Best Practices für die Integration von Adobe Experience Manager und Creative Cloud

Adobe Experience Manager Assets ist eine DAM-Lösung (Digital Asset Management), die mit Adobe Creative Cloud integriert werden kann, um DAM-Benutzende bei der Zusammenarbeit mit Kreativ-Teams zu unterstützen und so die Kooperation beim Erstellen von Inhalten zu optimieren.

Adobe Creative Cloud bietet Kreativ-Teams ein System von Lösungen und Services, um digitale Assets zu erstellen. Dieses Angebot enthält Desktop-Programme und Mobile Apps, Cloud-Services wie Speicher mit Desktop-Synchronisierung oder Web-Erlebnis sowie Marktplätze wie Adobe Stock.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, welche Integration Sie zwischen Desktop und DAM-Enterprise-System abhängig vom Nutzungsszenario und von den entsprechenden Best Practices für die Verbindungs-Workflows wählen sollten.

Kooperationsanforderungen von Kreativen, Marketern und DAM-Benutzenden

Adobe-Angebote zur Unterstützung von Kooperationsbedarf

Dieser Artikel konzentriert sich in erster Linie auf die ersten beiden Aspekte der Zusammenarbeit. Die Verteilung und Beschaffung von Vermögenswerten im entsprechende Maß wird kurz als Verwendungsfall genannt. Für solche Lösungen sollten Sie Adobe Brand Portal oder Asset Share Commons beachten. Alternative Lösungen wie Brand Portal, Lösungen, die auf Basis von Asset Share Commons-Komponenten oder Link-Freigabe mithilfe von Experience Manager Assets erstellt werden können, sind auf Grundlage der spezifischen Anforderungen zu prüfen.

Zuordnen von Nutzungsszenarien und Adobe-Lösungen

Um Nutzungsszenarien zum Verteilen von Assets zu unterstützen, sollten andere Lösungen in Betracht gezogen werden:

• Brand Portal für ein konfigurierbares SaaS-Add-on für Experience Manager Assets zum Veröffentlichen von Assets.
• Benutzerdefinierte Lösungen auf Grundlage der Asset Share Commons-Code-Basis.
• Experience Manager-Linkfreigabe, um Assets ad hoc mithilfe von Links freizugeben.
• Experience Manager Assets-Web-Oberfläche mit Bereichen für externe Parteien, die über die Experience Manager-Zugriffssteuerung und mit notwendigen IT-/Netzwerkkonfigurationsanpassungen abgesichert sind, sodass diese externen Benutzenden Zugriff auf Experience Manager erhalten.

