Ontdek de kernstrategieën en stel een actieplan op om een goede gegevensgezondheid te handhaven en Salesforce CRM naadloos te synchroniseren met Marketo Engage voor omzetgerelateerde activiteiten. In dit artikel vindt u waardevolle inzichten en een bewezen aanpak waarmee u als Marketo Engage-beheerder uw database en de koppeling met Salesforce CRM optimaal kunt inzetten.

In het huidige datagestuurde zakelijke landschap is het behoud van schone en nauwkeurige data cruciaal voor het succes van uw marketing- en salesactiviteiten. Slechte gegevensgezondheid leidt tot inefficiëntie, gemiste kansen en negatieve klantervaringen.

Dit artikel helpt u het belang van gegevensgezondheid te doorgronden en biedt praktische stappen om synchronisatieproblemen tussen Marketo Engage en Salesforce CRM te minimaliseren. Bovendien wordt uitgelegd hoe u de dashboards van Salesforce CRM kunt inzetten om het synchronisatieproces te monitoren en problemen effectief op te lossen. Met deze aanpak kunt u uw Marketing Qualified Leads (MQL’s) nauwkeurig en efficiënt naar Salesforce doorzetten, zodat uw salesteam deals kan sluiten.

Van lead tot gesloten deal: naadloze gegevenssynchronisatie met Marketo Engage en Salesforce

Het doel van elk gegevensgezondheidsproces is dat schone, accurate en actuele leadgegevens worden gesynchroniseerd van Marketo Engage naar Salesforce CRM. Door dit proces goed op te zetten kan het salesteam zich volledig richten op de dingen waar ze goed in zijn: het sluiten van deals en het genereren van omzet. Daarvoor is het essentieel dat beheerders een gegevensgezondheidsproces implementeren dat regelmatige gegevensaudits, deduplicatie en validatie omvat. Hierdoor onderhoudt u een schone en efficiënte database en kunnen Salesforce CRM en Marketo Engage soepel samenwerken. Daarnaast is het belangrijk om de synchronisatieprocessen van Salesforce CRM regelmatig te monitoren en eventuele problemen direct aan te pakken.

In de volgende secties bespreek ik mijn best practices voor het volgende:

1. Schone, accurate en actuele gegevens synchroniseren van Marketo Engage naar Salesforce CRM.
2. Het risico op gegevensinconsistentie en fouten tussen de twee systemen verlagen.
3. De efficiëntie en productiviteit van het salesteam verbeteren.

Een proces voor gegevensgezondheid opzetten in Marketo Engage

Waarom moet u een proces voor gegevensgezondheid ontwikkelen?

Gegevensgezondheid is de basis van een geslaagde CRM-synchronisatie. Hierdoor heeft uw salesteam de beschikking over accurate en actuele informatie in het CRM en wordt de kans op synchronisatiefouten in Marketo Engage verkleind. Door uw gegevens in CRM schoon te houden kunt u uw leads effectief beheren. Uit mijn ervaring met Salesforce CRM weet ik dat het ontbreken van een degelijke strategie voor gegevensgezondheid tot allerlei problemen kan leiden:

