Herinneringsmeldingen instellen
Als Workfront-beheerder kunt u herinneringsmeldingen maken voor gebruikers en deze koppelen aan objecten waaraan u speciale aandacht wilt besteden.
Herinneringsberichten genereren e-mails die naar gebruikers worden verzonden op basis van opgegeven criteria. Herinneringsberichten herinneren gebruikers aan een handeling aan de noodzaak om een taak, uitgave, project of tijdspagina uit te voeren.
Nadat u de herinneringsberichten creeert, kunnen de gebruikers hen met het werkpunten, zoals projecten, taken, kwesties, en timesheets manueel associëren. Voor informatie, zie een herinneringsbericht aan een voorwerpvastmaken.
Toegangsvereisten
U moet de volgende toegang hebben om de stappen in dit artikel uit te voeren:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront-abonnement* | Alle |
| Adobe Workfront-licentie |
Nieuw: Standaard of Huidig: Plan |
| Configuraties op toegangsniveau | Planner of hoger, met administratieve toegang tot herinneringsmeldingen |
*For meer detail over de informatie in deze lijst, zie vereisten van de Toegang in de documentatie van Workfront.
Het e-mailadres voor de herinnering aanpassen
U kunt het onderwerp, de tekst en de HTML aanpassen in het e-mailbericht voor herinneringen.
U kunt ook het standaard-e-mailbericht gebruiken dat bij de herinneringsmelding wordt geleverd. In het standaard-e-mailbericht wordt de naam van het herinneringsbericht gebruikt als het e-mailonderwerp en de objectnaam in de e-mailhoofdtekst, inclusief de gebeurtenis die het bericht heeft geactiveerd.
Als u het e-mailbericht voor een herinnering wilt aanpassen, moet u een e-mailsjabloon maken en dit als bijlage aan het bericht voor een herinnering toevoegen.
Voor informatie over hoe te om een e-mailmalplaatje tot stand te brengen, zie e-mailmalplaatjesvormen.
Een herinneringsmelding maken
-
Klik het Main Menu pictogram
-
Klik E-mail > Meldingen > Meldingen van de Herinnering.
-
Klik Nieuw Bericht van de Herinnering.
-
Klik in de vervolgkeuzelijst op het objecttype dat u wilt koppelen aan de herinneringsmelding.
Bijvoorbeeld, als u een herinneringsbericht aan een timesheet wilt vastmaken, klik Chronologie.
-
In het Nieuwe vakje van het Bericht van de Herinnering dat verschijnt, specificeer de volgende informatie.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Naam van herinnering Geef een naam op voor de herinneringsmelding. Gekwalificeerde periode Specificeer het aantal uren, het aantal werkdagen, dagen (kalenderdagen), weken, of maanden vóór of na de datum op het Past gebied.
NOTA :
-
Herinneringsmeldingen beginnen 24 uur na de opgegeven datum en zodra aan alle criteria is voldaan.
-
Herinneringsmeldingen voor projecten, taken en uitgaven worden elke avond om middernacht, in de Amerikaanse Mountain Time, geactiveerd. Alle objecten die in aanmerking komen voor een herinneringsmelding vanaf die dag, activeren kort na dat tijdstip een melding aan de aangewezen gebruikers.
-
Herinneringsmeldingen voor tijdbladen worden op de opgegeven tijd verzonden op basis van uw tijdzone en de einddatum, begindatum of laatste updatedatum van het tijdblad.
Timing Selecteer de gebeurtenis die het meldingsbericht activeert dat moet worden gepland.
Als de herinneringsmelding voor projecten, taken, of kwesties bedoeld is, zijn de beschikbare opties verwant met de Datum van Voltooiing of de Datum van het Begin. In de kennisgeving van de herinnering wordt rekening gehouden met het tijdstempel op de datum van voltooiing en aanvangsdatum van projecten, taken en kwesties.
Als de herinneringsmelding voor Chronologie bedoeld is, zijn de beschikbare opties verwant met de Datum van het Eind, de Datum van het Begin, of de Laatste Datum van de Update. In de herinneringsmelding voor Timesheets wordt rekening gehouden met de tijdstempel van het tijdbladeinde, het begin en de laatste updatedatum. De tijdpagina begint om middernacht op de dag van de Datum van het Begin (12:00 AM) en beëindigt net vóór middernacht op de Datum van het Eind (11:59 PM).
OPMERKING
Herinneringsmeldingen voor tijdschriften worden slechts om de 24 uur verspreid.
Wanneer u binnen een periode van 24 uur meerdere herinneringsmeldingen instelt, stuurt Workfront één e-mailbericht met alle herinneringen die in dat bericht zijn opgenomen.
