探索基本策略並開發行動計劃，以維護資料衛生，並有效同步 Salesforce CRM 與 Marketo Engage 以利營收。本文為 Marketo Engage 管理員提供重要見解和經驗證的方法，以最佳化其資料庫和 Salesforce CRM 整合。

在現今以資料為導向的企業環境中，維持乾淨且正確的資料對於行銷與銷售作業的成功至關重要。不良的資料衛生可能會導致低效率、錯過機會和不良的客戶體驗。

本文可協助您了解資料衛生的重要性，並提供減少 Marketo Engage 與 Salesforce CRM 之間同步問題的實用步驟。此外，我也會說明如何使用 Salesforce CRM 儀表板來監視和疑難排解同步流程。此例行程式可確保您的行銷合格銷售機會 (MQL) 能準確且有效率地推送到 Salesforce，以便您的銷售團隊完成交易。

從銷售機會到結束：順利完成與 Marketo Engage 和 Salesforce 的資料同步化

任何資料衛生流程的目標是確保從 Marketo Engage 將清潔、準確和最新的銷售機會資料同步到 Salesforce CRM。開發此流程可讓您的銷售團隊專注於他們擅長的工作——達成交易並增加收入。為了達成此目標，管理員必須建立資料衛生流程，包括定期資料稽核、重複資料刪除和驗證。此流程有助於維護乾淨且有效的資料庫，確保您的 CRM 與 Marketo Engage 順暢地共同運作。您也應該定期監視 Salesforce CRM 同步流程，隨時解決可能出現的問題。

在以下章節中，我將討論我的最佳做法：

1. 確保從 Marketo Engage 將清潔、準確和最新的資料同步到 Salesforce CRM。
2. 降低兩個系統中資料不一致和錯誤的風險。
3. 提升銷售團隊的效率和生產力。

在 Marketo Engage 中建立資料衛生流程

為何要開發資料衛生流程

資料衛生是成功 CRM 同步的基礎，可確保您的銷售團隊在 CRM 中有準確且最新的資訊，並減少 Marketo Engage 中的同步錯誤。保持資料整潔可讓您在 CRM 中有效管理銷售機會。從我使用 Salesforce CRM 的經驗中，我親眼目睹缺乏可靠的資料衛生策略導致這幾個問題：

• 重複記錄：同一個銷售機會的多個條目可能會讓您的 CRM 雜亂，並讓您的銷售團隊困惑。
  • 例如，我曾與一家公司合作，這家公司的重複記錄導致銷售過程嚴重延遲。銷售代表不確定應該跟進哪個銷售機會，這不但浪費時間，也導致錯失良機。
• 不正確的資料：不正確或過時的資訊可能導致不良的客戶互動和錯過商機。
  • 例如，銷售機會路由是根據銷售代表所在的地點，將銷售機會分配給正確銷售代表的重要流程。大部分的公司都在各個區域建立其銷售機會路由策略，例如北美 (NA)、歐洲、中東和非洲 (EMEA)、亞太 (APAC) 和拉丁美洲 (LATAM) 等。這些區域通常由特定州或國家/地區定義。如果資料不準確，很容易將在北美生活和工作的人路由到 EMEA 代表。這種資料不正確可能會導致潛在客戶體驗不佳，潛在客戶會在其所在時區前或後數小時收到代表的電話。這也會浪費銷售代表與潛在客戶的寶貴時間。時區未正確對應會導致未接來電、回應延遲，以及缺乏即時參與，最終降低將潛在客戶轉化為客戶的機會。
• 欄位驗證錯誤：必要欄位的欄位值必須符合 Salesforce CRM 值。否則，您可能會遇到同步錯誤，使您無法在 Salesforce 中建立新記錄或更新現有記錄。
  • 國家/地區和州是容易出現欄位驗證錯誤的常見必填欄位。例如，如果 Marketo Engage 中的「國家/地區」欄位填入為「USA」，而 Salesforce CRM 中的對應欄位設為「United States」，則同步會失敗。

為避免這些陷阱，讓我們檢閱資料衛生流程。開發資料衛生流程包括定期資料稽核、重複資料刪除和驗證，以幫助您維護乾淨而有效的資料庫。

逐步快速入門

1.設定資料標準：

• 定義資料輸入的明確准則：建立資料輸入的規則，包括必填欄位和格式標準。

• 封鎖欄位更新：封鎖某些欄位，讓其無法被特定來源更新。如果您知道擷取的原始值一律正確，或您想要防止使用者以手動輸入值的方式產生拼寫錯誤等，您可能會想要這麼做。

• 文件資料標準：建立概述這些指引的文件，並讓所有相關團隊成員都能存取，例如行銷營運、行銷利害關係人、銷售營運等。

  • 手動清單上傳範本範例：建立手動清單上傳的範本，包含所有必填欄位和格式標準。例如：

    • 名字：必填。無特殊字元。
    • 姓氏：必填。無特殊字元。
    • 公司名稱：必填。無特殊字元。
    • 電子郵件地址：必填。必須為有效的電子郵件格式。
    • 國家/地區：必填。必須與 Salesforce 中的挑選清單值相符。
    • 州 (適用於美國和加拿大)：必填。必須與 Salesforce 中的挑選清單值相符。

