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Generar un PDF de envío (documento de registro) para Forms adaptable (componentes principales)
Información general overview
Cuando se rellena o se envía un formulario, se puede guardar un registro del formulario, impreso o en formato de documento. Este registro se denomina PDF de envío (anteriormente Documento de registro o DoR). Se trata de un PDF del formulario enviado que puede imprimirse. También puede consultar la PDF de envío para obtener la información que los clientes hayan rellenado en una fecha posterior o utilizar la PDF de envío para archivar formularios y contenido en formato PDF.
Aplicabilidad y casos de uso
Seguro
¿AEM Forms puede generar documentos de reclamación de seguro?
Sí. AEM Forms admite la generación de PDF de envío (anteriormente, documento de registro), lo que permite a las aseguradoras producir PDF y registros basados en los datos de los formularios enviados.
¿Los documentos generados por AEM Forms son adecuados para las auditorías?
Sí. AEM Forms admite la generación coherente de documentos, el acceso controlado y la trazabilidad, que son importantes para los requisitos de auditoría y cumplimiento.
Para crear una PDF de envío, una plantilla basada en XFA o AcroForm se combina con los datos recopilados mediante un formulario adaptable. Puede generar una PDF de envío automáticamente o bajo demanda. La opción bajo demanda permite especificar una plantilla personalizada basada en XFA o AcroForm para proporcionar un aspecto personalizado a la PDF de envío.
Puede hacer lo siguiente:
Antes de comenzar components-to-automatically-generate-a-document-of-record
Antes de comenzar, aprenda y prepare los recursos necesarios para una PDF de envío:
Plantilla base: una plantilla XFA (archivo XDP) creada en el diseñador de formularios o un formulario de Acrobat (AcroForm). La plantilla base se usa para especificar la información de estilo y de personalización de marca de un PDF de envío. Cargue la plantilla XFA (archivo XDP) en la instancia de AEM Forms previamente.
Formulario adaptable: Formulario adaptable para el que se generará el PDF de envío.
Generar un PDF de envío basado en XFA generate-an-XFA-based-document-of-record
Cargue la plantilla XFA (archivo XDP) en la instancia de AEM Forms. Realice los siguientes pasos para configurar un formulario adaptable para utilizar una plantilla XFA (archivo XDP) como plantilla para PDF de envío:
- En la instancia de autor del Experience Manager, haga clic en Forms > Formularios y documentos.
- Seleccione un formulario o cree un formulario adaptable y haga clic en Propiedades.
- En la ventana Propiedades, seleccione el Modelo de formulario.
- En la pestaña Modelo de formulario, en la lista desplegable Seleccionar de, seleccione Modelo de datos de formulario, Esquema o Ninguno. También puede seleccionar un modelo de formulario al crear un formulario.
- En la sección Configuración de plantilla de documento de registro de la pestaña Modelo de formulario, seleccione Asociar plantilla de formulario como plantilla de documento de registro. Al seleccionar esta opción, se muestran todas las plantillas XFA (archivos XDP) disponibles en el equipo. Seleccione el archivo apropiado. Además, asegúrese de que se utiliza el mismo esquema (esquema de datos) para el formulario adaptable y la plantilla XFA seleccionada (archivo XDP).
- Haga clic en Listo.
El formulario adaptable ahora está configurado para utilizar un archivo XDP como plantilla para PDF de envío. Los siguientes pasos son enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla correspondientes.
Generar un PDF de envío basado en AcroForm generate-an-Acroform-based-document-of-record
Cargue el PDF de Adobe Acrobat (AcroForm) a su instancia de AEM Forms. Realice los siguientes pasos para configurar un formulario adaptable para utilizar Adobe Acrobat PDF (AcroForm) como plantilla para PDF de envío:
- En la instancia de autor del Experience Manager, haga clic en Forms > Formularios y documentos.
- Seleccione un formulario o Crear un formulario adaptable, y haga clic en Propiedades.