• Duplicaten: Door meerdere vermeldingen van dezelfde lead kan uw CRM overvol raken en kan het salesteam in verwarring raken.
  • Ik werkte bijvoorbeeld ooit met een bedrijf waar duplicaten in het CRM aanzienlijke vertragingen in het salesproces veroorzaakten. Vertegenwoordigers wisten vaak niet welke lead ze moesten opvolgen, wat niet alleen tijdverspilling opleverde, maar ook leidde tot gemiste kansen.
• Onnauwkeurige gegevens: Verkeerde of verouderde informatie kan leiden tot slechte klantinteracties en gemiste zakelijke kansen.
  • Leadrouting is bijvoorbeeld een cruciaal proces voor het toewijzen van leads aan de juiste salesmedewerkers op basis van hun locatie. De meeste bedrijven bouwen hun leadroutingstrategieën rondom regio’s zoals Noord-Amerika (NA), Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA), Azië-Pacific (APAC) en Latijns-Amerika (LATAM). Deze regio’s worden vaak gedefinieerd aan de hand van specifieke staten of landen. Als de gegevens onnauwkeurig zijn, is het goed mogelijk dat iemand die woont en werkt in Noord-Amerika, wordt toegewezen aan een vertegenwoordiger in EMEA. Deze onnauwkeurigheid kan een slechte ervaring voor een prospect veroorzaken als die bijvoorbeeld een telefoontje ontvangt van een vertegenwoordiger die actief is in een tijdzone die uren voor- of achterloopt. Dit is verspilling van kostbare tijd, zowel voor de vertegenwoordiger als de prospect. Het verschil in tijdzone kan leiden tot gemiste telefoontjes, vertraagde reacties en het ontbreken van directe betrokkenheid, waardoor de kans afneemt dat de lead in een klant verandert.
• Fouten bij veldvalidatie: Waarden in vereiste velden moeten overeenkomen met de waarden in Salesforce CRM. Anders kunnen synchronisatiefouten ontstaan die het maken van nieuwe records in Salesforce of het updaten van bestaande records kunnen verhinderen.
  • 'Land' is een verplicht veld waarin vaak veldvalidatiefouten optreden. Als het veld Land in Marketo Engage bijvoorbeeld wordt ingevuld als 'VS' en in Salesforce CRM als 'Verenigde Staten', mislukt de synchronisatie.

Om deze valkuilen te vermijden is het belangrijk om het proces voor gegevensgezondheid te doorlopen. Het ontwikkelen van een proces voor gegevensgezondheid omvat regelmatige gegevensaudits, deduplicatie en validatie om een schone en efficiënte database te onderhouden.

Stap voor stap aan de slag

1. Stel een gegevensstandaard in:

• Definieer duidelijke richtlijnen voor het invoeren van gegevens: stel regels op voor gegevensinvoer, inclusief verplichte velden en opmaakstandaarden.

• Veldupdates blokkeren: blokkeer bepaalde velden om te voorkomen dat ze door bepaalde bronnen worden bijgewerkt. Dit doet u bijvoorbeeld als de oorspronkelijke waarden altijd accuraat zijn, of als u wilt voorkomen dat gebruikers fouten maken bij handmatig invoeren, enz.

• Gegevensstandaarden documenteren: maak een document waarin deze richtlijnen staan en maak dit toegankelijk voor alle relevante teamleden zoals Marketing Operations, Marketing Stakeholders en Sales Operations.

  • Voorbeeld van een sjabloon voor handmatig uploaden van lijsten: maak een template voor handmatige uploads van lijsten met alle verplichte velden en opmaakstandaarden. Bijvoorbeeld:

    • Voornaam: Vereist. Geen speciale tekens.
    • Achternaam: Vereist. Geen speciale tekens.
    • Bedrijfsnaam: Vereist. Geen speciale tekens.
    • E-mailadres: Vereist. Moet een geldige e-mailindeling zijn.
    • Land: Vereist. Moet overeenkomen met de waarden in de keuzelijst in Salesforce.
    • Staat (voor de VS en Canada): Vereist. Moet overeenkomen met de waarden in de keuzelijst in Salesforce.

2. Voer een gegevensaudit uit:

Als u in Marketo Engage nog geen proces voor gegevensgezondheid hebt, begin dan met het uitvoeren van een gegevensaudit. In deze stap kunt u de kwaliteit van de gegevens in de database bepalen en vaststellen welke punten moeten worden verbeterd.

• Scope van de gegevensaudit:

  • Leadgegevens:

    • Lege kritieke velden: Controleer of er leads zijn waarbij essentiële demografische gegevens ontbreken. Zo zijn Achternaam, E-mail, Bedrijf, Land, Staat (VS en Canada) en Persoonsbron vaak verplichte velden, maar dit kan per organisatie verschillen. Van deze velden is het e-mailadres het belangrijkste om van Marketo Engage een effectief marketingautomatiseringssysteem te maken.
    • Land: Zorg ervoor dat het veld Land correct is ingevuld.
    • Staat (VS en Canada): Zorg ervoor dat in de Verenigde Staten en Canada het veld Staat correct is ingevuld volgens de naamgevingsconventies voor leads. Gebruik bijvoorbeeld een afkorting van 2 letters in plaats van de volledige naam (CA in plaats van California). Let op het juiste hoofdlettergebruik (bijvoorbeeld CA in plaats van Ca of ca of california).

