Scopri le strategie essenziali e sviluppa un piano d’azione per mantenere la pulizia dei dati e sincronizzare in modo efficace Salesforce CRM con Marketo Engage per operazioni relative alle entrate. Questo articolo fornisce informazioni chiave e metodologie comprovate che consentono agli amministratori di Marketo Engage di ottimizzare il database e l’integrazione di Salesforce CRM.

Nell’attuale panorama aziendale basato sui dati, mantenere dati puliti e accurati è essenziale per il successo delle operazioni di marketing e vendita. Una pulizia dei dati insufficiente può comportare inefficienze, opportunità mancate e una scarsa esperienza cliente.

Questo articolo ti aiuta a comprendere l’importanza della pulizia dei dati e fornisce passaggi pratici per ridurre i problemi di sincronizzazione tra Marketo Engage e Salesforce CRM. Inoltre illustro come utilizzare le dashboard di Salesforce CRM per monitorare e risolvere i problemi relativi al processo di sincronizzazione. Questa routine assicura che i lead qualificati per il marketing (MQL) vengano inviati in modo accurato ed efficiente a Salesforce, in modo che il team responsabile delle vendite possa concludere le trattative.

Dal lead alla chiusura: raggiungere una sincronizzazione dei dati fluida con Marketo Engage e Salesforce

L’obiettivo di qualsiasi processo di pulizia dei dati è garantire la sincronizzazione di dati dei lead puliti, accurati e aggiornati da Marketo Engage a Salesforce CRM. Lo sviluppo di questo processo consente al team responsabile delle vendite di concentrarsi sulle proprie competenze principali, ovvero concludere le trattative e incrementare le entrate. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale che gli amministratori stabiliscano un processo di pulizia dei dati che includa controlli regolari dei dati, deduplica e convalida. Questo processo consente di mantenere un database pulito ed efficiente, garantendo che CRM e Marketo Engage funzionino perfettamente insieme. Dovresti inoltre monitorare regolarmente i processi di sincronizzazione di Salesforce CRM e non esitare ad affrontare eventuali problemi che potrebbero verificarsi.

Nelle sezioni seguenti, illustrerò le mie best practice per:

1. Garantire che i dati puliti, accurati e aggiornati vengano sincronizzati da Marketo Engage a Salesforce CRM.
2. Ridurre il rischio di incoerenze ed errori dei dati nei due sistemi.
3. Migliorare l’efficienza e la produttività del team responsabile delle vendite.

Creare un processo di pulizia dei dati in Marketo Engage

Perché sviluppare un processo di pulizia dei dati

La pulizia dei dati è alla base di una sincronizzazione CRM eseguita correttamente, in quanto garantisce che il team responsabile delle vendite disponga di informazioni accurate e aggiornate nel CRM e riduce gli errori di sincronizzazione in Marketo Engage. Mantenere puliti i dati ti consente di gestire in modo efficace i lead all’interno del CRM. Dalla mia esperienza con Salesforce CRM, ho visto in prima persona come la mancanza di una solida strategia di pulizia dei dati possa comportare diversi problemi:

