Vincular documentos desde aplicaciones externas
Puede vincular documentos y carpetas a Adobe Workfront desde las siguientes fuentes:
Antes de vincular documentos o carpetas, el administrador de Workfront debe habilitar esta funcionalidad para cada proveedor de documentos o para una integración de documentos personalizada, tal como se describe en Configurar integraciones de documentos.
Puede revisar y aprobar documentos vinculados a un proveedor de servicios en la nube externo, del mismo modo que lo hace con los documentos cargados directamente en Workfront.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Plan de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Nuevo: colaborador o superior o Actual: solicitud o superior |
| Configuraciones de nivel de acceso | Acceso de edición a documentos |
Para obtener más información sobre esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Almacenamiento de documentos
Los documentos vinculados a Workfront desde una aplicación externa se almacenan con el proveedor de la nube externo, no en Workfront.
Se aplican las siguientes excepciones:
- Cuando lo proporciona el servicio de documentos, las miniaturas y las imágenes de vista previa se pueden almacenar en servidores de Workfront.
- Al utilizar la revisión en Workfront, el documento se copia y se añade a los servidores de revisión.
Vinculación de un documento de una aplicación externa a Workfront
Puede vincular documentos existentes con un proveedor de servicios en la nube externo. Esto incluye cualquier documento compartido.
Requisitos previos prerequisites
Antes de vincular documentos o carpetas, el administrador de Workfront debe habilitar esta funcionalidad para cada proveedor de documentos o para una integración de documentos personalizada, tal como se describe en Configurar integraciones de documentos.
Vincular un documento externo a Workfront link-an-external-document-to-workfront
Puede vincular documentos a Workfront desde una aplicación externa como Google y Microsoft OneDrive.
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Vaya al área de Documentos de Workfront donde desee colocar el documento.
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Haga clic en Añadir nuevo y, a continuación, haga clic en el proveedor de documentos externo donde desee vincular documentos a Workfront.
Por ejemplo, para vincular documentos desde Dropbox, haga clic en Desde Dropbox.
Los proveedores externos que ya ha autorizado aparecen en la parte superior de la lista.
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(Condicional) Si se le pide que inicie sesión en el servicio externo, escriba sus credenciales de inicio de sesión para el servicio en el cuadro que aparece y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
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(Condicional) Si se le pide que autorice la aplicación externa, haga clic en el botón Autorizar.
Solo tiene que hacerlo una vez.
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En el cuadro de búsqueda Vincular archivos y carpetas externos que aparece, escriba el nombre del elemento que desea buscar y, a continuación, pulse Intro para ver todos los resultados de la aplicación externa, independientemente de la carpeta en la que se almacenen.
O
Busque y seleccione los documentos que desea vincular.
Aunque puede seleccionar varios documentos, sólo se vinculan los documentos seleccionados en la vista actual. Por ejemplo, si selecciona un documento y luego va a una carpeta, el documento seleccionado originalmente no está vinculado.
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(Condicional) Si es cliente de Workfront DAM, haga clic en el icono de miniatura para mostrar los archivos como imágenes en miniatura.
note note NOTE Los clientes de Workfront DAM pueden ver miniaturas al vincular documentos desde Workfront DAM. Las miniaturas también se pueden mostrar para los clientes de Workfront DAM para otros servicios como Dropbox y Box. Sin embargo, no se admite la visualización de miniaturas para servicios que no sean Workfront DAM en Workfront, y las miniaturas nunca se muestran al vincular documentos desde SharePoint o Google Drive. -
Haga clic en Vincular.
En Workfront, el icono del proveedor de la nube aparece junto a los documentos.
note note NOTE - Si la dirección URL de descarga utilizada para vincular el documento supera los 2048 caracteres, el archivo no se puede vincular.
- En el caso de los documentos vinculados a Box, el vínculo al documento en Box no se muestra hasta que se actualiza la página.
