Desactivar o reactivar un usuario deactivate-or-reactivate-a-user
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Si un usuario abandona la organización, se recomienda desactivarlo en el sistema para evitar crear confusión a otros usuarios al añadirlos a las actualizaciones o asignarles trabajo. Cuando desactiva un usuario, los demás usuarios ya no ven su nombre cuando buscan personas en el sistema.
Los administradores pueden ver los usuarios inactivos en el área de Configuración.
Puede reactivar un usuario en cualquier momento.
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Se recomienda desactivar usuarios que hayan abandonado la organización en lugar de eliminarlos. Si se elimina un usuario, se perderá todo el historial en Workfront asociado con ese usuario. Esto incluye sus asignaciones de trabajo, su asociación con notas, horas, documentos y todos los demás objetos que hayan creado una vez.
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Al desactivar un usuario en Workfront, se eliminan sus licencias tanto de Workfront como de revisión digital. Además, ya no se puede asignar trabajo al usuario. Cuando se desactiva un usuario, su licencia de Workfront y su licencia de revisión quedan disponibles para que las utilice otro usuario. El resto de la información del perfil del usuario desactivado permanece sin cambios.
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Al desactivar un usuario en Workfront, no se elimina del Perfil de productos de Workfront en Adobe Admin Console. Para obtener más información, consulte Eliminar usuarios.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
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|---|---|
| Plan de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Nuevo: estándar O Actual: plan |
| Configuraciones de nivel de acceso |
Debe tener uno de los siguientes elementos:
|
Para obtener más información sobre esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Requisitos previos
Antes de desactivar un administrador de Workfront o un usuario con licencia estándar o de planificación, debe asociar sus objetos y actividades a otro usuario.
Para obtener más información, consulte Acerca de la desactivación de administradores de Workfront y usuarios con licencias Standard o Plan en este artículo.
Desactivar un usuario
Tenga en cuenta lo siguiente al desactivar un usuario:
- El usuario no podrá acceder al sistema.
- Se conservarán todos los datos asociados con el usuario.
- Puede asignar una licencia de usuario desactivado a otro usuario.
Para desactivar un usuario:
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Haga clic en el icono Menú principal
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Seleccione un usuario en la lista de usuarios.
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Haga clic en el icono Más
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En el cuadro de diálogo Desactivar usuario, haga clic en Desactivar.
Programar usuarios para su desactivación
Como administrador, es posible que desee marcar a los usuarios para su desactivación antes de que abandonen realmente la organización. Por ejemplo, si está trabajando con un usuario que está vinculado por contrato, estará en su sistema durante un período de tiempo limitado y sabrá su fecha de finalización. Puede programarlos para que se desactiven en esa fecha.
Los administradores de Workfront y los usuarios de licencias de planificación pueden ver la fecha de desactivación en su perfil de usuario.
Para programar la desactivación de un usuario:
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Haga clic en el icono Menú principal
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Seleccione el usuario en la lista usuarios.
O
(Opcional) Seleccione varios usuarios para programarlos y desactivarlos de forma masiva.
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Haga clic en el icono Editar
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En el panel izquierdo del cuadro Editar usuario, haga clic en Planificación de recursos.
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Seleccione la casilla de verificación Programar desactivación, o haga clic en Establecer fecha de desactivación.
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Seleccione la fecha y la hora de la fecha programada de desactivación / fecha de desactivación.
note note NOTE - En el cuadro Tiempo, solo puede seleccionar incrementos de hora completas, no minutos.
- Si selecciona una hora para el día actual que ha pasado, Workfront programará la desactivación para el día siguiente a las 12:00 a. m.
- La hora seleccionada coincide con la zona horaria del equipo del usuario que está programando la desactivación.
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Haga clic en Guardar cambios o Guardar.
El usuario se desactiva en el día seleccionado en algún momento después de la hora seleccionada. Si ha seleccionado varios usuarios para desactivarlos de forma masiva, todos los usuarios seleccionados se desactivarán el día seleccionado en algún momento después de la hora seleccionada.
Le recomendamos que genere un informe para los usuarios que ha programado para su desactivación a fin de mantenerse informados sobre los usuarios que se aproximan a la desactivación. No hay confirmación de que la desactivación se haya producido después de desactivar los usuarios.
Reactivar un usuario
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Haga clic en el icono Menú principal
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Seleccione un usuario, haga clic en el icono Más
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En el cuadro de diálogo Reactivar usuario, seleccione un nuevo nivel de acceso en el menú desplegable y luego haga clic en Reactivar.
Impacto de la corrección al reactivar un usuario
Los usuarios desactivados pierden la función de corrección predeterminada que se les ha asignado y la licencia de revisión (si cuenta con un plan heredado de Workfront Premium). Si decide reactivar el usuario, deberá:
- Reasigne la licencia (si cuenta con un plan heredado de Workfront Premium). Para obtener más información sobre los planes de revisión de Workfront, consulte Acceso a la funcionalidad de revisión en Workfront.
- Compruebe que tienen la función de prueba correcta. A los usuarios de prueba reactivados se les asigna la función que se especifique como predeterminada para los nuevos usuarios. Consulte Configurar funciones de revisión predeterminadas para obtener más información.
Acerca de la desactivación de administradores de Workfront y usuarios con licencias Standard o Plan
Antes de desactivar un administrador de Workfront o un usuario con una licencia de planificación, es importante comprobar si hay objetos y actividades de Workfront que impliquen a esa persona y luego asociarlos a otro administrador de Workfront o usuario con licencia de planificación según sea necesario.
Estos objetos y actividades pueden incluir lo siguiente:
- Tareas o problemas asignados al usuario.
- Proyectos propiedad del usuario.
- Informes configurados para ejecutarse con los derechos de acceso del usuario.
- Plantillas propiedad del usuario.
- Proyectos y plantillas en los que el usuario se ha establecido como administrador de recursos.
- Reglas de enrutamiento de cola de solicitudes el administrador de Workfront o el usuario con licencia de planificación es el usuario asignado predeterminado.
- Procesos de aprobación que tienen una fase que incluye al usuario (especialmente si es el único aprobador de la fase).
- Plantillas de horas que enumeran al usuario como aprobador.
- Perfiles de hojas de horas que enumeran al usuario como aprobador.
- Revisión de flujos de trabajo automatizados que incluyen al usuario.
Influencia de la planificación de recursos al programar la desactivación de un usuario
Cuando se programa la desactivación de un usuario, ya no aparece en el Planificador de recursos como disponible para las horas presupuestadas. Si siguen formando parte de los conjuntos de recursos, aparecen en el Planificador de recursos, pero su disponibilidad se establecerá en cero horas a partir de la fecha de su desactivación programada.
El Planificador de recursos tiene en cuenta todos los roles de los usuarios y las Fechas planificadas de finalización de las tareas y calcula los recursos en consecuencia.
Para obtener más información sobre el Planificador de recursos, consulte Información general del Planificador de recursos.