Ausgehende Workflows

Ein ausgehender Workflow ist eine zielgesteuerte Outreach-Kadenz. Definieren Sie die Zielgruppen- und Zielgruppenkriterien. KI schlägt dann eine Multi-Touch-Kadenz vor und schreibt für jeden Interessenten personalisierten E-Mail-Inhalt. Bevor Sie die Kadenz aktivieren, überprüfen und genehmigen Sie jede E-Mail.

Ein ausgehender Workflow verbindet vier Elemente:

Die KI verwendet das Ziel, Zielgruppenfilter vorzuschlagen, die Kadenz zu entwerfen, Touchpoint-Eingabeaufforderungen zu entwerfen und jede generierte E-Mail zu personalisieren.

Schlüsselkonzepte

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie einen ausgehenden Workflow erstellen, generierte E-Mails überprüfen, Interessenten genehmigen und ausgehende Workflows verwalten.

Ausgehenden Workflow erstellen

Durch die kompakte Konfiguration wird die Workflow-Einrichtung rund um das Ziel, die Zielgruppenbestimmung, die Touchpoints und die Einstellungen organisiert. Verwenden Sie die Abschnittsnavigation, um zwischen ihnen zu wechseln. Fügen Sie nach dem Speichern des Workflows Interessenten hinzu, um ihre E-Mails zu generieren.

Admins können den ausgehenden Workflow einem Teamkollegen anstelle sich selbst zuweisen. Wählen Sie vor dem Starten des Workflows Benutzer zuweisen aus der Dropdown-Liste aus und wählen Sie den Teamkollegen aus.

Definieren des Ziels step-1-define-your-goal

Das Ziel definiert das beabsichtigte Ergebnis und leitet Targeting, Kadenz und E-Mail-Generierung an.

Geben Sie ein spezifisches Ergebnis im Ziel an. Geben Sie beispielsweise Book a 15-minute discovery call with marketing leaders evaluating campaign automation anstelle von Promote campaign automation ein.

Die KI behält Anforderungen im Ziel genau in den generierten Touchpoints bei. Schließen Sie exakte Sätze, erforderliche Anfangs- oder Schlusszeilen, benannte Sitzungen und Datumsangaben oder eine bestimmte Struktur ein, wenn der generierte Inhalt diese beibehalten muss.

Zielgruppenbestimmungsfilter konfigurieren step-2-configure-targeting-filters

Zielgruppenbestimmungsfilter definieren, welche potenziellen Kunden infrage kommen. Wenn Sie später Interessenten hinzufügen, werden nur die Interessenten in der Auswahlliste angezeigt, die diesen Filtern entsprechen.

Beschreiben Sie die CRM-Leads oder -Kontakte, die Sie erreichen möchten, in einfacher Sprache. Geben Sie beispielsweise Contacts with open opportunities closing in the next 30 days ein, oder verwenden Sie eine integrierte Beispielaufforderung, um zu beginnen. Adobe Marketo Qualifier konvertiert die Beschreibung in Filter, die Sie vor dem Speichern überprüfen und bearbeiten können. Wenn ein Teil der Beschreibung nicht in einen Filter konvertiert werden kann, wird er so gekennzeichnet, dass Sie die Bedingung überprüfen können, anstatt sie unwissentlich auszuschließen.

Der Filter-Builder verwendet dasselbe Erlebnis wie Marketing-Filter auf der Seite „Interessenten“. Verwenden Sie sie, um Bedingungen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Beim Targeting können Aktivitätstyp, Score, Bewertung und andere verfügbare Attribute verwendet werden. Kombinieren Sie Kriterien mit AND oder OR und verwenden Sie Operatoren wie „ist gleich“, „enthält“, „größer als“, „kleiner als“ und „zwischen“.

Jeder Filter aus den Leads und Kontakte Listen kann bei der Zielgruppenbestimmung verwendet werden, einschließlich Kontofeldern, Opportunity-Feldern, Status ausgehender Workflows und Kontaktkategorien wie Meine Opportunity-Kontakte. Administratoren wählen aus, welche CRM-Felder in der -Zuordnung gefiltert werden ​.

Alle Zielgruppenfilter werden im Workflow gespeichert und beim Hinzufügen von potenziellen Kunden automatisch angewendet. Agentenvorschläge Verwenden Sie denselben vollständigen Satz von Filtern, sodass die empfohlenen potenziellen Kunden Ihren Zielgruppenkriterien entsprechen.