• Record duplicati: più voci per lo stesso lead possono appesantire il CRM e confondere il team responsabile delle vendite.
  • Per esempio, una volta ho lavorato con un’azienda in cui i record duplicati causavano ritardi significativi nel processo di vendita. I rappresentanti non erano sicuri di quale lead gestire il follow-up, che non solo ha solo comportato una perdita di tempo ma anche di opportunità.
• Dati non accurati: informazioni non corrette o obsolete possono determinare interazioni scadenti con la clientela e la perdita di opportunità di business.
  • Ad esempio, l’indirizzamento dei lead è un processo critico per la rispettiva distribuzione ai rappresentanti delle vendite corretti in base alla relativa ubicazione. La maggior parte delle aziende sviluppa le proprie strategie di indirizzamento dei lead in aree geografiche quali Nord America (NA), Europa, Medio Oriente e Africa (EMEA), Asia-Pacifico (APAC) e America latina (LATAM). Queste aree geografiche sono spesso definite da stati o paesi specifici. Se i dati non sono accurati, è possibile indirizzare facilmente una persona che vive e lavora in Nord America a un rappresentante EMEA. Questa non accuratezza dei dati può creare un’esperienza insoddisfacente del potenziale cliente, che riceve una chiamata da un rappresentante ore prima o dopo il suo fuso orario. Inoltre, fa perdere tempo prezioso sia al rappresentante delle vendite che al potenziale cliente. Il disallineamento nei fusi orari può determinare chiamate perse, risposte ritardate e mancanza di coinvolgimento immediato, riducendo in ultima analisi le possibilità di convertire il lead in cliente.
• Errori di convalida dei campi: i valori dei campi obbligatori devono corrispondere ai valori di Salesforce CRM. In caso contrario, potrebbero verificarsi errori di sincronizzazione che impediscono di creare nuovi record in Salesforce o di aggiornare quelli esistenti.
  • Il paese e lo stato sono i campi obbligatori che comunemente presentano errori di convalida. Ad esempio, se il campo “Paese” in Marketo Engage viene popolato come “USA” e il campo corrispondente in Salesforce CRM è impostato su “Stati Uniti”, la sincronizzazione non riuscirà.

Per evitare queste insidie, esaminiamo il processo di pulizia dei dati. Lo sviluppo di un processo di pulizia dei dati include controlli regolari dei dati, deduplica e convalida, per aiutarti a mantenere un database pulito ed efficiente.

Guida introduttiva dettagliata

1. Impostare lo standard dei dati:

• Definire linee guida chiare per l’immissione dei dati: stabilisci le regole per l’immissione dei dati, inclusi i campi obbligatori e gli standard di formattazione.

• Blocca aggiornamenti campi: Impedisce ad alcuni campi di essere aggiornati da origini specifiche. È possibile utilizzare questa funzione se si è certi che i valori originali acquisiti siano sempre accurati o se si desidera impedire agli utenti di eseguire operazioni di digitazione immettendo valori manualmente e così via.

• Documenta standard dati: Crea un documento che descriva queste linee guida e le renda accessibili a tutti i membri del gruppo pertinenti, ad esempio le operazioni di marketing, le parti interessate al marketing, le operazioni di vendita e così via.

  • Esempio di modello per il caricamento manuale degli elenchi: Crea un modello per il caricamento manuale degli elenchi che includa tutti i campi obbligatori e gli standard di formattazione. Ad esempio:

    • First Name (Nome): obbligatorio. Nessun uso speciale.
    • Last Name (Cognome): obbligatorio. Nessun uso speciale.
    • Nome società: obbligatorio. Nessun uso speciale.
    • Email Address (Indirizzo e-mail): obbligatorio. Deve essere un formato e-mail valido.
    • Paese: obbligatorio. Deve corrispondere ai valori della lista di selezione in Salesforce.
    • Stato (per Stati Uniti e CA): obbligatorio. Deve corrispondere ai valori della lista di selezione in Salesforce.

2. Esecuzione di un controllo dei dati:

Se non disponi di un processo di igiene dei dati in Marketo Engage, inizia eseguendo un controllo dei dati. Questo passaggio consente di determinare la qualità dei dati del database e di identificare le aree che necessitano di miglioramenti.

• Ambito del controllo dei dati:

  • Informazioni lead:

    • Campi critici vuoti: Controllare i lead con dati demografici essenziali mancanti. Ad esempio, Cognome, E-mail, Società, Paese, Stato e Persona Source vengono comunemente utilizzati come campi obbligatori, ma i requisiti possono cambiare da organizzazione a organizzazione. Tra questi, l’indirizzo e-mail è il campo più importante per garantire che Marketo Engage possa essere un efficace sistema di automazione del marketing.
    • Paese: Verificare che il campo del paese sia compilato correttamente.
    • Stato (per Stati Uniti e CA): Verificare che il campo Stato sia compilato e applicato in modo corretto con la convenzione di denominazione per i lead negli Stati Uniti e in Canada. Ad esempio, utilizza un’abbreviazione di 2 lettere anziché un nome completo (CA vs California). E utilizza la corretta maiuscola (ad esempio, CA invece di Ca o ca o california, ecc.)

