Aanbevolen procedures voor Adobe Workfront Planning

✅ Wanneer u zich voor het eerst bij Planning aanmeldt, volgt u ons in-app onboarding-proces dat duidelijk de waarde van Planning aangeeft en u begeleidt bij het effectief navigeren en gebruiken van het product. Dit zorgt ervoor dat u de mogelijkheden van het programma begrijpt en hoe u eenvoudig met uw werk kunt beginnen.

✅ door onze vooraf gedefinieerde werkruimtesjablonen te verkennen voor ideeën over bestaande, vergelijkbare gebruiksgevallen. U kunt de vooraf gedefinieerde recordtypen en -velden gebruiken die in een sjabloon voorkomen, of u kunt uw eigen recordtypen toevoegen.

✅ Identificeer de belangrijkste gebruiksgevallen u met de Planning van Workfront wilt oplossen. De meeste organisaties willen bijvoorbeeld de zichtbaarheid van strategische activiteiten verbeteren, zoals het bouwen van een betere ‘Campagne Calendar’. Dus, voor die gebruikscase, zou u willen beginnen door een paar vragen te beantwoorden:

• Wie vraagt er om?
• Wat noemen ze de dingen die ze in de agenda willen plaatsen?
  Campagnes? Tactiek? Initiatieven? Activiteiten? Gebeurtenissen?
• Welke vragen willen ze met deze kalender beantwoorden?
• Hebben we overlappende campagnes voor hetzelfde publiek?
• Wat is onze begroting voor die campagne, tactiek, activiteit, of gebeurtenis?

De antwoorden op deze vragen zouden dicteren wat u binnen de Planning van Workfront moet bouwen.

Overweeg ook dat er wellicht andere planners zijn die momenteel geen Workfront-gebruikers zijn. Deze planners kunnen werken vanuit Excel-werkbladen, Word Docs, PowerPoints enzovoort. Bedenk hoe zij tot uw informatie in de Planning van Workfront kunnen toegang hebben.

✅ om volledig voordeel van de Planning van Workfront te halen, overweeg het gebruik van Portfolio's en Programma's in de Werkschema van Workfront met één of andere andere bovengrens structuur in de Planning van Workfront te vervangen.

Tegenwoordig vertegenwoordigen Workfront-klanten hun strategische werk via portfolio's en programma's, in sommige gevallen als projecten van verschillende typen. Met de introductie van Planning, zou al dergelijk strategisch werk door types van douaneverslag in de Planning van Workfront moeten worden behandeld, terwijl Workfront rond de uitvoeringsfase van het werk zal worden gericht die als projecten en taken wordt vertegenwoordigd.

✅ ontwerp voor het laagste volume van organisatie-vlakke werkruimten. U kunt werkruimten maken voor specifieke operationele organisatie-eenheden, zodat deze overeenkomen met de unieke manier waarop elke eenheid werkt.

Het hebben van de informatie in één enkele Workspace, om ervoor te zorgen dat de verhoudingen tussen alle gegevens gemakkelijk kunnen worden beheerd.

Probeer bijvoorbeeld één werkruimte te maken voor alle marketingactiviteiten.

Het is ok om een nieuwe werkruimte voor een team te creëren dat een volledig verschillende operationele structuur heeft:

Bijvoorbeeld, zou de werkruimte van de Ontwikkeling van het a Product van de werkruimte van de a Marketing verschillend moeten zijn.

⛔ Maak geen unieke werkruimten voor elk team of proces binnen een organisatie.

De marketingorganisatie moet ernaar streven slechts één werkruimte te behouden om de zichtbaarheid te behouden en gegevens op mondiaal planningsniveau te laten rollen.

Vermijd het creëren van gelijkaardige of dubbele werkruimten voor teams die gelijkaardige processen (bijvoorbeeld, EMEA Marketing versus APAC Marketing) volgen, vooral waar deze teams kunnen werken die tot gemeenschappelijke strategische campagnes kunnen leiden.

✅ secties maken en labelen om uw gebruikers te helpen begrijpen hoe u uw operationele levenscyclus organiseert.

Bijvoorbeeld, zou u een sectie kunnen tot stand brengen genoemd verslagen van de Kern waar u uw Campagnes, Tactics, en Geleveringen in uw werkruimte plaatst.