Añadir una nueva versión de un documento vinculado add-a-new-version-of-a-linked-document
Puede añadir una nueva versión de un documento vinculado a Workfront desde una aplicación externa.
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Vaya al área de Documentos donde está vinculado el documento y, a continuación, seleccione el documento vinculado.
note important IMPORTANT El documento debe estar fuera de una carpeta vinculada para crear una nueva versión. -
Haga clic en Añadir nuevo > Versión y, a continuación, haga clic en el proveedor de documentos externo.
Por ejemplo, para vincular una nueva versión de un documento desde Dropbox, haga clic en Desde Dropbox.
Los proveedores externos que ya ha autorizado aparecen en la parte superior de la lista.
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(Condicional) Si se le pide que inicie sesión en el servicio externo, escriba sus credenciales de inicio de sesión para el servicio en el cuadro que aparece y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
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(Condicional) Si se le pide que autorice la aplicación externa, haga clic en Autorizar.
Solo tiene que hacerlo una vez.
-
En el cuadro de búsqueda del cuadro Vincular archivos y carpetas externos que aparece, escriba el nombre del elemento que desea buscar y, a continuación, pulse Intro para ver todos los resultados de la aplicación externa, independientemente de la carpeta en la que estén almacenados.
O
Busque y seleccione los documentos que desea vincular.
Puede seleccionar varios documentos; sin embargo, solo se vinculan los documentos seleccionados en la vista actual. Por ejemplo, si selecciona un documento y luego va a una carpeta, el documento seleccionado originalmente no está vinculado.
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(Condicional) Si es cliente de Workfront DAM, haga clic en el icono de miniatura para mostrar los archivos como imágenes en miniatura.
note note NOTE Los clientes de Workfront DAM pueden ver miniaturas al vincular documentos desde Workfront DAM. Las miniaturas también se pueden mostrar para los clientes de Workfront DAM para otros servicios como Dropbox y Box. Sin embargo, no se admite la visualización de miniaturas para servicios que no sean Workfront DAM en Workfront, y las miniaturas nunca se muestran al vincular documentos desde SharePoint o Google Drive. -
Haga clic en Vincular.
En Workfront, el icono del proveedor de servicios en la nube aparece junto a los documentos, lo que indica que están vinculados al proveedor de servicios en la nube externo.
note note NOTE En el caso de los documentos vinculados a Box, el vínculo al documento en Box no se muestra hasta que se actualiza la página.
Para obtener información sobre cómo añadir una nueva versión de un documento que ha subido a Workfront desde su sistema de archivos, consulte Añadir documentos a Adobe Workfront en Añadir documentos a Adobe Workfront desde su sistema de archivos.
Vincular documentos de Workfront Proof link-workfront-proof-documents
Puede vincular pruebas a Workfront que existían originalmente en Workfront Proof. Al vincular una revisión desde Workfront Proof, todos los comentarios y demás metadatos asociados a la prueba están disponibles en Workfront.
Solo puede vincular las pruebas para las que tenga acceso de visualización en Workfront Proof.
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Vaya al área de Documentos de Workfront donde desee colocar el documento.
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Haga clic en Añadir nuevo y luego, haga clic en Desde Workfront Proof.
note note NOTE Las opciones de este menú pueden variar según los proveedores de terceros que estén configurados en su entorno. -
En el cuadro Vincular revisiones desde Workfront Proof que aparece, empiece a escribir el nombre de la prueba que desea que esté disponible en Workfront.
La lista se filtra a medida que escribe.
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Seleccione hasta 10 pruebas para vincularlas.
No es posible vincular ningún nombre de revisión atenuado porque ya está asociada a un documento en Workfront.
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Haga clic en Vincular.
La versión más actual de la revisión está vinculada a Workfront. Al abrir la revisión, todas las versiones están disponibles en el visor de corrección.
Crear un documento de Google desde Workfront create-a-google-document-from-within-workfront
Puede crear un nuevo documento de Google desde Workfront. No puede crear nuevos documentos desde Workfront para otros proveedores de servicios en la nube.
