Compartir carpetas en Workfront Proof
Puede compartir una carpeta con usuarios y empresas completas que tengan cuentas de Workfront Proof (no con invitados).
Si comparte una carpeta entera:
- No puede establecer funciones para las personas con las que comparte la carpeta (las funciones y las alertas de correo electrónico solo se aplicarán a los destinatarios cuando compartan pruebas individuales).
- Los destinatarios tendrán acceso de solo lectura a todos los elementos de la carpeta (elementos existentes y añadidos posteriormente).
- Los destinatarios recibirán un correo electrónico con la dirección URL personal de la carpeta.
- Los destinatarios no recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se añadan nuevos elementos a la carpeta.
- Los destinatarios podrán descargar los archivos originales de los elementos de la carpeta (tenga en cuenta que cada prueba debe tener habilitada la opción Download original file para que el destinatario pueda descargar el archivo original).
- Los propietarios y creadores de carpetas siempre pueden ver la carpeta y no se les puede eliminar de ella.
- Si comparte una carpeta privada con un usuario responsable de su cuenta, puede decidir si desea que tenga derechos de edición en la carpeta.
También puede compartir elementos dentro de una carpeta (en lugar de toda la carpeta). Para obtener más información, consulte Compartir una prueba en Workfront Proof y Compartir archivos en Workfront Proof.
Compartir una carpeta individual
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Haga clic en la ficha Folders en la barra lateral de navegación izquierda.
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Pase el puntero por encima de la carpeta individual que quiera compartir y luego haga clic en el botón More que aparece a la derecha de la carpeta.
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Haga clic en Share folder.
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En la página que aparece, realice una de las acciones siguientes:
- Añada usuarios a la carpeta escribiendo su dirección de correo electrónico (1).
- Si comparte una carpeta privada con un administrador, puede decidir si desea que pueda crear, editar y eliminar elementos de carpeta haciendo clic en una opción de Allow on folder.
- Si cambia de opinión, puede quitar a un usuario pasando el puntero por encima de la dirección de correo electrónico de la persona y haciendo clic en Remove person (el icono de la papelera que aparece a la derecha). Para quitar a todas las personas que añadió, pase el puntero por encima de sus nombres y haga clic en Remove all people (el icono de la papelera superior).
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Cuando esté listo, haga clic en Share folder.
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Si comparte la carpeta con un grupo o socio, todos los contactos de ese grupo u organización asociada aparecerán en la sección de uso compartido de la página.
Compartir varias carpetas
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Haga clic en la pestaña Carpetas en la barra lateral de navegación izquierda.
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Haga clic en el nombre de la carpeta que contiene las carpetas que desea compartir.
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En la lista de carpetas que aparece a la derecha, haga clic en la casilla de verificación situada a la izquierda de cada carpeta que desee compartir.
O
Haga clic en la casilla de verificación situada encima de la lista de carpetas para seleccionar todas las carpetas de la lista. -
Haga clic en Share selected items.
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En la página que aparece, realice una de las acciones siguientes:
- Añada usuarios a la carpeta escribiendo su dirección de correo electrónico.
- Si comparte una carpeta privada con un administrador, puede decidir si desea que pueda crear, editar y eliminar elementos de carpeta haciendo clic en una opción de Allow on folder.
- Si cambia de opinión, puede quitar a un usuario pasando el puntero por encima de la dirección de correo electrónico de la persona y haciendo clic en Remove person (el icono de la papelera que aparece a la derecha). Para quitar a todas las personas que añadió, pase el puntero por encima de sus nombres y haga clic en Remove all people (el icono de la papelera superior).
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Cuando esté listo, haga clic en Share folder.
Acceso a una carpeta que se ha compartido con usted
Cuando alguien comparte una carpeta con usted, aparece en la barra lateral de su cuenta de Workfront Proof con el nombre del propietario de la carpeta. Recibirá un correo electrónico con los detalles de la carpeta y un vínculo personal a la carpeta.
- Haga clic en el vínculo que aparece en el correo electrónico de notificación que reciba.
- Iniciar sesión en Workfront Proof.
Workfront Proof muestra la página de detalles de la carpeta. Para obtener más información, consulte Administrar carpetas y su contenido en Workfront Proof.
Acerca del uso compartido de subcarpetas
Si se comparte una carpeta principal que contiene subcarpetas y, posteriormente, se mueve una subcarpeta de debajo de la carpeta principal (por ejemplo, al nivel superior), el recurso compartido original no se mantendrá en la subcarpeta. Esto se debe a que la subcarpeta en sí no se compartió explícitamente, sino que se compartió la carpeta principal. Por lo tanto, en este caso, si desea que la subcarpeta se comparta con los destinatarios originales, debe volver a compartirla con dichos destinatarios.
Si una carpeta principal privada se comparte con un administrador y los derechos de edición de la carpeta se otorgan a este usuario, todas las subcarpetas de la carpeta privada heredan esta configuración.
Acerca de las subcarpetas compartidas con usted
Cuando una subcarpeta se ha compartido con alguien, aparece en la barra lateral de su cuenta de Workfront Proof con el nombre del propietario de la carpeta.
Si la carpeta principal, o los elementos de la misma, ya se han compartido con la misma persona, la subcarpeta aparecerá automáticamente debajo de la carpeta principal en la barra lateral y en la página de detalles de la carpeta principal.
Acerca del uso compartido de una carpeta con una compañía
Para compartir una carpeta con una organización asociada, debe existir una relación de asociación entre su cuenta y la de la organización.
Compartir una carpeta con un socio significa:
- Todos los usuarios de la organización tendrán acceso de solo lectura a la carpeta (y a los elementos de la carpeta).
- Los nuevos usuarios añadidos a la organización tendrán automáticamente acceso de solo lectura a la carpeta (y a todos los elementos de la carpeta).
Consulte Compartir elementos con un socio en Workfront Proof para obtener más información.