  • Inattività lead: Identificare i lead inattivi da 30, 60 o 90 giorni.

  • Indirizzi e-mail non validi: Identificare e contrassegnare gli indirizzi e-mail non validi.

• Metodologia: Utilizza campagne e rapporti avanzati di Marketo Engage.

  • Identificare record incompleti o obsoleti: Utilizzare i report integrati sulla qualità dei dati di Marketo Engage per identificare i problemi in campi quali Paese, Stato, Cognome e Nome società. Questi campi sono essenziali per la sincronizzazione dei lead da Marketo Engage a Salesforce CRM.

    • Opzione 1: Il report sulle prestazioni delle persone è un ottimo punto di partenza per identificare i campi critici incompleti.
    • L'opzione 2: Crea elenchi avanzati con filtro basato su "<nome campo> è vuota." È inoltre possibile escludere i record dalla sincronizzazione con Salesforce CRM se i campi sono vuoti. Per farlo, includi i filtri per "<nome campo> non è vuoto" nelle campagne avanzate che presentano il passaggio "Sincronizza persona in SFDC".

  • Corrispondenza con i valori dei campi critici: Paese e stato devono corrispondere ai valori esatti in Salesforce CRM. Il cognome e il nome della società non possono essere vuoti. Rivolgiti agli amministratori delle operazioni di vendita o di Salesforce CRM per confermare eventuali requisiti specifici per la tua organizzazione.

  • Campagne avanzate: utilizza le campagne avanzate per identificare e gestire i problemi in modo dinamico. Ad alto livello, è così che ho strutturato le campagne in base al caso d’uso.

• • Revisione manuale: Eseguire una revisione manuale di un set di record di esempio per rilevare eventuali problemi che gli strumenti automatizzati potrebbero non rilevare.
  • Feedback degli stakeholder: raccogli i feedback dai team responsabili delle vendite e del marketing per capire quali sono gli eventuali relative ai dati che si trovano ad affrontare.

• Segnali di scarsa pulizia dei dati:

  • Elevate percentuali di mancato recapito: un numero significativo di e-mail non recapitate può indicare indirizzi e-mail obsoleti o errati.
  • Bassi tassi di coinvolgimento: tassi di coinvolgimento bassi potrebbero suggerire che i lead non ricevono contenuti rilevanti, probabilmente a causa di dati imprecisi.
  • Record duplicati: un volume elevato di record duplicati può indicare la mancanza di processi di deduplica corretti.
  • Valori di campo non coerenti: valori non coerenti o mancanti in campi chiave come “Fonte lead” o “Paese” possono causare errori di sincronizzazione.

3. Identificare le origini dati:

Il campo “Origine persona” è uno dei campi cruciali che consentono di comprendere l’origine della creazione di lead. Assicurati che tutti i lead siano aggiornati con i valori “Origine persona” corretti. Ecco il piano d’azione:

• Verifica la presenza di valori mancanti: utilizza una campagna avanzata per identificare i lead che non dispongono di un valore “Origine persona”.

• Aggiornare i valori mancanti:

  • Automatizza con flussi di lavoro: utilizza campagne trigger e/o batch per aggiornare automaticamente il campo “Origine persona”. Effettua questa operazione in base ad altri punti dati disponibili come “Tipo di origine di registrazione”, “Informazioni sull’origine di registrazione”, “Informazioni sull’originale”, “Tipo di fonte originale” o “Referrer originale”. Se disponi di una strategia di campagna eseguibile per la pulizia dei dati, consiglio vivamente di aggiungere l’aggiornamento di Origine persona come parte del processo eseguibile.
  • Aggiornamenti manuali: mentre la maggior parte dei lead deve essere aggiornata con flussi di lavoro automatizzati, gli aggiornamenti manuali devono essere utilizzati per i lead in cui gli aggiornamenti automatici non sono possibili (ad esempio, un’interruzione del sistema). Gli aggiornamenti manuali devono essere utilizzati come caratteristiche retroattive per eventuali modifiche principali nell’origine del lead o per audit periodici. Assegna un team per aggiornare il campo “Orgine persona” manualmente in base alle informazioni disponibili o al follow-up con i lead.