2. 進行資料稽核：

如果您在 Marketo Engage 中沒有資料衛生流程，請從執行資料稽核開始。此步驟可協助您判斷資料庫的資料品質，並找出需要改善的領域。

• 資料稽核的範圍：

  • 銷售機會資訊：

    • 空的關鍵欄位：檢查缺少基本人口統計資料的銷售機會。例如，「姓氏」、「電子郵件」、「公司」、「國家/地區」、「州」和「人員來源」常作為必填欄位使用，但組織間的需求可能會有所不同。在這些欄位中，電子郵件地址是確保 Marketo Engage 成為有效行銷自動化系統的最重要欄位。
    • 國家/地區：請確定國家/地區欄位已正確填寫。
    • 州 (適用於美國和加拿大)：請確定州欄位已正確填入並套用美國和加拿大銷售機會的命名慣例。例如，使用 2 個字母的縮寫與全名 (CA 與加州)。使用正確的大小寫 (例如 CA 而非 Ca、ca 或加州等)

  • 非使用中的銷售機會：識別處於非使用中狀態 30、60 或 90 天的銷售機會。

  • 無效的電子郵件地址：識別並標幟無效的電子郵件地址。

• 方法：使用 Marketo Engage 的智慧行銷活動和報告。

  • 識別不完整或過時的記錄：利用 Marketo Engage 的內建資料品質報告識別欄位中的問題，例如國家/地區、州、姓氏和公司名稱。這些欄位在將銷售機會從 Marketo Engage 同步至 Salesforce CRM 時十分重要。

    • 選項 1：人員績效報告是識別不完整關鍵欄位的絕佳開始。
    • 選項 2：建立根據「<field name> 為空」篩選的智慧清單。此外，如果欄位為空，您可以排除記錄同步至 Salesforce CRM。若要這麼做，請在具有「將人員同步至 SFDC」步驟的智慧行銷活動中加入「<field name> 不為空」的篩選器。

  • 符合關鍵欄位值：國家/地區與州必須符合 Salesforce CRM 中的精確值。姓氏和公司名稱不得為空。請洽詢您的銷售營運或 Salesforce CRM 管理員，以確認貴組織的任何特定需求。

  • 智慧行銷活動：使用智慧行銷活動來動態識別和管理問題。概言之，我就是這樣依使用案例來建構行銷活動的。

• • 手動檢閱：手動檢閱記錄範例集，以找出自動化工具可能遺漏的任何問題。
  • 利害關係人意見回饋：收集銷售和行銷團隊的意見回饋，以了解他們所面臨的資料相關挑戰。

• 資料衛生不良的訊號：

  • 高退回率：大量電子郵件退回可能表示電子郵件地址過時或不正確。
  • 低參與率：低參與率可能表示您的潛在客戶未收到相關內容，可能是因為資料不準確。
  • 重複記錄：大量重複記錄可能表示缺少適當的重複資料刪除程序。
  • 不一致的欄位值：如「銷售機會來源」或「國家/地區」等索引鍵欄位中的值不一致或遺失可能會導致同步錯誤。

3. 識別資料來源：

「人員來源」欄位是幫助您了解銷售機會建立來源的重要欄位之一。確保所有銷售機會都已更新為正確的「人員來源」值。以下是行動計劃：

• 檢查缺少的值：使用智慧行銷活動識別沒有「人員來源」值的銷售機會。

• 更新遺漏的值：

  • 自動化工作流程：使用觸發程序和/或批次行銷活動，自動更新「人員來源」欄位。這是根據其他可用的資料點來執行的，例如「註冊來源類型」、「註冊來源資訊」、「原始來源資訊」、「原始來源類型」或「原始反向連結」。如果您有資料衛生的可執行行銷活動策略，我強烈建議將人員來源更新新增為可執行流程的一部分。
  • 手動更新：雖然大多數的銷售機會應該使用自動化工作流程進行更新，但手動更新應該用於無法進行自動化更新 (例如系統中斷) 的銷售機會。對於銷售機會來源或定期稽核中的任何重大變更，應使用手動更新作為回填。指派團隊以根據可用資訊手動更新「人員來源」欄位，或跟進銷售機會。

