Mappen delen in Workfront Proof
U kunt een map delen met gebruikers en hele bedrijven die Workfront Proof -accounts hebben (niet met gasten).
Als u een volledige map deelt:
- U kunt geen rollen instellen voor de personen met wie u de map deelt (rollen en e-mailwaarschuwingen zijn alleen van toepassing op ontvangers wanneer u afzonderlijke proefdrukken deelt).
- De ontvangers hebben alleen-lezen toegang tot alle items in de map (bestaande en toegevoegde items).
- De ontvangers krijgen één e-mail met een persoonlijke URL naar de map.
- De ontvangers krijgen geen e-mailmeldingen wanneer nieuwe items aan de map worden toegevoegd.
- De ontvangers kunnen de originele bestanden voor items in de map downloaden (voor elke proefdruk moet de optie Download original file zijn ingeschakeld, anders kan de ontvanger het oorspronkelijke bestand niet downloaden).
- Eigenaars en makers van mappen kunnen de map altijd bekijken en kunnen niet uit de map worden verwijderd.
- Als u een privémap deelt met een gebruiker van de Manager in uw account, kunt u bepalen of u deze rechten voor het bewerken van de map wilt geven.
U kunt ook items in een map delen (in plaats van de map zelf). Voor meer informatie, zie een Bewijs van het Aandeel in Workfront Proof en de Dossiers van het Aandeel in Workfront Proof.
Een afzonderlijke map delen
-
Klik op de tab Folders in de linkernavigatiebalk.
-
Houd de cursor boven een afzonderlijke map die u wilt delen en klik vervolgens op de knop More die rechts van de map wordt weergegeven.
-
Klik op Share folder.
-
Voer op de pagina die wordt weergegeven een van de volgende handelingen uit:
- Voeg gebruikers aan de map toe door hun e-mailadres (1) in te voeren.
- Als u een privémap deelt met een manager, kunt u bepalen of u wilt dat deze mappen mapitems kunnen maken, bewerken en verwijderen door op een optie onder Allow on folder te klikken.
- Als u van gedachten verandert, kunt u een gebruiker verwijderen door de muisaanwijzer boven het e-mailadres van de persoon te houden en op Remove person te klikken (het prullenbakpictogram dat helemaal rechts wordt weergegeven). U kunt alle toegevoegde personen verwijderen door de muisaanwijzer boven hun naam te houden en vervolgens op Remove all people (het bovenste prullenbakpictogram) te klikken.
-
Klik op Share folder als u klaar bent.
-
Als u de omslag met een groep of een partner deelt, verschijnen alle contacten in die groep of partnerorganisatie in de aandeelsectie van de pagina.
Meerdere mappen delen
-
Klik op de tab Folders in de linkernavigatiebalk.
-
Klik op de naam van de map met de mappen die u wilt delen.
-
Klik in de lijst met mappen aan de rechterkant op het selectievakje links van elke map die u wilt delen.
of
Klik op het selectievakje boven de lijst met mappen om alle mappen in de lijst te selecteren. -
Klik op Share selected items.
-
Voer op de pagina die wordt weergegeven een van de volgende handelingen uit:
- Voeg gebruikers aan de map toe door hun e-mailadres in te voeren.
- Als u een privémap deelt met een manager, kunt u bepalen of u wilt dat deze mappen mapitems kunnen maken, bewerken en verwijderen door op een optie onder Allow on folder te klikken.
- Als u van gedachten verandert, kunt u een gebruiker verwijderen door de muisaanwijzer boven het e-mailadres van de persoon te houden en op Remove person te klikken (het prullenbakpictogram dat helemaal rechts wordt weergegeven). U kunt alle toegevoegde personen verwijderen door de muisaanwijzer boven hun naam te houden en vervolgens op Remove all people (het bovenste prullenbakpictogram) te klikken.
-
Klik op Share folder als u klaar bent.
Een map openen die met u is gedeeld
Wanneer iemand een map met u deelt, wordt deze op de zijbalk van hun Workfront Proof -account weergegeven onder de naam van de eigenaar van de map. U ontvangt een e-mail met mapgegevens en een persoonlijke koppeling naar de map.
- Klik op de koppeling in het e-mailbericht dat u ontvangt.
- Meld u aan bij Workfront Proof .
Workfront Proof geeft de pagina met mapdetails weer. Voor meer informatie, zie Mappen en hun Inhoud binnen beheren Workfront Proof.
Informatie over submappen delen
Als een bovenliggende map met submappen wordt gedeeld en vervolgens een submap wordt verplaatst van onder de bovenliggende map (bijvoorbeeld naar het hoogste niveau), wordt het oorspronkelijke gedeelde bestand niet behouden in de submap. De reden hiervoor is dat de submap zelf niet expliciet werd gedeeld, de bovenliggende map wel. Daarom in dit geval, als u subfolder met de originele ontvangers zou willen worden gedeeld zou u subfolder opnieuw met die ontvangers moeten delen.
Als een persoonlijke bovenliggende map wordt gedeeld met een Manager en deze gebruiker bewerkingsrechten krijgt voor de map, wordt deze instelling overgenomen door alle submappen in de persoonlijke map.
Submappen die met u worden gedeeld
Wanneer een submap met iemand is gedeeld, wordt deze op de zijbalk van uw Workfront Proof -account weergegeven onder de naam van de eigenaar van de map.
Als de bovenliggende map of onderdelen ervan al met dezelfde persoon zijn gedeeld, wordt de submap automatisch weergegeven onder de bovenliggende map in het zijpaneel en op de detailpagina van de bovenliggende map.
Informatie over het delen van een map met een bedrijf
Om een omslag met een partnerorganisatie te delen, moet er een bestaande partnerverhouding opstelling tussen uw rekening en hun zijn.
Een map delen met een partner betekent:
- Alle gebruikers in die organisatie hebben alleen-lezen toegang tot de map (en mapitems).
- Nieuwe gebruikers die aan de organisatie worden toegevoegd, krijgen automatisch alleen-lezen toegang tot de map (en alle items in de map).
Zie punten van het Aandeel met een partner in Workfront Proof voor meer informatie.