Adobe Workfront规划最佳实践

✅当您首次登录Planning时，请遵循我们的应用程序内载入流程，该流程清晰地传达了Planning的价值并指导您如何有效地导航和利用产品。 这可确保您了解其功能以及如何轻松开始工作。

✅首先，浏览我们预定义的工作区模板，以了解现有类似用例的想法。 您可以使用模板中的预定义记录类型和字段，也可以添加自己的类型和字段。

✅确定要用Workfront Planning解决的主要用例。 例如，大多数组织都希望提高战略活动的可见性，其中可能包括构建更好的“营销活动日历”。 因此，对于此用例，您可能希望首先回答几个问题：

• 谁在要求它？
• 他们要放进日历里的东西叫什么？
  营销活动？ 战术？ 计划？ 活动？ 活动？
• 他们想用这个日程表回答什么样的问题？
• 对于同一受众，我们是否有任何重叠的营销活动？
• 我们在该活动、策略、活动或活动方面的预算是多少？

这些问题的答案将决定您需要在Workfront Planning中构建什么。

此外，请考虑可能有其他规划人员当前不是Workfront用户。 这些规划人员可以使用Excel电子表格、Word文档、PowerPoints等进行操作。 考虑他们可以如何在Workfront Planning中访问您的信息。

✅要充分利用Workfront Planning，请考虑将Workfront Workflow中Portfolio和程序的使用替换为Workfront Planning中的其他一些上层结构。

如今，Workfront客户通过项目组合和项目组合来代表他们的战略工作，在某些情况下，他们作为不同类型的项目进行展现。 随着Planning的推出，所有此类战略性工作都应通过Workfront Planning中的自定义记录类型来处理，而Workfront将围绕以项目和任务形式呈现的工作的执行阶段来处理。

✅设计组织级工作区的最低容量。 您可以为特定的运营组织单位创建工作区，以匹配每个单位独特的工作方式。

将信息放在单个Workspace中，以确保可以轻松管理所有数据之间的关系。

例如，尝试为所有营销创建单个工作区。

可以为具有完全不同运营结构的团队创建新工作区：

例如，产品开发 ​工作区应不同于​ 营销 ​工作区。

⛔请勿为组织内的每个团队或进程创建唯一的工作区。

营销组织应努力维护一个工作区，以保持可见性，并允许数据在全球计划级别汇总。

避免为遵循类似流程（例如，EMEA营销与APAC营销）的团队创建类似或重复的工作区，尤其是当这些团队的工作可提升到通用战略活动时。

✅创建和添加标签部分，以帮助用户了解如何组织您的运营生命周期。

例如，您可以创建一个名为​ Core records ​的部分，将您的营销活动、战术和交付项放置到工作区中。

✅将组“赞”记录类型组合在一起。

例如，您可以创建一个名为​ 地理位置 ​的部分，其中包含记录类型，如：地区、国家/地区和城市。

✅请花些时间确定您需要跟踪哪些信息（我需要哪些记录类型）以及需要如何连接这些信息。 与将使用该工作区考虑其所有需求的利益相关者交谈。 您还可以创建具有不同记录类型的自定义分区，以便以非常方便使用的方式呈现信息。

⛔不要在不同的时间段重复记录类型（例如，不要为​ 营销活动2024 ​和​ 营销活动2025）创建单独的记录类型。

每当您想要比较多个年份的数据时，创建不同的记录类型都会中断数据流。 今天的视图是按记录类型划分的，因此一旦一年结束，该记录类型的视图将不再显示未来的项目。 最佳实践是为工作类型创建一种记录类型，并在需要时使用过滤器或归档功能对数据进行分段。

✅如果对象将用于多个其他记录类型，请添加新记录类型

例如，营销活动可以关联到多个目标受众，而战术可以关联到单个目标受众。 因此，“营销活动”、“策略”和“受众”应该是记录类型，而不是多选字段。

✅如果对象需要存储可能在查找中有用的其他元数据值，请添加新记录类型

例如，渠道记录类型（如​ 电子邮件）可能会存储支持交付项的列表，这些交付项既可以存储为本机元数据，也可以存储为与独立​ 交付项 ​记录类型的连接。

⛔如果您存储的数据只与单个记录类型相关，请勿添加新记录类型。

例如，促销活动 ​记录类型可能具有名为​ 促销活动大小 ​的单选字段，该字段仅在与特定促销活动直接关联时才相关。

✅创建并标记表示单个构造或名词的记录类型，如​ 促销活动。

⛔请勿创建更好地表示为视图的记录类型。

例如，日历 ​对于记录类型来说是一个糟糕的选择，因为它不是记录类型本身，而是记录视图。

✅请勿使用唯一的主字段值，以便在建立连接时更轻松地查找和“选取”这些记录。

建立连接时，用户将按“主要”字段中的值进行搜索，如果它们不是唯一的，用户将无法知道应该选择哪一个。

⛔避免使用非唯一值作为主字段，因为这可能会给在使用连接选取器菜单时必须搜索主字段的用户造成混淆。

✅创建连接是Workfront Planning最强大的功能之一。 您可以将记录类型相互连接或记录类型与其他应用程序(如Adobe Workfront)的对象类型(与项目、Portfolio、程序、公司和组的连接)以及Adobe Experience Manager Assets（与资源和文件夹的连接）连接。

连接对象和记录类型为您提供了公司中所有内容的连接方式的完整概述。

例如，您有​ 促销活动 ​记录类型和​ 战术 ​记录类型，您可以创建这两种记录类型之间的连接，以查看哪些​ 战术 ​与特定的​ 促销活动 ​相关联。

定义连接后，工作区中的所有人员可以通过双击连接字段，开始添加​ 促销活动 ​的值，他们将在连接字段中看到所有可用​ 战术 ​的列表。 这使您能够快速找到需要与营销活动关联的战术。

