Adobe Workfront規劃最佳作法

✅當您首次登入Planning時，請遵循我們的應用程式內上線流程，該流程能清楚傳達您的Planning價值，並引導您有效導覽和利用產品。 這可確保您瞭解其功能，以及如何輕鬆開始工作。

✅首先，請探索我們預先定義的工作區範本，以瞭解現有類似使用案例的想法。 您可以使用範本中預先定義的記錄型別和欄位，也可以新增您自己的記錄型別和欄位。

✅識別您要使用Workfront Planning解決的主要使用案例。 例如，大多陣列織想要提高策略活動的可見度，其中可能包括建立更好的「行銷活動行事曆」。 因此，對於該使用案例，您首先想回答幾個問題：

• 誰在要求？
• 他們要將哪些專案放在行事曆中？
  行銷活動？ 戰術？ 方案？ 活動？ 活動？
• 他們想要透過此行事曆回答哪些型別的問題？
• 我們對於相同對象有任何重疊的行銷活動嗎？
• 我們對於該行銷活動、策略、活動或事件的預算是多少？

這些問題的答案將決定您需要在Workfront Planning中建置什麼。

此外，考慮可能有其他規劃人員目前不是Workfront使用者。 這些規劃人員可能會使用Excel試算表、Word檔案、PowerPoints等來執行作業。 考慮他們如何在Workfront Planning中存取您的資訊。

✅若要充分利用Workfront Planning，請考慮將Workfront Workflow中Portfolio和程式的使用，取代為Workfront Planning中的其他上層結構。

現在，Workfront客戶透過產品組合和計畫來代表其策略性工作，在某些情況下，是不同型別的專案。 隨著Planning的推出，所有這類策略性工作應透過Workfront Planning中的自訂記錄型別來處理，而Workfront將集中於以專案和任務表示的工作執行階段。

✅設計組織層級工作區的最低容量。 您可以建立特定作業組織單位的工作區，以符合每個單位的獨特運作方式。

在單一Workspace中擁有資訊，以確保可輕鬆管理所有資料之間的關係。

例如，嘗試為所有Marketing建立單一工作區。

您可以為具有完全不同營運結構的團隊建立新的工作區：

例如，產品開發 ​工作區應與​ 行銷 ​工作區不同。

⛔請勿為組織內的每個專案團隊或程式建立唯一的工作區。

行銷組織應努力維護一個工作區，以維持可見度，並允許資料在全球計畫層級累積。

請避免為遵循類似流程的團隊建立類似或重複的工作區（例如，EMEA行銷與APAC行銷），特別是當這些團隊可能會進行的工作可提升到共同策略行銷活動時。

✅建立及標籤區段，協助您的使用者瞭解您如何組織您的營運生命週期。

例如，您可以建立名為​ 核心記錄 ​的區段，將您的行銷活動、戰術和交付專案放在工作區中。

✅群組「讚」記錄型別放在一起。

例如，您可以建立名為​ Geographies ​的區段，其中包含記錄型別，例如：地區、國家/地區和城市。

✅請花點時間確認您需要追蹤的資訊（我需要哪些記錄型別），以及需要如何連線這些資訊。 與使用工作區的利害關係人溝通，以考慮他們所有的需求。 您也可以建立具有不同記錄型別的自訂區段，以非常方便使用的方式呈現資訊。

⛔不要在不同的期間重複記錄型別（例如，不要為​ 促銷活動2024 ​和​ 促銷活動2025）建立個別的記錄型別。

每當您想要比較多個年度的資料時，建立不同的記錄型別會中斷資料流程。 今天的檢視是按記錄型別劃分的，因此當一年結束時，該記錄型別的檢視將不再顯示未來的專案。 最佳實務是讓工作型別有一個記錄型別，並視需要使用篩選器或封存資料來劃分資料。

