Ordini di acquisto per società
Gli ordini di acquisto (OA) sono un modo comune per le aziende di tenere traccia e controllare la spesa. L'ordine di acquisto è uno dei metodi di pagamento offline standard supportati in Adobe Commerce e Magento Open Source. Quando B2B di Adobe Commerce viene installato e Abilita ordini di acquisto è attivato per un account aziendale, tutti gli ordini vengono creati automaticamente come ordini di acquisto (OA). Gli utenti aziendali con le autorizzazioni richieste possono creare, modificare ed eliminare gli OA creati e gli OA creati da utenti subordinati.
Flusso degli ordini fornitore
A seconda del ruolo e dell’ordine, gli utenti aziendali possono essere soggetti a diverse regole di approvazione. E a seconda che si utilizzino metodi di pagamento online o offline, il flusso è leggermente diverso. Gli amministratori aziendali possono creare gli ordini automaticamente, ignorando le regole di approvazione. Poiché la memorizzazione dei dettagli del pagamento online durante il processo di approvazione rappresenta un rischio per la sicurezza, questi dettagli vengono aggiunti dopo l'approvazione e quindi l'ordine di acquisto viene convertito in un ordine reale.
Il flusso di lavoro degli ordini di acquisto per un’azienda può variare in alcuni modi:
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Se non vengono impostate regole di approvazione, è possibile inserire gli ordini di acquisto e completare direttamente l'ordine.
note note NOTE Per impostazione predefinita, un messaggio Purchase order has been submitted for approvalviene sempre visualizzato agli utenti aziendali, anche quando non sono impostate regole di approvazione. Quando non è richiesto alcun processo di approvazione, gli utenti aziendali ricevono automaticamente un’e-mail che li informa che l’ordine è stato creato e approvato. -
Se le regole di approvazione sono definite dall’amministratore della società, gli utenti passano attraverso il processo di approvazione.
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I dettagli del pagamento offline vengono immessi durante la creazione dell'ordine fornitore.
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I dettagli del pagamento online vengono immessi dopo l'approvazione dell'ordine fornitore.
Esempio di workflow di base
Le aziende utilizzano gli ordini di acquisto per controllare ciò che i dipendenti possono acquistare per conto dell'azienda e spesso impostano regole di approvazione per applicare le linee guida aziendali. A seconda delle regole di approvazione, più persone potrebbero dover approvare l’ordine.
- L'utente crea un ordine di acquisto per beni del valore di 25.000 dollari.
- Il loro responsabile deve approvare.
- Poiché l'ordine è superiore a $ 10.000, anche il V.P. deve approvare.
- A seconda del metodo di pagamento, dopo le approvazioni l'ordine di acquisto viene convertito automaticamente in un ordine oppure l'utente restituisce per immettere i dettagli di pagamento.
Regole di approvazione
Le regole di approvazione vengono utilizzate per controllare la spesa in base alle linee guida aziendali. Di seguito sono riportati alcuni esempi di regole di approvazione:
- Per ordini superiori a 100 dollari è necessaria l'approvazione del tuo responsabile.
- Per ordini superiori a 1000 dollari è necessaria l'approvazione del tuo responsabile e dell'amministratore della società.
- Qualsiasi ordine con più di 30 SKU univoci deve essere approvato dall’amministratore della società.
Con queste regole in vigore per un'azienda, un utente aziendale può completare l'ordine immediatamente quando l'ordine è inferiore a 100 $. Per conoscere la definizione della regola di approvazione, vedi Regole di approvazione
Tipi di utenti dello store
Il flusso di lavoro dell’ordine di acquisto può anche essere diverso a seconda di chi effettua l’acquisto.
- Un dipendente regolare può essere soggetto a tutte le regole di approvazione
- Un manager potrebbe avere più potere d'acquisto e avere diverse regole di approvazione
- Gli amministratori della società possono ignorare tutte le regole di approvazione e far completare automaticamente i loro ordini di acquisto.
Tutti questi fattori possono influenzare l'esatto processo di pagamento.
My Purchase Orders
Quando gli ordini fornitore sono abilitati per una società, l'elemento My Purchase Orders viene visualizzato nel pannello a sinistra per i clienti che hanno effettuato l'accesso a un account utente della società. Sono disponibili tre schede che forniscono elenchi e funzioni diversi per gli ordini di acquisto:
- My Purchase Orders: OA creati dal cliente.
- Company Purchase Orders: OA effettuati da utenti subordinati all'interno della società (dipende dalla struttura e dai ruoli della società).
- Requires My Approval: (Visibile per gli approvatori designati) OA in attesa dell'approvazione del cliente. Il contatore indica il numero di ordini in attesa di approvazione.
Per ulteriori informazioni sulle funzioni supportate per gli ordini di acquisto disponibili per gli utenti della società nella vetrina, vedere I miei ordini di acquisto.
Metodi di pagamento offline e online
I flussi di lavoro possono variare a seconda del metodo di pagamento. Per ulteriori informazioni sui metodi di pagamento di Adobe Commerce, vedere Metodi di pagamento nella Guida alle vendite e all'esperienza di acquisto.
Pagamenti online
Per motivi di sicurezza, in genere i negozi online non desiderano raccogliere i dettagli della carta di credito del negozio in attesa del completamento del processo di approvazione. Pertanto, se è selezionata un'opzione di pagamento online, il creatore dell'ordine fornitore ritorna allo store dopo l'approvazione, immette i dettagli di pagamento e completa l'ordine. Esempi di pagamenti online sono:
- Carte di credito
- PayPal
- Braintree
Pagamenti offline
Poiché i metodi di pagamento offline, come un vaglia postale, sono gestiti al di fuori del sito web, sono più sicuri. Gli ordini di acquisto con pagamenti offline possono essere elaborati automaticamente, dopo qualsiasi processo di approvazione.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di pagamenti offline:
- Assegno/vaglia postale
- Pagamento in acconto
- Consegna in contanti
- Bonifici bancari
- Credito store