Añadir documentos a Adobe Workfront desde su sistema de archivos
Actualmente, Workfront tiene dos versiones del área Documentos: el área de documentos heredados y el área de documentos nuevos. La versión que utilice su organización depende de si su organización utiliza almacenamiento de Workfront heredado o almacenamiento empresarial. Para obtener más información acerca de estos tipos de almacenamiento, vea Información general sobre el almacenamiento empresarial de Adobe.
La adición de documentos a Workfront difiere según la versión del área de documentos que utilice su organización.
Requisitos de acceso
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Paquete de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencias de Adobe Workfront* |
Colaborador o superior Solicitud o superior |
| Configuraciones de nivel de acceso |
Almacenamiento de Workfront heredado: Editar acceso a documentos Almacenamiento empresarial: el acceso de edición a documentos está habilitado de forma predeterminada y no se puede cambiar |
Para obtener más información, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Agregar documentos del sistema de archivos en el área de documentos heredados
Si su organización utiliza un almacenamiento de Workfront heredado, verá el área de documentos heredados al acceder a documentos en Workfront. Para obtener más información sobre el almacenamiento de Workfront, consulte Diferencias entre el almacenamiento empresarial de Adobe y el almacenamiento de Workfront heredado.
Puede agregar documentos a proyectos, tareas o problemas en las siguientes áreas de Adobe Workfront:
- El área global Documentos
- El área Documentos de un objeto Workfront
- Tarjeta conectada en una placa Workfront
También puede cargar nuevas versiones de documentos y agregar vínculos a documentos de proveedores de la nube de terceros, como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive. Para obtener información acerca de cómo agregar nuevas versiones de documentos, vea Cargar una nueva versión de un documento. Para obtener información sobre cómo agregar documentos de proveedores de la nube de terceros, consulte Vincular documentos de aplicaciones externas.
No hay restricciones en cuanto a los tipos y tamaños de archivos que se pueden cargar en Workfront. Sin embargo, para que la carga se realice correctamente, debe completarse en un plazo de cinco minutos y tener disponible un espacio de almacenamiento adecuado.
Si necesita información sobre cómo cargar nuevas versiones de un documento en Workfront, consulte Cargar una nueva versión de un documento.
Agregar documentos a Workfront en el área de documentos heredados
Puede añadir nuevos documentos a Workfront desde el sistema de archivos de su estación de trabajo. También puede vincular documentos desde aplicaciones de terceros, como Google Drive y SharePoint.
- Puede cargar hasta 150 documentos al mismo tiempo.
- No hay límite en el tamaño del archivo.
- Las descargas de documentos están limitadas a 4 GB.
Para agregar un documento:
-
Vaya al proyecto, tarea o problema en el que desee agregar un documento nuevo.
-
Haga clic en la ficha Documentos y, a continuación, haga clic en el menú desplegable Agregar nuevo.
-
Según el tipo de documento que desee agregar, realice una de las acciones siguientes:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header Cargar documentos desde el sistema de archivos en la estación de trabajo -
En el menú desplegable Agregar nuevo, seleccione Documento.
-
Busque y seleccione el documento que desea añadir del sistema de archivos de la estación de trabajo.
Para seleccionar varios documentos, pulse la tecla Mayús mientras selecciona otros archivos.
-
Haga clic en Abrir.
NOTA: También puede arrastrar y soltar archivos directamente desde el administrador de archivos a la lista de documentos.
Cargar documentos desde una aplicación de terceros, como Google Drive o SharePoint -
En el menú desplegable Agregar nuevo, seleccione De <name_of_third-party_application>.
Por ejemplo, para cargar un documento desde Google Drive, haz clic en Desde Google Drive.
-
Siga las indicaciones para seleccionar el documento en la aplicación de terceros.
Para obtener más información acerca de los documentos vinculados, vea Vincular documentos de aplicaciones externas.
Solicitar un documento a otro usuario de Workfront -
En el menú desplegable Agregar nuevo, seleccione Solicitar un documento.
-
En el cuadro Quién se lo solicita a, escriba el nombre del usuario al que desea solicitar el documento.
-
En el cuadro Dígales lo que solicita, escriba el nombre del documento.
-
Haga clic en Enviar solicitud.