- En la ventana Propiedades, seleccione Modelo de formulario.
- En la pestaña Modelo de formulario, en la lista desplegable Seleccionar de, seleccione Modelo de datos de formulario, Esquema o Ninguno. También puede seleccionar un modelo de formulario al crear un formulario.
- En la sección Configuración de plantilla de documento de registro de la pestaña Modelo de formulario, seleccione Asociar plantilla de formulario como plantilla de documento de registro. Al seleccionar esta opción, se muestran todos los PDF de Acrobat (AcroForm) disponibles en el equipo. Seleccione el AcroForm que desee utilizar.
- Haga clic en Listo
El formulario adaptable ahora está configurado para utilizar AcroForm como plantilla para PDF de envío. Los siguientes pasos son enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla correspondientes.
Generar automáticamente un PDF de envío auto-generate-a-document-of-record
Cuando se configura un formulario adaptable para que genere automáticamente una PDF de envío, cada vez que se cambia un formulario, su PDF de envío se actualiza inmediatamente. Por ejemplo, si se quita un campo de un formulario adaptable existente, el campo correspondiente también se elimina y no es visible en la PDF de envío. Existen muchas otras ventajas al generar automáticamente una PDF de envío:
- Los desarrolladores de formularios no tienen que mantener enlaces de datos de forma manual. El PDF de envío generado automáticamente se encarga de las actualizaciones relacionadas con los enlaces de datos.
- Los desarrolladores de formularios no tienen que ocultar manualmente los campos marcados que se excluyen de PDF de envío. Las PDF de envío generadas automáticamente están preconfiguradas para excluir estos campos.
- La opción de PDF de envío generada automáticamente ahorra el tiempo necesario para crear una plantilla de formulario para el PDF de envío.
- La opción de PDF de envío generado automáticamente permite utilizar diferentes estilos y apariencias con diferentes plantillas base. Ayuda a seleccionar el mejor estilo y aspecto para Submission PDF para su organización. Si no especifica estilo, los estilos del sistema se establecen como predeterminados.
- El PDF de envío generado automáticamente garantiza que cualquier cambio en el formulario se refleje inmediatamente en el PDF de envío.
Realice los siguientes pasos para configurar un formulario adaptable para generar automáticamente una PDF de envío:
- En la instancia de autor del Experience Manager, haga clic en Forms > Formularios y documentos.
- Seleccione un formulario o cree un formulario adaptable y haga clic en Propiedades.
- En la ventana Propiedades, seleccione el Modelo de formulario.
- En la pestaña Modelo de formulario, en la lista desplegable Seleccionar de, seleccione Modelo de datos de formulario, Esquema o Ninguno. También puede seleccionar un modelo de formulario al crear un formulario.
- En la sección Configuración de plantilla de documento de registro de la pestaña Modelo de formulario, seleccione Generar documento de registro.
- Haga clic en Listo.
Enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla bind-adaptive-form-components-with-template-fields
Vincule los campos de formulario adaptable con los campos de plantilla para mostrar los datos de formulario capturados en el campo correspondiente de PDF de envío. Para enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla de PDF de envío correspondientes:
-
Abra el formulario adaptable, configurado para utilizar una plantilla de formulario personalizada, para editarlo.
-
Seleccione un componente del formulario adaptable y haga clic en el icono Configurar
-
En el explorador de propiedades, busque y seleccione un campo.
- (Para la plantilla AcroForm) La propiedad Campo de referencia de enlace de documento de registro.
- (Para plantilla XFA) La propiedad Referencia de enlace del modelo de datos.
-
Haga clic en Guardar.
Puede usar acciones de envío como "Enviar correo electrónico", "Invocar un flujo de trabajo de AEM", "Invocar un flujo de trabajo de Power Automate" y otras Acciones de envío para recibir un PDF de envío.
