Administrer Assets Essentials et ajouter des utilisateurs administer

Adobe Experience Manager Assets Essentials est configuré par Adobe pour ses clients. Dans le cadre de la mise en service, Assets Essentials est ajouté à l’organisation d’un client dans Adobe Admin Console. Les administrateurs utilisent Admin Console pour gérer les droits d’accès des utilisateurs à la solution Assets Essentials et affecter des administrateurs d’applications à la configuration d’autorisations et de formulaires de métadonnées dans Assets Essentials.

Le diagramme de flux de données suivant illustre la séquence des tâches qu’un administrateur doit effectuer pour configurer et gérer Assets Essentials :

Accéder à Admin Console access-admin-console

Une fois la solution Assets Essentials configurée, l’administrateur reçoit un e-mail d’Adobe. L’e-mail contient un message de bienvenue et un lien permettant de commencer. De plus, Adobe lance automatiquement le processus de déploiement d’Assets Essentials. Le processus de déploiement dure une heure.

À partir du lien dans l’e-mail, accédez à l’Admin Console et connectez-vous. Si vous disposez d’un accès administrateur à plusieurs comptes d’organisation, alors sélectionnez l’organisation appropriée ou accédez à celle-ci à l’aide du sélecteur d’organisation. Une fois le processus de déploiement automatique terminé, la fiche produit dʼAEM Assets Essentials est visible dans Admin Console.

Effectuez les tâches de droits d’utilisateur suivantes à l’aide d’Admin Console :

Créer un administrateur de l’application Assets Essentials create-assets-essentials-administrator

Un administrateur ou une administratrice d’Admin Console doit ajouter le profil de produit administrateur Assets Essentials à un utilisateur ou une utilisatrice et non à un groupe d’utilisateurs. L’administrateur ou l’administratrice de l’application Assets Essentials peut ensuite gérer des tâches telles que la création d’une structure de dossiers, le téléchargement de ressources, la configuration des autorisations et des formulaires de métadonnées, ainsi que la création de collections publiques. Pour plus d’informations sur l’affectation d’un profil d’administration d’application Assets Essentials à un utilisateur ou une utilisatrice, reportez-vous à la section ajouter des profils de produit à des groupes d’utilisateurs.

Ajouter des groupes d’utilisateurs add-user-groups

Créez des groupes d’utilisateurs, puis affectez vos utilisateurs à ces groupes. Ces groupes d’utilisateurs seront disponibles dans l’application Assets Essentials pour définir les autorisations des dossiers.

Pour plus d’informations sur la gestion des groupes d’utilisateurs, consultez les sections Create user groups et Edit user groups sur la page Gérer les groupes d’utilisateurs.

Pour plus d’informations sur la gestion de l’ajout d’utilisateurs aux groupes d’utilisateurs, consultez la section Add users to groups de la page Gérer les groupes d’utilisateurs.

Ajouter des profils de produit à des groupes d’utilisateurs add-product-profiles-to-user-groups

Ajoutez des profils de produit à des groupes d’utilisateurs afin qu’ils aient accès à l’application Assets Essentials.

Pour ajouter des profils de produit à des groupes d’utilisateurs :

Accéder à l’application Assets Essentials access-assets-essentials-application

Après avoir appliqué les droits d’utilisateur dans Admin Console, vous pouvez accéder à l’application Assets Essentials pour effectuer les tâches suivantes :

Créer une structure de dossiers create-folder-structure

Pour créer une structure de dossiers dans le référentiel Assets Essentials, utilisez les méthodes suivantes :

Créez une structure de dossiers qui correspond aux objectifs commerciaux de lʼorganisation. Si vous téléchargez une structure de dossiers existante vers le référentiel Assets Essentials, vous devez vérifier la structure. Pour plus d’informations, consultez la section Bonnes pratiques relatives à la structure des dossiers pour la gestion efficace des autorisations.

Il existe plusieurs types de structure de dossiers que vous pouvez utiliser pour votre organisation. Voici quelques exemples de structures de dossiers typiques :

Charger des ressources upload-assets

Pour ajouter de nouvelles ressources à utiliser, chargez des ressources à partir de votre système de fichiers local. Vous pouvez faire glisser des ressources ou des dossiers sur l’interface utilisateur et suivre les instructions à l’écran ou cliquer sur l’option Ajouter des ressources dans la barre d’outils et ajouter des fichiers à la boîte de dialogue de téléchargement. Assets Essentials offre de puissantes fonctionnalités de recherche en texte intégral, mais vous pouvez également utiliser des dossiers pour mieux organiser vos ressources. Pour plus d’informations, consultez la section Charger des ressources.

Gérer les autorisations des dossiers manage-permissions-for-folders

Grâce à Assets Essentials, les administrateurs peuvent gérer les niveaux d’accès aux dossiers disponibles dans le référentiel. En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs et leur attribuer des autorisations afin de gérer les niveaux d’accès. Vous pouvez également déléguer les privilèges de gestion des autorisations aux groupes d’utilisateurs au niveau du dossier.

Pour plus d’informations, voir Gérer les autorisations pour les dossiers.

Configuration du Forms des métadonnées (facultatif) metadata-forms

Assets Essentials fournit par défaut de nombreux champs de métadonnées standard. Les entreprises ont d’autres besoins en métadonnées et ont besoin de davantage de champs de métadonnées pour ajouter des métadonnées spécifiques à leur entreprise. Les formulaires de métadonnées permettent aux entreprises d’ajouter des champs de métadonnées personnalisés à la page Détails d’une ressource. Les métadonnées spécifiques à l’entreprise améliorent la gouvernance et la découverte de ses ressources. Vous pouvez créer des formulaires entièrement ou réutiliser un formulaire existant.

Vous pouvez configurer des formulaires de métadonnées pour différents types de ressources (différents types MIME). Utilisez le même nom de formulaire que le type MIME du fichier. Essentials fait automatiquement correspondre le type MIME des ressources chargées au nom du formulaire et met à jour les métadonnées des ressources chargées en fonction des champs du formulaire.

Par exemple, s’il existe un formulaire de métadonnées portant le nom PDF ou pdf, les documents PDF chargés contiennent les champs de métadonnées définis dans le formulaire.

Pour plus d’informations, consultez la section Formulaires de métadonnées.

Pour plus d’informations sur le formulaires de métadonnées, voir Formulaires de métadonnées dans Assets Essentials.

Créer des collections publiques (facultatif) create-public-collections

Une collection est un ensemble de ressources dans Experience Manager Assets Essentials. Vous pouvez utiliser des collections pour partager des ressources entre utilisateurs et utilisatrices.

Contrairement aux dossiers, une collection peut comporter des ressources provenant de différents emplacements. Vous pouvez partager plusieurs collections avec un utilisateur ou une utilisatrice. Chaque collection contient des références aux ressources. L’intégrité du référentiel des ressources est préservée dans les collections. Pour plus d’informations, consultez la section Gérer des collections.

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