Umsatzsummen für Aufgaben haben, diese jedoch nicht als "Fest"markiert sind, wird die Schaltfläche Fest Umsatz hinzufügen nicht angezeigt. -
Wählen Sie die Aufgaben aus, deren feste Einnahmen Sie in den Rechnungsdatensatz aufnehmen möchten, und klicken Sie dann auf Aufgaben hinzufügen.
Der Betrag Fester Umsatz der Aufgaben wird hinzugefügt, da der Betrag Abrechenbare Einnahmen dem Betrag Abrechnungsdatensatz insgesamt entspricht. -
(Optional) Klicken Sie auf Rechnungsdatensatzdetails , um die Beträge Abrechenbare Umsätze und Abrechnungsdatensätze insgesamt zu überprüfen. Sie können auch die Gesamtsumme des Rechnungsdatensatzes in der Kopfzeile des Rechnungsdatensatzes sehen.
Rechnungsdatensatz bearbeiten
Nachdem Sie einen Abrechnungsdatensatz erstellt haben und Stunden, Ausgaben und Umsätze in den Abrechnungsdatensatz eingeschlossen haben, können Sie einige Informationen zum vorhandenen Datensatz bearbeiten, bevor er als Abgerechnet markiert wird.
-
Wechseln Sie zum Rechnungsdatensatz.
-
Wenn im linken Bereich Rechnungsdatensatzdetails ausgewählt ist, bearbeiten Sie Informationen in allen verfügbaren Feldern
Oder
Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Bearbeiten
Aktualisieren Sie Folgendes:
-
Beschreibung
-
Rechnungsstatus
note tip TIP Wenn Sie für den Abrechnungsstatus Abgerechnet auswählen, kann der Abrechnungsdatensatz nach dem Speichern Ihrer Änderungen nicht bearbeitet werden. -
Abrechnungsdatum
-
Bestellnummer
-
Rechnungskennung
-
Zusätzlicher Betrag
Die folgenden Felder stehen nicht zur Bearbeitung zur Verfügung:
-
Abrechenbare Stunden: Die Gesamtsumme des tatsächlichen Umsatzes der Stunden, die im Abrechnungsdatensatz enthalten sind. Weitere Informationen zum Einbeziehen von Stunden in einen Abrechnungsdatensatz finden Sie im Abschnitt Abrechenbare Stunden in einen Abrechnungsdatensatz einschließen in diesem Artikel.
-
Abrechenbare Ausgaben: Der Gesamtbetrag der tatsächlichen Summe der im Rechnungsdatensatz enthaltenen abrechnungsfähigen Ausgaben. Weitere Informationen zum Einbeziehen von abrechnungsfähigen Ausgaben in einen Abrechnungsdatensatz finden Sie im Abschnitt Abrechenbare Ausgaben in einen Abrechnungsdatensatz einschließen in diesem Artikel.
-
Abrechenbare Umsätze: Die Gesamtsumme des Festumsatzes der im Abrechnungsdatensatz enthaltenen Aufgaben. Weitere Informationen zum Einbeziehen von festen Umsätzen in einen Rechnungsdatensatz finden Sie im Abschnitt Feste Umsätze in einen Rechnungsdatensatz einbeziehen in diesem Artikel.
-
Rechnungssumme der Datensätze insgesamt: Die Summe aller abrechnungsfähigen Beträge. Dies wird anhand der folgenden Formel berechnet:
code language-none Included Hourly Revenue (Billable Hours) + Included Expenses (Billable Expenses) + Included Fixed Revenue (Billable Revenues) + Fixed Amount for Other Billable Items (Additional Amount)
-
-
Klicken Sie auf SpeichernÄnderungen*.