Skapa och hantera automatiserade arbetsflödesmallar
Som Adobe Workfront-administratör kan du skapa automatiska arbetsflödesmallar som innehåller de granskare som har korrekturroller och meddelandeinställningar som du anger, om ditt företags innehållsgranskningsprocess ofta upprepas eller innehåll ofta granskas av samma personer. En mall för automatiserat arbetsflöde kan vara enkel med bara en eller två granskare eller komplex med många faser och beroenden.
Automatiserade arbetsflödesmallar gör det enkelt att skapa ett korrektur med ett automatiserat arbetsflöde. När en användare skapar ett korrektur väljer han eller hon bara den mall han eller hon behöver.
Du kan enkelt ändra alla automatiska arbetsflödesmallar, lägga till eller ta bort granskare och faser när som helst. Och korrekturläsare som använder mallen kan lägga till eller ta bort granskare för korrekturet.
Tänk på följande när du använder en mall för automatiserat arbetsflöde:
- Inställningarna i en mall för automatiserat arbetsflöde avgör vad du kan göra med det automatiserade arbetsflödet för ett korrektur. Om till exempel knappen Lägg till en scen är inaktiverad i mallen visas den inte när du arbetar med inställningarna för det automatiska arbetsflödet för korrekturet.
- När en person läggs till i en bild i en mall för automatiserat arbetsflöde, men redan finns som granskare i korrekturet, tas granskaren bort från scenen om mallen används. Om du inte lägger till någon annan granskare på scenen visas ett meddelande som ber dig att lägga till en.
- Din möjlighet att ändra en mall för automatiserat arbetsflöde beror på mallinställningarna som konfigurerats av Workfront-administratören, vilket beskrivs i . Om möjligheten att ändra mallen är inaktiverad kan bara mallens ägare ändra den.
Mer information om automatiserade arbetsflöden finns i Översikt över automatiserat arbetsflöde.
Åtkomstkrav
Du måste ha följande åtkomst för att kunna utföra stegen i den här artikeln:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront |
Nytt: Alla Aktuell: Pro eller högre Äldre: Premium eller Select Mer information om korrekturåtkomst för olika planer finns i Åtkomst till korrekturfunktioner i Workfront. |
| Adobe Workfront-licens |
Nytt: Standard Aktuell: Arbete eller plan Äldre: Alla (du måste ha språkkontroll aktiverat för användaren) |
| Konfigurationer på åtkomstnivå | Administratör måste väljas i din behörighetsprofil för korrektur. |
Mer information om informationen i den här tabellen finns i Åtkomstkrav i Workfront-dokumentationen.
Skapa en mall för automatiserat arbetsflöde
-
I Workfront klickar du på ikonen Main Menu
-
Klicka på Arbetsflöden i den vänstra panelen.
-
Klicka på Nytt > Ny mall på fliken Arbetsflöde.
-
Ange följande information i avsnittet Detaljer:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Mallnamn (Obligatoriskt) Skriv ett namn på mallen. Mallägare Du kan välja den Workfront-administratör eller Workfront Proof-administratör som ska hantera mallen. Mallgrupp Om organisationens automatiserade arbetsflöden är ordnade i grupper kan du välja namnet på gruppen. Mer information finns i Skapa automatiska arbetsflödesmallgrupper senare i den här artikeln. Tidszon för mall Standardtidszonen för mallen är den som du arbetar i. Om tidszonen för de som skapar korrektur och granskare som ska använda mallen är olika, kan du ändra den här för att säkerställa att deadlines för scenen ställs in vid rätt tidpunkt för dessa användare. Tillåt Du kan välja de scenaktiviteter som du vill ska vara tillgängliga för personen som skapar korrektur med hjälp av mallen.
VARNING: Om du inte markerar alternativen Lägg till en scen och Lägg till personer i faser kommer varken mallägaren eller ägaren till något korrektur som använder den här mallen att kunna lägga till en scen eller dela korrekturet.
-
Konfigurera varje steg i mallen för automatiserat arbetsflöde i avsnittet Steg.
Du kan lägga till flera faser och skapa mellan dem.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 layout-auto html-authored no-header Namn Scennamnet visas i det automatiserade arbetsflödesdiagrammet längst upp i avsnittet Arbetsflöde, på sidan Korrekturinformation och i e-postmeddelanden som skickas till granskarna. Aktivera fas Ange om scenen aktiveras automatiskt eller manuellt. I det första steget kan du välja Vid korrekturskapande, Vid ett visst datum och en viss tid eller Manuellt.