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Vaya al área de Documentos de Workfront donde desee colocar el documento.
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Haga clic en Añadir nuevo > Archivo de Google y, a continuación, seleccione el tipo de documento de Google que desea crear.
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Si aparece el cuadro Añadir cuenta de Google Drive, haga clic en Autorizar Google Drive.
Se añadió un documento de Google a la pestaña Documentos.
note note NOTE Mi unidad y Compartido conmigo muestran dos resultados diferentes. Si no puede encontrar un archivo en Mi unidad, compruébelo en la carpeta Compartido conmigo.
Cargar y vincular un documento de Workfront a un proveedor de servicios en la nube externo
Puede cargar y vincular un documento de Workfront a un proveedor de servicios en la nube externo. Esto traslada el almacenamiento del documento de Workfront al proveedor de servicios en la nube externo. Cuando modifica el documento en la aplicación externa, este se actualiza automáticamente en Workfront.
Los usuarios sin acceso a Workfront pueden ver el documento en la aplicación externa si tienen acceso a la aplicación.
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Seleccione un documento que haya cargado en Workfront.
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Haga clic en Más >Enviar a y, a continuación, seleccione el proveedor de servicios en la nube que desea que almacene el documento vinculado.
Para ello, también puede usar el menú Más
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Seleccione la carpeta de la aplicación del proveedor en la que desea almacenar el documento.
Puede ser cualquier carpeta de la aplicación del proveedor, incluida una carpeta compartida.
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Haga clic en Guardar.
El logotipo del proveedor externo aparece junto al nombre del documento para indicar que el documento ahora está vinculado a Workfront y el proveedor de servicios en la nube externo lo almacena.
Vincular carpetas
Al vincular una carpeta entre Workfront y un proveedor de servicios en la nube externo, la carpeta y todo su contenido se vinculan. Si los usuarios sin acceso a Workfront añaden, quitan y modifican archivos desde la aplicación de documento externa, sus cambios se sincronizan con Workfront.
Derechos de acceso a las carpetas folder-access-rights
Al sincronizar el contenido de la carpeta desde una aplicación de documento externa, Workfront utiliza las credenciales del usuario que originalmente vinculó la carpeta. El resultado es la siguiente experiencia de usuario:
- Si los usuarios no tienen acceso para ver archivos y carpetas en la aplicación externa, pero sí para ver la carpeta vinculada mediante Workfront, pueden ver únicamente los nombres de los archivos y carpetas en Workfront, no su contenido.
- Cuando alguien accede al contenido de una carpeta vinculada en Workfront (como una subcarpeta de una carpeta vinculada) por otro usuario, el contenido se sincroniza mediante las credenciales de inicio de sesión de Workfront del usuario que originalmente vinculó la carpeta, no con las credenciales del usuario que accede al contenido.
- Si el usuario que originalmente vinculó la carpeta se elimina del sistema de Workfront, los usuarios ya no podrán acceder al contenido de la carpeta vinculada a través de Workfront. En este caso, la carpeta debe volver a vincularse con un usuario activo de Workfront que tenga derechos sobre la carpeta en la aplicación externa.
- Si el usuario que ha vinculado una carpeta ya no tiene acceso a la aplicación externa, Workfront ya no puede acceder al contenido de la carpeta. Esto puede suceder, por ejemplo, si el usuario que vinculó originalmente la carpeta abandona la compañía. Para garantizar el acceso continuo, un usuario con acceso a la carpeta debe volver a vincular la carpeta.
Vincular una o varias carpetas externas link-one-or-more-external-folders
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Vaya al área de Workfront donde desee la carpeta y haga clic en Documentos
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Haga clic en Añadir nuevo y, a continuación, haga clic en el proveedor de documentos externo desde el que desea vincular una carpeta a Workfront.
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(Condicional) Si aún no ha autorizado el servicio externo, especifique sus credenciales de inicio de sesión para el proveedor externo y haga clic en Iniciar sesión.
