Ordens de compra para empresas
As ordens de compra (OCs) são uma maneira comum de as empresas rastrearem e controlarem os gastos. A Ordem de compra é um dos métodos de pagamento offline padrão com suporte no Adobe Commerce e no Magento Open Source. Quando o B2B do Adobe Commerce está instalado e a opção Habilitar Ordens de Compra é ativada para uma conta da empresa, todas as ordens são criadas automaticamente como Ordens de Compra (OC). Usuários da empresa com as permissões necessárias podem criar, editar e excluir OCs que eles criam e OCs criadas por usuários subordinados.
Fluxo da ordem de compra
Dependendo de sua função e da ordem, os usuários da empresa podem estar sujeitos a várias regras de aprovação. E dependendo de usar métodos de pagamento online ou offline, o fluxo é um pouco diferente. Os administradores da empresa podem criar pedidos automaticamente, ignorando as regras de aprovação. Como o armazenamento de detalhes de pagamento online durante o processo de aprovação é um risco de segurança, esses detalhes são adicionados após a aprovação e, em seguida, a ordem de compra é convertida em uma ordem real.
O fluxo de trabalho da ordem de compra de uma empresa pode variar de algumas maneiras:
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Se nenhuma regra de aprovação for definida, as ordens de compra poderão ser feitas e a ordem concluída diretamente.
note note NOTE Por padrão, uma mensagem Purchase order has been submitted for approvalé sempre exibida para usuários da empresa, mesmo quando nenhuma regra de aprovação é definida. Quando nenhum processo de aprovação é necessário, os usuários da empresa recebem automaticamente um email informando que o pedido foi criado e aprovado. -
Se as regras de aprovação forem definidas pelo administrador da empresa, os usuários passarão pelo processo de aprovação.
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Detalhes de pagamento offline são inseridos ao criar a ordem de compra.
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Os detalhes do pagamento online são inseridos após a aprovação da ordem de compra.
Exemplo básico de fluxo de trabalho
As empresas usam ordens de compra para controlar o que os funcionários podem comprar em nome da empresa e geralmente configuram regras de aprovação para aplicar as diretrizes da empresa. Dependendo das regras de aprovação, várias pessoas podem precisar aprovar o pedido.
- O usuário cria uma ordem de compra de US$ 25.000 em mercadorias.
- O gerente deles deve aprovar.
- Como o pedido é superior a US$ 10.000, o V.P. também deve aprovar.
- Dependendo do método de pagamento, após as aprovações, a ordem de compra é convertida automaticamente em uma ordem ou o usuário retorna para inserir detalhes de pagamento.
Regras de aprovação
As regras de aprovação são usadas para controlar os gastos com base nas diretrizes da empresa. Exemplos de regras de aprovação:
- Qualquer pedido acima de US$ 100 precisa da aprovação do seu gerente.
- Qualquer pedido acima de US$ 1.000 precisa da aprovação do seu gerente e do administrador da empresa.
- Qualquer pedido com mais de 30 SKUs exclusivas precisa da aprovação do administrador da empresa.
Com essas regras em vigor para uma empresa, um usuário da empresa pode concluir o pedido imediatamente quando o pedido for inferior a US$ 100. Para saber mais sobre a definição da regra de aprovação, consulte Regras de aprovação
Tipos de usuários de loja
O workflow da ordem de compra também pode ser diferente dependendo de quem está fazendo a compra.
- Um funcionário regular pode estar sujeito a todas as regras de aprovação
- Um gerente poderia ter mais poder de compra e teria regras de aprovação diferentes
- Os administradores da empresa podem ignorar todas as regras de aprovação e ter suas ordens de compra concluídas automaticamente.
Todos esses fatores podem influenciar o processo exato de finalização.
My Purchase Orders
Quando as ordens de compra são habilitadas para uma empresa, o item My Purchase Orders é exibido no painel esquerdo para clientes conectados a uma conta de usuário da empresa. Há três guias que fornecem diferentes listas e funções de ordem de compra:
- My Purchase Orders: OCs criadas pelo cliente.
- Company Purchase Orders: OCs feitas por usuários subordinados dentro da empresa (depende da estrutura e das funções da empresa).
- Requires My Approval: (Visível para aprovadores designados) OCs que estão aguardando a aprovação do cliente. O contador mostra quantos pedidos estão aguardando aprovação.
Para obter mais informações sobre as funções de ordem de compra com suporte disponíveis para usuários da empresa na loja, consulte Minhas Ordens de Compra.
Métodos de pagamento offline vs. online
Os workflows podem variar dependendo do método de pagamento. Para saber mais sobre os métodos de pagamento da Adobe Commerce, consulte Métodos de Pagamento no Guia de Experiência de Vendas e Compras.
Pagamentos online
Por motivos de segurança, as lojas online normalmente não querem coletar os detalhes do cartão de crédito da loja enquanto aguardam a conclusão do processo de aprovação. Portanto, se uma opção de pagamento online for selecionada, o criador da ordem de compra retornará ao armazenamento após a aprovação, inserirá os detalhes do pagamento e concluirá a ordem. São exemplos de pagamentos em linha:
- Cartões de crédito/débito
- PayPal
- Braintree
Pagamentos offline
Como os métodos de pagamento offline, como uma ordem de pagamento, são tratados fora do site, eles são mais seguros. As ordens de compra com pagamentos offline podem ser processadas automaticamente, após qualquer processo de aprovação.
Exemplos de pagamentos off-line são:
- Cheque/Ordem de pagamento
- Pagamento por conta
- Dinheiro na entrega
- Transferências Bancárias
- Crédito da loja