Adobe Workfrontの計画のベストプラクティス

✅ Planning に初めてログインする場合は、Planning の価値を明確に伝え、製品を効果的にナビゲートして利用する方法をガイドするアプリ内オンボーディングプロセスに従ってください。 これにより、その機能と、作業を簡単に開始する方法を理解できるようになります。

✅まず、既存の類似したユースケースのアイデアに対する事前定義済みのワークスペーステンプレートを調べます。 テンプレートに含まれる定義済みのレコードタイプ、フィールドを使用するか、自分で追加することができます。

✅ Workfront Planning で解決する主なユースケースを特定します。 例えば、ほとんどの組織は、より優れた「キャンペーンカレンダー」の構築など、戦略的活動の可視性を向上したいと考えています。 したがって、そのユースケースでは、まず次のいくつかの質問に答えることにします。

• 誰が要求しているの？
• カレンダーに入れたいものを何と呼びますか？
  キャンペーン？ 戦術？ 取り組み？ 活動？ イベント？
• このカレンダーに関してどのような質問に答えたいですか？
• 同じオーディエンスに対して重複するキャンペーンはありますか？
• そのキャンペーン、戦術、アクティビティまたはイベントの予算はどれくらいですか？

これらの質問に対する回答は、Workfront Planning 内で何を構築する必要があるかを示します。

また、現在Workfrontを使用していない他のプランナーがいる可能性も考慮してください。 これらのプランナーは、Excel スプレッドシート、Word ドキュメント、PowerPoint などで動作しない可能性があります。 顧客がWorkfront Planning 内の情報にアクセスする方法を検討します。

✅ Workfront Planning を最大限に活用するには、Workfront Workflow のPortfolioとプログラムの使用を、Workfront Planning の他の上位階層構造に置き換えることを検討してください。

現在、Workfrontのお客様は、ポートフォリオやプログラムを通じて戦略的作業を表し、場合によっては異なるタイプのプロジェクトとして表します。 Planning の導入により、このような戦略的作業はすべてWorkfront Planning のカスタムレコードタイプで処理する必要がありますが、Workfrontはプロジェクトやタスクとして表される作業の実行段階を中心としています。

✅組織レベルのワークスペースのボリュームが最も少ない場合の設計。 各ユニットのユニークな動作方法に合わせて、特定の運用組織ユニットのワークスペースを作成できます。

1 つのWorkspaceに情報を保持することで、すべてのデータ間の関係を容易に管理できるようにします。

例えば、すべてのマーケティングに対して 1 つのワークスペースを作成しようとします。

完全に異なる操作構造を持つチーム用に、新しいワークスペースを作成しても問題ありません。

例えば、製品開発 ワークスペースは、マーケティング ワークスペースとは異なる必要があります。

⛔組織内のチームまたはプロセスごとに一意のワークスペースを作成しないでください。

マーケティング組織は、可視性を維持し、グローバルな計画レベルでデータをロールアップできるように、ワークスペースを 1 つだけ維持するように努める必要があります。

類似のプロセスに従うチーム（例えば、EMEA マーケティングと APAC マーケティングなど）に対しては、類似したワークスペースや重複したワークスペースを作成しないでください。特に、これらのチームが共通の戦略的キャンペーンを前に進める作業を行う可能性がある場合には、避けます。

「作成」セクションと「ラベル付け」セクションを✅照すると、運用ライフサイクルを整理する方法をユーザーが理解しやすくなります。

例えば、「コアレコード というセクションを作成して、キャンペーン、戦術、成果物をワークスペースに配置できます。

✅「類似」レコードタイプをグループ化します。

たとえば、地域、国、市区町村などのレコードの種類を含む 地域 というセクションを作成できます。

✅追跡が必要な情報（必要なレコードタイプ）と、その情報を関連付ける必要がある方法を特定するには、少し時間がかかります。 ワークスペースを使用する関係者と話し合い、すべてのニーズを検討します。 また、様々なレコードタイプでカスタムセクションを作成して、非常に使いやすい方法で情報を表示することもできます。

⛔異なる期間のレコードタイプを複製しないでください（例えば、Campaigns 2024 と Campaigns 2025 のレコードタイプを別々に作成しないでください）。

異なるレコードタイプを作成すると、複数年のデータを比較する場合に、データのフローが中断されます。 今日のビューはレコードタイプごとなので、年が終わるとすぐに、そのレコードタイプのビューには将来の項目が表示されなくなります。 ベストプラクティスは、作業のタイプに対して 1 つのレコードタイプを用意し、必要に応じてフィルターまたはアーカイブを使用してデータをセグメント化することです。

✅ オブジェクトが他の複数のレコードタイプとの接続で使用される場合は、新しいレコードタイプを追加します

例えば、キャンペーンは複数のターゲットオーディエンスに接続でき、戦術は単一のターゲットオーディエンスに接続できます。 そのため、Campaign、Tactic、Audience は、複数選択のフィールドではなく、レコードタイプにする必要があります。