Interessenten automatisch über Marketing-Highlights registrieren

Ein ausgehender Workflow kann die Aktivität „Live-Marketing-Highlights“ anhand der Zielgruppenkriterien bewerten. Wenn die Aktivität übereinstimmt, löst Marketo Qualifier den CRM-Inhaber des Interessenten per E-Mail auf und registriert den Interessenten nur in einem geeigneten Workflow, der zu diesem Mitarbeiter gehört.

Die automatische Registrierung folgt dieser Sequenz:

Wenn sich bereits ein anderer Mitarbeiter an den Interessenten wendet, wird Marketo Qualifier eine Warnung angezeigt, bevor die doppelte Kontaktaufnahme beginnt.

Konfigurieren von Touchpoints step-3-generate-and-review-touchpoints

Nach der Konfiguration analysiert die KI das Ziel und die Kriterien für die Zielgruppenbestimmung, definiert die Kadenz und gibt für jeden Touchpoint eine Eingabeaufforderung aus. Die Kadenz kann E-Mail-, Telefonanruf- und LinkedInMail-Schritte umfassen.

Die Touchpoints verwenden ein Sequenz-Layout, das die Reihenfolge der Schritte einfach zu scannen macht.

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Um die Eingabeaufforderung zu lesen, erweitern Sie einen E-Mail-Touchpoint. Die Eingabeaufforderung leitet die KI beim Schreiben der E-Mails jedes Interessenten, einschließlich Ton, Länge, Fokus und call to action.

Durch die Eingabe eines Schrägstrichs / die Liste der definierten Token angezeigt, die Sie zur Personalisierung der E-Mail verwenden können.

Kadenz neu erzeugen

Wenn die Kadenz nicht das ist, was Sie möchten, wählen Sie Regenerieren und geben Sie eine Verfeinerungsanweisung ein. Beispiel:

KI schreibt die gesamte Kadenz auf Grundlage Ihrer Anweisungen um. Um einen E-Mail-Touchpoint anzupassen, bearbeiten Sie seine Eingabeaufforderung, anstatt die gesamte Kadenz neu zu generieren.

Festlegen einer Touchpoint-Verzögerung in Tagen, Stunden und Minuten. Legen Sie die Tage, Stunden und Minuten fest, die nach der Registrierung oder dem Abschluss des vorherigen Touchpoints ohne Wartezeit an den Touchpoint 0 werden sollen. Verwenden Sie eine längere Verzögerung, um später Touchpoints innerhalb der Kadenz zu platzieren.

Wissenszentrum in Eingabeaufforderungen verwenden

Wenn Ihr Unternehmen ein Playbook für Wissenscenter erstellt hat, verweisen Sie in der Eingabeaufforderung darauf. Benennen Sie das Dokument und beschreiben Sie den zu verwendenden Kontext. Geben Sie beispielsweise Use the ABC positioning guide from the Knowledge Center and focus on the security value proposition ein.

Wenn Kadenz und Eingabeaufforderungen fertig sind, fahren Sie mit den Einstellungen fort.

Verfeinern Sie die Touchpoint-Eingabeaufforderungen vor dem Generieren von E-Mails potenzieller Kundinnen und Kunden. KI verwendet diese Eingabeaufforderungen für jeden ausgewählten Interessenten.

Konfigurieren der Einstellungen für ausgehende Workflows step-4-configure-outbound-workflow-settings

Der Einstellungen steuert, wie der ausgehende Workflow ausgeführt wird.

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Um das Sendefenster, die Zeitzone, die Tage, die Folge- und Abwesenheitsregeln, die Sichtbarkeit und die Vorschlagskadenz auf ihre Standardwerte zurückzusetzen, aktivieren Sie Auf Standardeinstellungen zurücksetzen. Der Name des ausgehenden Workflows bleibt unverändert.

Admins konfigurieren die Opt-out-Fußzeile global, was unabhängig von den Einstellungen des ausgehenden Workflows für ausgehende E-Mails gilt. Siehe Konfigurieren einer globalen E-Mail-Abmeldung.

Interessenten hinzufügen und E-Mail-Generierung starten step-5-add-prospects-and-start-email-generation

Fügen Sie nach dem Speichern Interessenten aus der Auswahlansicht hinzu. Die konfigurierten Zielgruppenfilter werden angewendet.

Sie können Leads auch zu einem vorhandenen ausgehenden Workflow aus einer Liste für intelligente Zielgruppen (Beta)) ​. Überprüfen Sie die ausgewählten Leads und den ausgewählten Workflow, bevor Sie den Vorgang bestätigen. Das Hinzufügen von Leads ersetzt nicht die unten beschriebenen Schritte zur E-Mail-Überprüfung und -Genehmigung.