✅如果物件將用於多個其他記錄型別，請新增記錄型別

例如，行銷活動可能連線至多個目標對象，而策略可能連線至單一目標對象。 因此，行銷活動、策略和對象應該是記錄型別，而不是多選欄位。

✅如果物件需要儲存可能在查詢中有用的其他中繼資料值，請新增記錄型別

例如，頻道記錄型別（例如​ 電子郵件）可能會以原生中繼資料或獨立​ 傳遞專案 ​記錄型別的連線，來儲存支援傳遞專案的清單。

⛔如果您儲存的資料只與單一記錄型別相關，請勿新增記錄型別。

例如，行銷活動 ​記錄型別可能有一個名為​ 行銷活動大小 ​的單選欄位，只有在直接與特定行銷活動關聯時才相關。

✅請建立並標示代表單一建構或名詞的記錄型別，例如​ 促銷活動。

⛔請勿建立較適合呈現為檢視的記錄型別。

例如，行事曆 ​對於記錄型別來說是一個糟糕的選擇，因為它不是記錄型別本身，而是記錄的檢視。

✅請勿使用唯一的主要欄位值，以便在建立連線時更輕鬆地尋找和「挑選」這些記錄。

建立連線時，使用者將依照主要欄位中的值進行搜尋，如果它們不是唯一的，使用者將無法知道應該選擇哪一個。

⛔避免使用非唯一值作為主要欄位，因為使用連線選擇器選單時，這可能會讓必須在主要欄位上搜尋的使用者感到困惑。

✅建立連線是Workfront規劃最強大的功能之一。 您可以將記錄型別連結至其他型別，或使用其他應用程式(如Adobe Workfront)的物件型別(連線至專案、Portfolio、方案、公司和群組)和Adobe Experience Manager Assets（連線至資產和資料夾）來記錄型別。

連線物件與記錄型別可讓您完整概略瞭解公司中所有物件的連線方式。

例如，您有​ 行銷活動 ​記錄型別和​ 戰術 ​記錄型別，您可以建立這兩種記錄型別之間的連線，以檢視哪些​ 戰術 ​與特定的​ 行銷活動 ​相關聯。

定義連線後，工作區中的所有人員可以開始新增​ 行銷活動 ​的值，方法是按兩下連線欄位，在其中會看到所有可用​ 戰術 ​的清單。 這可讓您快速找出哪些策略需要與行銷活動相關聯。

✅在記錄或物件型別之間建立連線後，您可以將個別記錄連線至彼此，並在Workfront Planning記錄上顯示連結記錄或物件型別的欄位。 您將減少必須更新相同資訊的地點數量，並確保其完全相符。

例如，一旦您在​ 促銷活動 ​記錄型別和​ 戰術 ​記錄型別之間建立連線，您將會看到主要欄位資訊，但當您新增查閱欄位時，您將能夠從該記錄型別帶入其他資訊，例如該​ 戰術 ​的​ 上市日期。 新增記錄後，系統會自動填入這些查詢欄位的資料。

✅對於代表單一建構或名詞的專案（例如​ 行銷活動），請建立記錄型別。

⛔請勿建立較適合呈現為檢視的記錄型別。

例如，行事曆 ​對於記錄型別來說是一個糟糕的選擇，因為它不是記錄型別本身，而是記錄的檢視。

✅使用包含篩選器和群組的檢視來顯示您需要檢視內容的快照。 您可以篩選資料並將資料分組，以更易消耗的方式瞭解計畫內容。 您可以依中繼資料欄位將記錄分組。

例如，您可以有您的​ 促銷活動 ​記錄型別的時間表檢視，而且您可以依​ 目標對象 ​分組，並依​ 日期 ​篩選以僅顯示目前年份。

✅定義您的時間表檢視的設定，例如​ 橫條樣式 ​和​ 色彩，以取得更豐富的視覺效果。 您可以藉由定義您是否想要看到具有有意義的影像的縮圖，並新增更多欄位以顯示於長條圖（例如，所有者 ​或​ 狀態），自訂​ 長條圖樣式。

依預設，您只會看到主要欄位。 您也可以依欄位值來定義長條的顏色（例如，您可以藉由將長條與「狀態」欄位比對來自訂長條的顏色），或依您套用的群組來定義長條的顏色。 依預設，該顏色與記錄型別的顏色相符。