Actualizaciones incrementales en la plantilla de PDF de envío document-of-record-template-incremental-updates
Los formularios adaptables y las plantillas de PDF de envío correspondientes pueden evolucionar a lo largo del tiempo. Puede elegir entre agregar, quitar o modificar campos a un formulario adaptable o a una plantilla de PDF de envío.
Al cambiar una plantilla de PDF de envío y cargar la plantilla modificada en AEM Forms, el editor de Forms adaptable detecta automáticamente los enlaces modificados y le informa sobre los componentes de formulario adaptable que requieren nuevos enlaces. Permite realizar actualizaciones incrementales en una plantilla de PDF de envío.
Por ejemplo, una organización, We.Retail, tiene una plantilla de PDF de envío basada en AcroForm, we-retail-Invoice.pdf. La plantilla tiene el siguiente aspecto:
Después de usar la plantilla durante un tiempo, la organización decide cambiar el nombre del campo invoice-number a bill-number y captura la dirección de correo electrónico de los compradores. Un desarrollador actualiza el nombre del campo invoice-number y agrega un campo de correo electrónico a la plantilla. También crea una nueva versión de la plantilla llamada we-retail-invoice-v2.pdf.
Ahora, cuando se envía el formulario adaptable, se genera una PDF de envío actualizada.
Consideraciones clave al trabajar con PDF de envío key-considerations-when-working-with-document-of-record
Tenga en cuenta las siguientes consideraciones y limitaciones al trabajar en PDF de envío para Forms adaptable.
- Las plantillas de PDF de envío no admiten texto enriquecido. Por lo tanto, cualquier texto enriquecido del formulario adaptable estático o de la información rellenada por el usuario aparece como texto sin formato en la PDF de envío.
- Los fragmentos de documento de un formulario adaptable no aparecen en la PDF de envío. Sin embargo, se admiten los fragmentos de formularios adaptables.
- No se admite el enlace de contenido en el PDF de envío generado para el formulario adaptable basado en el esquema XML.
- La versión localizada de PDF de envío se crea bajo demanda para una configuración regional cuando el usuario solicita la representación de PDF de envío. La localización de PDF de envío se produce junto con la localización del formulario adaptable.
Asignación de elementos de formulario adaptable mapping-of-adaptive-form-elements
En la tabla siguiente se describen los componentes de formulario adaptable y los componentes XFA correspondientes, y si aparecen en una PDF de envío.
Campos fields
Contenedores containers
Componentes estáticos static-components
Tablas tables
Los componentes de las tablas de formularios adaptables, como el encabezado, el pie de página y la fila, se asignan a los componentes XFA correspondientes. Puede asignar paneles repetibles a tablas en Submission PDF.
Plantilla base de un PDF de envío base-template-of-a-document-of-record
La plantilla base proporciona información de estilo y apariencia a Submission PDF. Permite personalizar el aspecto predeterminado del PDF de envío generado automáticamente. Por ejemplo, puede utilizar una plantilla base para agregar el logotipo de su empresa en el encabezado y la información de copyright en el pie de página de PDF de envío.
La página maestra de una plantilla base se utiliza como página maestra de la plantilla de PDF de envío. La página maestra puede tener información como un encabezado de página, un pie de página y un número de página que puede aplicar al PDF de envío. Puede aplicar dicha información a la PDF de envío mediante la plantilla base para la generación automática de la PDF de envío. El uso de una plantilla base permite cambiar las propiedades predeterminadas de los campos.
Siga siempre las convenciones de plantilla base al diseñarla.
Convenciones de plantilla base base-template-conventions
Se utiliza una plantilla base para definir el encabezado, el pie de página, el estilo y el aspecto de una PDF de envío. El encabezado y pie de página pueden incluir información como el logotipo de la empresa y la información de copyright. La primera página maestra de la plantilla base se copia y se utiliza como página maestra de la PDF de envíos, que contiene un encabezado, un pie de página, un número de página o cualquier otra información que deba aparecer en todas las páginas de la PDF de envíos. Si utiliza una plantilla base que no se ajusta a las convenciones de plantilla base, la primera página maestra de la plantilla se seguirá utilizando en la plantilla de PDF de envío. Se recomienda encarecidamente que diseñe la plantilla base según sus convenciones y que la utilice para la generación automática de PDF de envío.