De andra alternativen blir tillgängliga när du lägger till en andra scen eftersom de kräver att du väljer en överordnad scen.
Deadline beräknad utifrån Ange hur du vill att tidsgränsen ska beräknas:
-
Skapande av korrektur: I listrutan under Deadline (+ arbetsdagar) väljer du antalet arbetsdagar som du vill lägga till till datumet för skapande av korrektur för att automatiskt ange en deadline för korrekturet.
-
När scenen startar: I listrutan under Deadline (+ arbetsdagar) väljer du det antal arbetsdagar du vill lägga till i scenens aktiveringsdatum för att automatiskt ange en deadline för korrekturet.
Lås scen Ange om du vill tillåta att scenen låses för kommentarer. Alternativen är att låsa en scen manuellt eller automatiskt, antingen när nästa fas startar eller när alla beslut fattas på den överordnade scenen. Primär beslutsfattare De tillgängliga beslutsfattarna visas i listan först när du har lagt till granskarna på scenen. Endast ett beslut krävs Granskningsprocessen för etappen kommer att slutföras så snart en av beslutsfattarna har lagt fram sitt beslut. Mer information finns i Konfigurera korrekturinställningar i Workfront Proof. Privat fas Döljer kommentarer och beslut från personer som inte har lagts till på scenen eller som inte är Workfront-administratörer. Mer information finns i Översikt över automatiserat arbetsflöde. Tillåt inte att den här fasen tas bort Gör scenen obligatorisk. -
-
Om korrektur som ska använda den här mallen alltid skickas till samma personer på scenen, lägger du till dem här så att användarna inte behöver lägga till dem varje gång de skapar ett korrektur.
Välj varje persons roll på de korrektur som ska använda den här mallen och de e-postaviseringar som du vill att användaren ska ta emot när han eller hon arbetar med korrektur som använder den här mallen.
Mer information om roller i ett korrektur finns i Konfigurera standardspråkroller. Mer information om korrekturmeddelanden via e-post finns i avsnittet Konfigurera korrekturinställningar för en användare i artikeln Konfigurera e-postaviseringsinställningar i Workfront Proof.
Varje användare kan bara läggas till på en scen. Du kan lägga till så många användare som du vill på en scen.
note tip TIP Du kan dra och släppa namn på granskare mellan faserna i stegdiagrammet. Tillgängliga stadier markeras med blått. -
Upprepa de två föregående stegen för alla andra steg som du vill lägga till i mallen.
Överst i avsnittet Arbetsflöde visas ett diagram över det automatiska arbetsflöde som du konfigurerar. När du fortsätter att lägga till faser visas de i diagrammet med rader som visar beroenden mellan dem. Du kan klicka på en scen i diagrammet för att visa inställningarna för den scenen.
Om du inte behöver visa diagrammet kan du klicka på Dölj diagram.
-
I avsnittet Dela mall med klickar du på ett alternativ (om mallen inte redan delas med hela organisationen) för att ange vem som ska kunna använda den.
Som standard delas nya mallar för automatiserat arbetsflöde med alla i organisationen.
-
Klicka på Skapa.
Ändra en mall för automatiserat arbetsflöde
Som Workfront Proof-administratör kan du ändra en mall för automatiserat arbetsflöde. Dina ändringar sparas automatiskt när du gör dem.
-
I Workfront klickar du på ikonen Main Menu
-
Klicka på Arbetsflöden i den vänstra panelen.
-
Klicka på mallen som du vill ändra i listan Arbetsflödesmallar som visas.
-
Ange följande information i avsnittet Detaljer:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Mallnamn (Obligatoriskt) Skriv ett namn på mallen. Mallägare Du kan välja den Workfront-administratör eller Workfront Proof-administratör som ska hantera mallen. Mallgrupp Om organisationens automatiserade arbetsflöden är ordnade i grupper kan du välja namnet på gruppen. Mer information finns i Skapa automatiska arbetsflödesmallgrupper senare i den här artikeln. Tidszon för mall Standardtidszonen för mallen är den som du arbetar i. Om tidszonen för de som skapar korrektur och granskare som ska använda mallen är olika, kan du ändra den här för att säkerställa att deadlines för scenen ställs in vid rätt tidpunkt för dessa användare. Tillåt Välj de scenaktiviteter som du vill ska vara tillgängliga för dem som skapar korrektur med hjälp av mallen.