Als u bijvoorbeeld drie herinneringsmeldingen configureert om 10 uur vóór, 2 uur vóór en 1 uur vóór een vervaldatum te activeren, worden de drie herinneringen allemaal gecombineerd in dezelfde melding als ze op dezelfde dag voorkomen.
Als u echter een herinneringsmelding instelt voor 26 uur vóór en een andere voor 1 uur vóór een vervaldatum, ontvangen gebruikers twee aparte meldingen.
Criteria Selecteer de criteria om de te plannen herinneringsmelding te kwalificeren. Herinneringsmeldingen worden alleen gepland als aan de geselecteerde criteria is voldaan.
De volgende opties voor criteria zijn beschikbaar, afhankelijk van het objecttype dat u hebt geselecteerd in Stap 4:
- Onvolledig in Huidige Projecten: (Beschikbaar voor taak en uitgifteherinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om slechts te worden verzonden wanneer de objecten status dat het herinneringsbericht met wordt geassocieerd niet Voltooid is en de projectstatus Huidig is.
- allen in Huidige Projecten: (Beschikbaar voor taak en uitgifteherinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om ongeacht de objecten status en slechts te worden verzonden wanneer de projectstatus waaraan het herinneringsbericht wordt geassocieerd huidig is.
- Onvolledige Projecten: (Beschikbaar voor projectherinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om worden verzonden wanneer de projectstatus om het even wat maar Voltooid is.
- Alle Projecten: (Beschikbaar voor projectherinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om ongeacht de projectstatus worden verzonden.
- Open Tijdopnemers: (Beschikbaar voor timesheet herinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om te worden verzonden wanneer de timesheet status Open is.
- voorgelegde Tijdopnamen: (Beschikbaar voor timesheet herinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om te worden verzonden wanneer de timesheet status wordt voorgelegd.
- Open Chronologie of minder dan 40 Uren per Week: (Beschikbaar voor timesheet herinneringen) Het herinneringsbericht wordt gepland om te worden verzonden wanneer de timesheet status Open is of wanneer timesheet minder dan 40 geregistreerde uren heeft.
- E-mailMalplaatje: Van drop-down, selecteer een e-mailmalplaatje om aan uw herinnering vast te maken.
voor informatie over hoe te om een e-mailmalplaatje te bouwen, verwijs naar vorm e-mailmalplaatjes.
Ontvangers Afhankelijk van het object waarvoor de herinneringsmelding is bestemd, selecteert u een van de volgende typen gebruikers die u de melding wilt ontvangen:
- Toegewezen aan
- Ingevoerd door
- Het Team van het project (alle gebruikers in het projectteam ontvangen de herinnering)
- Afhankelijke taaktoewijzingen (gebruikers die zijn toegewezen aan afhankelijke taken ontvangen de herinnering)
- Projecteigenaar
- Toegewezen aan (gebruikers die zijn toegewezen aan een taak of een uitgave ontvangen de herinnering)
- Timesheet-eigenaar
- Timesheet Approver
- Manager van eigenaar van tijdblad
-
-
Klik sparen.
-
Verbind het herinneringsbericht aan een het werkpunt, zoals die in wordt beschreven bijvoegt een herinneringsbericht aan een voorwerp.
Een herinneringsmelding ontvangen
Wanneer aan de voorwaarde is voldaan op het object waaraan de herinneringsmelding is gekoppeld, wordt een e-mailmelding geactiveerd voor de gebruiker die in de herinneringsmelding is gedefinieerd.
Voor meer informatie over het ontvangen van herinneringsberichten, zie de berichten van de Herinneringsectie in de berichten van Adobe Workfront.
Herinneringsmelding testen
Herinneringsmeldingen worden elke avond om middernacht, Mountain Time geactiveerd. Alle objecten die in aanmerking komen voor een herinneringsmelding, activeren kort daarna een melding aan de aangewezen gebruikers.
Als u wilt dat herinneringsberichten handmatig worden geactiveerd, moet eerst aan de voorwaarde voor de herinnering worden voldaan.
Als een herinnering bijvoorbeeld is ingesteld om een uur na de geplande Voltooiingsdatum van een project te activeren, moet die tijd zijn verstreken tussen het moment waarop de herinnering is ingesteld en nu. Projecten waarvoor de afsluitingsdata waren verstreken voordat de herinnering werd geactiveerd, leiden niet tot een kennisgeving.
Een herinnering handmatig activeren:
-
Klik het Main Menu pictogram
-
Klik Systeem > Diagnostiek in de lagere linkerhoek van Workfront.
-
Klik verzenden de Berichten van de Herinnering en wachten op de bevestiging bij de bovenkant van het scherm dat zij zijn verzonden.
De gebruikers die in het herinneringsbericht zijn aangewezen, ontvangen een e-mail.