• Di seguito è riportato un esempio dei valori dei record nel database Marketo Engage.

4. Deduplicare i record:

Utilizza le funzioni di deduplica incorporate in Marketo Engage.

• Controlla l’elenco avanzato di sistema “Possibili duplicati”: inizia utilizzando l’elenco avanzato di sistema “Possibili duplicati”.

• Utilizza “Indirizzo e-mail” come campo duplicato: l’indirizzo e-mail è l’identificatore più comune per la determinazione dei duplicati. Puoi anche combinare i filtri degli elenchi avanzati per verificare la presenza di duplicati in base a Indirizzo e-mail, Nome, Cognome, Tipo di Salesforce o Data di aggiornamento.

• Unisci duplicati: una volta identificati tutti i duplicati, puoi unirli manualmente in Marketo Engage. Se desideri automatizzare questo processo, contatta il team Adobe Account per informazioni su come utilizzare Adobe Professional Services per configurare la soluzione di unione automatica personalizzata. L’unione automatica esegue il processo per unire i duplicati ogni giorno oppure ogni settimana.

5. Convalidare i dati:

Implementa le regole di convalida dei dati in Marketo Engage per garantire l’accuratezza dei dati tramite le voci dei moduli. La documentazione del prodotto contiene informazioni dettagliate su come impostare la convalida dei dati.

• Utilizza strumenti di convalida dei dati di terze parti per la verifica delle informazioni di posta elettronica e contatto: prendi in considerazione di integrare strumenti di terze parti come NeverBounce o Clearbit per verificare gli indirizzi di posta elettronica e altre informazioni di contatto. Questi strumenti sfruttano le API di Marketo Engage per integrare le rispettive le funzionalità di verifica delle e-mail e di arricchimento dei dati.
• Esegui immediatamente la pulizia dei dati con campagne basate su trigger: imposta una campagna di pulizia dei dati per aggiornare immediatamente eventuali informazioni errate quando una persona entra nel sistema. Ad esempio, se i dati vengono inseriti nel sistema tramite l’importazione di elenchi e il valore del paese non è corretto o non corrisponde all’elenco della selezione, la campagna di pulizia dei dati intercetta questa persona e la aggiorna con i valori corretti.

6. Formazione del team:

Fornisci sessioni di formazione per istruire il personale addetto all’inserimento dei dati e garantire che tutti coloro che inseriscono dati in Marketo Engage seguano le linee guida stabilite.

• I partecipanti possono includere, a titolo esemplificativo

  • Personale addetto all’immissione di dati (ad esempio, assistenti al marketing o Data Specialist)
  • Marketing Operations
  • Sales Operations
  • Rappresentanti per lo sviluppo delle vendite (SDR)
  • Rappresentanti per lo sviluppo commerciale (BDR)
  • Team vendite
  • Team marketing
  • Marketer digitali
  • Altri stakeholder coinvolti nella gestione dei lead o nell’esecuzione delle campagne

• Documenta il criterio e il processo di pulizia dei dati: documenta il processo di pulizia dei dati e rendilo accessibile a tutti i membri del team.

Miglioramento della pulizia dei dati con dashboard del backlog per Salesforce CRM

Ho descritto l’importanza della pulizia dei dati e il suo ruolo fondamentale nel garantire l’integrità e l’affidabilità dei dati per la sincronizzazione con Salesforce CRM. Esaminiamo come utilizzare le dashboard di sincronizzazione per Salesforce CRM in Marketo Engage per monitorare e risolvere i problemi di sincronizzazione. Queste dashboard sono strumenti essenziali che integrano le attività di pulizia dei dati, aiutando gli amministratori nel monitoraggio quotidiano per mantenere un processo di sincronizzazione dei dati semplice e senza errori.

