Manuel de migration

Manuel de référence pour les administrateurs d’intégration qui souhaitent migrer leur système LMS vers le LMS Learning Manager.

Scénario d’utilisation usagescenario

En règle générale, les grandes entreprises disposent de leur propre LMS en interne ou d’un système de gestion de l’apprentissage provenant d’un fournisseur externe. Le LMS se compose du contenu de formation de votre entreprise et des données de formation. En tant qu’entreprise, lorsque vous achetez Learning Manager, vous pouvez déplacer le contenu et les données de votre système de gestion de l’apprentissage vers Learning Manager afin de tirer parti des avantages d’un système de gestion de l’apprentissage moderne et intuitif sans perdre les données héritées de votre entreprise.

Learning Manager fournit les outils et spécifications nécessaires à l’administrateur d’intégration de votre entreprise pour installer et exécuter les tâches de migration.

Dès aujourd’hui, vous pouvez contacter l’équipe d’assistance Adobe afin que la fonctionnalité de migration de Learning Manager soit accessible par les administrateurs de votre entreprise. Pour activer la fonction de migration de votre compte, vous pouvez contacter l’équipe d’assistance de Learning Manager.

Processus de migration apidescription

Les conditions préalables à la migration, les étapes clés impliquées dans le processus de migration, les sprints de migration, les spécifications, les étapes de migration des données et du contenu sont expliquées dans cette section comme suit :

Conditions préalables prerequisites

L’équipe de Learning Manager attend des administrateurs d’intégration de votre entreprise qu’ils effectuent les tâches suivantes avant l’exécution du processus de migration :

L’équipe Learning Manager recommande aux administrateurs de tester le processus de migration avec un compte d’évaluation avant de migrer les données et le contenu dans l’environnement de production Learning Manager.

Etapes clés du processus de migration keystepsofmigrationprocess

Les étapes clés impliquées dans la migration du contenu et des données d’un LMS existant vers Learning Manager sont les suivantes :

L’entreprise peut commencer à utiliser le LMS de Learning Manager avec le contenu hérité.

Objets concernés par la migration scopeofmigrationobjects

Vous pouvez migrer le contenu uniquement pour les objets d’apprentissage suivants :

Concepts clés de migration keyconceptsofmigration

Certains des concepts clés du processus de migration de Learning Manager sont expliqués brièvement à titre de référence rapide, comme suit :

Projet de migration

Dans Learning Manager, un projet de migration est composé d’un ou plusieurs sprints. Vous pouvez également créer plusieurs projets de migration pour un même compte. Le processus de migration dans Learning Manager débute par la création d’un projet de migration.

Sprint

Dans le processus de migration de Learning Manager, un sprint correspond à un ensemble d’éléments de migration que vous souhaitez migrer depuis le LMS existant. Un élément de migration peut être un module de cours, des dossiers d’élèves ou un ensemble de cours. Un sprint peut contenir plusieurs éléments de données d’apprentissage. Vous pouvez exécuter des tâches de migration dans chaque sprint.

Exécutions de sprints

Une exécution de sprint correspond au processus de lancement d’une tâche de migration d’un sprint. Vous pouvez l’interrompre à tout moment.

Réexécutions de sprints

Vous pouvez réexécuter un sprint de migration à tout moment une fois qu’il a été effectué. Cette situation se produit lorsque vous souhaitez ajouter les données à un élément de sprint et les migrer à nouveau vers l’application ou corriger les erreurs dans les fichiers CSV.

Spécification de fichier CSV

Learning Manager vous fournit un ensemble de spécifications CSV standard. Il est recommandé de parcourir ces spécifications CSV avant de démarrer le processus de migration. L’administrateur d’intégration de votre organisation peut analyser les formats de données existants et les mapper pour qu’ils correspondent aux éléments de modèle CSV fournis par Learning Manager.

Balises du projet de migration

Adobe Systems recommande d’utiliser un ensemble de mots-clés comme balises pour identifier facilement vos projets de migration dans l’application Learning Manager. Ces balises vous permettent d’identifier facilement vos projets en interne dans l’application Learning Manager à tout moment.

Module sans contenu

Learning Manager permet de charger un module dépourvu de contenu. Adobe Systems le considère comme un module sans contenu dans Learning Manager. Si vous souhaitez migrer certaines données héritées depuis votre LMS existant sans nécessiter de contenu, vous pouvez charger le fichier module_version.csv sans référence d’URL.

Spécifications et exemples de fichiers CSV csv

Vous trouverez ci-dessous les spécifications CSV standard que vous pouvez utiliser pour effectuer le mappage avec les données de migration de votre LMS existant. Cliquez sur les fichiers csv-specifications et sample-csvs pour télécharger les fichiers ZIP. Le fichier csv-specifications.zip téléchargé contient sept feuilles Excel. Ces feuilles sont des spécifications contenant des descriptions qui permettent de savoir comment remplir les fichiers .csv. Les fichiers .csv correspondants doivent contenir les données de chaque champ au format requis comme expliqué dans ces fichiers .xlsx.