• 以下是我的 Marketo Engage 資料庫中記錄值的範例。

4. 刪除重複記錄：

使用 Marketo Engage 中的內建重複資料刪除功能。

• 檢查「可能的重複資料」系統智慧清單：首先使用「可能的重複資料」系統智慧清單。

• 使用「電子郵件地址」作為重複欄位：電子郵件地址是判斷重複資料最常見的識別碼。您也可以結合智慧清單篩選器，根據電子郵件地址、全名、姓氏、Salesforce 類型或更新時間檢查重複資料。

• 合併重複資料：一旦您識別出所有重複資料，即可在 Marketo Engage 中手動將其合併。如果您想要自動化此流程，建議您聯絡 Adobe 帳戶團隊，了解如何使用 Adobe Professional Services 來設定自訂自動合併解決方案。自動合併會執行工作，每日或每週合併重複資料。

5.  驗證資料：

在 Marketo Engage 中實施資料驗證規則，以透過表單條目確保資料準確性。產品文件包含有關如何設定資料驗證的詳細資訊。

• 使用第三方資料驗證工具來驗證電子郵件和聯絡資訊：請考慮整合 NeverBounce 或 Clearbit 等第三方工具，以驗證電子郵件地址和其他聯絡資訊。這些工具運用 Marketo Engage API 來整合其功能，以分別進行電子郵件驗證和資料擴充。
• 使用觸發式行銷活動立即執行資料衛生行銷活動：設定資料衛生行銷活動，以便在人員進入系統時立即更新任何錯誤的資訊。例如，如果資料透過清單匯入進入系統，但國家/地區值不正確或與挑選清單不匹配，資料衛生行銷活動將捕捉此人並更新為正確的值。

6. 訓練您的團隊：

提供培訓課程，教育資料輸入人員，並確保每個將資料輸入至 Marketo Engage 的人員都遵循既定的准則。

• 參與者可包括但不限於

  • 資料輸入人員 (例如行銷助理或資料專家)
  • 行銷營運
  • 銷售營運
  • 銷售開發代表 (SDR)
  • 業務開發代表 (BDR)
  • 銷售團隊
  • 行銷團隊
  • 數位行銷人員
  • 參與銷售機會管理或行銷活動執行的其他利害關係人

• 記錄資料衛生原則與流程：記錄您的資料衛生流程，並讓所有相關團隊成員都能存取。

使用 Salesforce CRM 待辦項目儀表板加強資料衛生

我已經談到資料衛生的重要性，以及它在確保 Salesforce CRM 同步處理的資料完整性和可靠性方面扮演的關鍵角色。讓我們探索如何使用 Marketo Engage 中的 Salesforce CRM 同步儀表板來監視和疑難排解同步問題。這些儀表板是重要的工具，可作為您的資料衛生工作的補充，協助管理員的日常監視，以維持順暢且無錯誤的資料同步流程。

為何監視很重要

以下為使用 Salesforce CRM 同步儀表板進行監視很重要的幾個主要原因：

1. 即時深入分析：儀表板可即時顯示同步狀態、待辦項目趨勢和錯誤，讓您能夠立即識別和解決問題。監視這些儀表板可防止問題升級，並確保您的行銷活動不受影響。
2. 主動式管理及增強效率：定期監視可協助您主動管理資料同步處理的健康狀態，減少意外停機或失敗的風險。此外，您也可以將績效最佳化，並將團隊在手動校正上所花費的時間降至最低，進而提高效率和生產力。
3. 資料品質保證：監視儀表板可協助您確認資料衛生實務是否有效。如果您發現更多錯誤或待辦項目持續增加，您可調整策略以維護準確且最新的資料，這對於行銷和銷售行銷活動的成功個人化至關重要。

從先前的實施中，我了解到成功進行資料同步監視的關鍵在於一致性和對細節的關注。以下是一些需要避開的陷阱：

• 忽略定期檢查：檢查儀表板之前，請勿讓問題演變得更嚴重。要及早發現並解決問題，定期每日監視是必不可少的。
• 忽略待辦項目趨勢：若待辦項目持續增加，可能顯示出需要解決的基本問題。請勿忽略此量度，因為它可針對 CRM 同步流程的績效提供有價值的深入分析。
• 無法對錯誤採取行動：應立即處理同步錯誤。忽略它們可能會導致資料不一致，並影響 CRM 的可靠性。這是解決 Salesforce CRM 同步錯誤的實用參考。