Importanza del monitoraggio

Di seguito sono riportati diversi motivi chiave per cui il monitoraggio con le dashboard di sincronizzazione per Salesforce CRM è importante:

1. Informazioni in tempo reale: le dashboard forniscono visibilità in tempo reale sullo stato di sincronizzazione, sulle tendenze del backlog e sugli errori, consentendoti di identificare e risolvere immediatamente i problemi. Monitorando queste dashboard, puoi cogliere per tempo eventuali problemi evitando che possano aggravarsi e ripercuotersi sulle campagne.
2. Gestione proattiva ed efficienza migliorata: il monitoraggio regolare ti consente di gestire in modo proattivo lo stato della sincronizzazione dei dati, riducendo il rischio di inattività o errori imprevisti. Consente inoltre di ottimizzare le prestazioni e ridurre al minimo il tempo da dedicare alle correzioni manuali, migliorando sia l’efficienza che la produttività.
3. Garanzia della qualità dei dati: con il monitoraggio delle dashboard puoi verificare l’efficacia delle procedure di pulizia dei dati. Se noti degli errori o un backlog in crescita, puoi perfezionare le strategie per mantenere dati accurati e aggiornati, essenziali per il successo della personalizzazione nelle campagne marketing e commerciali.

Dalla mia precedente implementazione, ho imparato che coerenza e attenzione ai dettagli sono fondamentali per un monitoraggio efficace della sincronizzazione dei dati. Ecco alcuni errori da evitare:

• Ignorare i controlli regolari: non aspettare che i problemi diventino critici prima di controllare le dashboard. Con un monitoraggio quotidiano potrai individuare e risolvere per tempo i problemi.
• Ignorare le tendenze del backlog: un backlog in crescita può indicare problemi sottostanti che devono essere risolti. Non trascurare questa metrica, in quanto può fornire informazioni utili sulle prestazioni dei processi di sincronizzazione con CRM.
• Non intervenire in caso di errori: gli errori di sincronizzazione devono essere risolti prontamente. Se vengono ignorati, si rischia di introdurre incongruenze nei dati e compromettere l’affidabilità del CRM. Qui trovi un articolo molto utile per la risoluzione degli errori di sincronizzazione di Salesforce CRM.

Monitorando in modo coerente i processi di sincronizzazione di Salesforce CRM, puoi garantire che i dati rimangano puliti, accurati e affidabili, contribuendo in ultima analisi a migliori risultati di business.

Utilizzare in modo efficace le dashboard di sincronizzazione di Salesforce CRM in Marketo Engage

Per utilizzare in modo efficace le dashboard di sincronizzazione di Salesforce CRM in Marketo Engage per il monitoraggio e la risoluzione dei problemi di sincronizzazione di Salesforce, segui questi passaggi:

• Per accedere alle dashboard, passa alla documentazione del prodotto per una guida dettagliata.

• Per iniziare, rivedi il grafico delle tendenze del backlog e la velocità effettiva di sincronizzazione e backlog per ottenere un’istantanea rapida di ciò che accade con i processi di sincronizzazione.

• Trascorri circa 5 minuti ogni giorno a monitorare questo grafico. Nel tempo, inizierai a riconoscere i pattern e le tendenze normali.

• Eventuali picchi anomali o una crescita costante nel backlog dovrebbero catturare immediatamente l’attenzione e richiedere ulteriori indagini.

• Per migliorare la visibilità delle prestazioni di sincronizzazione, le metriche velocità effettiva di sincronizzazione e backlog presentano indicatori codificati per colore:

  • ⚪ Normale (grigio): indica che le operazioni di sincronizzazione rientrano nei parametri previsti, senza un backlog significativo.
  • ?? In aumento (arancione): segnala l’aumento del backlog, che potrebbe indicare potenziali ritardi o problemi relativi alla sincronizzazione.
  • Questa codifica a colori consente agli amministratori di valutare rapidamente lo stato della sincronizzazione e di intervenire tempestivamente in base alle esigenze.

• Identificare problemi di backlog:

  • Individua eventuali picchi o aumenti costanti nel backlog, che potrebbero indicare problemi nel processo di sincronizzazione.
  • Un aumento significativo potrebbe essere dovuto a problemi di qualità dei dati e di prestazioni del sistema o ad altri fattori sottostanti.