Learning Manager prend en charge les valeurs de date et d’heure aux formats UTF 8 et 32 bits uniquement. Vous risquez d’obtenir des erreurs lors de la migration si vous mentionnez une date dans les fichiers CSV dont la date est hors limites comme 2038-07-17T08:53:21.000Z ou 1980-04-17T08:13:25,322Z.

Vous devez tenir compte des dépendances suivantes sur les fichiers CSV lors de l’importation :

Procédure de migration migrationprocedure

Avant de commencer la procédure de migration, il est important de noter les points suivants :

Création de comptes FTP et Box creatingftpandboxaccounts

La planification de votre projet de migration est très importante. Il est recommandé de diviser vos projets en plusieurs sprints et d’identifier clairement ce que vous souhaitez migrer dans chaque version. Il peut même être judicieux d’effectuer une validation après chaque sprint afin d’être sûr des données migrées dans ce sprint, au lieu de procéder à une grande phase de validation à la fin du projet. Avant de débuter le sprint dans le cadre de votre projet de migration, vous devez télécharger les fichiers CSV des données et du contenu respectivement sur les serveurs FTP et Box. Si vous ne disposez pas de comptes pour FTP et Box personnalisés, vous pouvez les créer.

Créer un compte Box

Créez un dossier de chargement du contenu en procédant comme pour le dossier FTP. Cliquez sur Migration dans le volet de gauche, puis sur Demander le dossier de téléchargement en bas de la page qui s’affiche.

Vous recevrez un courrier électronique depuis Box contenant un lien vers le dossier partagé. Si vous n’avez pas de compte Box, cliquez sur S’inscrire et créez un compte. Les instructions de connexion sont envoyées à l’ID de messagerie de l’administrateur d’intégration.

Chargement des données (fichiers .csv) vers des dossiers FTP ou Box

La création d’un compte FTP ou Box est une condition préalable à la création d’un projet de migration. À ce stade, vous pouvez donc créer un projet de migration et un sprint dans l’application Learning Manager. Reportez-vous à Procédure de migration des données et du contenu dans cette page pour créer un projet de migration.

Dans le compte FTP ou Box, cliquez sur le nom de dossier de votre projet puis sur le nom du sprint. À l’intérieur du dossier du sprint, vous pouvez télécharger les fichiers de données CSV que vous avez l’intention de migrer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Charger les fichiers en haut du serveur FTP ou Box, puis déposez les fichiers .csv. Un exemple d’instantané après le chargement sur FTP est présenté ci-dessous pour référence.

Vous pouvez revenir au projet de migration Learning Manager, puis cliquer sur Actualiser et afficher tous les types de données .csv répertoriés dans votre sprint de migration.

Charger le contenu de formation vers les dossiers de contenu

Chargez le contenu de formation de votre LMS existant vers votre compte Box. Si vous avez déjà créé le projet de migration et le sprint, il se peut que le compte Box ait rempli leur champ de nom. Vous pouvez charger le contenu dans le même chemin d’accès. Reportez-vous à Procédure de migration des données et du contenu dans cette page pour créer un projet de migration.

Vous pouvez glisser et déposer des fichiers de contenu ou cliquez sur Charger puis sélectionnez les fichiers depuis votre bureau. Si la taille de fichier du contenu est considérable, il est possible que le chargement des fichiers prenne un certain temps. Selon la taille du fichier, le temps nécessaire au téléchargement des fichiers vers votre compte Box varie.

Un exemple de capture d’écran du compte Box après y avoir téléchargé du contenu est illustré ci-dessous pour référence :

Fichiers dans le compte Box

Une fois les fichiers chargés dans votre compte Box, veillez à préciser le chemin d’accès relatif à ce fichier de contenu Box dans le fichier module_version.csv. Vous devez impérativement indiquer le chemin d’accès au contenu du module.

Une fois que vous êtes connecté aux serveurs FTP et Box et que vous avez chargé le contenu, les emplacements des fichiers CSV s’affichent dans Learning Manager comme le montre la capture d’écran ci-dessous.

Emplacements CSV dans le compte Box

Procédure de migration des données et du contenu dataandcontentmigrationprocedure

La procédure de migration des données et du contenu de votre LMS d’entreprise vers Learning Manager est expliquée comme suit :

Consultez les conditions préalables à la migration avant de débuter celle-ci. Reportez-vous à Spécifications et exemples de fichiers CSV dans cette page et préparez les fichiers CSV pour la migration des données et du contenu.