✅在记录或对象类型之间建立连接后，可以将各个记录相互连接，并在Workfront Planning记录上显示链接记录或对象类型中的字段。 您将减少必须更新同一段信息的位置数量，并确保它们完全匹配。

例如，一旦您在​ 促销活动 ​记录类型与​ 战术 ​记录类型之间建立连接，您将看到主要字段信息，但当您添加查找字段时，您将能够从该记录类型引入其他信息，如该​ 战术 ​的​ 启动日期。 添加记录后，将自动填充这些查找字段的数据。

✅对于表示单个构造或名词的项目（如​ 营销活动），请创建记录类型。

⛔请勿创建更好地表示为视图的记录类型。

例如，日历 ​对于记录类型来说是一个糟糕的选择，因为它不是记录类型本身，而是记录视图。

✅使用带有筛选器和分组的视图来显示要查看内容的快照。 您可以过滤和分组数据，以便采用更易于使用的方式了解计划内容。 您可以按元数据字段对记录进行分组。

例如，您可以拥有​ Campaign ​记录类型的时间线视图，您可以按​ Target受众 ​进行分组，并按​ 日期 ​进行筛选以仅显示当前年份。

✅定义时间轴视图的设置，如​ 条形样式 ​和​ 颜色，以获得更直观的视图。 通过定义您是否希望看到带有有意义图像的缩略图以及添加更多字段以在栏上显示（例如，所有者 ​或​ 状态），您可以自定义​ 栏样式。

默认情况下，您只看到主字段。 您还可以按字段值定义条形图的颜色（例如，可以通过将条形图与“状态”字段匹配来自定义条形图的颜色），也可以按已应用的分组定义条形图的颜色。 默认情况下，颜色与记录类型的颜色匹配。

只有记录类型颜色或带有与颜色关联的选项的字段才能影响时间轴中记录栏的颜色。

✅当您创建​ 工作区 ​时，它仅供您使用。 除系统管理员之外的任何其他人都将无法找到它。 定义工作区并准备好将您的团队引入开始协作后，您需要与他们共享该工作区并定义其权限级别。

您可以从以下权限级别中进行选择：

• 管理：用户可以编辑、删除和共享工作区。
• Contribute：人员可以创建、编辑和删除记录。
• 查看：人员可以查看记录。

✅尽管许多客户觉得他们会向大多数人授予对工作区的​ 管理 ​权限，但确实会将​ 管理 ​权限限制为仅允许一组选定的受信任人员，这样就不会意外删除记录类型或创建不必要的记录类型和字段。 他们可以编辑、共享甚至删除工作区。 此级别的权限授予他们对Workspace的完全管理访问权限。

需要有标准用户许可证，用户才能拥有工作区的管理权限。

✅如果您希望用户只能创建、编辑和删除记录，但不希望他们更改工作区的结构和架构，请授予用户​ Contribute ​权限。 他们具有​ Contribute ​权限，无法创建记录类型或更改现有记录类型上的字段。

对于具有工作区的​ Contribute ​权限的用户，需要标准用户许可证。

✅如果您希望用户仅查看记录，请授予用户​ 查看 ​权限。

✅要将​ 管理 ​权限限制在您希望能够编辑、删除和共享视图的人员中。 这意味着他们可以更改筛选器、分组字段或视图的某些配置。 这些更改将影响同时使用该视图的其他所有用户的视图的主配置。

需要有标准用户许可证，用户才能拥有视图的管理权限。

✅授予用户​ 视图 ​访问权限，以便能够应用该视图。 他们将能够更改某些过滤器或分组和排序，但这些更改将是临时的；更改不会为访问视图的所有其他用户保存。 这些更改不会影响同时使用该视图的其他所有用户的视图的主配置。 他们的更改仅对应用修改后的设置的用户可见。 刷新屏幕后，更改将重置为默认设置。

✅如果您希望可以查看工作区的每个人查看该特定视图中的记录及其字段，请向工作区中的每个人授予​ 查看 ​权限。 这样，您就不需要手动将任何人添加到视图的共享权限框中。

Workspace共享 ​定义用户对工作区、其记录类型、记录及其字段的访问权限。

视图共享 ​定义用户是否可以看到您创建的视图，以及他们是否可以更改该视图的筛选器、分组字段或其他配置。 视图中显示记录的可见性由Workspace共享控制，而不是由视图共享控制。

对于​ Workspace共享： Light和Contribute许可证用户只能获得对工作区的查看访问权限。 要授予某人Contribute或工作区的“管理”权限，他们需要具有Standard许可证。

视图共享：具有工作区管理权限的标准许可证用户将能够创建视图。 Light和Contribute许可证用户只能使用Standard用户已创建并与他们共享的视图。 否则，如果未共享任何内容，则用户将能够看到​ 默认表视图。

✅您应该确保首先通过向表中添加必要的字段来设置记录类型结构。 这些字段描述了您的记录，并可在表单生成器中访问。

理想情况下，在记录类型结构最终确定后构建请求或引入表单，以避免缺少任何关键字段。

✅提交权限取决于您为每个表单配置的设置。

在表单生成器中，发布表单后，您可以管理权限以控制谁可以提交请求。

您可以从以下三个共享选项中进行选择：

• 具有工作区查看权限或更高权限的任何人： ​允许具有工作区查看权限或更高权限的所有用户提交创建记录的请求。
• 对工作区具有贡献权限或更高访问权限的任何人：限制向具有Contribute或更高工作区权限的用户提交。
• 具有此链接的任何人： ​允许具有此表单链接的任何人提交请求。
• 过期日期： ​请确保为公共链接设置过期日期以增强安全性。