Convenciones de la página maestra
-
En la plantilla base, nombre el subformulario raíz como
AF_METATEMPLATEy la página maestra comoAF_MASTERPAGE. -
La página maestra con el nombre
AF_MASTERPAGEsituada bajo el subformulario raízAF_METATEMPLATEes la preferida para extraer la información de encabezado, pie de página y estilo. -
Si
AF_MASTERPAGEno existe, se utiliza la primera página maestra presente en la plantilla base.
Convenciones de estilo para campos
-
Para aplicar estilo en los campos de la PDF de envío, la plantilla base proporciona campos ubicados en el subformulario
AF_FIELDSSUBFORMbajo el subformulario raízAF_METATEMPLATE. -
Las propiedades de estos campos se aplican a los campos de la PDF de envío. Estos campos deben seguir la convención de nomenclatura de
AF_<name of field in all caps>_XFO. Por ejemplo, el nombre de campo de la casilla de verificación debe serAF_CHECKBOX_XFO.
Para crear una plantilla base, haga lo siguiente en el diseñador de formularios.
-
Haga clic en Archivo > Nuevo.
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Seleccione la opción Basado en una plantilla.
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Seleccione la categoría Formulario - Documento de registro.
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Seleccione Plantilla base de documento de registro.
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Haga clic en Siguiente y proporcione la información requerida.
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(Opcional) Modifique el estilo y el aspecto de los campos que desea aplicar en los campos de la PDF de envío.
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Guarde el formulario.
Ahora puede utilizar el formulario guardado como plantilla base para una PDF de envío. No modifique ni elimine ningún script presente en la plantilla base.
Modificación de la plantilla base
- Si no se aplica ningún estilo a los campos de la plantilla base, es aconsejable quitar esos campos de la plantilla base para que todas las actualizaciones en esta se recojan automáticamente.
- Al modificar la plantilla base, no elimine, agregue ni modifique scripts.
Siga estrictamente las convenciones e instrucciones mencionadas anteriormente para diseñar una plantilla base.
Personalización de la información de marca en Envío PDF customize-the-branding-information-in-document-of-record
Al generar una PDF de envío, puede cambiar la información de marca de la PDF de envío en la pestaña Documento de registro. La pestaña Documento de registro incluye opciones como logotipo, apariencia, diseño, encabezado y pie de página, exención de responsabilidad y si desea incluir o no las opciones de casillas de verificación y botones de opción no seleccionadas.
Para localizar la información de marca indicada en la pestaña Documento de registro, asegúrese de que la configuración regional del explorador esté correctamente configurada. Para personalizar la información de marca de PDF de envío, realice los siguientes pasos:
-
Seleccione un panel (panel raíz) en la PDF de envío y, a continuación, seleccione
-
Seleccione
-
Seleccione la plantilla predeterminada o una plantilla personalizada para procesar el PDF de envío. Si selecciona la plantilla predeterminada, aparece una vista previa en miniatura de la PDF de envío debajo de la lista desplegable Plantilla.
-
En función de si selecciona una plantilla predeterminada o personalizada, algunas o todas las propiedades siguientes aparecen en la pestaña Documento de registro. Especifique las siguientes propiedades mencionadas para definir el aspecto de la PDF de envío:
-
Propiedades básicas:
-
Plantilla: si elige una plantilla personalizada, busque y seleccione un XDP en su servidor AEM Forms. Si desea utilizar una plantilla que no esté disponible en el servidor AEM Forms, primero debe cargar el XDP en su servidor AEM Forms.
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Color de énfasis: El color en el que se representa el texto del encabezado y las líneas de separación en el PDF de envío.