Los proveedores externos que ya ha autorizado aparecen en la parte superior de la lista.
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En el cuadro Vincular archivos y carpetas externos que aparece, busque y seleccione las carpetas que desee vincular.
O
Escriba el nombre de la carpeta que desea buscar y, a continuación, pulse Intro.
Puede seleccionar varias carpetas; sin embargo, solo las carpetas seleccionadas en la vista actual están vinculadas. Por ejemplo, si selecciona una carpeta y luego entra, la carpeta que seleccionó originalmente no está vinculada.
note note NOTE Solamente puede vincular carpetas desde Google Drive que se encuentren en su unidad personal (Mi unidad) y en Team Drive. No puede vincular carpetas desde el área Compartido conmigo. -
Haga clic en Vincular.
En Workfront, el logotipo del proveedor de la nube se muestra junto a la carpeta, lo que indica que está vinculado al proveedor de servicios en la nube externo.
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(Opcional) Para cambiar el nombre de la carpeta de modo que el nombre de la carpeta en Workfront sea diferente del nombre de la carpeta en la aplicación de documento externa, seleccione la carpeta en la sección Carpetas, haga clic en el menú Más
Esto no cambia el nombre de la carpeta en la aplicación externa.
Añadir subcarpetas a una carpeta vinculada add-subfolders-to-a-linked-folder
Puede crear una carpeta nueva dentro de una vinculada existente. También puede arrastrar otra carpeta a una vinculada existente.
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Para crear una carpeta nueva dentro de una vinculada existente, vaya a la carpeta existente y, a continuación, créela tal como se describe en Crear carpetas de documentos.
O
Para arrastrar una carpeta existente a una vinculada existente, vaya al área Documentos donde desee colocar la subcarpeta y arrástrela a la carpeta vinculada.
note note NOTE Al arrastrar una carpeta de Workfront existente a una carpeta vinculada, se aplican las siguientes limitaciones: - La carpeta que está arrastrando no se puede vincular y no puede contener ningún contenido que ya esté vinculado.
- La carpeta (incluido su contenido) que está arrastrando no puede superar los 50 MB.
Añadir un documento a una carpeta vinculada
Cuando se añade un documento a una carpeta vinculada mediante Workfront, se añade automáticamente como documento vinculado.
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Seleccione la carpeta vinculada en la que desea colocar el documento, haga clic en Añadir nuevo > Documento, desplácese hasta el documento y añádalo a la carpeta.
O
En el área Documentos donde desee colocar el documento, arrástrelo a una carpeta vinculada.
Se crea automáticamente una nueva versión del documento en la aplicación externa y se vincula a Workfront.
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Las opciones de documento no están disponibles mientras el documento está en proceso de traslado.
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Cuando un documento se mueve a Experience Manager Assets, ya no está visible en la lista de documentos de Workfront.
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Cualquier acción o edición que realice en un documento mientras se está moviendo no aparecerá en el documento en Experience Manager Assets y, por lo tanto, se perderá.
Eliminar un documento o una carpeta vinculados
Cuando se elimina un documento o una carpeta vinculados de la aplicación externa, el documento o la carpeta permanece en el sistema de Workfront hasta que también se elimina de Workfront.
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Seleccione el documento o la carpeta vinculados y luego haga clic en Eliminar.
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En el cuadro de confirmación que aparece, haga clic en Sí, desvincularlo.
El documento se desvinculará del sitio de Workfront. No se ve afectado en la aplicación externa.
Cambiar el nombre de documentos y carpetas vinculadas
Al cambiar el nombre de un documento o carpeta vinculados, el cambio solo es visible en la aplicación en la que lo realiza. Por ejemplo, si cambia el nombre de un documento vinculado en Workfront, el nuevo nombre solo será visible en Workfront.
Si desea que el nombre coincida en Workfront y en la aplicación externa, debe cambiarle el nombre en ambos lugares.