✅ Groepeer "als"recordtypes samen.

Bijvoorbeeld, zou u een sectie genoemd Geografische plaatsen kunnen tot stand brengen die verslagtypes zoals bevat: Gebied, Land, en Stad.

✅ Neem wat tijd om te identificeren welke informatie u moet volgen (welke recordtypes ik nodig heb) en hoe deze informatie moet worden verbonden. Bespreek met de belanghebbenden die de werkruimte zullen gebruiken om al hun behoeften te overwegen. U kunt ook aangepaste secties met verschillende recordtypen maken om de informatie op een zeer consumente manier weer te geven.

⛔ dubbel geen recordtypes voor een verschillende periode (bijvoorbeeld, creeer geen afzonderlijke verslagtypes voor Campagnes 2024 en Campagnes 2025).

Wanneer u verschillende recordtypen maakt, wordt de gegevensstroom verbroken wanneer u gegevens over meerdere jaren wilt vergelijken. De huidige weergaven zijn per recordtype, dus zodra het jaar afloopt, worden de toekomstige items niet meer weergegeven in de weergave van dat recordtype. De beste praktijken moeten één verslagtype voor het type van werk hebben en de gegevens verdelen gebruikend filters of het archiveren van het, indien nodig.

✅ Een nieuw recordtype toevoegen als het object wordt gebruikt in combinatie met meerdere andere recordtypen

Een campagne kan bijvoorbeeld een verbinding hebben met meerdere doelsoorten en een Tactic kan verbinding hebben met één doelpubliek. Daarom zouden de Campagne, de Tactiek, en het Publiek verslagtypes eerder dan multi-uitgezochte gebieden moeten zijn.

✅ Een nieuw recordtype toevoegen als het object aanvullende waarden voor metagegevens moet opslaan die nuttig kunnen zijn in zoekopdrachten

Bijvoorbeeld, kan een type van het kanaalverslag zoals E-mail een lijst opslaan van het steunen van te leveren voorwerpen, of als inheemse meta-gegevens, of als verbinding aan een standalone levert verslagtype.

⛔ voeg geen nieuw recordtype toe als de gegevens u opslaat slechts relevant voor één enkel verslagtype is.

Bijvoorbeeld, kan het 1} verslagtype van de Campagne van de a {een enig-uitgezocht gebied genoemd Grootte van de Campagne hebben die slechts relevant wanneer direct verbonden met een specifieke campagne is.

✅ creeer en etiketteer verslagtypes die één enkele constructie of zelfstandig naamwoord, zoals Campagnes vertegenwoordigen.

⛔ Maak geen recordtype dat beter wordt weergegeven als een weergave.

Bijvoorbeeld, Kalender is een slechte keus voor een verslagtype, omdat het niet het verslagtype zelf, maar een mening van verslagen is.

✅ Gebruik unieke primaire veldwaarden om het gemakkelijker te maken om die records te vinden en te selecteren wanneer u verbindingen maakt.

Wanneer gebruikers een verbinding maken, zoeken ze naar de waarden in het veld Primair en als ze niet uniek zijn, weten ze niet welke waarden ze moeten kiezen.

⛔ Gebruik geen niet-unieke waarden als primair veld, omdat dit tot verwarring kan leiden voor gebruikers die in het primaire veld moeten zoeken wanneer ze het menu van de kiezer voor verbindingen gebruiken.

✅ het Creëren van verbindingen is één van de krachtigste eigenschappen van de Planning van Workfront. U kunt recordtypen met elkaar verbinden of typen opnemen met objecttypen vanuit andere toepassingen, zoals Adobe Workfront (verbinding met projecten, Portfolio's, programma's, bedrijven en groepen) en met Adobe Experience Manager Assets (verbinding met elementen en mappen).

Het verbinden van voorwerp en verslagtypes geeft u een volledig overzicht van hoe alles in uw bedrijf wordt verbonden.

Bijvoorbeeld, hebt u a Campagne verslagtype, en a Tactics verslagtype, en u kunt een verbinding tussen deze twee verslagtypes tot stand brengen om te zien welke Tactics aan een specifieke Campagne wordt geassocieerd.

