Workflows sortants

Un workflow sortant est une cadence de diffusion pilotée par les objectifs. Vous définissez l’objectif et les critères de ciblage. L’IA propose ensuite une cadence multipoint et écrit du contenu d’e-mail personnalisé pour chaque prospect. Avant d’activer le rythme, passez en revue et approuvez chaque e-mail.

Un workflow sortant connecte quatre éléments :

L’IA utilise l’objectif pour suggérer des filtres de ciblage, concevoir la cadence, créer des brouillons d’invites de point de contact et personnaliser chaque e-mail généré.

Principaux concepts

Les sections suivantes expliquent comment créer un workflow sortant, passer en revue les e-mails générés, approuver les prospects et gérer les workflows sortants.

Création d’un workflow sortant

L’expérience de configuration compacte organise la configuration des workflows autour des objectifs, du ciblage, des points de contact et des paramètres. Utilisez la navigation de section pour vous déplacer entre eux. Après avoir enregistré le workflow, ajoutez les prospects pour générer leurs e-mails.

Les administrateurs peuvent affecter le workflow sortant à un coéquipier plutôt qu’à eux-mêmes. Avant de lancer le workflow, sélectionnez Affecter un utilisateur dans la liste déroulante et choisissez votre coéquipier.

Définir votre objectif step-1-define-your-goal

L’objectif définit le résultat prévu et guide le ciblage, la cadence et la génération d’e-mails.

Indiquez un résultat spécifique dans l’objectif. Par exemple, saisissez Book a 15-minute discovery call with marketing leaders evaluating campaign automation au lieu de Promote campaign automation.

L’IA conserve les exigences de l’objectif exactement dans les points de contact générés. Insérez des phrases exactes, les lignes d’ouverture ou de fermeture requises, les sessions et les dates nommées ou une structure spécifique lorsque le contenu généré doit les conserver.

Configuration des filtres de ciblage step-2-configure-targeting-filters

Les filtres de ciblage définissent les prospects éligibles. Lorsque vous ajoutez des prospects ultérieurement, seuls ceux qui correspondent à ces filtres apparaissent dans la liste de sélection.

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Décrivez votre prospect idéal en langage naturel. Par exemple, saisissez Hot leads at companies with 500 or more employees who requested a demo. Adobe Marketo Qualifier convertit la description en critères de ciblage que vous pouvez examiner et affiner.

Le ciblage peut utiliser le type d’activité, le score, l’évaluation et d’autres attributs disponibles. Combinez des critères avec AND ou OR et utilisez des opérateurs tels que égal à, contient, supérieur à, inférieur à et entre.

Inscrire automatiquement les prospects aux activités marketing

Un workflow sortant peut évaluer l’activité des points forts marketing en direct par rapport à ses critères de ciblage. Lorsque l’activité correspond, Marketo Qualifier résout le propriétaire du CRM du prospect par e-mail et l’inscrit uniquement dans un workflow éligible qui appartient à ce représentant.

L’inscription automatique suit cette séquence :

Si un autre représentant contacte déjà le prospect, Marketo Qualifier affiche un avertissement avant le début de la diffusion en double.

Configurer les points de contact step-3-generate-and-review-touchpoints

Une fois le ciblage configuré, l’IA analyse l’objectif et les critères de ciblage, définit la cadence et écrit une invite pour chaque point de contact. Le rythme peut inclure des étapes d’e-mail, d’appel téléphonique et LinkedInMail.

Les points de contact utilisent une disposition de séquence qui facilite l’analyse de l’ordre des étapes.

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Pour lire son invite, développez un point de contact d’e-mail. L’invite guide l’IA lorsqu’elle écrit l’e-mail de chaque prospect, y compris le ton, la longueur, le focus et le call to action.

La saisie d’une barre oblique / affiche la liste des jetons définis que vous pouvez utiliser pour personnaliser l’e-mail.

Régénérer la cadence

Si la cadence ne vous convient pas, sélectionnez Régénérer et saisissez une instruction d’affinement. Par exemple :

L’IA réécrit la cadence complète en fonction de vos instructions. Pour ajuster un point de contact d’e-mail, modifiez son invite au lieu de générer à nouveau la cadence entière.

