Desactivar o reactivar un usuario
Si un usuario abandona la organización, es posible que tenga que eliminarlo de Adobe Workfront. No deben permanecer activos en el sistema, ya que esto crearía confusión para otros usuarios al añadirlos a las actualizaciones o asignarles trabajo. Cuando desactiva un usuario, los demás usuarios ya no ven su nombre cuando buscan personas en el sistema.
Los administradores pueden ver los usuarios inactivos en el área de Configuración.
Puede reactivar un usuario en cualquier momento.
Requisitos de acceso
Debe tener lo siguiente para realizar los pasos de este artículo:
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|---|---|
| plan de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Nuevo: estándar O Actual: plan |
| Configuraciones de nivel de acceso |
Debe tener uno de los siguientes:
|
Para obtener más información sobre esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Requisitos previos
Antes de desactivar un administrador de Workfront o un usuario con licencia estándar o de planificación, debe asociar sus objetos y actividades a otro usuario.
Para obtener más información, consulte Acerca de la desactivación de administradores de Workfront y los usuarios con licencia de planificación en este artículo.
Desactivar un usuario
Tenga en cuenta lo siguiente al desactivar un usuario:
- El usuario no podrá acceder al sistema.
- Se conservarán todos los datos asociados con el usuario.
- Puede asignar una licencia de usuario desactivado a otro usuario.
Para desactivar un usuario:
-
Haga clic en el icono Menú principal
-
Seleccione un usuario, haga clic en el icono Más
-
Haga clic en Desactivar en el cuadro que aparece.
Programar usuarios para su desactivación
Como administrador, es posible que desee marcar a los usuarios para su desactivación antes de que abandonen realmente la organización. Por ejemplo, si está trabajando con un usuario que está vinculado por contrato, estará en su sistema durante un período de tiempo limitado y sabrá su fecha de finalización. Puede programarlos para que se desactiven en esa fecha.
Los administradores de Workfront y los usuarios de licencias de planificación pueden ver la fecha de desactivación en su perfil de usuario.
Para programar la desactivación de un usuario:
-
Haga clic en el icono Menú principal
-
Seleccione el nombre del usuario.
O
(Opcional) Seleccione varios usuarios para programarlos y desactivarlos de forma masiva.
-
Haga clic en el icono Editar
-
En el cuadro Editar usuario que aparece, haga clic en Planificación de recursos para ir a ese área.
-
Habilite la opción Programar desactivación.
-
En el calendario que se muestra, especifique la fecha y la hora de la Fecha programada de desactivación.
note note NOTE - En el cuadro Tiempo, solo puede seleccionar incrementos de hora completas, no minutos.
- Si selecciona una hora para el día actual que ha pasado, Workfront programará la desactivación para el día siguiente a las 12:00 a. m. La hora seleccionada coincide con la zona horaria del equipo del usuario que está programando la desactivación.
-
Haga clic en Guardar cambios.
El usuario se desactiva en el día seleccionado en algún momento después de la hora seleccionada. Si ha seleccionado varios usuarios para desactivarlos de forma masiva, todos los usuarios seleccionados se desactivarán el día seleccionado en algún momento después de la hora seleccionada.
Le recomendamos que cree un informe para los usuarios cuya desactivación haya programado, a fin de mantenerse informados sobre los usuarios que se aproximan a la desactivación. No hay confirmación de que la desactivación se haya producido después de que los usuarios se hayan desactivado.
Reactivar un usuario
-
Haga clic en el icono Menú principal
-
Seleccione un usuario, haga clic en el icono Más
-
Asigne un nuevo nivel de acceso en el menú desplegable y luego haga clic en Reactivar.
Impacto de la corrección al reactivar un usuario
Los usuarios desactivados pierden la función de corrección predeterminada que se les ha asignado y la licencia de revisión (si cuenta con un plan heredado de Workfront Premium). Si decide reactivar el usuario, deberá:
- Reasigne la licencia (si cuenta con un plan heredado de Workfront Premium). Para obtener más información sobre los planes de revisión de Workfront, consulte Acceso a la funcionalidad de revisión en Workfront.
- Compruebe que tienen la función de prueba correcta. A los usuarios de prueba reactivados se les asigna la función que se especifique como predeterminada para los nuevos usuarios. Consulte Configurar funciones de revisión predeterminadas para obtener más información.
Acerca de la desactivación de administradores de Workfront y usuarios con licencias Standard o Plan
Antes de desactivar un administrador de Workfront o un usuario con una licencia de planificación, es importante comprobar si hay objetos y actividades de Workfront que impliquen a esa persona y luego asociarlos a otro administrador de Workfront o usuario con licencia de planificación según sea necesario.
Estos objetos y actividades pueden incluir lo siguiente:
- Tareas o problemas asignados al usuario
- Proyectos propiedad del usuario
- Informes configurados para ejecutarse con los derechos de acceso del usuario
- Plantillas propiedad del usuario
- Proyectos y plantillas en los que el usuario se ha establecido como administrador de recursos
- Reglas de enrutamiento de cola de solicitudes en las que el administrador de Workfront o el usuario de licencia de planificación es el usuario asignado predeterminado
- Procesos de aprobación que tienen una fase que incluye al usuario (especialmente si es el único aprobador de la fase)
- Hojas de horas que enumeran al usuario como aprobador
- Perfiles de hojas de horas que enumeran al usuario como aprobador
- Corrección de flujos de trabajo automatizados que incluyen al usuario
Influencia de la planificación de recursos al programar la desactivación de un usuario
Cuando se programa la desactivación de un usuario, ya no aparece en el Planificador de recursos como disponible para las horas presupuestadas. Si siguen formando parte de los conjuntos de recursos, aparecen en el Planificador de recursos, pero su disponibilidad se establecerá en cero horas a partir de la fecha de su desactivación programada.
El Planificador de recursos tiene en cuenta todos los roles de los usuarios y las Fechas planificadas de finalización de las tareas y calcula los recursos en consecuencia.
Para obtener más información sobre el Planificador de recursos, consulte Resumen del Planificador de recursos.