G Suite でメールコンテンツを使用して Adobe Workfront タスクを作成する
外部メール(Adobe Workfront によって生成されたものではない)を Workfront タスクに変換できます。
外部メールを既存のタスクの更新に変換することもできます。詳しくは、メールコンテンツを使用して G Suite から Adobe Workfront アイテムを更新を参照してください。
G Suite を使用して Workfront から送信された通知メールを操作する方法について詳しくは、 G Suite から Adobe Workfront 通知の詳細を管理を参照してください。
アクセス要件
この記事の手順を実行するには、次のアクセス権が必要です。
*ご利用のプラン、ライセンスタイプまたはアクセス権を確認するには、Workfront 管理者にお問い合わせください。
前提条件
G Suite で Workfront タスクを作成する前に、次を実行する必要があります。
- Workfront for G suite をインストール
手順については、 Adobe Workfront for G Suite のインストールを参照してください。
G Suite でメールコンテンツを使用して Adobe Workfront タスクを作成する
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Workfront for G Suite パネルが表示されない場合は、ページの右端にある G Suite アドオンサイドバーで Workfront アイコン
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メールメッセージを G Suite で開いたまま、Workfront for G Suite でメールを新しい Workfront タスクに変換するオプションをクリックします。
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「新規作成」オプションを選択して、タスクをプロジェクトの一部にするか、プロジェクトから独立した個人タスクにするかを指定します。
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タスクを親プロジェクトに関連付ける場合は、プロジェクト名 をクリックし、タスクを作成するプロジェクトの名前を入力し、下の一覧に表示されたら、そのプロジェクトの名前をクリックします。
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次の変更を行います。
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Task name このテキストの任意の部分(メールの件名から取得)を編集します。 Description このテキストの任意の部分(メールの本文から取得)を編集します。 Assign To 「Assign To」をクリックし、「Assign this to」オプションが表示されたらクリックします。ユーザーの名前を入力し始め、下のリストに表示されたらクリックします。追加する各ユーザーに対してこの手順を繰り返し、「Save」をクリックします。 Planned Duration 「Planned duration」をクリックし、タスクにかかる日数を入力します。
メモ:このオプションは、組織に対して様々な方法で設定できます。例えば、組織の場合、日数ではなく時間数を入力する必要が生じる場合があります。詳しくは、Workfront 管理者を参照してください。設定されたデフォルト以外の期間を指定する場合は、分、時間、日、週、または月を表すために、数値の後に m、h、d、w、または mo を入力します。
Priority ドロップダウン矢印をクリックし、タスクの優先度をクリックします。 Include email attachments (メールに 1 つ以上の添付ファイルが含まれている場合にのみ使用できます。)メール内の添付ファイルをタスクの Documents エリアに保存するには、このオプションをクリックします。
添付ファイルを保存しない場合は、名前の右にある X をクリックします。
メールに Google Drive でのドキュメントへのリンクが含まれる場合は、作成中のタスクの Overview タブに保存されます。
重要:これを機能させるには、ドキュメント統合を設定の記事のドキュメントを管理するために統合を構成の節で説明されているように、Workfront 管理者は Google Drive が Workfront でドキュメントを操作できるように承認する必要があります。
このオプションを有効にした場合、タスク、イシュー、更新に変換する他のメールに対しても有効なままになります。
Include email file 元のメールをメール(EML)ファイルとしてタスクの Documents エリアに保存するには、このオプションをクリックします。ここから、ファイルをダブルクリックして、メールアプリケーションでメールを開くことができます。
このオプションを有効にした場合、タスク、イシュー、更新に変換する他のメールに対しても有効なままになります。
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「タスクを作成」をクリックします。
新しいタスクの「詳細」タブが Workfront for G Suite パネルに表示されます。「アップデート」をクリックすると、受信トレイから離れることなく、すぐに共同編集者とのコミュニケーションを開始できます。
「詳細」タブの下部で、「Workfront で表示Workfront」をクリックして、Workfront の新しいタスクに移動することもできます。
ブラウザーを更新すると、Workfront for G Suite パネルの下部に、メールがタスクに変換されたことを通知する、リンク付きのメッセージが表示されます。
リンクをクリックすると、Workfront for G Suite パネル内の作成したタスクの詳細ビューに移動できます。
これらの手順を繰り返して、同じメールを複数のタスクに変換できます。ブラウザーを更新したり、別の時点でメールに戻ったりすると、メールに対して作成したすべてのリンクが G Suite 用 Workfront パネルの下部に表示されます。
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(オプション)Workfront for G Suite パネルでのタスクの作業を続行するには、次のいずれかの操作を行います。
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「アップデート」タブにアップデートを追加するには、「新しい更新を開始」をクリックし、目的のアップデートを入力します。
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「アップデート」タブのアップデートに返信するには、「返信」をクリックして返信を入力します。
上記の両方のアクションについて、コメントに関して特定のユーザーに通知できます。「通知」をクリックし、ユーザーの名前を一部入力し、名前がドロップダウンリストに表示されたらクリックします。通知する他のユーザーに対してこのプロセスを繰り返し、「投稿」をクリックします。
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「ドキュメント」タブをクリックして、タスクと共に保存されたドキュメントを表示します。
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これらの手順を繰り返して、同じメールを複数のタスクに変換できます。ブラウザーを更新したり、別の時点でメールに戻ったりすると、メールに対して作成したすべてのリンクが Workfront for G Suite パネルの下部に表示されます。