VARNING: Om du inte markerar alternativen Lägg till en scen och Lägg till personer i faser kommer varken mallägaren eller ägaren till något korrektur som använder den här mallen att kunna lägga till en scen eller dela korrekturet.
-
I avsnittet Arbetsflöde ändrar du namnet på en scen och expanderar dess inställningar
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Deadline beräknad utifrån Ange hur du vill att tidsgränsen ska beräknas:
-
Deadline beräknad från korrekturskapande: I listrutan Ange deadline för scenen väljer du det antal arbetsdagar du vill lägga till till datumet för korrekturskapande för att automatiskt ange en deadline för korrekturet.
-
Deadline beräknad från scenaktivering: I listrutan Ange deadline för scenen väljer du det antal arbetsdagar som du vill lägga till till scenens aktiveringsdatum för att automatiskt ställa in en deadline för korrekturet.
Aktivera fas Ange om scenen aktiveras automatiskt eller manuellt. I det första steget kan du välja Vid korrekturskapande, Vid ett visst datum och en viss tid eller Manuellt.
De andra alternativen blir tillgängliga när du lägger till en andra scen eftersom de kräver att du väljer en överordnad scen.
Lås scen Ange om du vill tillåta att scenen låses för kommentarer. Alternativen är att låsa en scen manuellt eller automatiskt, antingen när nästa fas startar eller när alla beslut fattas på den överordnade scenen. Beslut Slutar fasen första gången en av beslutsfattarna fattar sitt beslut. Mer information finns i Konfigurera korrekturinställningar i Workfront Proof. Integritet Döljer kommentarer och beslut från personer som inte har lagts till på scenen eller som inte är tillsynspersoner eller högre i kontot. Mer information finns i Översikt över automatiserat arbetsflöde. Borttagning av scenen Gör scenen obligatorisk. Mer 
Lägg till granskare på scenen eller ta bort scenen.
Om alla korrektur skickas till samma personer i en viss fas kan du ange deras namn här, så att du inte behöver lägga till dem varje gång du skapar ett korrektur. Skriv och markera namnet på en användare som du vill lägga till på scenen och lägg sedan till användarens roll i korrekturet och e-postaviseringar som du vill använda för användaren. Mer information om språkroller finns i Konfigurera standardspråkroller. Mer information om korrekturmeddelanden via e-post finns i avsnittet Konfigurera korrekturinställningar för en användare i artikeln Konfigurera e-postaviseringsinställningar i Workfront Proof.
Du kan lägga till så många användare som du vill på en scen
Tips! Du kan dra och släppa namn på granskare mellan faserna i stegdiagrammet. Tillgängliga stadier markeras med blått.
-
-
Upprepa steget för alla andra steg som du vill lägga till i mallen.
Överst i avsnittet Arbetsflöde visas ett diagram över det automatiska arbetsflöde som du konfigurerar. När du fortsätter att lägga till faser visas de i diagrammet med rader som visar beroenden mellan dem. Du kan klicka på en scen i diagrammet för att visa inställningarna för den scenen.
Om du inte behöver visa diagrammet kan du klicka på Dölj diagram.
-
Om du vill ta bort en användare klickar du på knappen Mer
Skapa mallgrupper för automatiserat arbetsflöde create-automated-workflow-template-groups
Som Workfront-administratör kan du visa och hantera alla mallar för automatiserat arbetsflöde i organisationens konto. Det kan vara praktiskt att ordna mallar i grupper.
Så här skapar du en mallgrupp för automatiserat arbetsflöde:
-
I Workfront klickar du på ikonen Main Menu
-
Klicka på Arbetsflöden i den vänstra panelen.
-
Klicka på Nytt > Ny mallgrupp på fliken Arbetsflöde.
-
Skriv ett beskrivande namn för den nya mallgruppen och tryck sedan på Retur.
Du kan flytta mallarna mellan grupper genom att dra och släppa.
Hantera automatiserade arbetsflödesmallar
-
I Workfront klickar du på ikonen Main Menu
-
Klicka på Arbetsflöden i den vänstra panelen i Workfront Proof.
-
Gör något av följande på sidan Arbetsflöden som visas:
- Lägg till en ny mall
- Lägg till en ny mallgrupp
- Ta bort en eller flera mallgrupper
- Åtkomst till information om en mall
- Dra en mall till en annan mallgrupp