✅ オブジェクトが、検索に役立つ追加のメタデータ値を保存する必要がある場合は、新しいレコードタイプを追加します

例えば、メール などのチャネルレコードタイプは、サポートする成果物のリストを、ネイティブメタデータとして、またはスタンドアロンの 成果物 レコードタイプへの接続として保存できます。

⛔保存しているデータが 1 つのレコードタイプにのみ関連する場合は、新しいレコードタイプを追加しません。

例えば、キャンペーン レコードタイプには、キャンペーンサイズ と呼ばれる単一選択フィールドがあり、特定のキャンペーンに直接関連付けられている場合にのみ関連します。

✅Campaigns など、単一の構成要素または名詞を表すレコードタイプを作成し、ラベルを付けてください。

⛔ ビューとして適切に表示されるレコードタイプを作成しない。

例えば、カレンダー は、レコードタイプ自体ではなく、レコードのビューであるため、レコードタイプには適していません。

✅一意のプライマリフィールド値を使用して、接続を行う際にこれらのレコードを簡単に見つけて「選択」できるようにしてください。

接続を作成する際、ユーザーはプライマリフィールドの値で検索し、値が一意でない場合、ユーザーはどの値を選択すればよいかわからない。

⛔一意でない値をプライマリフィールドとして使用すると、接続ピッカーメニューの使用時に、プライマリフィールドで検索する必要があるユーザーに混乱を招く可能性があるので、避けてください。

✅接続の作成は、Workfront Planning の最も強力な機能の 1 つです。 レコードタイプを相互に関連付けたり、レコードタイプをAdobe Workfrontなどの他のアプリケーションのオブジェクトタイプ（プロジェクト、Portfolio、プログラム、会社およびグループへの接続）やAdobe Experience Manager Assets（アセットおよびフォルダーへの接続）と関連付けることができます。

オブジェクトとレコードの種類を接続すると、社内のすべてのものがどのように接続されているかの完全な概要を把握できます。

例えば、キャンペーン レコードタイプと 戦術 レコードタイプがあり、これら 2 つのレコードタイプの間の接続を作成して、特定の キャンペーン に関連付けられている 戦術 を確認できます。

接続を定義すると、ワークスペース内のすべてのユーザーは、接続フィールドをダブルクリックして キャンペーン の値の追加を開始できます。このフィールドには、使用可能なすべての 戦術 のリストが表示されます。 これにより、キャンペーンに関連付ける必要のある戦術をすばやく見つけることができます。

✅ レコード間またはオブジェクト タイプ間の関連付けを確立した後、個々のレコードを相互に関連付けて、Workfront Planning レコードにリンクされたレコードまたはオブジェクト タイプのフィールドを表示することができます。 同じ情報を更新する必要がある場所の数を減らし、完全に一致するようにします。

例えば、Campaign レコードタイプと Tactics レコードタイプを接続すると、プライマリフィールド情報は表示されますが、ルックアップフィールドを追加すると、その Tactic の ローンチ日 など、そのレコードタイプから追加の情報を取り込むことができます。 これらの参照フィールドのデータは、レコードの追加後に自動入力されます。

✅単一の構成要素または名詞を表すもの（Campaigns など）の場合、レコードタイプを作成します。

⛔ ビューとして適切に表示されるレコードタイプを作成しない。

例えば、カレンダー は、レコードタイプ自体ではなく、レコードのビューであるため、レコードタイプには適していません。

✅ フィルターおよびグループ化を使用したビューを使用して、表示する必要のある内容のスナップショットを表示します。 データをフィルタリングしてグループ化すると、より使いやすい方法で計画内容を把握できます。 メタデータフィールドでレコードをグループ化できます。

例えば、キャンペーン レコードタイプのタイムライン表示を作成し、ターゲットオーディエンス でグループ化して、日付 でフィルタリングすることで、現在の年のみを表示できます。

✅バースタイル や カラー など、タイムラインビューの設定を定義して、より視覚的に充実したビューを取得します。 バースタイル をカスタマイズするには、意味のある画像でサムネールを表示するかどうかを定義し、バーに表示するフィールドをさらに追加します（例：所有者 または ステータス）。

デフォルトでは、プライマリフィールドのみが表示されます。 また、フィールド値や適用したグループ化に基づいて、バーの色を定義することもできます。たとえば、[ ステータス ] フィールドと一致させてバーの色をカスタマイズできます。 デフォルトでは、カラーはレコードタイプのカラーに一致します。

