元数据管理和最佳实践 metadata-best-practices
要让您的企业脱颖而出，吸引更多客户，利用高质量的视觉效果（如图像、视频和其他数字资产）至关重要。 要实现此目的，您需要一个流程，用于向所有数字资源添加元数据，使其可轻松搜索。 元数据是提供有关数字资源的基本详细信息（包括资源的名称、类型、在存储库中的位置、修改日期和关联的标记）的数据。 元数据可简化资产管理，提高可搜索性和可访问性，并确保有效的版本控制。
了解如何在数字资产管理(DAM)系统中使用元数据以有效管理数字资产的元数据。
元数据的类型
根据数据的各个方面，元数据分为技术元数据、信息元数据和管理元数据。
技术元数据
技术元数据包括资产的技术方面。 此类元数据对于用户了解数字资产的固有特征至关重要，有助于实现高效的处理和利用。
其中包括以下详细信息：
- 文件大小
- 格式
- 解决方法
- 尺寸
- 颜色模式
信息元数据
信息元数据包含可增强对资源内容的理解的描述性信息。 此元数据在内容发现、可搜索性和理解资产的重要性方面至关重要。 信息性元数据包括关键字、字幕和描述。
例如，在Experience Manager Assets中管理视频时，我们可以包含以下信息元数据：
- 关键字：营销、产品发布、促销
- Caption：介绍我们的最新产品以及令人兴奋的功能
- 描述：视频内容的详细概述。
在搜索与营销相关的内容时，用户可以轻松地找到并理解上述视频的意义。
管理元数据
管理元数据涉及数字资产的管理方面。 它确保访问控制、法规遵从性，并管理数字资产管理系统中资产的整个生命周期。 它包括与以下内容相关的信息：
- 资产所有权
- 使用权限
- 权限
- 其他管理详细信息
管理元数据确保数字资产管理系统中正确的资产管理、控制访问和合规性。
元数据最佳实践
从头定义元数据策略
元数据管理从定义元数据策略开始，为评估长期价值奠定基础。
在规划元数据策略时，根据需求创建自定义元数据架构至关重要。 设计良好的架构提供了一个结构化框架，用于在Experience Manager内对资源进行分类和整理。
视频：将自定义字段添加到元数据架构
您的元数据策略可能包括定义以下内容：
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目标： 明确描述元数据的目标和预期结果。 确定通过添加元数据要实现的目标。
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用途： 定义捕获元数据的原因。 指定它添加到流程、系统或组织的值。
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辅助功能计划： 创建一个计划，使元数据易于访问和发现。 说明谁将使用它，以及要使用的工具或方法。
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元数据属性： 请仔细识别和定义每个元数据属性。 确保每个资产都有明确的纳入理由，并且与目标和目的相关联。
为确保整个存储库获得一致的结果，请仔细规划该战略。 了解有关元数据架构的更多信息。
创建元数据治理计划
数据治理确保组织的元数据管理工作与总体业务目标保持一致。
治理战略可能包括：
- 建立数据和元数据管理的策略和程序。
- 设置数据质量和完整性的标准。
- 定义数据管理中的角色和职责。
确定信息来自何处并检查元数据策略的详细信息，包括属性及其来源。 它可以根据策略的复杂性进行扩展。 在大型企业中，有一个主元数据管理系统管理主栈栈中的多个系统。
与元数据策略一致
一致的元数据策略可确保数字资产的有效组织和检索。 采用战略方法捕获和实施元数据值，允许灵活地演进，而无需不必要的更改。
在企业范围的元数据管理中，在命名和引用资源时，一致性很重要。 例如，在同时管理多个资产时，“请考虑批量添加元数据。
以下是一些可遵循的最佳实践：
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避免出现重复值： 如果您有一个营销活动中的图像集合，请使用一致的名称并避免重复。
例如，不要使用重复的名称（如 campaign_image_001 和 campaign_image_002），而要实施系统化的命名惯例（如 event_promotion 和 product_launch），以确保标识清晰、有序。 -
有效使用控制词汇： 通过为标记使用标准化术语来实现控制词汇。 了解如何有效实施AEM标记框架。
例如，在为图像标记主题以保持系统顺序时，始终使用诸如 product_launch 或 event_promotion 之类的术语。 -
保持准确性和完整性： 要保持元数据的一致性，准确性、完整性和跨各种源的一致性至关重要。
例如，将元数据添加到PDF文档时，请验证诸如作者名称和关键字等详细信息是否准确且完整。
视频：将批量元数据添加到资源
评估和改进元数据搜索能力
评估您的元数据策略以提高元数据可搜索性。 简化工作流并增强搜索功能以实现高效重用。 避免处理没有明确目的的元数据。
您可以考虑以下最佳实践来优化元数据可搜索性：
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关键字优化： 通过优化与资源关联的关键字来提高元数据可搜索性。 您可以通过执行以下步骤来改进Assets Manager中特定资源的关键字的相关性：
- 转到 Assets > 文件 > [资产文件夹]。
- 选择要更新其元数据的资源，然后单击 属性。
- 导航到 高级 选项卡，然后单击 提升搜索关键字 下的 添加。
必须使用默认元数据架构提升搜索关键字。 - 输入要增加搜索的关键字，然后单击 添加。
您可以添加多个关键字，并根据优先级排列关键字。 - 单击 保存并关闭。
使用添加的关键字搜索资源。 该资源会出现在排名最前的搜索结果中。
了解如何提升Experience Manager中的搜索量。
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自定义元数据字段： 自定义您的元数据字段以捕获有关资源的其他信息。 例如，为项目详细信息、版权信息或任何其他增强搜索功能的相关数据添加特定字段。 了解如何在Experience Manager Assets中编辑或添加自定义元数据🔗。
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元数据验证： 对元数据条目实施验证检查以确保一致性和准确性。 使用受控词汇表可以使验证过程更加顺畅，减少条目不清晰或不一致的几率。 这可能涉及为某些元数据属性设置准则，以避免信息模糊或不一致。
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使用情况跟踪： 评估不同元数据属性在一段时间内的相关性和使用情况。 识别常用元数据并确定其优先级，或大大有助于搜索和检索过程。
视频：添加关键字以提高可搜索性
使元数据保持简单且易于理解
简化元数据以实现更好的管理和用户采用。 保持简明易懂，鼓励用户添加重要信息。
尝试以下最佳实践来简化元数据：
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优化属性选项： 侧重于突出显示基本属性，避免给元数据字段过多用户造成负担，使其无法填写。 例如，在为图像添加元数据时，仅包括标题、描述和标记等关键字段以进行有效分类。
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消除不必要的默认属性： 通过消除与用例无关的默认现成属性来简化元数据表单。 删除很少使用的默认属性，以获得更干净的界面和体验。
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定期查看和更新元数据： 定期更新元数据并适应不断变化的需求和技术，以确保用户随时间提供有价值的信息。
分析内容历程
检查内容供应链以查找元数据源，并让所有利益相关者从头开始参与，以获得全面的最佳实践方法。 让不同的工作人员参与，以确保整个组织的全面支持。
在各个阶段合并元数据，以分担在上载期间提供资源详细信息的责任。 例如，集成Experience Manager Assets和Workfront在元数据管理、提高内容创建和管理中的效率和协作方面提供了巨大的好处。 此集成确保链接资源的有效元数据同步，在Workfront中进行更改时自动更新项目详细信息。
及早沟通目标、进展、里程碑和挑战，以接受所有利益相关者的投入和合作。 鼓励整个组织内的协作，创建高效的流程和重要的元数据。
了解有关元数据及其相关概念的详细信息，以便有效地管理您的Experience Manager元数据。