Adobe Workfront計画の導入に関する推奨事項

✅初めてPlanningにログインするときは、Planningの価値を明確に伝え、製品を効果的に操作して利用する方法をガイドするアプリ内オンボーディングプロセスに従ってください。 これにより、その機能と作業を簡単に開始する方法を確実に理解できます。

✅まず、既存の類似したユースケースのアイデアを得るために、定義済みのワークスペース テンプレートを調べます。 テンプレートに含まれる定義済みのレコードタイプ、フィールドを使用するか、自分で追加することができます。

✅ Workfront Planningで解決する主なユースケースを特定します。 例えば、多くの企業は、より優れた「キャンペーンカレンダー」の構築を含め、戦略的アクティビティの可視性を改善したいと考えています。 その場合、まずいくつか質問に答えることから始めましょう。

• 誰がそれを求めているのか。
• カレンダーに入れたいものを何と呼ぶのでしょうか？
  キャンペーン？ 戦術？ 取り組み？ アクティビティ？ イベント？
• どのような質問に答えたいのでしょうか？
• 同じオーディエンスを対象とした、重複するキャンペーンはありますか？
• キャンペーン、戦術、アクティビティ、イベントの予算はどれくらいか？

これらの質問に対する答えが、Workfront Planningの内部で何を構築する必要があるかを決めます。

また、現在Workfront ユーザーではない他のプランナーが存在する場合もあります。 これらのプランナーは、Excel スプレッドシート、Word ドキュメント、PowerPoint プレゼンテーションなどで動作します。 Workfront Planningの個人情報へのアクセス方法を検討する。

✅ Workfront Planningを最大限に活用するには、Workfrontのポートフォリオとプログラムの使用を、Workfront Planningの他の上層構造に置き換えることを検討してください。

今日、Workfrontのお客様は、ポートフォリオやプログラムを通じて、戦略的作業を表現しています。場合によっては、異なるタイプのプロジェクトを表現する場合もあります。 プランニングの導入により、このような戦略的作業はすべて、Workfrontプランニングのカスタムレコード型を通じて処理する必要があります。一方、Workfrontは、プロジェクトやタスクとして表される作業の実行フェーズを中心として扱います。

最小数の組織レベルのワークスペース用に✅設計します。 特定の業務組織ユニット用のワークスペースを作成して、各ユニットのユニークな作業方法に合わせることができます。

データ間の関係を容易に管理できるように、単一のWorkspaceにデータを保管する必要があります。

例えば、あらゆるマーケティング施策に単一のワークスペースを使用できるようにします。

業務構造が全く異なるチーム向けに、新しいワークスペースを作成することも可能です。

例えば、製品開発 ワークスペースは、マーケティング ワークスペースとは異なる必要があります。

⛔組織内のチームまたはプロセスごとに一意のワークスペースを作成しないでください。

マーケティング部門は、単一のワークスペースを維持して、可視性を維持し、データをグローバル計画レベルでロールアップできるようにすべきです。

同様のプロセスに従うチーム（EMEA マーケティングとAPAC マーケティングなど）向けに、類似したワークスペースや重複するワークスペースを作成することを避けます。特に、これらのチームが共通の戦略的キャンペーンに合わせて作業を行う場合は避けます。

✅ セクションを作成してラベル付けし、ユーザーが運用ライフサイクルをどのように整理しているかを理解できるようにします。

例えば、コアレコード​というセクションを作成して、キャンペーン、戦術、成果物をワークスペースに配置します。

✅ 「いいね」レコードタイプを一緒にグループ化します。

例えば、地域、国、都市などのレコードタイプを含む​ 地域 ​というセクションを作成できます。

✅追跡する必要がある情報（必要なレコードタイプ）と、この情報を接続する方法を特定するのに時間がかかります。 ワークスペースを使用してあらゆるニーズを検討する関係者と話し合いましょう。 また、様々なレコードタイプを持つカスタムセクションを作成して、情報を非常に消耗性の高い方法で表示することもできます。

⛔別の期間のレコードタイプを複製しないでください（例：キャンペーン 2024​と​ キャンペーン 2025 ​のレコードタイプを別々に作成しないでください）。

異なるレコードタイプを作成すると、複数年にわたるデータを比較するたびに、データの流れが分断されます。 現在のビューはレコードタイプごとに表示されるため、年が終了するとすぐに、そのレコードタイプのビューに今後の項目が表示されなくなります。 作業タイプごとにひとつのレコードタイプを用意し、必要に応じてフィールドごとにフィルターを使用してデータをセグメンテーションしたり、アーカイブ化したりすることがベストプラクティスです。

✅ オブジェクトが他の複数のレコードタイプと関連付けて使用される場合は、新しいレコードタイプを追加します

例えば、キャンペーンには複数のターゲットオーディエンスへの接続があり、戦術には単一のターゲットオーディエンスへの接続がある場合があります。 そのため、キャンペーン、戦術、オーディエンスは、複数選択フィールドではなく、レコードタイプである必要があります。