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Familia de fuentes: Familia de fuentes del texto en el PDF de envío.
note note NOTE AEM Forms ofrece una variedad de fuentes integradas que se integran perfectamente con los archivos de PDF. Para ver la lista de fuentes compatibles, haga clic aquí. -
Incluir objetos de formulario que no están enlazados al modelo de datos: al establecer la propiedad se incluyen campos no enlazados del formulario adaptable basado en esquemas de la PDF de envío.
-
Ocultar descripción de paneles: al establecer la propiedad, se excluye la descripción del panel o la tabla de la PDF de envío. Aplicable para paneles y tablas.
-
-
Propiedades del campo de formulario:
- Mostrar solo los valores seleccionados para los componentes Casilla de verificación y Botón de radio: al configurar esta propiedad solo se muestran los valores seleccionados de la casilla de verificación y el botón de radio en Documento de registro.
- Separador para varios valores: puede elegir cualquier separador, como comas o saltos de línea, para mostrar varios valores.
- Alineación de opciones: puede seleccionar la alineación deseada (Horizontal, Vertical o Igual que el formulario adaptable) para establecer la alineación de los campos, como la casilla de verificación o el botón de radio, que se mostrarán en Documento de registro. De forma predeterminada, la alineación vertical está establecida para los campos de Documento de registro. Al configurar las propiedades desde la variable Propiedades del campo de formulario del documento, se sobrescriben las propiedades establecidas en la variable Alineación de elementos para los campos de un formulario adaptable. En caso de que seleccione la opción Igual que el formulario adaptable, se utiliza la alineación tal y como está configurada en una instancia de autor del formulario adaptable para los campos de Documento de registro.
- Número de opciones de alineación horizontal:You puede establecer el número de opciones que se mostrarán en la PDF de envío para la alineación horizontal.
Mostrar etiquetas para el menú desplegable de selección múltiple
Esta característica está disponible a través del programa Acceso anticipado. Para solicitar acceso, envía un correo electrónico desde tu dirección oficial a aem-forms-ea@adobe.com.
El PDF de envío ahora muestra las etiquetas de visualización seleccionadas para los componentes desplegables de selección múltiple en lugar de los valores almacenados internos. Por ejemplo, si un usuario selecciona "California" y "Nueva York" en un menú desplegable, la PDF de envío muestra las etiquetas seleccionadas en lugar de los valores internos como
CAyNY. Cada opción seleccionada aparece en una línea independiente en lugar de como valores separados por comas, lo cual concuerda con el comportamiento de Forms adaptable basado en componentes de base. -
Propiedades de página maestra:
- Imagen del logotipo: puede elegir usar la imagen del logotipo en el formulario adaptable, elegir una de DAM o cargar una desde el equipo.
- Título del formulario: título del documento de registro.
- Texto de encabezado: Texto que aparece en la sección de encabezado del PDF de envío.
- Etiqueta de descargo de responsabilidad: etiqueta de descargo de responsabilidad.
- Descargo de responsabilidad: texto que especifica el ámbito de derechos y obligaciones en la PDF de envío.
- Texto de descargo de responsabilidad: texto del descargo de responsabilidad.
-
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Para guardar los cambios de personalización de marca, seleccione Listo.
- Aparece en el encabezado del PDF generado
- Aparece como título en las propiedades del documento del PDF
- Aparece como el título de la vista inicial cuando se abre el PDF
Diseños de tablas y columnas para paneles de PDF de envío table-and-column-layouts-for-panels-in-document-of-record
El formulario adaptable puede ser largo y tener varios campos de formulario. Es posible que no desee guardar una PDF de envío como una copia exacta del formulario adaptable. Ahora puede elegir un diseño de tabla o columna para guardar uno o más paneles de formulario adaptable en la PDF de envío.
Antes de generar una PDF de envío, en la configuración de un panel, seleccione Diseño del documento de registro para ese panel como Tabla o Columna. Los campos del panel se organizan en consecuencia en la PDF de envío.