  • Inactiviteit van leads: Identificeer leads die 30, 60 of 90 dagen inactief zijn geweest.

  • Ongeldige e-mailadressen: Identificeer en markeer ongeldige e-mailadressen.

• Methodologie: Gebruik de slimme campagnes en rapporten van Marketo Engage.

  • Identificeer onvolledige of verouderde records: Maak gebruik van de ingebouwde rapporten voor gegevenskwaliteit in Marketo Engage om problemen in velden als Land, Staat, Achternaam en Bedrijfsnaam te identificeren. Deze velden zijn essentieel voor het synchroniseren van leads van Marketo Engage naar Salesforce CRM.

    • Optie 1: Het rapport People Performance is een goed startpunt om onvolledige kritieke velden te vinden.
    • Optie 2: Maak slimme lijsten die filteren op '<veldnaam> is leeg'. Daarnaast kunt u records met lege velden uitsluiten van synchronisatie naar Salesforce CRM. Voeg hiervoor in Slimme campagnes filters toe voor '<veldnaam> is niet leeg' met de stap 'Persoon naar SFDC synchroniseren'.

  • Koppel kritieke veldwaarden: Land en Staat moeten exact overeenkomen met de waarden in Salesforce CRM.Voornaam en Bedrijf mogen niet leeg zijn. Informeer bij de afdeling Verkoop of bij Salesforce CRM-beheerders of er specifieke eisen zijn voor uw organisatie.

  • Slimme campagnes: Gebruik Slimme campagnes om problemen dynamisch te identificeren en te beheren. Op een hoog niveau was mijn aanpak om de campagnes te structureren op basis van gebruiksscenario.

• • Handmatige controle: Voer een handmatige controle uit op een steekproef van records om problemen op te sporen die geautomatiseerde tools mogelijk missen.
  • Feedback van stakeholders: verzamel feedback van uw verkoop- en marketingteams om inzicht te krijgen in de uitdagingen op het gebied van gegevens waarmee zij te maken hebben.

• Tekenen van slechte gegevenskwaliteit:

  • Hoge bouncepercentages: als er veel e-mails terugkomen, kan dat duiden op verouderde of onjuiste e-mailadressen.
  • Lage betrokkenheidspercentages: lage betrokkenheidspercentages kunnen erop duiden dat uw leads geen relevante content ontvangen, mogelijk als gevolg van onnauwkeurige gegevens.
  • Dubbele records: een groot aantal dubbele records kan duiden op een gebrek aan goede deduplicatieprocessen.
  • Inconsistente veldwaarden: inconsistente of ontbrekende waarden in belangrijke velden zoals Leadbron of Land kunnen leiden tot synchronisatiefouten.

3.Identificeer gegevensbronnen:

Het veld Persoonlijke bron is een van de belangrijkste velden die u inzicht geven in de bron van de leadgeneratie. Zorg ervoor dat alle leads zijn bijgewerkt met de juiste waarden voor Persoonlijke bron. Hieronder het actieplan:

• Controleer op ontbrekende waarden: gebruik een slimme campagne om leads te identificeren die geen waarde voor Persoonlijke bron hebben.

• Werk ontbrekende waarden bij:

  • Automatiseren met workflows: gebruik trigger- en/of batchcampagnes om het veld Persoonsbron automatisch bij te werken. Doe dit op basis van andere beschikbare gegevenspunten, zoals Type registratiebron, Informatie registratiebron, Informatie originele bron, Type originele bron of Oorspronkelijke verwijzer. Als u een uitvoerbare campagnestrategie voor gegevenshygiëne hebt, raad ik u ten zeerste aan om de update van de persoonsbron toe te voegen als onderdeel van het uitvoerbare proces.
  • Handmatige updates: de meeste leads moeten worden bijgewerkt met geautomatiseerde workflows. Voor leads waarbij geautomatiseerde updates niet mogelijk zijn (bijvoorbeeld bij een systeemstoring) moeten echter handmatige updates worden gebruikt. Handmatige updates moeten worden gebruikt als aanvulling op eventuele grote wijzigingen in de leadbron of periodieke controles. Wijs een team aan om het veld Persoonlijke bron handmatig bij te werken op basis van de beschikbare informatie of om leads op te volgen.

• Hieronder ziet u een voorbeeld van de recordwaarden in mijn Marketo Engage-database.