Vérification de la migration registration

Après avoir migré les données et le contenu de formation depuis l’ancien LMS de votre entreprise, vous pouvez vérifier les données et le contenu importés à l’aide de différentes fonctionnalités liées aux objets de formation. Par exemple, vous pouvez vous connecter à l’application Learning Manager en tant qu’administrateur et vérifier que les données et le contenu des modules et cours importés sont disponibles.

Mise à jour lors de la migration retrofittinginmigration

Cette fonctionnalité d’intégration vous permet de mettre à jour les données d’historique pour un objet d’apprentissage d’un système de gestion de l’apprentissage vers un cours actif qui est créé dans Learning Manager.

Vous trouverez ci-dessous les spécifications CSV standard que vous pouvez utiliser pour effectuer le mappage avec les données de migration de votre LMS existant. Cliquez sur les fichiers csv-specifications et sample-csvs pour télécharger les fichiers ZIP. Le fichier csv-specifications.zip téléchargé contient quatre feuilles Excel. Ces feuilles sont des spécifications contenant des descriptions qui permettent de savoir comment remplir les fichiers .csv. Les fichiers .csv correspondants doivent contenir les données de chaque champ au format requis comme expliqué dans ces fichiers .xlsx.

1-enrollment.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_enrollment.csv.

2-certification_enrollment.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_certification_enrollment.csv.

3-learning_program_enrollment.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_learning_program_enrollment.csv.

4-user_course_grades.xlsx-contient des descriptions des métadonnées requises pour le fichier retrofit_user_course_grades.csv.
csv-specifications.zip

Résolution des problèmes de migration troubleshootingmigrationissues

Cliquez ici pour en savoir plus sur la solution de rechange/la résolution des problèmes que rencontrent les administrateurs d’intégration lors de la migration de données et du contenu depuis leur LMS existant vers l’application Learning Manager.

Conseils pour la gestion des utilisateurs usermanagement

Dans cette rubrique, vous trouverez certains conseils pour comprendre comment les utilisateurs sont considérés et gérés par Learning Manager. Ces concepts vous aideront à mieux gérer les utilisateurs lorsque vous utilisez les fonctionnalités d’importation de CSV, de connecteurs et de migration dans Learning Manager.

ID Learning Manager captivateprimeids

Learning Manager propose deux types d’ID uniques aux utilisateurs :

Learning Manager prend en charge l’UUID pour fournir aux entreprises de la flexibilité dans le contrôle des comptes utilisateurs. En tant qu’administrateur, si vous avez l’UUID des utilisateurs dans un compte, vous pouvez modifier les ID de messagerie des utilisateurs pour ce compte.

Scénario d’utilisation d’un UUID au sein d’une entreprise

Imaginez un scénario dans lequel un employé A rejoint une société nommée Learning Manager, en tant que sous-traitant. Pendant la période du contrat, la société Learning Manager ne peut pas fournir l’ID de messagerie de la société comme A@example.com, au lieu de cela, l’entreprise peut uniquement prendre en compte le compte e-mail personnel de l’employé, par exemple : A@gmail.com. Après avoir terminé 6 mois de période contractuelle, si le même employé A rejoint Learning Manager en tant qu’employé à temps plein, Learning Manager peut vouloir modifier son ID de messagerie en ID de messagerie de l’entreprise : A@example.com.

Avoir un accès UUID au compte utilisateur sera bénéfique pour la société Learning Manager dans le scénario mentionné ci-dessus. L’entreprise Learning Manager peut facilement remplacer l’ID de messagerie personnel de l’employé A par un ID de messagerie officiel. Les dossiers de l’employé pertinents pour ce compte ne sont pas affectés par cette modification.

Identification d’utilisateur unique singleuseridentification

Learning Manager identifie et mémorise la manière dont un utilisateur unique est ajouté, par exemple par auto-inscription, en utilisant le chargement CSV ou l’interface utilisateur ou encore au moyen de l’API.

Affectation du rôle de gestionnaire assigningmanagerrole

Vous ne pouvez pas affecter un rôle de gestionnaire directement à un utilisateur dans Learning Manager. Un utilisateur X ne peut devenir un gestionnaire Learning Manager que lorsque vous définissez un attribut de gestionnaire de n’importe quel utilisateur (par exemple, Y) dans ce compte comme X.

Dans un scénario où X est le gestionnaire des utilisateurs, par exemple A, B et C, si X quitte l’entreprise, vous devez vous assurer que l’attribut de gestionnaire de A, B et C est défini en fonction du nouveau gestionnaire. Vous pouvez également définir temporairement l’attribut de gestionnaire de ces utilisateurs sur ROOT et lui affecter ultérieurement le nouveau nom du gestionnaire.

Pour plus d’informations sur cette rubrique, reportez-vous au contenu de l’aide suivant :