✅ オブジェクトが参照に役立つ可能性のある追加のメタデータ値を格納する必要がある場合は、新しいレコードタイプを追加します

例えば、Email​などのチャネルレコードタイプは、ネイティブメタデータとして、またはスタンドアロンの​成果物 レコードタイプへの接続として、サポートする成果物のリストを保存できます。

⛔保存するデータが1つのレコードタイプにのみ関連する場合、新しいレコードタイプを追加しないでください。

例えば、キャンペーン レコードタイプには、キャンペーンサイズ​という単一選択フィールドがあり、特定のキャンペーンに直接関連付けられている場合にのみ関連する場合があります。 代わりにフィールドを作成して、この情報をキャプチャします。

✅単一の構成または名詞（キャンペーン​など）を表すレコードタイプを作成してラベル付けします。

⛔ ビューとしてより適切に表現されたレコードタイプを作成しないでください。

例えば、カレンダー​はレコードタイプ自体ではなく、レコードのビューであるため、レコードタイプの選択肢としては不適切です。

✅一意のプライマリ フィールド値を使用して、接続を行う際に、これらのレコードを簡単に検索して「選択」できるようにします。

接続を行う際に、プライマリフィールドの値で検索します。一意でない場合、どの値を選択すればよいかわかりません。

⛔接続ピッカーメニューを使用する際にプライマリフィールドで検索する必要があるユーザーの混乱を引き起こす可能性があるため、一意でない値をプライマリフィールドとして使用しないでください。

✅接続の作成は、Workfront Planningの最も強力な機能の1つです。 レコードタイプを相互に接続したり、Adobe Workfront（プロジェクト、ポートフォリオ、プログラム、会社、グループへの接続）、Adobe Experience Manager Assets（アセットとフォルダーへの接続）、Adobe GenStudio for Performance Marketingなどの他のアプリケーションのオブジェクトタイプを使用してレコードタイプを接続したりできます。

オブジェクトタイプとレコードタイプを接続することで、自社のあらゆるシステムがどのように連携しているのかを包括的に把握できます。

例えば、Campaign レコードタイプと​Tactics レコードタイプがあり、これら2つのレコードタイプ間に接続を作成して、どの​ Tactics ​が特定の​ Campaign ​に関連付けられているかを確認できます。

接続を定義した後、ワークスペース内のすべてのユーザーは、利用可能なすべての​ 戦術 ​のリストが表示される接続フィールドをダブルクリックして、キャンペーン​の値の追加を開始できます。 これにより、キャンペーンに関連付ける必要のある戦術を素早く見つけることができます。

✅ レコードまたはオブジェクト タイプ間の接続を確立した後、個々のレコードを相互に接続し、リンクされたレコードまたはオブジェクト タイプのフィールドをWorkfront Planning レコードに表示できます。 これにより、同じ情報を更新する必要がある場所の数を減らし、完全に一致するようにします。

例えば、Campaign レコードタイプと​Tactics レコードタイプの間に接続すると、プライマリフィールド情報が表示されますが、ルックアップフィールドを追加すると、戦術​の​ 開始日 ​など、そのレコードタイプから追加情報を取り込むことができます。 これらのルックアップフィールドのデータは、レコードが追加された後に自動的に入力されます。

✅単一の構成または名詞（キャンペーン​など）を表すオブジェクトの場合は、レコードタイプを作成します。

⛔ ビューとしてより適切に表現されたレコードタイプを作成しないでください。

例えば、カレンダー​はレコードタイプ自体ではなく、レコードのビューであるため、レコードタイプの選択肢としては不適切です。

✅ フィルターとグループ化を使用して、表示する必要のある項目のスナップショットを表示します。 データをフィルタリングしてグループ化することで、何が計画されているのかを把握するための、より消耗品の方法を持つことができます。 レコードは、メタデータフィールドでグループ化できます。

例えば、キャンペーン レコードタイプのタイムラインビューを作成できます。このレコードタイプは、ターゲットオーディエンス​でグループ化し、日付​でフィルタリングして、現在の年のみを表示できます。

✅ 棒スタイル​や​ 色 ​など、タイムラインビューの設定を定義して、より視覚的に見やすくします。 バーのスタイル をカスタマイズするには、意味のある画像を含むサムネールを表示するか、バーに表示するフィールドをさらに追加するかを定義します（例：​所有者​または ステータス ）。

デフォルトでは、プライマリフィールドのみが表示されます。 バーの色をフィールド値で定義することもできます（例えば、バーの色をステータス フィールドに一致させることでカスタマイズできます）。または、適用したグループ化で定義することもできます。 デフォルトでは、色はレコードタイプの色と一致します。

レコードタイプの色または色に関連するオプションを含むフィールドのみが、タイムラインのレコードバーの色に影響を与えることができます。

✅ ワークスペース​を作成する場合、そのワークスペースは自分のみが使用できます。 システム管理者でないユーザーは、システム管理者を見つけることができません。 ワークスペースを定義し、チームにコラボレーションを開始する準備ができたら、それをチームと共有し、権限レベルを定義する必要があります。