KI generiert eine personalisierte E-Mail für jeden ausgewählten Interessenten und E-Mail-Touchpoint. Telefon- und LinkedInMail-Touchpoints bleiben geplante Schritte. Um während der Generierung weiter zu arbeiten, wählen Sie Bei Fertigstellung benachrichtigen.

Für jeden Interessenten kombiniert die KI die Touchpoint-Eingabeaufforderung mit Personen- und Account-Daten, dem Interaktionsverlauf und den neuesten Nachrichten, um eine Betreffzeile und einen Text zu erstellen.

Generierte E-Mails verwenden alle zusätzlichen Daten, die für einen Interessenten gespeichert wurden, einschließlich benutzerdefinierter Felder, die mit dem Interessenten importiert wurden, sodass Entwürfe relevanter sind. Es gibt keine feste Liste unterstützter Felder. Neue oder benutzerdefinierte Felder funktionieren ohne zusätzliche Einrichtung. Die KI verwendet diese Daten, wenn sie relevant sind. Wenn ein Interessent keine zusätzlichen Daten hat, funktioniert die E-Mail-Generierung wie zuvor.

E-Mails können auch in der Sprache des Interessenten generiert werden, mit korrekten Begrüßungen, natürlicher Formulierung und angemessenem Geschäftston. Zu den unterstützten Sprachen gehören Französisch, Deutsch, Spanisch und mehr.

Überprüfen und Verfeinern generierter E-Mails

Nach Abschluss der Generierung werden Sie in der Detailansicht des ausgehenden Workflows aufgefordert, die Entwürfe zu überprüfen. Marketo Qualifier sendet keine E-Mail, bis Sie sie genehmigt haben.

Bevor ein Entwurf zur Überprüfung angezeigt wird, prüft Marketo Qualifier ihn anhand von Qualitätsrichtlinien. Wenn er nicht ausreicht, wird der Entwurf mithilfe bestimmter Rückmeldungen neu geschrieben und erneut überprüft. Dieselben Richtlinien fließen in den ersten Entwurf ein, sodass die meisten E-Mails sie beim ersten Durchlauf erfüllen. Die Prüfungen stellen sicher, dass:

Sie überprüfen, bearbeiten und genehmigen weiterhin jede E-Mail, bevor sie gesendet wird. Denken, direkte Bearbeitungen und Mit KI generieren funktionieren wie zuvor.

Lesen der KI-Argumentation

Für jede generierte E Mail wird in "" erläutert, wie die KI diese Nachricht erstellt hat, einschließlich Signalen, Attributen und Quellen, die den Inhalt und call to action geprägt haben. Überprüfen Sie diese Informationen und validieren Sie die Personalisierung, bevor Sie sie genehmigen.

E-Mails direkt bearbeiten

Für kleine Formulierungen oder Tonänderungen:

E-Mails mit KI verfeinern

Verwenden Sie für strukturelle Änderungen oder Hervorhebungsänderungen Mit KI generieren. KI schreibt die E-Mail neu und behält dabei ihren Personalisierungskontext bei.

Interessenten genehmigen und registrieren

Validierung aktiviert die Kadenz für einen Interessenten. Das System sendet erst dann E-Mails an einen Interessenten, wenn Sie diese validieren und registrieren.

Genehmigte E-Mails werden entsprechend den ausgewählten Tagen des ausgehenden Workflows, dem Sendefenster, der Option „Aktive Stunden“ und der Zeitzoneneinstellung gesendet. Ein Touchpoint mit null Verzögerung sendet sofort; jeder andere Touchpoint folgt seiner konfigurierten Verzögerung. Nicht genehmigte Interessenten verbleiben in Bereit für Überprüfung.

Freigeben eines ausgehenden Workflows

Jeder ausgehende Workflow verfügt über eine Berechtigungen. Ausgehende Workflows sind privat. Um einen ausgehenden Workflow für das Team verfügbar zu machen, kann der Verantwortliche Für alle freigegeben auswählen.

In einem gemeinsamen ausgehenden Workflow können sich Teammitglieder für ihre eigenen potenziellen Kunden registrieren. Jede Person kann nur die Interessenten verwalten oder pausieren, die sie registriert hat, auch bei der Verwendung von Massenaktionen. Der Eigentümer des ausgehenden Workflows kann allein Einstellungen auf Planebene bearbeiten, z. B. das Versandfenster und die Zeitzone. Diese Einstellungen sind für Teammitglieder schreibgeschützt. Um Touchpoints für einen laufenden ausgehenden Workflow zu ändern, duplizieren Sie ihn und bearbeiten Sie die Kopie.

Wählen Sie bei der Registrierung eines potenziellen Kunden für einen freigegebenen ausgehenden Workflow aus, ob die E-Mail als Workflow-Eigentümer oder als zugewiesener Vertreter jedes Leads gesendet werden soll.