Définissez un délai du point de contact en jours, heures et minutes. Définissez les jours, heures et minutes à 0 pour envoyer le point de contact sans attendre après l’inscription ou l’achèvement du point de contact précédent. Utilisez un délai plus long pour espacer les points de contact ultérieurs au cours de la cadence.

Utiliser le Centre de connaissances dans les invites

Si votre entreprise a créé un playbook Centre de connaissances, reportez-vous à celui-ci dans l’invite. Nommez le document et décrivez le contexte à utiliser. Par exemple, saisissez Use the ABC positioning guide from the Knowledge Center and focus on the security value proposition.

Lorsque la cadence et les invites sont prêtes, passez aux paramètres.

Affinez les invites de point de contact avant de générer les e-mails de prospect. L’IA utilise ces invites pour chaque prospect sélectionné.

Configurer les paramètres du workflow sortant step-4-configure-outbound-workflow-settings

La section Paramètres contrôle le fonctionnement du workflow sortant.

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Pour rétablir les valeurs par défaut de la fenêtre d’envoi, du fuseau horaire, des jours, des règles de suivi et d’absence du bureau, de la visibilité et de la cadence des suggestions, activez Réinitialiser aux paramètres par défaut. Le nom du workflow sortant reste inchangé.

Un administrateur configure globalement le pied de page d’opt-out, qui s’applique aux e-mails sortants indépendamment des paramètres du workflow sortant. Voir ​ Configuration du processus d’opt-out global des e-mails.

Ajouter des prospects et commencer la génération d’e-mails step-5-add-prospects-and-start-email-generation

Après l’enregistrement, ajoutez les prospects à partir de la vue de sélection. Les filtres de ciblage que vous avez configurés sont appliqués.

L’IA génère un e-mail personnalisé pour chaque prospect et point de contact d’e-mail sélectionné. Les points de contact Phone et LinkedInMail restent des étapes planifiées. Pour continuer à travailler pendant la génération, sélectionnez Notifier lorsque prêt.

Pour chaque prospect, l’IA associe l’invite de point de contact aux données de personne et de compte, à l’historique d’engagement et aux actualités récentes afin de produire une ligne d’objet et un corps.

Les e-mails générés utilisent toutes les données supplémentaires enregistrées sur un prospect, y compris les champs personnalisés importés avec le prospect, afin que les brouillons soient plus pertinents. Il n’existe pas de liste fixe de champs pris en charge et les champs nouveaux ou personnalisés fonctionnent sans configuration supplémentaire. L’IA utilise ces données lorsqu’elles sont pertinentes ; si un prospect ne dispose pas de données supplémentaires, la génération d’e-mails fonctionne comme auparavant.

Les e-mails peuvent également être générés dans la langue du prospect, avec des salutations correctes, des expressions naturelles et un ton professionnel approprié. Les langues prises en charge sont le français, l’allemand, l’espagnol, etc.

Consulter et affiner les e-mails générés

Une fois la génération terminée, la vue détaillée du workflow sortant vous invite à consulter les brouillons. Marketo Qualifier n’envoie pas d’e-mail tant que vous ne l’avez pas approuvé.

Avant qu’un brouillon ne soit examiné, Marketo Qualifier le vérifie par rapport aux directives de qualité. En cas d’échec, le brouillon est réécrit à l’aide de commentaires spécifiques et vérifié à nouveau. Les mêmes directives guident le premier brouillon, de sorte que la plupart des e-mails y répondent lors de la première passe. Ces contrôles permettent de garantir que :

Vous révisez, modifiez et approuvez toujours chaque e-mail avant son envoi. Le raisonnement, les modifications directes et l’génération à l’aide de l’IA fonctionnent comme auparavant.

Lire le raisonnement de l’IA

Pour chaque e-mail généré, la section REASONING explique comment l’IA a conçu ce message, y compris les signaux, les attributs et les sources qui ont façonné le contenu et le call to action. Passez en revue ces informations et validez la personnalisation avant d’approuver.

Modifier directement les e-mails

Pour les petits changements de libellé ou de ton :

Affiner les e-mails avec l’IA

Pour les modifications structurelles ou d’accentuation, utilisez Générer avec l’IA. L’IA réécrit l’email tout en conservant son contexte de personnalisation.

Approuver et inscrire des prospects

La validation active le rythme d’un prospect. Le système n’envoie pas d’e-mails à un prospect tant que vous ne l’avez pas approuvé et inscrit.