4. Dedupliceer dubbele records:

Gebruik de ingebouwde deduplicatiefuncties in Marketo Engage.

• Controleer de slimme systeemlijst Mogelijke duplicaten: Begin met het gebruiken van de slimme systeemlijst Mogelijke duplicaten.

• Gebruik E-mailadres als duplicaatveld: E-mailadres is de meest gebruikte identificatie voor het vaststellen van duplicaten. U kunt de filters van de slimme lijst ook combineren om te controleren op duplicaten op basis van e-mailadres, volledige naam, achternaam, Salesforce-type of bijgewerkt op.

• Duplicaten samenvoegen: nadat u alle duplicaten hebt geïdentificeerd, kunt u ze handmatig samenvoegen in Marketo Engage. Als u dit proces wilt automatiseren, raad ik u aan contact op te nemen met uw Adobe Account-team om te bespreken of u eventueel met Adobe Professional Services kunt samenwerken om de aangepaste oplossing voor automatisch samenvoegen in te stellen. Met automatisch samenvoegen wordt de taak uitgevoerd om duplicaten dagelijks of wekelijks samen te voegen.

5. Gegevens valideren:

Implementeer gegevensvalidatieregels in Marketo Engage om de nauwkeurigheid van gegevens bij formulierinvoer te garanderen. De productdocumentatie bevat gedetailleerde informatie over het instellen van gegevensvalidatie.

• Gebruik tools voor gegevensvalidatie van derden om e-mailadressen en contactgegevens te verifiëren: overweeg tools van derden zoals NeverBounce of Clearbit te integreren om e-mailadressen en andere contactgegevens te verifiëren. Deze tools maken gebruik van de Marketo Engage API om hun functionaliteiten voor respectievelijk e-mailverificatie en gegevensverrijking te integreren.
• Start direct met gegevenskwaliteitscampagnes via trigger-gebaseerde campagnes: stel een gegevenskwaliteitscampagne in die onjuiste informatie direct bijwerkt wanneer een persoon het systeem binnenkomt.Als gegevens bijvoorbeeld via een lijstimport in het systeem terechtkomen en de landwaarde onjuist is of niet overeenkomt met de keuzelijst, wordt deze persoon door de gegevenskwaliteitscampagne opgespoord en bijgewerkt met de juiste waarden.

6. Train het team:

Bied trainingssessies aan om gegevensinvoerpersoneel op te leiden en ervoor te zorgen dat iedereen die gegevens in Marketo Engage invoert, zich aan de vastgestelde richtlijnen houdt.

• Deelnemers kunnen onder meer zijn:

  • Medewerkers die gegevens invoeren (bijvoorbeeld marketingassistenten of dataspecialisten)
  • Marketingactiviteiten
  • Afdeling Verkoop
  • Vertegenwoordigers verkoopontwikkeling (SDR's)
  • Vertegenwoordigers bedrijfsontwikkeling (BDR's)
  • Verkoopteams
  • Marketingteams
  • Digitale marketeers
  • Andere stakeholders die betrokken zijn bij leadbeheer of campagne-uitvoering

• Beleid en het proces voor gegevensgezondheid documenteren: Documenteer uw gegevensgezondheidsbeleid en -proces en maak dit toegankelijk voor alle relevante teamleden.

De gegevensgezondheid verbeteren met Salesforce CRM Backlog-dashboards

Ik heb het belang van gegevensgezondheid besproken en de cruciale rol daarvan voor de integriteit en betrouwbaarheid van gegevens voor Salesforce CRM-synchronisatie. Laten we bekijken hoe u de dashboards voor Salesforce CRM-synchronisatie in Marketo Engage kunt inzetten om synchronisatieproblemen te monitoren en op te lossen. Deze dashboards zijn onmisbare hulpmiddelen als aanvulling op alles wat u doet voor gegevensgezondheid, en die u ondersteunen bij de dagelijkse controle om een soepele en foutloze gegevenssynchronisatie te handhaven.