La solicitud se mostrará en la ficha Documentos.
Para obtener más información sobre cómo solicitar documentos, consulte Solicitar un documento.
-
Agregar documentos a Workfront en el área de nuevos documentos
Puede agregar documentos a proyectos, tareas o problemas mediante el modelo de almacenamiento empresarial. Para obtener más información acerca del almacenamiento empresarial, consulte Descripción general del almacenamiento empresarial de Adobe.
Funcionalidad no admitida actualmente en el área de nuevos documentos:
- Carga de documentos en el área de documentos global
- Agregar vínculos a documentos de proveedores de nube de terceros, como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive.
- Solicitud de documentos
- Copia de un vínculo a una carpeta
- Retirada de documentos
- Pegar imágenes desde el portapapeles
- Adición de carpetas inteligentes
Agregar documentos a Workfront en el área de nuevos documentos
Si su organización utiliza el almacenamiento empresarial, verá el área de nuevos documentos al acceder a ellos en Workfront. Para obtener más información acerca del almacenamiento empresarial, consulte Descripción general del almacenamiento empresarial de Adobe.
Para agregar un documento:
-
Vaya al proyecto, tarea o problema en el que desee agregar un documento nuevo.
-
Haga clic en Documentos en el panel izquierdo.
-
Haga clic en Nuevo en el lado derecho de la página o arrastre y suelte el archivo en la zona de colocación que aparece. Puede agregar varios documentos al mismo tiempo.
Si necesita información sobre cómo cargar nuevas versiones de un documento en Workfront, consulte Cargar una nueva versión de un documento.
Seguridad de documentos para almacenamiento empresarial
Workfront evita que virus y otro contenido malicioso entren en el sitio a través de documentos de las siguientes maneras:
Cómo detecta Workfront los archivos dañados
La digitalización de documentos se habilita automáticamente para los objetos que utilizan el modelo de almacenamiento empresarial.
Todos los archivos de menos de 500 MB se analizan cuando se cargan. Los archivos de más de 500 MB no se analizan. Si Workfront detecta un documento dañado, se eliminará automáticamente.
Restricciones de nombre de archivo
Debido a que esta integración se crea mediante el almacenamiento empresarial de Adobe, existen algunas convenciones de estructura y nomenclatura obligatorias que se deben tener en cuenta al administrar proyectos y documentos.
- Los nombres de objeto deben ser únicos y no se pueden duplicar
- El almacenamiento empresarial de Adobe requiere nombres únicos para objetos del mismo nivel con el mismo elemento principal en el árbol de jerarquías
- Los documentos no pueden tener el mismo nombre si pertenecen al mismo proyecto
- Los nombres de documento no pueden contener ninguno de los siguientes caracteres especiales:
\ / : * ? " | < > - Los nombres de documento están limitados a un máximo de 255 caracteres
Teniendo en cuenta estas limitaciones, Workfront cambia automáticamente el nombre de los objetos o documentos según sea necesario para evitar conflictos.
Seguridad de documentos para el almacenamiento heredado de Workfront
El sitio de Workfront evita que virus y otro contenido malicioso entren en el sitio a través de documentos de las siguientes maneras:
Cómo detecta Workfront los archivos dañados
La digitalización de documentos solo está habilitada para su organización si se solicita.
Si la digitalización de documentos está habilitada, los archivos de menos de 25 MB se analizan cuando se cargan. Los archivos de más de 25 MB no se analizan.
Si Workfront detecta un documento dañado, aparecerá un mensaje que indica que el archivo está dañado. También recibe una notificación por correo electrónico cuando Workfront detecta contenido potencialmente malicioso y el archivo está programado para su eliminación.
Los archivos dañados se eliminan en un plazo de 24 horas tras la detección, a menos que los elimine manualmente. Si elimina un archivo dañado, Workfront realiza el seguimiento de esta acción como una actualización. Si permite que Workfront lo elimine, no se registrará ninguna actualización.
Restricciones de nombre de archivo
Los archivos cargados en Workfront no pueden contener ciertos caracteres en los nombres de archivo. Si un archivo contiene cualquiera de los siguientes caracteres en el nombre de archivo, los caracteres se eliminan del nombre de archivo cuando se carga el archivo: ! # % * \ | ' " / ? < > { } [ ].