Na het bepalen van de verbinding, kunnen alle mensen in de werkruimte beginnen waarden voor Campagnes toe te voegen door in het verbindingsgebied te dubbelklikken waar zij een lijst van alle beschikbare Tactics zullen zien. Zo kunt u snel zien welke tactieken aan uw campagnes moeten worden gekoppeld.

✅ Nadat u de verbinding tussen records of objecttypen tot stand hebt gebracht, kunt u afzonderlijke records met elkaar verbinden en velden van de gekoppelde record- of objecttypen in een Workfront-planningsrecord weergeven. U vermindert het aantal plaatsen u het zelfde stuk van informatie moet bijwerken, en verzekert zij perfect aanpassen.

Bijvoorbeeld, zodra u een verbinding tussen a Campagne verslagtype en a Tactics verslagtype hebt, zult u de primaire gebiedsinformatie zien, maar wanneer u raadplegingsgebieden toevoegt, zult u extra informatie van dat verslagtype, als de datum van de Lancering voor dat Tactische kunnen brengen. De gegevens voor deze opzoekvelden worden automatisch ingevuld nadat de records zijn toegevoegd.

✅ voor dingen die één enkele constructie of zelfstandig naamwoord (zoals Campagnes) vertegenwoordigen, creeer een verslagtype.

⛔ Maak geen recordtype dat beter wordt weergegeven als een weergave.

Bijvoorbeeld, Kalender is een slechte keus voor een verslagtype, omdat het niet het verslagtype zelf, maar een mening van verslagen is.

✅ de meningen van het Gebruik met filters en groepen om een momentopname van te tonen wat u moet zien. U kunt de gegevens filteren en groeperen om een meer verbruikbare manier te hebben om te begrijpen wat gepland is. U kunt de records groeperen op metagegevensvelden.

Bijvoorbeeld, kunt u een chronologiemening voor uw 1} verslagtype van de Campagne hebben {dat u door Soorten van het Doel kunt groeperen en het door Datum filtreren om slechts het huidige jaar te tonen.

✅ bepalen de montages van uw chronologiemening, als de stijl van de Bar en de Kleur om een visueel verrijkende mening te krijgen. U kunt de stijl van de Bar aanpassen door te bepalen of u een duimnagel met een zinvol beeld wilt zien en meer gebieden aan vertoning op de bar (bijvoorbeeld, Eigenaar of Status) toevoegen.

Standaard wordt alleen het primaire veld weergegeven. U kunt de kleur van de balk ook definiëren op basis van veldwaarden (u kunt bijvoorbeeld de kleuren van de balken aanpassen door deze aan te passen aan het veld Status) of door de groep die u hebt toegepast. Standaard komt de kleur overeen met de kleur van het recordtype.

Alleen tekstkleuren of velden met opties die zijn gekoppeld aan kleuren, kunnen van invloed zijn op de kleuren van de recordbalken in de tijdlijn.

✅ wanneer u a werkruimte creeert, is het slechts beschikbaar aan u. Iedereen buiten de Beheerders van het Systeem zal het niet kunnen vinden. Zodra de werkruimte wordt bepaald en u bereid bent om uw team te brengen om de samenwerking te beginnen, moet u het met hen delen en hun toestemmingsniveau bepalen.

U kunt uit de volgende toestemmingsniveaus kiezen:

• leidt: De mensen kunnen de werkruimte uitgeven, schrappen en delen.
• Contribute: De mensen kunnen verslagen tot stand brengen, uitgeven en schrappen.
• Mening: De mensen kunnen verslagen bekijken.

✅ hoewel vele klanten voelen alsof zij ​ ​toestemmingen aan werkruimten aan de meeste mensen zouden verlenen, beperkt ​ ​toestemmingen beheren tot een uitgezochte groep vertrouwde op mensen die niet per ongeluk een verslagtype zullen schrappen of anders onnodige verslagtypes en gebieden creëren. Ze kunnen de werkruimte bewerken, delen en zelfs verwijderen. Dit machtigingsniveau verleent hun volledige administratieve toegang tot de Workspace.

Een standaardgebruikerslicentie is vereist voor iemand die beheerdersmachtigingen voor een werkruimte heeft.

✅ geef gebruikers Contribute toestemmingen als u hen wilt enkel verslagen tot stand brengen, uitgeven en schrappen, maar u wilt hen niet de structuur, en het schema van de werkruimte veranderen. Met Contribute toestemmingen, kunnen zij verslagtypes niet tot stand brengen of de gebieden op de bestaande verslagtypes veranderen.