Waarom monitoring belangrijk is

Dit zijn een paar belangrijke redenen waarom monitoren met de dashboards voor Salesforce CRM-synchronisatie cruciaal is:

1. Realtime-inzichten: De dashboards bieden realtimezicht op de synchronisatiestatus, trends in de backlog en fouten. Hierdoor kunt u problemen direct signaleren en oplossen. Door actief monitoren voorkomt u dat problemen verergeren, zodat uw campagnes soepel blijven verlopen.
2. Proactief beheer en verbeterde efficiëntie: Door regelmatig te monitoren kunt u de gezondheid van uw gegevenssynchronisatie proactief beheren, wat het risico op onverwachte onderbrekingen of storingen verkleint. Bovendien kunt u zo de prestaties optimaliseren en zorgen dat uw teams zo min mogelijk tijd besteden aan handmatige correctie, wat de efficiëntie en productiviteit verhoogt.
3. Kwaliteitsbewaking van gegevens: Met monitoringdashboards kunt u controleren of uw strategieën voor gegevensgezondheid effectief zijn. Als u merkt dat het aantal fouten toeneemt of de achterstand oploopt, kunt u uw strategie bijsturen voor het handhaven van nauwkeurige en actuele gegevens, wat essentieel is voor effectieve personalisatie in marketing- en verkoopcampagnes.

Van mijn eerdere implementatie heb ik geleerd dat consistentie en aandacht voor detail de sleutel zijn tot een succesvolle monitoring van gegevenssynchronisatie. Een paar valkuilen die u beter kunt vermijden:

• Niet regelmatig controleren: Bekijk uw dashboards voordat problemen kritiek worden. Dagelijkse monitoring is cruciaal om problemen in een vroeg stadium te signaleren en op te lossen.
• Achterstandstrends negeren: Een oplopende achterstand kan wijzen op onderliggende problemen die aandacht vereisen. Sla deze indicator niet over, want hij biedt waardevolle inzichten in de prestaties van uw CRM-synchronisatieprocessen.
• Niet ingrijpen bij fouten: Synchronisatiefouten vragen om snelle actie. Als u ze negeert, kunnen er in de gegevens inconsistenties ontstaan die de betrouwbaarheid van uw CRM ondermijnen. Hier vindt u handige informatie over het oplossen van Salesforce CRM-synchronisatiefouten.

Door uw Salesforce CRM-synchronisatieprocessen regelmatig te monitoren kunt u de kwaliteit, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van uw gegevens behouden, wat uiteindelijk leidt tot betere bedrijfsresultaten.

Salesforce CRM Sync-dashboards effectief gebruiken in Marketo Engage

Volg deze stappen om de Salesforce CRM Sync Dashboards in Marketo Engage optimaal in te zetten voor het monitoren en oplossen van synchronisatieproblemen:

• Raadpleeg de productdocumentatie voor stapsgewijze begeleiding bij toegang tot de dashboards.

• Bekijk eerst de grafiek voor achterstandstrends en Synchronisatiedoorvoer en achterstand om snel de status van uw synchronisatieprocessen te zien.

• Besteed dagelijks ongeveer 5 minuten aan het monitoren van deze grafiek. Na verloop van tijd herkent u de normale patronen en trends.

• Elke afwijkende piek of een consistente toename van de backlog verdient onmiddellijke aandacht en verder onderzoek.

• Om de zichtbaarheid van de synchronisatieprestaties te vergroten hebben de gegevens over synchronisatiedoorvoer en achterstand een kleurcodering:

  • ⚪ Normaal (grijs) – Geeft aan dat de synchronisatiebewerkingen binnen de verwachte parameters vallen, zonder significante achterstand.
  • ?? Toenemend (oranje) – Geeft aan dat de achterstand toeneemt, wat kan wijzen op mogelijke synchronisatievertragingen of -problemen.
  • Dankzij deze kleurcodering kunnen beheerders sneller en eenvoudiger de synchronisatiestatus beoordelen en indien nodig tijdig actie ondernemen.

• Achterstanden identificeren:

  • Kijk of er pieken of een constante toename in de achterstand zit. Deze kunnen duiden op problemen met het synchronisatieproces.
  • Als u een aanzienlijke toename constateert, kan dit te wijten zijn aan problemen met de gegevenskwaliteit, problemen met de systeemprestaties of andere onderliggende factoren.