• Verifica stato della sincronizzazione:

  • Utilizza la dashboard dello stato di sincronizzazione per ottenere una panoramica dello stato della sincronizzazione corrente.
  • Cerca i record in stato incompleto o non riuscito.
  • Fai clic sui record specifici per ottenere informazioni più dettagliate sullo stato della sincronizzazione, inclusi eventuali messaggi o motivi di errore.

• Analizzare gli errori di sincronizzazione:

  • Passa alla dashboard Errori di sincronizzazione per visualizzare un elenco di tutti gli errori della sincronizzazione.
  • Filtra gli errori per tipo, data e gravità, in modo da concentrarti sui problemi più critici.
  • Rivedi i messaggi di errore per comprendere la causa principale di ciascun problema. I tipi di errore comuni includono errori di convalida dei dati, record duplicati e timeout di sistema e possono essere risolti con le procedure appropriate disponibili QUI.

• Agire in base agli errori:

  • Per ogni errore di sincronizzazione, determina l’azione appropriata per risolverlo.

  • Azioni comuni:

    • Correzione dei dati: se l’errore è dovuto a dati non validi o incompleti, aggiorna i record in Marketo Engage o Salesforce CRM in base alle esigenze.
    • Nuova sincronizzazione dei record: utilizza la funzionalità di risincronizzazione per tentare di sincronizzare di nuovo i record.
    • Contatta il supporto Adobe: se l’errore è complesso o persistente, contatta il supporto Adobe o il supporto Salesforce per ricevere assistenza.

Ottimizzare le campagne di pulizia dei dati

• Utilizza gli insight provenienti dalle dashboard di sincronizzazione di Salesforce CRM per aggiornare le campagne di pulizia dei dati. Se ad esempio l’errore è dovuto a campi obbligatori mancanti o a valori errati, prendi in considerazione la possibilità di correggere i valori in Marketo Engage. Se si verificano molti errori relativi alla sincronizzazione dovuti ai valori dello “stato”, prova a rivedere il processo di pulizia dei dati e verifica che i valori dello “stato” siano normalizzati correttamente in Marketo Engage.
• Rivedi e aggiorna regolarmente le tue pratiche di igiene dei dati per assicurarti che le campagne siano efficaci e in linea con le tue esigenze di sincronizzazione.
• Imposta gli avvisi: consiglio l’iscrizione alle notifiche di errore di sincronizzazione CRM per riceverle nell’e-mail. Puoi iscriverti agli avvisi tramite la sezione Notifica nell’istanza di Marketo Engage.

• Documenta e tieni traccia: registra i problemi di sincronizzazione riscontrati e le azioni intraprese per risolverli. Utilizza questa documentazione per tenere traccia dell’efficacia delle campagne di pulizia dei dati e per identificare eventuali problemi ricorrenti che devono essere risolti. Ecco un modello di registro degli errori di sincronizzazione CRM che puoi utilizzare.

Punti chiave

• Imposta gli standard dei dati: definisci linee guida chiare per l’immissione dei dati, inclusi i campi obbligatori e gli standard di formattazione.
• Stabilisci un processo di igiene dei dati: controlli regolari dei dati, deduplica e convalida sono fondamentali per mantenere un database pulito ed efficiente.
• Utilizza le funzionalità integrate in Marketo Engage: Sfrutta il rapporto incorporato Prestazioni persone, le campagne avanzate e le regole di convalida dei dati per identificare e gestire i problemi relativi ai dati.
• Monitora e risolvi i problemi: monitora regolarmente i processi di sincronizzazione di Salesforce utilizzando le nuove dashboard di sincronizzazione di Salesforce CRM in Marketo Engage per rilevare e risolvere i problemi di sincronizzazione prima che influiscano sull’azienda.
• Forma il tuo team: insegna al personale addetto all’immissione dei dati, alle operazioni di marketing, alle operazioni di vendita e ad altri stakeholder l’importanza dell’igiene dei dati e dei processi per mantenerla.

Implementando un processo di pulizia dei dati, potrai mantenere una sincronizzazione dei dati più fluida con Marketo Engage e Salesforce, incrementare le entrate per l’azienda e restare un passo avanti rispetto alla concorrenza.