Förvandla din första vinst till ett hållbart intryck: en spelbok för hanterad skalning

Över styrning: Systemet låses så hårt att nya team återgår till kalkylblad.

Nollstyrning: Låter alla team skapa egna fält och posttyper, vilket återskapar den fragmenterade metadatautbredning som finns i äldre miljöer.

Hantera implementeringshastigheten: Det är naturligt att vara försiktig med att utöka till ett nytt verktyg innan du optimerar befintliga miljöer. Även om förenklingen först ger en välstyrd grund kan det fördröja time-to-value för team som är redo att anpassa sig. Vi anser att det effektivaste sättet att gå igenom den här förändringen är att inse att synlighet är steg 1. Det som i slutändan sätter fart på ett delat, företagsfärdigt verktyg (att gå från mängden presentationer och kalkylblad) är vad som kommer att sätta de långsiktiga målen bakom.

Vi rekommenderar att ni, i stället för att ge er i uppdrag att först städa upp, anslår mindre resurser till pågående underhåll och en betydligt större del till att lösa akuta affärsbehov.

Om du till exempel lägger ett år på att enbart rensa upp taxonomier får du ett litet stegvis värde. Men om ni levererar synlighet mellan team får ni det omvandlingsvärde som era intressenter behöver, samtidigt som ni får den enhetliga datastruktur ni behöver för att styra miljön över tiden.

Ni kan få synlighet i olika team genom en enhetlig Enterprise-kalender eller en konsoliderad marknadskarta.

Bekräfta verkligheten: Oberoende team utvecklar sina egna processer på ett naturligt sätt, som ofta döljs i isolerade kalkylblad. Genom att göra dessa processer synliga i en delad miljö placerar ni dem på ett ställe där de äntligen kan hanteras och förbättras.

Bekräfta tecknet på förloppet: När ett team frågar efter sina egna fält är det inte"sprawl". Se det som ett tecken på acceptans. Det innebär att teamet ser Workfront Planning som sin arbetsyta.

Hantera skulder, dölj inte: Det är naturligt att bekymra sig om den insats som krävs för att rensa bort avvikande taxonomier senare. Alternativet - som tvingar fram strikta standarder för tidigt - leder ofta tillbaka team till kalkylblad där deras processer (och deras skulder) förblir dolda. Genom att låta team börja i Workfront Planning med sina nuvarande klassifikationer, flyttar ni skulden till en synlig, styrd miljö. Detta gör den slutliga avstämningen till en iterativ uppgift snarare än ett enda överväldigande migreringsprojekt.

Kontrollerade objekt: Objekt som alla team måste använda för företagsrapportering (till exempel Strategic Pillar, Region, Fiscal Quarter).

Hanteras av: Expertcentret eller administratören för marknadsföringsåtgärder.

Regel: Dessa fält är delade och obligatoriska.

Experimentella objekt: Fält eller posttyper som är specifika för ett teams taktiska behov (t.ex. det sociala teamets Influencer Handle eller ett webbgrupps URL Slug).

Hanteras av: Gruppledaren (med ljusvägledning).

Regel: Team kan förnya sig här. Om mer än tre team antar ett lokalt fält kan det befordras till ett globalt fält.

Team behöver relevans: Företaget realiserar bara värdet när dess team aktivt körs. Därför måste ledningen tjäna teamen genom att tillhandahålla en struktur som stöder deras kända operativa behov.

Företaget behöver synlighet: Ledarskap kan bara fatta välgrundade beslut när data är tillräckligt rena för att aggregera. Teamen måste därför betjäna företaget genom att tillhandahålla de metadata som krävs för portföljens synlighet.

Administratören eller produktägaren har samma taxonomier och klassificeringar. Målet är en ren dataarkitektur som stöder långsiktig skalbarhet.

Intressenten eller ledaren värderar visualisering och insikt som kan hämtas i en global kalender eller en portföljtidslinje. Deras mål är att identifiera blixtögonblicket som gör data användbara.

Prioritera åtgärd framför standardisering: Det är bättre att låta team aktivt planera i isolerade arbetsytor än att låta dem hänga med i brist på globala definitioner. Denna aktivitet är de rådata som krävs för att skapa sunda, verkliga standarder.

Identifiera minimumen för synlighet: Arbeta med ledarskap för att identifiera de 3-5 fält som måste vara rena för företagsrapportering (till exempel Strategic Alignment, Start Date, Budget). Fokusera bara på miniminivåerna för synlighet.

Observera framgångsrika mönster: Identifiera de vinnande taxonomier som team redan har byggt och antagit.

Nå ut till den samverkande handskakningen: Samla grupper för att förfina deras lokala framgångar i en delad företagsstandard.

Distribuera som en tjänst: Rulla ut de nya globala språken inte som en begränsning, utan som ett sätt att förenkla rapportering och gruppöverskridande anpassning för de personer som utför arbetet.

Nivå 1: Lokalt experiment: Team A skapar ett anpassat fält på sin arbetsyta.

Nivå 2: Mönsterigenkänning: Administratören meddelar att Team B och C använder eller ber om ett liknande fält.

