Ordini di acquisto per società

Ultimo aggiornamento: 5 settembre 2024

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  • Utente

Gli ordini di acquisto (OA) sono un modo comune per le aziende di tenere traccia e controllare la spesa. L'ordine di acquisto è uno dei metodi di pagamento offline standard supportati in Adobe Commerce e Magento Open Source. Quando B2B di Adobe Commerce viene installato e Abilita ordini di acquisto è attivato per un account aziendale, tutti gli ordini vengono creati automaticamente come ordini di acquisto (OA). Gli utenti aziendali con le autorizzazioni richieste possono creare, modificare ed eliminare gli OA creati e gli OA creati da utenti subordinati.

Flusso degli ordini fornitore

A seconda del ruolo e dell’ordine, gli utenti aziendali possono essere soggetti a diverse regole di approvazione. E a seconda che si utilizzino metodi di pagamento online o offline, il flusso è leggermente diverso. Gli amministratori aziendali possono creare gli ordini automaticamente, ignorando le regole di approvazione. Poiché la memorizzazione dei dettagli del pagamento online durante il processo di approvazione rappresenta un rischio per la sicurezza, questi dettagli vengono aggiunti dopo l'approvazione e quindi l'ordine di acquisto viene convertito in un ordine reale.

Flusso ordini fornitore

NOTE
Non è possibile effettuare un ordine se uno o più prodotti nell'ordine di acquisto sono attualmente disabilitati o esauriti.

Il flusso di lavoro degli ordini di acquisto per un’azienda può variare in alcuni modi:

  • Se non vengono impostate regole di approvazione, è possibile inserire gli ordini di acquisto e completare direttamente l'ordine.

    NOTE
    Per impostazione predefinita, un messaggio Purchase order has been submitted for approval viene sempre visualizzato agli utenti aziendali, anche quando non sono impostate regole di approvazione. Quando non è richiesto alcun processo di approvazione, gli utenti aziendali ricevono automaticamente un’e-mail che li informa che l’ordine è stato creato e approvato.

  • Se le regole di approvazione sono definite dall’amministratore della società, gli utenti passano attraverso il processo di approvazione.

  • Se a un ordine di acquisto si applicano più regole di approvazione, tutti gli approvatori univoci richiesti devono approvarlo.

  • I dettagli del pagamento offline vengono immessi durante la creazione dell'ordine fornitore.

  • I dettagli del pagamento online vengono immessi dopo l'approvazione dell'ordine fornitore.

NOTE
Gli ordini di acquisto creano una istantanea dei prezzi degli articoli, degli sconti e dei prezzi di spedizione al momento della creazione dell'ordine. Se il prezzo di un articolo cambia dopo la creazione dell'ordine di acquisto, viene utilizzato il prezzo originale.

Esempio di workflow di base

Le aziende utilizzano gli ordini di acquisto per controllare ciò che i dipendenti possono acquistare per conto dell'azienda e spesso impostano regole di approvazione per applicare le linee guida aziendali. A seconda delle regole di approvazione, più persone potrebbero dover approvare l’ordine.

  1. L'utente crea un ordine di acquisto per beni del valore di 25.000 dollari.
  2. Il loro responsabile deve approvare.
  3. Poiché l'ordine è superiore a $ 10.000, anche il V.P. deve approvare.
  4. A seconda del metodo di pagamento, dopo le approvazioni l'ordine di acquisto viene convertito automaticamente in un ordine oppure l'utente restituisce per immettere i dettagli di pagamento.

Regole di approvazione

Le regole di approvazione vengono utilizzate per controllare la spesa in base alle linee guida aziendali. Di seguito sono riportati alcuni esempi di regole di approvazione:

  • Per ordini superiori a 100 dollari è necessaria l'approvazione del tuo responsabile.
  • Per ordini superiori a 1000 dollari è necessaria l'approvazione del tuo responsabile e dell'amministratore della società.
  • Qualsiasi ordine con più di 30 SKU univoci deve essere approvato dall’amministratore della società.

Con queste regole in vigore per un'azienda, un utente aziendale può completare l'ordine immediatamente quando l'ordine è inferiore a 100 $. Per informazioni sulla definizione della regola di approvazione, vedere Regole di approvazione.

Tipi di utenti dello store

Il flusso di lavoro dell’ordine di acquisto può anche essere diverso a seconda di chi effettua l’acquisto.

  • Un dipendente regolare può essere soggetto a tutte le regole di approvazione
  • Un manager potrebbe avere più potere d'acquisto e avere diverse regole di approvazione
  • Gli amministratori della società possono ignorare tutte le regole di approvazione e far completare automaticamente i loro ordini di acquisto.

Tutti questi fattori possono influenzare l'esatto processo di pagamento.

My Purchase Orders

Quando gli ordini fornitore sono abilitati per una società, l'elemento My Purchase Orders viene visualizzato nel pannello a sinistra per i clienti che hanno effettuato l'accesso a un account utente della società. Sono disponibili tre schede che forniscono elenchi e funzioni diversi per gli ordini di acquisto:

  • My Purchase Orders: OA creati dal cliente.
  • Company Purchase Orders: OA effettuati da utenti subordinati all'interno della società (dipende dalla struttura e dai ruoli della società).
  • Requires My Approval: (Visibile per gli approvatori designati) OA in attesa dell'approvazione del cliente. Il contatore indica il numero di ordini in attesa di approvazione.

I miei ordini di acquisto

Per ulteriori informazioni sulle funzioni supportate per gli ordini di acquisto disponibili per gli utenti della società nella vetrina, vedere I miei ordini di acquisto.

Metodi di pagamento offline e online

I flussi di lavoro possono variare a seconda del metodo di pagamento. Per ulteriori informazioni sui metodi di pagamento di Adobe Commerce, vedere Metodi di pagamento nella Guida alle vendite e all'esperienza di acquisto.

IMPORTANT
Gli ordini di acquisto devono utilizzare un'esperienza di pagamento nel contesto. Le estrazioni fuori contesto non sono supportate perché ignorano il normale flusso di estrazione. In genere, In-Context significa che il cliente rimane sul tuo sito di e-commerce per completare il processo. Fuori contesto è il momento in cui il cliente viene portato in un altro sito per completare l'acquisto.

Pagamenti online

Per motivi di sicurezza, in genere i negozi online non desiderano raccogliere i dettagli della carta di credito del negozio in attesa del completamento del processo di approvazione. Pertanto, se è selezionata un'opzione di pagamento online, il creatore dell'ordine fornitore ritorna allo store dopo l'approvazione, immette i dettagli di pagamento e completa l'ordine. Esempi di pagamenti online sono:

  • Carte di credito
  • PayPal
  • Braintree
IMPORTANT
L'utilizzo di carte regalo, punti di credito del negozio o punti premio con metodi di pagamento online per gli ordini di acquisto non è supportato. L'attivazione di queste funzioni con i pagamenti online può causare alcuni comportamenti imprevisti. Quando i pagamenti online sono abilitati per gli ordini di acquisto, si consiglia di disattivare le carte regalo, il credito del negozio e i punti premio.

Pagamenti offline

Poiché i metodi di pagamento offline, come un vaglia postale, sono gestiti al di fuori del sito web, sono più sicuri. Gli ordini di acquisto con pagamenti offline possono essere elaborati automaticamente, dopo qualsiasi processo di approvazione.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di pagamenti offline:

  • Assegno/vaglia postale
  • Pagamento in acconto
  • Consegna in contanti
  • Bonifici bancari
  • Credito store
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