Een Standaard gebruikersvergunning wordt vereist voor iemand om Contribute toestemmingen aan een werkruimte te hebben.

✅ geef gebruikers toestemmingen van de Mening, als u hen enkel records wilt bekijken.

✅ beperkt beheert toestemmingen tot mensen die u wilt kunnen uitgeven, schrappen en de mening delen. Dit betekent dat ze de filters, velden of een bepaalde configuratie van de weergave kunnen wijzigen. Deze wijzigingen zijn van invloed op de hoofdconfiguratie van de weergave voor alle anderen die ook de weergave gebruiken.

Een standaardgebruikerslicentie is vereist voor iemand die beheerdersmachtigingen voor een weergave heeft.

✅ geef gebruikers toegang van de Mening om de mening toe te passen. Ze kunnen enkele filters of groepen wijzigen en sorteren, maar deze wijzigingen zijn slechts tijdelijk. De wijzigingen worden niet opgeslagen voor alle andere gebruikers die toegang krijgen tot de weergave. Deze wijzigingen hebben geen invloed op de hoofdconfiguratie van de weergave voor alle anderen die ook de weergave gebruiken. De wijzigingen zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker die de gewijzigde instellingen toepast. Nadat u het scherm hebt vernieuwd, worden de wijzigingen opnieuw ingesteld op de standaardwaarde.

✅ geef iedereen in de werkruimte toestemmingen bekijken wanneer u iedereen wilt die de werkruimte kan bekijken om de verslagen en hun gebieden in die specifieke mening te zien. Op deze manier hoeft u niemand handmatig toe te voegen aan het vak voor gedeelde bevoegdheden voor de weergave.

Workspace delend bepaalt de toegang van mensen tot de werkruimte, zijn verslagtypes, verslagen, en hun gebieden.

Mening die deelt bepaalt of de gebruiker de Mening kan zien die u hebt gecreeerd en of zij de filter, groeperende gebieden of één of andere andere configuratie van de mening kunnen veranderen. De zichtbaarheid van de records die in de weergave worden weergegeven, wordt bepaald door Workspace-deling en niet door Beeld delen.

Voor het delen van Workspace: De lichte en de vergunningsgebruikers van Contribute kunnen de toegang van de Mening tot een werkruimte slechts krijgen. Als u iemand Contribute of Manage toestemming wilt geven aan een werkruimte, hebt u een standaardlicentie nodig.

Weergaven die delen: De standaardvergunningsgebruikers die toestemmingen leiden aan een werkruimte zullen kunnen tot een mening leiden. Gebruikers met een Light- en Contribute-licentie kunnen alleen gebruikmaken van de weergaven die gebruikers met Standard hebben gemaakt en met hen hebben gedeeld. Anders, als niets is gedeeld, zullen de gebruikers de StandaardMening van de Lijst kunnen zien.

✅ U moet ervoor zorgen dat de structuur van het recordtype eerst wordt ingesteld door de benodigde velden aan de tabel toe te voegen. Deze velden beschrijven uw records en zijn toegankelijk in de formulierbuilder.

In het ideale geval kunt u het verzoek- of inlaatformulier maken nadat de structuur van het recordtype is voltooid. Zo voorkomt u dat er sleutelvelden ontbreken.

✅ verzendmachtigingen zijn afhankelijk van de instellingen die u voor elk formulier configureert.

Nadat u het formulier hebt gepubliceerd in de formulierbuilder, kunt u machtigingen beheren om te bepalen wie aanvragen kan verzenden.

U kunt uit de volgende drie opties voor delen kiezen:

• Iedereen met mening of hogere toegang tot de werkruimte: staat alle gebruikers met Mening of hogere toestemmingen aan de werkruimte toe kan een verzoek indienen dat tot een verslag leidt.
• iedereen met bijdraagt of hogere toegang tot de werkruimte: Beperkt voorlegging tot gebruikers met Contribute of hogere toestemmingen aan de werkruimte.
• Iedereen met de verbinding: laat iedereen toe die de vormverbinding heeft om een verzoek voor te leggen.
• Vervaldatum: verzeker u een vervaldatum voor de openbare verbinding plaatst om veiligheid te verbeteren.