Nivå 3: Företagets standardisering: Administratören skapar en enda standardiserad version av det fältet som en posttyp i Global Taxonomy Workspace och syndikerar det till teamen.

Förstå abstraktionslagret: Varje fält i Planering ska svara på en strategisk fråga. Om ett fält bara används för taktisk spårning (till exempel om fältet besvarar en fråga som"Godkänd av detta bevis?"), ska du spara det i Workfront.

Uppnå konsolidering först: Om ett team vill ha ett nytt metadatafält bjuder du in dem att kontrollera den globala taxonomin först. Detta kräver att team har skrivskyddad åtkomst till arbetsytan Global Taxonomy (se avsnitt 7). Genom att mappa deras taktiska behov till ett befintligt strategiskt fält kan du förhindra onödiga dubbletter och upprätthålla rapporteringsintegriteten.

Problemet: Team (i spoket) känns isolerade eftersom de bara ser sina egna poster.

Korrigeringen: Bevilja team skrivskyddad åtkomst till de arbetsytor som angetts som Primär för de delade posttyperna.

Mer information finns i Dela arbetsytor.

Resultatet: Teamen kan se den bredare företagssammanhanget för inspiration och anpassning, men deras lokala arbetsyta är fortfarande ren och fokuserad på sina specifika uppgifter.

Målgrupp: Regional Marketing leads och Ops-kampanjer.

Mål: Dokumentera den aktuella isolerade verkligheten eller den faktiska fragmenterade driftsinformationen.

Meddelandet:"Vi är inte här för att ta bort dina fält. Vi är här för att förstå hur de länkar till den globala strategin."

Resultat: Ett utkast till mappning av lokala taktiska fält till globala strategiska banor.

Målgrupp: Marknadsförare på hög nivå (till exempel personer i ledarroller).

Mål: Omforma den förenklade första ångesten.

Meddelandet:"Vi behöver ingen perfekt taxonomi för att börja. Vi använder Workfront Planning som miljö för att bygga den perfekta taxonomin."

Resultat: Godkännande att gå vidare med Workfront Planning som avstämningsmotor medan Workfront är i det aktuella tillståndet.

Målgrupp: Nya team utforskar Workfront Planning.

Mål: Minska känslan av isolering.

Meddelandet: "Se hur Team A:s lokala arbete automatiskt matar den primära Workspace-datorn? Det kan du också göra för ditt material."

Resultat: Välj från nya avdelningar som ser fördelarna med att vara anslutna utan att förlora sitt lokala oberoende.

Målgrupp: Alla Workfront Planning-användare (aktuella och potentiella).

Mål: Tillhandahåll en återkommande lågprismiljö för felsökning och taktisk vägledning.

Meddelandet:"Det finns inga fel frågor. Vi är här för att hjälpa er att lösa era specifika planeringsutmaningar i realtid."

Resultat: Ökat användarförtroende, snabbare upplösning av teknisk friktion och identifiering av nya mönster som kan göra global standardisering berättigad.

Fokus: Företagsintegritet, systemprestanda och enhetlig datataxonomi.

Ansvarsområden:

• Hanterar Global Taxonomy Workspace.

• Underlättar vägen till mognad på fältet genom att främja lokala framgångar för globala standarder.

• Upprätthåller de primära Workspace-vyerna för chefsrapportering.

• Leder till den månatliga semantiska granskningen över arbetsytor.

Fokus: Teamrelevans och acceptans snabbt.

Ansvarsområden:

• Fungerar som en enda kontaktpunkt för det funktionella teamet.

• Äger den lokala arbetsytestrukturen och anpassade fältförsök.

• Ser till att teamet använder Styrd gateway Forms för datainmatning.

• Deltar i samverkanshandskakningen under harmoniseringen.

Fokus: Strategisk justering, OKR-synlighet och portföljvisualisering (till exempel global kalender).

Ansvarsområden:

• Definierar OKR:er för företagsmarknadsföring på arbetsytan Global Taxonomi.

• Fördelar värdet för synlighetsteg 1 med andra ledare.

• Förstärker resursallokeringen 80/20 (värde över rensning).

Fokus: Kulturförskjutning och kompetensutveckling.

Ansvarsområden:

• Öppnar kontaktpunkter för återkommande kontorstider och workshops för sökning.

• Underhåller den interna Success Story-showcase.

• Identifierar tekniska friktionspunkter som företagsarkitekten kan lösa.

[ ] Identifiera Champion: Vem är processägare eller chef för det nya teamet?

[ ] Definiera den lokala förändringen: Vilka 2-3 fält behöver det här teamet som den globala standarden inte tillhandahåller för närvarande?

[ ] Mappa till globala körningar: Vilka befintliga globala fält kan tillgodose 80 % av det framtida teamets behov?

[ ] Bevilja global synlighet: Ge dem skrivskyddad åtkomst till de relevanta primära arbetsytorna och den globala taxonomiarbetsytan dag 1.

[ ] Upprätta överlämningen: Hur matar deras arbete de relevanta primära arbetsytorna? Deras arbete kan till exempel matas in i relevanta primära arbetsytor via en global posttyp eller ett specifikt sökfält.