• Synchronisatiestatus controleren:

  • Gebruik het Synchronisatiestatus-dashboard om een overzicht te krijgen van de huidige synchronisatiestatus.
  • Zoek naar records die onvolledig of mislukt zijn.
  • Klik op de specifieke records voor meer gedetailleerde informatie over de synchronisatiestatus, inclusief eventuele foutmeldingen of redenen voor de fout.

• Synchronisatiefouten analyseren:

  • Ga naar het Synchronisatiefouten-dashboard om een lijst van alle synchronisatiefouten te zien.
  • Filter de fouten op type, datum en ernst om u te concentreren op de meest kritieke problemen.
  • Bekijk de foutmeldingen om de hoofdoorzaak van elk probleem te begrijpen. Veelvoorkomende fouten zijn onder meer fouten bij de gegevensvalidatie, dubbele records en systeemtime-outs. Deze kunnen worden opgelost met de juiste procedures HIER.

• Acties bij fouten:

  • Bepaal per synchronisatiefout de juiste vervolgstap om deze te verhelpen.

  • Enkele veelvoorkomende acties zijn:

    • Gegevens corrigeren: Als de fout wordt veroorzaakt door ongeldige of onvolledige gegevens, werk dan indien nodig de records in Marketo Engage of Salesforce CRM bij.
    • Records opnieuw synchroniseren: Gebruik de functie voor opnieuw synchroniseren om de records opnieuw te synchroniseren.
    • Neem contact op met Adobe Support: Als de fout complex of hardnekkig is, neem dan contact op met Adobe-ondersteuning of Salesforce-ondersteuning voor hulp.

Campagnes voor gegevenskwaliteit optimaliseren

• Maak gebruik van de inzichten uit de Salesforce CRM Sync-dashboards om de campagnes voor gegevenskwaliteit te verbeteren. Als de fout bijvoorbeeld wordt veroorzaakt door ontbrekende vereiste velden of onjuiste waarden, kunt u overwegen de waarden in Marketo Engage te corrigeren. Als u veel synchronisatiefouten ziet als gevolg van statuswaarden, is het een goed idee om uw gegevenskwaliteitsproces te herzien en ervoor te zorgen dat statuswaarden correct zijn genormaliseerd in Marketo Engage.
• Beoordeel en actualiseer de gegevenskwaliteitsprocedures regelmatig om ervoor te zorgen dat de campagnes effectief zijn en aansluiten op de synchronisatiebehoeften.
• Waarschuwingen instellen: Ik raad u aan u te abonneren op de CRM-synchronisatiefoutmeldingen zodat u ze in uw e-mail ontvangt. U kunt zich abonneren op meldingen via de sectie Meldingen in uw Marketo Engage-instantie.

• Documenteren en bijhouden: Noteer de synchronisatieproblemen die u tegenkomt en de acties die u onderneemt om deze op te lossen. Gebruik deze documentatie om de effectiviteit van gegevenskwaliteitscampagnes bij te houden en terugkerende problemen te identificeren die moeten worden aangepakt. Hier is een Sjabloon voor het CRM-synchronisatiefoutenlogboek die u kunt gebruiken.

De belangrijkste dingen om te onthouden

• Gegevensstandaarden opstellen: Definieer duidelijke richtlijnen voor het invoeren van gegevens, inclusief verplichte velden en opmaakstandaarden.
• Proces voor gegevenskwaliteit opstellen: Regelmatige gegevenscontroles, deduplicatie en validatie zijn cruciaal voor het behouden van een schone en efficiënte database.
• Ingebouwde functies in Marketo Engage gebruiken: Gebruik het rapport People Performance, slimme campagnes en validatieregels voor gegevens in om problemen te herkennen en op te lossen.
• Monitoren en oplossen: Houd de Salesforce-synchronisatieprocessen regelmatig in de gaten met de nieuwe Salesforce CRM Sync-dashboards in Marketo Engage. Zo kunt u synchronisatieproblemen opsporen en oplossen voordat ze gevolgen hebben voor uw bedrijf.
• Uw team trainen: Geef uw medewerkers die gegevens invoeren, marketing- en verkoopteams en andere stakeholders informatie over het belang van gegevensgezondheid en de processen waarmee die moet worden onderhouden.

Met een solide proces voor gegevensgezondheid kunt u een betrouwbare gegevenssynchronisatie tussen Marketo Engage en Salesforce handhaven, de omzetgroei stimuleren en concurrenten een stap voorblijven.