Los campos de un panel se representan en forma de tabla en la PDF de envío
Los campos de un panel se representan en forma de columna en la PDF de envío
Configuración de PDF de envío document-of-record-settings
La configuración de PDF de envío permite elegir las opciones que desea incluir en PDF de envío. Por ejemplo, un banco acepta el nombre, la edad, el número de la seguridad social y el número de teléfono en un formulario. El formulario genera un número de cuenta bancaria y detalles de sucursal. Puede elegir mostrar únicamente el nombre, el número de la seguridad social, la cuenta bancaria y los detalles de la sucursal en PDF de envío.
La configuración del componente de documento de registro está disponible en sus propiedades. Para acceder a las propiedades de un componente, seleccione el componente y haga clic en
Configuración del nivel de campo
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Excluir del documento de registro: al establecer la propiedad en True, se excluye el campo del PDF de envío. Se trata de una propiedad que puede ser script y que se llama
excludeFromDoR. Su comportamiento depende de la propiedad de nivel de formulario Excluir campos del documento de registro si están ocultos. -
Mostrar panel como tabla: Al establecer la propiedad, se muestra el panel como tabla en PDF de envío si el panel contiene menos de 6 campos. Solo aplicable para paneles.
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Excluir título del documento de registro: Al establecer la propiedad, se excluye el título del panel o la tabla del PDF de envío. Aplicable solo para paneles y tablas.
-
Excluir descripción del documento de registro: Al establecer la propiedad, se excluye la descripción del panel o la tabla del PDF de envío. Aplicable solo para paneles y tablas.
-
Excluir campos ocultos del documento de registro: al seleccionar esta propiedad se excluyen los campos ocultos del PDF de envío. Se aplica a todos los campos de formulario. De manera predeterminada, la opción Excluir campos ocultos del documento de registro no está seleccionada.
Configuración del nivel de formulario
- Incluir campos no enlazados en el documento de registro: Al establecer la propiedad, se incluyen los campos no enlazados del formulario adaptable basado en esquema en PDF de envío. De forma predeterminada, es True.
Preguntas frecuentes faq
Q: los cambios no aparecen en el PDF de envío.
R: Abra el formulario en el editor de Forms adaptable, realice una edición menor (por ejemplo, ajuste una etiqueta de campo o reordene un campo) y guarde el formulario. Esto regenera la plantilla de PDF de envío y los cambios aparecen en la siguiente PDF generada.
Ver también see-also
- Crear un formulario adaptable de AEM
- Añadir un formulario adaptable de AEM a la página de AEM Sites
- Aplicar temáticas a un formulario adaptable de AEM
- Añadir componentes a un formulario adaptable de AEM
- Usar el servicio Captcha en un formulario adaptable de AEM
- Generar la versión en PDF (DoR) de un formulario adaptable de AEM
- Traducir un formulario adaptable de AEM
- Habilitar Adobe Analytics para un formulario adaptable con el fin de hacer un seguimiento del uso del formulario
- Conectar el formulario adaptable a Microsoft SharePoint
- Conectar formularios adaptables a Microsoft Power Automate
- Conectar el formulario adaptable a Microsoft OneDrive
- Conectar el formulario adaptable al almacenamiento de Microsoft Azure Blob
- Conectar el formulario adaptable a Salesforce
- Uso de Adobe Sign en un formulario adaptable de AEM
- Agregar una nueva configuración regional para un formulario adaptable
- Enviar datos de formulario adaptable a una base de datos
- Enviar datos de formulario adaptable a un punto final REST
- Enviar datos de formulario adaptable al flujo de trabajo de AEM
- Utilizar el portal de Forms para ver una lista de Formularios adaptables de AEM en un sitio web de AEM
- Añadir versiones, comentarios y anotaciones a un formulario adaptable
- Comparar formularios adaptables