Les e-mails approuvés sont envoyés en fonction des jours sélectionnés du workflow sortant, de la fenêtre d’envoi, de l’option des heures actives et du paramètre de fuseau horaire. Un point de contact à retard nul envoie immédiatement ; un point de contact sur deux suit son retard configuré. Les prospects non approuvés sont toujours dans l’état Prêt pour la révision.

Partage d’un workflow sortant

Chaque workflow sortant comporte un paramètre Autorisations. Les workflows sortants sont privés par défaut. Pour mettre un workflow sortant à la disposition de l’équipe, le propriétaire peut sélectionner Partagé avec tout le monde.

Sur un workflow sortant partagé, les coéquipiers peuvent inscrire leurs propres prospects. Chaque personne ne peut gérer ou suspendre que les prospects auxquels elle est inscrite, y compris lors de l’utilisation d’actions en masse. Le propriétaire du workflow sortant peut seul modifier les paramètres au niveau du plan, tels que la fenêtre d’envoi et le fuseau horaire. Ces paramètres sont en lecture seule pour les coéquipiers. Pour modifier les points de contact sur un workflow sortant en cours d’exécution, dupliquez-le et modifiez la copie.

Lorsque vous inscrivez des prospects à un workflow sortant partagé, choisissez si l’e-mail est envoyé en tant que propriétaire du workflow ou représentant affecté de chaque prospect.

Utilisez ces filtres pour que les workflows sortants partagés et les résultats restent ciblés :

Gestion des réponses d’absence du bureau

Lorsqu’un prospect répond avec un message d’absence du bureau, le workflow sortant le gère automatiquement.

Demandes d’opt-out dans les réponses

Lorsqu’un prospect répond avec une demande claire de cesser de recevoir des e-mails, comme « veuillez arrêter de m’envoyer des e-mails », « désabonnez-vous », « supprimez-moi de cette liste » ou « retirez-moi de votre liste », Marketo Qualifier marque automatiquement le prospect comme étant désabonné. Il s’agit du même statut et du même badge Opt-out que celui utilisé pour sélectionner le lien d’opt-out. Aucun autre point de contact n’est envoyé. Toute mise à jour du statut du CRM configuré fonctionne comme pour un lien d’opt-out.

Seules les requêtes claires sont comptabilisées. Par exemple, la mention « Je ne suis pas la bonne personne » ou « Pas en ce moment » est traitée comme n’importe quelle autre réponse, et non comme un droit d’opposition. Aucune configuration n’est nécessaire ; les désinscriptions en réponse fonctionnent avec le lien d’exclusion configuré dans Paramètres d’administration.

Dupliquer un workflow sortant

Vous pouvez dupliquer un workflow sortant que vous avez créé ou qui est partagé avec vous. Dupliquez-le à partir de la liste des workflows sortants de l’onglet Parcourir ou à partir de la vue détaillée du workflow.

La copie comprend l’objectif, le ciblage, les points de contact et les paramètres d’origine, mais pas ses prospects. La copie commence en tant que brouillon avec des autorisations privées afin que vous puissiez la réviser et la modifier avant de l’ajouter aux prospects ou de la partager. Le workflow d’origine et ses prospects ne sont pas affectés.

Pour modifier les points de contact d’un workflow sortant en cours d’exécution, dupliquez-le et modifiez la copie. Ajoutez des prospects à la copie ; les prospects déjà inscrits à l’original continuent à courir sans interruption. Chaque workflow possède ses propres résultats dans Performances sortantes.

Gestion des workflows sortants existants

Sur la page Workflows sortants, l’onglet Parcourir répertorie tous les workflows sortants disponibles. Chaque carte affiche l’objectif, les points de contact configurés et les mesures de performances. Utilisez cette vue pour surveiller les workflows sortants, réviser les brouillons, ajouter des prospects ou dupliquer un workflow.

Boîte d’envoi d’e-mail

La boîte d’envoi d’e-mail répertorie les e-mails automatisés envoyés en votre nom et les réponses.

Réservation de réunion

Lorsque vous connectez votre calendrier, Marketo Qualifier génère un lien de réservation personnel que les prospects peuvent utiliser pour planifier des heures avec vous.

Suivez les résultats de la réservation sur la page Performances sortantes.

Bonnes pratiques relatives au workflow sortant