Instellingen voor e-mailmeldingen configureren in Workfront Proof
Via e-mailmeldingen worden medewerkers op de hoogte gebracht van recente activiteiten op proefdrukken, zoals opmerkingen, antwoorden of besluiten.
U kunt e-mailmeldingen instellen voor revisoren in de volgende gebieden:
E-mailmeldingen voor controleurs kunnen worden ingesteld op de pagina Nieuwe proefdruk. New version pagina, en beheerd in Workflow van de Proof details pagina. Zie voor meer informatie Proefdrukken genereren in Workfront Proof
- De pagina Nieuwe proefdruk
- De New version page
- De Workflow van de Proof details pagina.
Zie voor meer informatie Proefdrukken genereren in Workfront Proof
Elke gebruiker kan ook zijn eigen instellingen voor e-mailwaarschuwingen instellen die automatisch worden toegepast wanneer een proefdruk met hen wordt gedeeld als de medewerkers hun voorkeuren hebben of als accountbeheerders hun aanbeveling over de frequentie van waarschuwingen hebben. Dit kan als proefgebrek op de pagina's van gebruikersdetails worden geplaatst.
Elke gebruiker kan ook zijn eigen instellingen voor e-mailwaarschuwingen instellen die automatisch worden toegepast wanneer een proefdruk met hem wordt gedeeld.
Gebruikers met Administrator of Billing Administrator kunnen ook de standaardwaarden voor proefdrukken instellen voor andere gebruikers in hun account vanuit de accountinstellingen.
Zie voor informatie over profielen Profielen met proefmachtigingen in Workfront Proof.
Toegangsvereisten
U moet de volgende toegang hebben om de stappen in dit artikel uit te voeren:
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Product | Workfront Proof standalone |
Standaardwaarden voor proefdrukken configureren in persoonlijke instellingen (Workfront Proof alleen gebruikers)
U kunt proefdrukinstellingen configureren voor proefdrukken die u maakt.
-
Klikken Settings > Personal settings.
-
Klik op de knop Proofing defaults tab.
-
Klikken Default email notification settings om het uit te breiden.
-
Selecteer in de vervolgkeuzelijst rechts van de volgende twee instellingen een van de opties die in de onderstaande tabel worden beschreven.
- Default email alert: beïnvloedt elke proef die met u wordt gedeeld. Deze instelling kan worden overschreven op proefdrukniveau.
- Default email alert for new guest reviewers: Heeft gevolgen voor controleurs die voorheen niet als contactpersonen in uw account bestonden.
note note NOTE Als u geen van de volgende opties kiest, Workfront Proof geeft u dagelijks een overzicht van de activiteiten op uw proefdrukken. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header All activity Workfront stuurt een e-mail naar de controleur telkens wanneer er activiteiten aan het bewijs, zoals een nieuwe commentaar, een antwoord, of een besluit zijn.
Dit is een goede optie voor de persoon die het proefdrukproces beheert omdat het hen toestaat om de activiteit te zien aangezien het gebeurt.
Gebruikers ontvangen geen e-mailbericht over hun eigen activiteiten.
Replies to my comments Een e-mail wordt alleen naar de controleur verzonden als iemand uitdrukkelijk op zijn opmerking reageert (dit sluit zijn eigen reacties op zijn eigen opmerkingen uit). Dit betekent dat als iemand op het bewijs een nieuwe opmerking maakt, de controleur niet op de hoogte wordt gesteld.
Deze instelling wordt aanbevolen voor uw klanten op de proefdruk, zodat zij geen andere opmerkingen over de proefdruk ontvangen en alleen op de hoogte worden gesteld van antwoorden op hun eigen opmerkingen.
Hoewel revisoren met deze instelling voor e-mailwaarschuwingen geen melding krijgen van andere nieuwe opmerkingen, kunnen ze alle opmerkingen over de proefdrukken wel bekijken in de proefdrukviewer.
Zie voor meer informatie over opmerkingen Opmerkingen over proefdrukken weergeven en beantwoorden.
Decisions Workfront stuurt een e-mailbericht alleen naar de controleur wanneer iemand een beslissing neemt.
Dit kan nuttig zijn voor de persoon die het goedkeuringsproces beheert (zoals een projectmanager) en moet de vooruitgang op het bewijs controleren en zien welke gebruikers hun besluit hebben genomen.
Je wordt pas op de hoogte gesteld van je eigen beslissing als je een bevestigingsoptie voor e-mail selecteert wanneer je je beslissing verzendt.
Final decision Workfront stuurt een e-mail wanneer de laatste fiatteur van het bewijs zijn beslissing heeft genomen.