持續監視您的 Salesforce CRM 同步流程，可確保您的資料保持乾淨、正確及可靠，最終帶來更好的業務成果。

如何在 Marketo Engage 中有效使用 Salesforce CRM 同步儀表板

若要在 Marketo Engage 中有效使用 Salesforce CRM 同步儀表板來監視和疑難排解 Salesforce 同步問題，請遵循下列步驟：

• 若要存取儀表板，請導覽至產品文件以取得逐步指南。

• 首先，請檢閱待辦項目趨勢圖表以及同步輸送量和待辦項目，以快速了解同步流程的情況。

• 每天花大約 5 分鐘的時間監視此圖表。隨著時間過去，您會開始辨識正常模式和趨勢。

• 待辦項目中的任何異常尖峰或持續成長應立即引起您的注意，並應進一步調查。

• 為了提升同步績效的可見度，同步輸送量和待辦項目量度會以顏色編碼指標顯示：

  • ⚪ 正常 (灰色) — 表示同步作業在預期的參數內，沒有大量待辦項目。
  • ?? 增加 (橘色) — 待辦項目在增加的訊號，這可能表示潛在的同步延遲或問題。
  • 此顏色編碼讓管理員更容易快速評估同步健康情況，並在需要時採取及時行動。

• 識別待辦項目問題：

  • 尋找任何待辦項目中的尖峰或持續增加，這可能表示您的同步流程有問題。
  • 如果您發現大幅增加，可能是資料品質問題、系統績效問題或其他基礎因素所造成。

• 檢查同步狀態：

  • 使用同步狀態儀表板來取得目前同步狀態的概觀。
  • 尋找任何處於不完整或失敗狀態的記錄。
  • 按一下特定記錄，以取得同步狀態的詳細資訊，包括任何錯誤訊息或失敗原因。

• 分析同步錯誤：

  • 瀏覽至同步錯誤儀表板，檢視所有同步錯誤的清單。
  • 依類型、日期和嚴重程度篩選錯誤，以聚焦於最關鍵的問題。
  • 檢閱錯誤訊息，了解每個問題的根本原因。常見的錯誤類型包括資料驗證錯誤、重複記錄及系統逾時，這些都可以透過此處適當的程序解決。

• 對錯誤採取行動：

  • 針對每個同步錯誤，決定適當的動作以解決問題。

  • 常用動作：

    • 更正資料：如果錯誤是由無效或不完整的資料所造成，請視需要更新 Marketo Engage 或 Salesforce CRM 中的記錄。
    • 重新同步記錄：使用重新同步功能，嘗試再次同步記錄。
    • 聯絡 Adobe 支援：如果錯誤複雜或持續發生，請聯絡 Adobe 支援或 Salesforce 支援以尋求協助。

最佳化資料衛生行銷活動

• 使用 Salesforce CRM 同步儀表板的深入分析，更新您的資料衛生行銷活動。例如，如果錯誤是由缺少必填欄位或錯誤值所造成，請考慮更正 Marketo Engage 中的值。如果您因「狀態」值而看到許多同步錯誤，建議您檢閱資料衛生流程，並確保「狀態」值在 Marketo Engage 中正確標準化。
• 定期檢閱並更新您的資料衛生實務，以確保行銷活動有效且符合您的同步需求。
• 設定警報：我建議訂閱 CRM 同步錯誤通知，以便在您的電子郵件中接收這些通知。您可以透過 Marketo Engage 執行個體中的通知區段訂閱警報。

• 檔案與追蹤：記錄您遇到的同步問題，以及您解決這些問題所採取的動作。使用本文件來追蹤資料衛生行銷活動的績效，並找出任何需要解決的週期性問題。以下是您可以使用的 CRM 同步錯誤記錄範本。

關鍵重點

• 設定資料標準：定義資料輸入的明確准則，包括必填欄位和格式標準。
• 建立資料衛生流程：對於維護乾淨且有效率的資料庫，定期資料稽核、重複資料刪除及驗證至關重要。
• 使用 Marketo Engage 中的內建功能：利用內建的人員績效報告、智慧行銷活動和資料驗證規則來識別和管理資料問題。
• 監視和疑難排解：在 Marketo Engage 中使用新的 Salesforce CRM 同步儀表板，定期監視您的 Salesforce 同步流程，以便在同步問題影響您的業務之前發現並解決這些問題。
• 訓練您的團隊：教育資料輸入人員、行銷營運、銷售營運和其他利害關係人，讓他們了解資料衛生的重要性以及維護資料衛生的流程。

透過實施資料衛生流程，您將能夠與 Marketo Engage 和 Salesforce 維持更順暢的資料同步，為企業帶來更多收入，並在競爭中保持領先地位。