只有記錄型別顏色或包含與顏色關聯的選項的欄位才能影響時間軸中記錄列的顏色。

✅當您建立​ 工作區 ​時，僅供您使用。 系統管理員以外的任何人將無法找到它。 定義工作區且準備好將您的團隊帶入共同作業後，您需要與他們共用該工作區並定義其許可權層級。

您可以從下列許可權層級中選擇：

• 管理：人員可以編輯、刪除及共用工作區。
• Contribute：人員可以建立、編輯和刪除記錄。
• 檢視：人員可以檢視記錄。

✅雖然許多客戶覺得他們會將工作區的​ 管理 ​許可權授與大部分人員，但確實會將​ 管理 ​許可權限製為選取的信任人員群組，以免意外刪除記錄型別或建立不必要的記錄型別和欄位。 他們可以編輯、共用甚至刪除工作區。 此等級的許可權可授予他們對Workspace的完整管理存取權。

某人若要擁有工作區的管理許可權，必須具備Standard使用者授權。

✅如果您希望使用者能夠建立、編輯和刪除記錄，但不希望他們變更工作區的結構和結構描述，請授予使用者​ Contribute ​許可權。 若具有​ Contribute ​許可權，他們將無法建立記錄型別或變更現有記錄型別上的欄位。

某人必須具備Standard使用者授權，才能擁有工作區的​ Contribute ​許可權。

✅如果您只想讓使用者檢視記錄，請授與使用者​ 檢視 ​許可權。

請✅限制​ 管理 ​許可權給您想要編輯、刪除和共用檢視的人。 這表示他們可以變更檢視的篩選器、分組欄位或某些設定。 這些變更將會影響同時使用該檢視的其他人的檢視主要設定。

某人若要取得檢視的管理許可權，必須具備Standard使用者授權。

✅授予使用者​ 檢視 ​存取權以套用檢視。 他們將能夠變更某些篩選器或分組和排序，但這些變更將是暫時的；變更沒有為存取檢視的所有其他使用者儲存。 這些變更不會影響同時使用該檢視的其他人的檢視主要設定。 他們的變更只會顯示給套用已修改設定的使用者。 重新整理畫面後，變更會重設為預設值。

✅如果您想要讓所有可檢視工作區的人檢視該特定檢視中的記錄及其欄位，請授予​ 工作區中的所有人可檢視 ​許可權。 如此一來，您就不需要手動將任何人新增至檢視的共用許可權方塊。

Workspace共用 ​定義使用者對工作區、其記錄型別、記錄及其欄位的存取權。

檢視共用 ​定義使用者是否可以看見您建立的檢視，以及他們是否可以變更檢視的篩選、分組欄位或其他組態。 「檢視」中顯示之記錄的可見度是由Workspace共用所控制，而非由「檢視」共用所控制。

針對​ Workspace共用：輕度和Contribute授權使用者只能取得工作區的檢視存取權。 若要將工作區的許可權授與某個Contribute或管理人員，該人員必須擁有Standard授權。

檢視共用：擁有工作區管理許可權的標準授權使用者將能夠建立檢視。 Light和Contribute授權使用者只能使用Standard使用者已建立並與他們共用的檢視。 否則，如果未共用任何專案，使用者將能夠看到​ 預設資料表檢視。

✅您應該先將必要的欄位新增至表格，以確保已設定記錄型別結構。 這些欄位說明您的記錄，並可在表單產生器中存取。

理想情況下，在記錄型別結構完成後建立請求或輸入表單，以避免遺漏任何關鍵欄位。

✅提交許可權取決於您為每個表單設定的設定。

在表單產生器中，發佈表單後，您可以管理許可權以控制誰可以提交請求。

您可以從下列三個共用選項中選擇：

• 擁有工作區檢視許可權或更高存取許可權的任何人： ​允許所有擁有工作區檢視許可權或更高許可權的使用者提交建立記錄的請求。
• 任何擁有工作區貢獻者或以上存取權的使用者：限制向具有Contribute或以上工作區許可權的使用者提交內容。
• 擁有連結的任何人： ​讓擁有表單連結的任何人能夠提交要求。
• 到期日： ​請確定您設定公用連結的到期日，以增強安全性。