Deze waarschuwing wordt vaak gebruikt door de ontwerper, die gewoonlijk niet aan de daadwerkelijke overzichtsbespreking hoeft deel te nemen. Wanneer het definitieve besluit wordt genomen, wordt de ontwerper op de hoogte gebracht en kan dan actie ondernemen op om het even welke noodzakelijke veranderingen.
Deze waarschuwing kan ook nuttig zijn voor een afdelingsleider die slechts op de hoogte moet worden gebracht wanneer het overzichtsproces wordt gebeëindigd.
Hourly Summary Workfront Hiermee stuurt u de controleur elk uur een e-mail met een overzicht van alle opmerkingen, antwoorden en beslissingen die in het uur zijn genomen.
Het e-mailbericht wordt alleen verzonden wanneer er in het afgelopen uur andere activiteiten plaatsvinden dan die van uzelf.
Deze waarschuwing is een goede manier om een overzicht van het project te zien.
Een voorbeeld van een gebruiksgeval voor deze samenvatting is een senior controleur die een overzicht van het project nodig heeft, maar niet onmiddellijk op de hoogte hoeft te worden gesteld van alle activiteiten op de proefdruk.
Daily Summary Workfront verzendt één e-mail met alle commentaren, antwoorden, en besluiten die slechts op dagen worden vermeld wanneer er naast uw activiteiten is.
Deze waarschuwing is een goede manier om een samenvatting van het project te zien zonder overweldigd met veelvoudige updates door de dag te worden.
Een voorbeeld gebruikt geval voor deze samenvatting is een afdelingsleider die de algemene vooruitgang van het project wil controleren.
Zie voor meer informatie Meldingen beheren voor proefopmerkingen en -beslissingen.
No email Workfront verzendt geen e-mailberichten.
Dit is nuttig voor een persoon die alleen ter referentie aan een bewijs wordt toegevoegd en niet van wijzigingen in kennis hoeft te worden gesteld.Het systeemgebrek is Daily summary (ook gezien als Not Set). Als u of uw controleurs geen andere wijzigingen aanbrengen, hebben al uw proefdrukken deze instelling.
-
Wijzig een van de volgende opties:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Email confirmation when proofs are ready Geef op of u een Proof made e-mail wanneer u een proef creeert. Zie voor meer informatie De Proof Made email Format of emails sent to me U kunt kiezen tussen e-mails met HTML-stijl en e-mails met normale tekst.
OPMERKING
De standaardinstellingen voor proefdrukken worden overschreven door de instellingen op proefdrukniveau. Als e-mailmeldingen met proefdrukken echter zijn uitgeschakeld voor de gehele account in Account instellingen, worden er geen e-mailwaarschuwingen verzonden naar de deelnemers, zelfs als de Disabled email alert is niet geselecteerd op proefdrukken.
-
Onder Message settings wijzigt u een van de volgende opties:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Proefsjabloon Beschrijving Proof subject template Hiermee geeft u de pagina Nieuwe proefdruk, Nieuwe versie, Berichtpagina en Herinneren weer. Kan worden bewerkt voordat het wordt verzonden. Proof message template Hiermee geeft u de pagina Nieuwe proefdruk, Nieuwe versie, Berichtpagina en Herinneren weer. Kan worden bewerkt voordat het wordt verzonden.
E-mailwaarschuwingen voor een ontvanger wijzigen
U kunt e-mailwaarschuwingen voor een bepaalde ontvanger wijzigen in een batchactie.
-
Klikken Contacts in het linkernavigatievenster.
-
Klik op de knop More menu
-
Open de Shared items sectie.
-
Schakel het selectievakje links van elk item waarvoor u de e-mailwaarschuwing wilt wijzigen in.
-
Klikken More boven de lijst met gedeelde items, klikt u op Change email alert in de vervolgkeuzelijst.
-
Wijzig de e-mailwaarschuwing en klik op Submit.
Standaardwaarden voor proefdrukken voor een gebruiker configureren
Als u een Workfront Proof beheerder, kunt u proefdrukstandaardinstellingen instellen voor gebruikers in uw account.
-
Klikken Settings > Account settings.
-
Open de Users tab.
-
Open de More menu
-
Klikken View users details in de vervolgkeuzelijst.
-
Onder Settings, klikt u op Default email alert settings om het uit te breiden.
-
Selecteer in de vervolgkeuzelijst rechts van de volgende twee instellingen een van de opties die in de onderstaande tabel worden beschreven:
- Default email alert: beïnvloedt elke proef die met u wordt gedeeld. Deze instelling kan worden overschreven op proefdrukniveau.
- Default email alert for new guest reviewers: Heeft gevolgen voor controleurs die voorheen niet als contactpersonen in uw account bestonden.
note note NOTE Als u geen van de volgende opties voor een gebruiker kiest, Workfront Proof stuurt gebruikers dagelijks een overzicht van de activiteiten op hun proefdrukken. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header All activity Workfront stuurt een e-mail naar de controleur telkens wanneer er activiteiten aan het bewijs, zoals een nieuwe commentaar, een antwoord, of een besluit zijn.