次の権限レベルから選択できます。

• 管理：ユーザーは、ワークスペースの編集、削除、共有、レコードタイプ、レコードの編集、削除、作成を行うことができます。
• Contribute：ユーザーはレコードを作成、編集、削除できます。
• 表示：ユーザーはレコードを表示できます。

✅多くの顧客は、ワークスペースに​ Manage ​権限を付与すると考えていますが、Manage​権限は、レコードタイプを誤って削除したり、不要なレコードタイプやフィールドを作成したりしない、信頼できるユーザーの選択グループに制限しないでください。 ワークスペースの編集、共有、削除も可能です。 この権限レベルでは、Workspaceへの完全な管理アクセス権が付与されます。

ワークスペースに対する管理権限を持つユーザーには、標準ユーザーライセンスが必要です。

✅ ユーザーに​ Contribute ​権限を付与します。ユーザーがレコードを作成、編集および削除できるようにしたい場合は、ワークスペースの構造を変更する必要はありません。 Contribute​権限では、レコードタイプを作成したり、既存のレコードタイプのフィールドを変更したりすることはできません。

ワークスペースに​ Contribute ​権限を持つユーザーには、標準ユーザーライセンスが必要です。

✅ ユーザーに​ 表示 ​権限を付与します。ユーザーがレコードを表示する場合に使用します。

✅ ビューを編集、削除、共有するユーザーの​ Manage ​権限を予約してください。 つまり、フィルター、フィールドのグループ化、またはビューの一部の設定を変更できます。 これらの変更は、ビューを使用している他のすべてのユーザーのビューの主な設定に影響します。

表示に対する管理権限を持つユーザーには、標準ユーザーライセンスが必要です。

✅ ユーザーに​ ビュー ​権限を付与して、ビューを適用できるようにします。 フィルターやグループ化や並べ替えを変更できますが、これらの変更は一時的なものに過ぎません。ビューにアクセスする他のすべてのユーザーに対して変更は保存されません。 これらの変更は、ビューを使用している他のすべてのユーザーのビューの主な設定には影響しません。 変更内容は、変更された設定を適用しているユーザーにのみ表示されます。 画面を更新すると、変更内容がデフォルトにリセットされます。

✅ ワークスペースを表示できるすべてのユーザーに、その特定のビューでレコードとそのフィールドを表示させるには、ワークスペース内のすべてのユーザーが​権限を表示できるようにします。 これにより、ビューの共有権限ボックスに手動で誰かを追加する必要がなくなります。

Workspace共有​は、ワークスペース、そのレコードタイプ、レコード、およびそのフィールドへのユーザーのアクセスを定義します。

ビュー共有​は、ユーザーが作成したビューを表示できるかどうか、およびユーザーがフィルター、グループ化フィールド、またはビューの他の設定を変更できるかどうかを定義します。 ビュー内に表示されるレコードの表示は、ビュー共有ではなく、Workspace共有によって制御されます。

Workspace共有​の場合：LightおよびContribute ライセンスのユーザーは、ワークスペースへの表示アクセスのみを取得できます。 誰かにワークスペースへのContributeまたはManage権限を付与するには、標準ライセンスが必要です。

ビュー共有：ワークスペースに対する管理権限を持つ標準ライセンスユーザーは、ビューを作成できます。 LightおよびContribute ライセンスのユーザーは、Standard ユーザーが作成して共有したビューのみを使用できます。 共有されていない場合、ユーザーは​ 既定のテーブル ビュー ​を表示できます。

✅必要なフィールドをテーブルに追加して、最初にレコードタイプ構造を設定する必要があります。 これらのフィールドはレコードを表し、フォームビルダーからアクセスできます。

理想的には、レコードタイプの構造が完成した後でリクエストフォームまたは受注フォームを作成し、キーフィールドが見落とされないようにします。

✅送信権限は、各フォームに設定する設定によって異なります。

フォームビルダーでは、フォームを公開した後、リクエストを送信できるユーザーを制御する権限を管理できます。

次の共有オプションから選択できます。

• Workfrontのユーザーとの内部共有の場合：

  • ワークスペースへの表示以上のアクセス権を持つユーザー： ワークスペースへの表示以上の権限を持つすべてのユーザーが、レコードを作成するリクエストを送信できます。
  • ワークスペースへの貢献度が高いユーザーまたは高いユーザー:Contribute以上の権限を持つユーザーに対して、ワークスペースへの送信を制限します。
  • 招待されたユーザーのみがアクセスできます: フォームにリクエストを送信できるユーザー、チーム、役割、グループ、または会社を追加します。

• Workfront アカウントをお持ちでないユーザーとの外部共有の場合：

  • 公開リンクを作成​してから、これをコピーして誰とでも共有できます。Workfront アカウントを持たないユーザーでも、フォームリンクを持っている人なら誰でもリクエストを送信できます。
  • リンクの有効期限： セキュリティを強化するために、公開リンクの有効期限を必ず設定してください。