Compartir carpetas en Workfront Proof
Puede compartir una carpeta con usuarios y empresas enteras que tengan Workfront Proof cuentas (no con invitados).
Si comparte una carpeta completa:
- No puede establecer funciones para las personas con las que comparte la carpeta (las funciones y las alertas de correo electrónico solo se aplicarán a los destinatarios al compartir pruebas individuales).
- Los destinatarios tendrán acceso de solo lectura a todos los elementos de la carpeta (elementos existentes y posteriormente agregados).
- Los destinatarios recibirán un correo electrónico que contiene una dirección URL personal a la carpeta.
- Los destinatarios no recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se agreguen nuevos elementos a la carpeta.
- Los destinatarios podrán descargar los archivos originales para los elementos de la carpeta (tenga en cuenta que cada prueba debe tener la variable Descargar archivo original activada para que el destinatario pueda descargar el archivo original).
- Los propietarios y creadores de carpetas siempre pueden ver la carpeta y no se pueden eliminar de ella.
- Si comparte una carpeta privada con un usuario del Administrador en su cuenta, puede decidir si desea que tenga derechos de edición en la carpeta.
También puede compartir elementos dentro de una carpeta (en lugar de la propia carpeta). Para obtener más información, consulte Compartir una prueba en Workfront Proof y Compartir archivos en Workfront Proof.
Uso compartido de una carpeta individual
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Haga clic en el Carpetas en la barra lateral de navegación izquierda.
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Pase el ratón sobre una carpeta concreta que quiera compartir y, a continuación, haga clic en la Más que aparece a la derecha de la carpeta .
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Haga clic en Compartir carpeta.
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En la página que aparece, realice una de las acciones siguientes:
- Agregue usuarios a la carpeta escribiendo su dirección de correo electrónico (1).
- Si comparte una carpeta privada con un administrador, puede decidir si desea que pueda crear, editar y eliminar elementos de carpeta haciendo clic en una opción de Permitir en la carpeta.
- Si cambia de opinión, puede eliminar un usuario pasando el puntero sobre la dirección de correo electrónico de la persona y haciendo clic en Eliminar persona (el icono de la papelera que aparece a la derecha). Puede eliminar todas las personas que acaba de agregar pasando el puntero sobre sus nombres y luego haciendo clic en Eliminar todas las personas (el icono de la papelera superior).
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Cuando esté listo, haga clic en Compartir carpeta.
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Si comparte la carpeta con un grupo o socio, todos los contactos de ese grupo u organización asociada aparecerán en la sección de uso compartido de la página.
Uso compartido de varias carpetas
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Haga clic en el Carpetas en la barra lateral de navegación izquierda.
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Haga clic en el nombre de la carpeta que contiene las carpetas que desea compartir.
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En la lista de carpetas que aparece a la derecha, haga clic en la casilla a la izquierda de cada carpeta que desee compartir.
O
Haga clic en la casilla de verificación situada encima de la lista de carpetas para seleccionar todas las carpetas de la lista. -
Haga clic en Compartir elementos seleccionados.
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En la página que aparece, realice una de las acciones siguientes:
- Agregue usuarios a la carpeta escribiendo su dirección de correo electrónico.
- Si comparte una carpeta privada con un administrador, puede decidir si desea que pueda crear, editar y eliminar elementos de carpeta haciendo clic en una opción de Permitir en la carpeta.
- Si cambia de opinión, puede eliminar un usuario pasando el puntero sobre la dirección de correo electrónico de la persona y haciendo clic en Eliminar persona (el icono de la papelera que aparece a la derecha). Puede eliminar todas las personas que acaba de agregar pasando el puntero sobre sus nombres y luego haciendo clic en Eliminar todas las personas (el icono de la papelera superior).
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Cuando esté listo, haga clic en Compartir carpeta.
Acceso a una carpeta compartida con usted
Cuando alguien comparte una carpeta con usted, aparece en la barra lateral de su Workfront Proof cuenta con el nombre del propietario de la carpeta. Recibe un correo electrónico que contiene los detalles de la carpeta y un vínculo personal a la carpeta.
- Haga clic en el vínculo del correo electrónico de notificación que reciba.
- Iniciar sesión en Workfront Proof.
Workfront Proof muestra la página Detalles de la carpeta . Para obtener más información, consulte Administrar carpetas y su contenido en Workfront Proof.
Acerca del uso compartido de subcarpetas
Si se comparte una carpeta principal que contiene subcarpetas y posteriormente se mueve una subcarpeta de la carpeta principal (por ejemplo, al nivel superior), el recurso compartido original no se mantendrá en la subcarpeta. Esto se debe a que la subcarpeta en sí no se compartió explícitamente, la carpeta principal era. Por lo tanto, en este caso, si desea que la subcarpeta se comparta con los destinatarios originales, debe volver a compartir la subcarpeta con esos destinatarios.
Si se comparte una carpeta principal privada con un administrador y se otorgan derechos de edición en la carpeta a este usuario, esta configuración se hereda en todas las subcarpetas de la carpeta privada.
Acerca de las subcarpetas compartidas con usted
Cuando una subcarpeta se ha compartido con alguien, aparece en la barra lateral de su Workfront Proof cuenta con el nombre del propietario de la carpeta.
Si la carpeta principal, o los elementos de ella, ya se han compartido con la misma persona, la subcarpeta aparecerá automáticamente en la carpeta principal en la barra lateral y en la página de detalles de la carpeta principal.
Acerca del uso compartido de una carpeta con una empresa
Para compartir una carpeta con una organización asociada, debe haber una relación de socios existente configurada entre su cuenta y la suya.
Compartir una carpeta con un socio significa:
- Todos los usuarios de esa organización tendrán acceso de solo lectura a la carpeta (y a los elementos de la carpeta).
- Los usuarios nuevos agregados a la organización tendrán automáticamente acceso de solo lectura a la carpeta (y a todos los elementos de la carpeta).
Consulte Compartir elementos con un socio en Workfront Proof para obtener más información.