Dit is een goede optie voor de persoon die het proefdrukproces beheert omdat het hen toestaat om de activiteit te zien aangezien het gebeurt.
Gebruikers ontvangen geen e-mailbericht over hun eigen activiteiten.
Replies to my comments Een e-mail wordt alleen naar de controleur verzonden als iemand uitdrukkelijk op zijn opmerking reageert (dit sluit zijn eigen reacties op zijn eigen opmerkingen uit). Dit betekent dat als iemand op het bewijs een nieuwe opmerking maakt, de controleur niet op de hoogte wordt gesteld.
Deze instelling wordt aanbevolen voor uw klanten op de proefdruk, zodat zij geen andere opmerkingen over de proefdruk ontvangen en alleen op de hoogte worden gesteld van antwoorden op hun eigen opmerkingen.
Hoewel revisoren met deze instelling voor e-mailwaarschuwingen geen melding krijgen van andere nieuwe opmerkingen, kunnen ze alle opmerkingen over de proefdrukken wel bekijken in de proefdrukviewer.
Zie voor meer informatie over opmerkingen Opmerkingen over proefdrukken weergeven en beantwoorden.
Decisions Workfront stuurt een e-mailbericht alleen naar de controleur wanneer iemand een beslissing neemt.
Dit kan nuttig zijn voor de persoon die het goedkeuringsproces beheert (zoals een projectmanager) en moet de vooruitgang op het bewijs controleren en zien welke gebruikers hun besluit hebben genomen.
Je wordt pas op de hoogte gesteld van je eigen beslissing als je een bevestigingsoptie voor e-mail selecteert wanneer je je beslissing verzendt.
Final decision Workfront stuurt een e-mail wanneer de laatste fiatteur van het bewijs zijn beslissing heeft genomen.
Deze waarschuwing wordt vaak gebruikt door de ontwerper, die gewoonlijk niet aan de daadwerkelijke overzichtsbespreking hoeft deel te nemen. Wanneer het definitieve besluit wordt genomen, wordt de ontwerper op de hoogte gebracht en kan dan actie ondernemen op om het even welke noodzakelijke veranderingen.
Deze waarschuwing kan ook nuttig zijn voor een afdelingsleider die slechts op de hoogte moet worden gebracht wanneer het overzichtsproces wordt gebeëindigd.
Hourly Summary Workfront Hiermee stuurt u de controleur elk uur een e-mail met een overzicht van alle opmerkingen, antwoorden en beslissingen die in het uur zijn genomen.
Het e-mailbericht wordt alleen verzonden wanneer er in het afgelopen uur andere activiteiten plaatsvinden dan die van uzelf.
Deze waarschuwing is een goede manier om een overzicht van het project te zien.
Een voorbeeld van een gebruiksgeval voor deze samenvatting is een senior controleur die een overzicht van het project nodig heeft, maar niet onmiddellijk op de hoogte hoeft te worden gesteld van alle activiteiten op de proefdruk.
Daily Summary Workfront verzendt één e-mail met alle commentaren, antwoorden, en besluiten die slechts op dagen worden vermeld wanneer er naast uw activiteiten is.
Deze waarschuwing is een goede manier om een samenvatting van het project te zien zonder overweldigd met veelvoudige updates door de dag te worden.
Een voorbeeld gebruikt geval voor deze samenvatting is een afdelingsleider die de algemene vooruitgang van het project wil controleren.
Zie voor meer informatie Meldingen beheren voor proefopmerkingen en -beslissingen.
No email Workfront verzendt geen e-mailberichten.
Dit is nuttig voor een persoon die alleen ter referentie aan een bewijs wordt toegevoegd en niet van wijzigingen in kennis hoeft te worden gesteld.Het systeemgebrek is Daily summary (ook gezien als Not Set). Als u of uw controleurs geen andere wijzigingen aanbrengen, hebben al uw proefdrukken deze instelling.
-
In de resterende Default email alert settings wijzigt u een van de volgende opties:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Email confirmation when proofs are ready Geef op of u een Proof made e-mail wanneer u een proef creeert. Zie voor meer informatie De Proof Made E-mail. Format of emails sent to me U kunt kiezen tussen e-mails met HTML-stijl en e-mails met normale tekst.
OPMERKING
De standaardinstellingen voor proefdrukken worden overschreven door de instellingen op proefdrukniveau. Als e-mailmeldingen met proefdrukken echter zijn uitgeschakeld voor de gehele account in Account instellingen, worden er geen e-mailwaarschuwingen verzonden naar de deelnemers, zelfs als de Disabled email alert is niet geselecteerd op proefdrukken.