Verwenden Sie diese Filter, um freigegebene ausgehende Workflows und Ergebnisse fokussiert zu halten:

KI-Antwortentwürfe überprüfen und senden

Wenn ein Interessent auf eine ausgehende Workflow-E-Mail antwortet, können Sie einen KI-Antwortentwurf direkt in der Ansicht "Interessenten“ des Workflows überprüfen, bearbeiten und, ohne zu Aufgaben zu wechseln. Informationen dazu, wie der Konversationskontext des Entwurfs verwendet wird und welche Nachrichten eine persönliche Antwort benötigen, finden Sie Auf einen potenziellen Kunden mit einem Agentenvorschlag antworten.

Um die vollständige E-Mail-Konversation zu öffnen, wählen Sie Thread anzeigen.

Jeder Entwurf zeigt seinen Status an: Ausstehende Überprüfung, Gesendet, Abgelehnt oder Abgebrochen. Nur der Besitzer des potenziellen Kunden kann einen Entwurf genehmigen oder ablehnen. Wenn auf einen Entwurf nicht reagiert werden kann, sind die Schaltflächen nicht verfügbar und eine Meldung erläutert, warum.

Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen

Wenn ein Interessent mit einer Abwesenheitsnachricht antwortet, wird diese automatisch vom ausgehenden Workflow verarbeitet.

Opt-out-Anfragen in Antworten

Wenn ein potenzieller Kunde mit einer klaren Aufforderung antwortet, keine E-Mails mehr zu erhalten, wie etwa „Bitte keine E-Mails mehr an mich senden“, „Abmelden“, „Mich aus dieser Liste entfernen“ oder „Mich von Ihrer Liste nehmen“, markiert Marketo Qualifier den potenziellen Kunden automatisch als abgemeldet. Dies entspricht dem Opt-out-Status und -Badge wie bei Auswahl des Opt-out-Links. Es werden keine weiteren Touchpoints gesendet. Jede konfigurierte CRM-Statusaktualisierung funktioniert wie bei einem Opt-out-Link.

Es zählen nur Löschanfragen. Zum Beispiel wird „Ich bin nicht die richtige Person“ oder „Nicht in diesem Moment“ wie jede andere Antwort gehandhabt und nicht als Opt-out. Es ist keine Einrichtung erforderlich. Antwort-Opt-outs funktionieren zusammen mit dem Opt-out-Link, der in Admin-Einstellungen“ konfiguriert ​.

Duplizieren eines ausgehenden Workflows

Sie können einen von Ihnen erstellten oder für Sie freigegebenen ausgehenden Workflow duplizieren. Duplizieren Sie sie in der Durchsuchen der Registerkarte Ausgehende Workflows oder in der Detailansicht des Workflows.

Die Kopie enthält das ursprüngliche Ziel, die Zielgruppenbestimmung, Touchpoints und Einstellungen, aber nicht ihre potenziellen Kunden. Die Kopie beginnt als Entwurf mit Privat-Berechtigungen, sodass Sie sie überprüfen und bearbeiten können, bevor Sie Interessenten hinzufügen oder sie freigeben. Der ursprüngliche Workflow und seine potenziellen Kunden sind davon nicht betroffen.

Um die Touchpoints eines laufenden ausgehenden Workflows zu ändern, duplizieren Sie ihn und bearbeiten Sie die Kopie. Der Kopie Interessenten hinzufügen. Im Original registrierte Interessenten setzen ihren Kadenz ohne Unterbrechung fort. Jeder Workflow hat seine eigenen Ergebnisse in Outbound-Leistung.

Verwalten vorhandener ausgehender Workflows

Auf der Seite Ausgehende Workflows werden auf der Registerkarte Durchsuchen alle ausgehenden Workflows aufgelistet, die für Sie verfügbar sind. Jede Karte zeigt das Ziel, konfigurierte Touchpoints und Leistungsmetriken. Verwenden Sie diese Ansicht, um ausgehende Workflows zu überwachen, Entwürfe zu überprüfen, Interessenten hinzuzufügen oder einen Workflow zu duplizieren.

E-Mail-Postausgang

Im E-Mail-Postausgang werden die in Ihrem Namen gesendeten automatisierten E-Mails und etwaige Antworten aufgelistet.

Buchung eines Meetings

Wenn Sie Ihren Kalender verbinden, generiert Marketo Qualifier einen persönlichen Buchungslink, über den Interessenten Zeit mit Ihnen planen können.

Tracking von Buchungsergebnissen auf der Seite Ausgehende Leistung.

Best Practices für ausgehende Workflows