タイムラインのレコードバーの色に影響を与えることができるのは、レコードタイプの色または色に関連付けられたオプションを持つフィールドのみです。

✅ ワークスペース を作成した場合は、自分だけが使用できます。 システム管理者以外のユーザーは見つけることができません。 ワークスペースを定義し、チームでコラボレーションを開始する準備が整ったら、チームと共有して権限レベルを定義する必要があります。

次の権限レベルから選択できます。

• 管理：ユーザーは、ワークスペースを編集、削除および共有できます。
• Contribute: ユーザーは、レコードを作成、編集、および削除できます。
• 表示：ユーザーはレコードを表示できます。

✅多くのお客様は、ほとんどのユーザーにワークスペースに 管理 権限を付与したいと考えていますが、レコードタイプを誤って削除したり、不要なレコードタイプやフィールドを作成したりしない、信頼できるユーザーの選択されたグループに 管理 権限を制限しないでください。 ワークスペースの編集、共有、削除も可能です。 このレベルの権限は、Workspaceへの完全な管理アクセス権を付与します。

ワークスペースに対する管理権限を持つユーザーには、標準ユーザーライセンスが必要です。

✅ レコードの作成、編集、および削除は可能でも、ワークスペースの構造やスキーマを変更できないようにする場合は、ユーザーに Contribute 権限を付与します。 Contribute 権限を持つユーザーは、レコードタイプを作成したり、既存のレコードタイプのフィールドを変更したりすることはできません。

他のユーザーがワークスペースに対する Contribute 権限を持っている場合は、標準ユーザーライセンスが必要です。

✅レコードを表示するだけの場合は、ユーザーに 表示 権限を付与します。

✅ビューを編集、削除、共有できるようにするユーザーに 管理 権限を制限しないでください。 つまり、フィルター、グループ化フィールド、またはビューの設定を変更できます。 これらの変更は、同じビューを使用しているすべてのユーザーに対して、ビューのメイン設定に影響します。

ビューに対する管理権限を持つユーザーには、標準ユーザーライセンスが必要です。

✅ ユーザーに 表示 アクセス権を付与して、表示を適用できるようにします。 これらのユーザーは、一部のフィルターやグループ化および並べ替えを変更できますが、それらの変更は一時的なものであり、ビューにアクセスする他のすべてのユーザーにとって、変更内容は保存されません。 これらの変更は、同じビューを使用している他のすべてのユーザーのビューのメイン設定には影響しません。 変更内容は、変更された設定を適用するユーザーにのみ表示されます。 画面を更新すると、変更はデフォルトにリセットされます。

✅ワークスペースを表示できるすべてのユーザーに、その特定のビューでレコードとそのフィールドを表示する権限を ワークスペース内のすべてのユーザーが表示できる に付与します。 これにより、ビューの共有権限ボックスに手動で誰かを追加する必要がなくなります。

Workspace共有 ワークスペース、ワークスペースのレコードの種類、レコード、およびワークスペースのフィールドに対するユーザーのアクセスを定義します。

ビューの共有 では、作成したビューをユーザーが表示できるかどうか、およびユーザーがフィルター、グループ化フィールド、またはその他のビューの設定を変更できるかどうかを定義します。 ビュー内に表示されるレコードの表示は、ビュー共有ではなく、Workspace共有によって制御されます。

Workspace共有の場合: Light およびContribute ライセンスのユーザーは、ワークスペースに対する表示アクセスのみ取得できます。 ワークスペースに対するContribute権限または管理権限を付与するには、Standard ライセンスが必要です。

ビュー共有：ワークスペースに対する管理権限を持つ標準ライセンスユーザーがビューを作成できるようになります。 Light およびContribute ライセンスのユーザーは、Standard ユーザーが作成して共有したビューのみを使用できます。 何も共有されていない場合は、デフォルトのテーブル表示 が表示されます。

✅まず必要なフィールドをテーブルに追加して、レコードタイプ構造を設定する必要があります。 これらのフィールドはレコードを記述し、フォームビルダーでアクセスできます。

レコードタイプ構造が完成した後にリクエストフォームまたは取り込みフォームを作成して、キーフィールドが欠落しないようにするのが理想的です。

送信権限✅、各フォームに対して設定する設定によって異なります。

フォームビルダーでは、フォームを公開した後、権限を管理してリクエストを送信できるユーザーを制御できます。

次の 3 つの共有オプションから選択できます。

• ワークスペースへの表示以上のアクセス権を持つすべてのユーザー： ワークスペースに対する表示以上の権限を持つすべてのユーザーが、レコードを作成するリクエストを送信できます。
• ワークスペースへの投稿以上のアクセス権を持つすべてのユーザー：ワークスペースへのContribute以上の権限を持つユーザーに対して送信を制限します。
• リンクを持つすべてのユーザー： フォームリンクを持つすべてのユーザーがリクエストを送信できます。
• 有効期限： セキュリティを強化するために、公開リンクの有効期限を必ず設定してください。