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Regole di approvazione ordini fornitore

Last update: Mon Jul 15 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Creato per:

  • Principiante
  • Intermedio
  • Amministratore

La maggior parte delle aziende richiede l'approvazione degli ordini di acquisto. Aggiungendo regole di approvazione per il proprio account aziendale, è possibile controllare chi può creare ordini di acquisto e quanto può spendere. Ad esempio:

  • Tutti gli ordini di acquisto inferiori a X vengono approvati automaticamente.
  • Gli ordini di acquisto superiori a X ma inferiori a Q devono essere approvati da Y.
  • Qualsiasi valore PO superiore a X deve essere approvato da Y e Z.
  • Un ordine di acquisto creato da qualsiasi utente a livello di Director o superiore viene approvato automaticamente.

A seconda del ruolo e delle autorizzazioni dell’azienda, gli utenti possono creare, modificare, eliminare o visualizzare le regole di approvazione.

IMPORTANT
La configurazione della regola di approvazione richiede una struttura aziendale definita per specificare l'approvazione da parte del manager del cliente acquirente.

Metodi di pagamento

I flussi di approvazione degli ordini di acquisto supportano metodi di pagamento sia online che offline. Tutti i metodi di pagamento offline predefiniti sono supportati per le approvazioni degli ordini fornitore. Per i pagamenti online sono supportati i seguenti metodi:

  • PayPal Express
  • Braintree pagamenti

Impostazione regola di approvazione

Con le autorizzazioni richieste per il ruolo, i clienti B2B possono impostare regole di approvazione per applicare i criteri aziendali facendo clic su Approval Rules nel pannello a sinistra per il proprio account cliente.

Regole di approvazione società {width="700" modal="regular"}

Per creare una regola di approvazione, il cliente completa i passaggi seguenti:

  1. Fai clic su Add New Rule per creare una regola.

  2. Se necessario, modifica la regola da Enabled a Disabled.

    La regola è abilitata come impostazione predefinita, ma un cliente può crearla utilizzando un’impostazione disabilitata e quindi abilitarla in un secondo momento quando è pronto per applicarla.

  3. Per Rule name, immette un nome breve ma descrittivo per la regola, ad esempio Orders less than $100.

    I nomi delle regole devono essere univoci.

  4. Per Description, immette una spiegazione più lunga della regola.

  5. Per Applies to, seleziona uno o più ruoli aziendali utilizzati per applicare la regola.

  6. Seleziona Rule Type e definisce la regola.

    Le sezioni seguenti forniscono una spiegazione dettagliata e un esempio per ogni tipo di regola.

    Creazione di una nuova regola di approvazione {width="700" modal="regular"}

  7. Per Requires approval from, seleziona uno o più approvatori richiesti in base al tipo di approvazione.

    note note
    NOTE
    • Quando si assegna un ruolo come approvatore, accertarsi che in tale ruolo sia presente almeno un utente.
    • Se sono presenti due o più utenti con lo stesso ruolo approvatore, il creatore dell'ordine fornitore non può approvarlo. In questo caso, l'approvazione manuale è richiesta da qualsiasi altro utente con questo ruolo di approvatore. Tuttavia, se l'opzione Auto-approve POs created within this role è impostata nelle Autorizzazioni ruolo, l'ordine di acquisto viene approvato automaticamente.
    • Se esiste un solo utente con il ruolo di approvatore e tale utente è il creatore, l'ordine di acquisto viene sempre approvato automaticamente. L'impostazione dell'autorizzazione Auto-approve POs created within this role viene ignorata.

  8. Fare clic su Save.

Order Total

Questo tipo di regola viene utilizzato per richiedere un'approvazione OA in base al totale dell'ordine, imposte incluse.

  1. Scegli un'opzione Order Total amount:

    • is more than
    • is less than
    • is more than or equal to
    • is less than or equal to

  2. Seleziona il tipo di valuta e immette l'importo.

Regola di approvazione totale ordine {width="600" modal="regular"}

Shipping Cost

Questo tipo di regola viene utilizzato per richiedere un'approvazione dell'ordine di acquisto in base alle spese di spedizione richieste da molte aziende.

  1. Imposta Shipping cost value:

    • is more than
    • is less than
    • is more than or equal to
    • is less than or equal to

  2. Imposta l'importo di spedizione desiderato.

Regola di approvazione spese di spedizione {width="600" modal="regular"}

Number of SKUs

Questo tipo di regola viene utilizzato per richiedere un'approvazione OA in base al numero di SKU o prodotti univoci nell'ordine. Controlla il numero di tipi di elementi distinti, non il numero di elementi ordinati. Ad esempio, un ordine di acquisto potrebbe includere:

  • Due grandi camicie bianche
  • Tre camicie bianche medie

Questo esempio specifica cinque elementi, ma due SKU distinti.

  1. Imposta il valore Number of SKUs:

    • is more than
    • is less than
    • is more than or equal to
    • is less than or equal to

  2. Imposta la quantità di SKU.

Numero di regole di approvazione SKU {width="600" modal="regular"}

Modifica regole di approvazione

Per modificare una regola di approvazione esistente, un cliente può completare i seguenti passaggi:

  1. Nella barra laterale del proprio account, il cliente seleziona Approval Rules.

  2. Trova la voce della regola di approvazione da modificare.

  3. Clic su Edit.

  4. Apporta tutte le modifiche necessarie e fa clic su Save.

Elimina regole di approvazione

Per rimuovere una regola di approvazione esistente, un cliente può completare i seguenti passaggi:

  1. Nella barra laterale dell'account, seleziona Approval Rules.

  2. Trova la voce della regola di approvazione da eliminare.

  3. Clic su Delete.

  4. Per confermare l'azione, fa clic su OK.

Demo approvazioni ordini fornitore

Guarda questo video per scoprire di più sulle approvazioni degli ordini d’acquisto:

https://video.tv.adobe.com/v/3410766?quality=12&captions=ita

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