Grundlegende Konzepte und Nutzungsszenarien

Glossar der allgemeinen Begriffe

• Laufende Arbeit oder laufende kreative Arbeit (Work-In-Progress, WIP): Eine Phase im Asset-Lebenszyklus, in der ein Asset mehrfach geändert wird und in der Regel noch nicht zur Freigabe für breitere Teams bereit ist.
• Fertige Kreativ-Assets: Assets, die für ein größeres Team freigegeben werden können oder die vom Kreativ-Team für die Freigabe mit Marketing- oder LOB-Teams ausgewählt oder genehmigt wurden.
• Asset-Genehmigungen: Der Genehmigungsprozess, der für Assets ausgeführt wird, die bereits auf DAM hochgeladen wurden. Dazu gehören in der Regel Markengenehmigungen, Genehmigungen usw.
• Abgeschlossenes Asset: Ein Asset, für das alle Genehmigungen/Metadaten-Tagging durchgeführt wurden und das bereit für die Verwendung durch das breitere Team ist. Ein solches Asset wird in DAM gespeichert und allen (bzw. allen interessierten) Benutzern zur Verfügung gestellt. Es kann in Marketing-Kanälen oder von Kreativ-Teams verwendet werden, um Designs zu erstellen.
• Kleinere Asset-Aktualisierung/-Änderung: Schnelle, kleine Änderung an einem digitalen Asset. Diese wird häufig aufgrund einer Retuschieranfrage oder einer kleineren Bearbeitungsanfrage, einer Asset-Überprüfung oder einer Genehmigung (z. B. Neupositionierung, Änderung der Textgröße, Anpassung der Sättigung/Helligkeit, Farbe usw.) durchgeführt.
• Größere Asset-Aktualisierung/-Änderung: Änderung eines digitalen Assets, die viel Arbeit erfordert und manchmal über einen längeren Zeitraum erfolgen muss. Diese umfasst in der Regel mehrere Änderungen. Das Asset muss während der Aktualisierung mehrmals gespeichert werden. Bei umfangreichen Asset-Aktualisierungen wird das Asset in der Regel in eine WIP-Phase versetzt.
• DAM: Digital Asset Management. In diesem Dokument wird der Begriff synonym mit Experience Manager Assets verwendet, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
• Kreativer Benutzer: Kreativprofi, der digitale Assets mit Creative Cloud-Programmen und -Services erstellt. In einigen Fällen kann ein kreativer Benutzer Mitglied eines Kreativ-Teams sein, das möglicherweise Creative Cloud verwendet, aber keine digitalen Assets erstellt (z. B. Creative Director oder Creative Team Manager).
• DAM-Benutzer: Ein typischer Benutzer eines DAM-Systems. Je nach Organisation kann ein DAM-Benutzer ein Marketing- oder Nicht-Marketing-Benutzer sein, z. B. Branchenbenutzer, Bibliothekar, Vertriebsmitarbeiter usw.

Überlegungen zur Integration von Experience Manager und Creative Cloud○

• Siehe Best Practices für das Desktop-Programm
• Siehe Adobe Stock-Integration
• Siehe Adobe Asset Link

Dies ist eine kurze Zusammenfassung von Best Practices für die Integration von Experience Manager und Creative Cloud. Lesen Sie den Rest dieses Dokuments, um detaillierte Informationen dazu zu erhalten.

• Für Kreativprofis, die in Photoshop, InDesign oder Illustrator arbeiten: Adobe Asset Link bietet ein optimales Benutzererlebnis, einschließlich der ordnungsgemäßen Abwicklung laufender Arbeiten an aus Experience Manager ausgecheckten Assets.
• Für einen vereinfachten Desktop-Zugriff auf Assets in beliebigen allgemeinen Dateiformaten oder Applikationen: Verwenden Sie das Experience Manager-Desktop-Programm.
• Verstehen, warum und wann Assets in DAM gespeichert werden: Aktualisierungen, die dem größeren Team in Ihrer Organisation zur Verfügung zu stellen sind.
• Beachten des Volumens freigegebener Assets: Wenn Ihr Anwendungsfall die Asset-Verteilung ist, könnten Governance und Sicherheit die wichtigsten Aspekte sein. Erwägen Sie die Verwendung von Tools, die für eine skalierte Vorgehensweise entwickelt wurden, wie z. B. Brand Portal.
• Wissenswertes über den Asset-Lebenszyklus: Sie müssen wissen, welche Assets in Ihrer Organisation von den verschiedenen Teams genutzt werden.
• Sorgfältige Verarbeitung häufiger Asset-Speichervorgänge: Adobe Asset Link übernimmt diese Aufgabe für Sie – mit PS, AI und ID. Führen Sie für andere Programme keine laufenden Arbeitsaufgaben im zugeordneten/freigegebenen Ordner aus, es sei denn, Sie benötigen alle Änderungen in DAM.

Zugriff auf Adobe Stock-Assets aus Assets

Die Integration von Experience Manager und Adobe Stock ermöglicht Experience Manager-Benutzenden die Suche, Vorschau, Lizenzierung und Speicherung von Assets aus Adobe Stock in Experience Manager. Lizenzierte und gespeicherte Stock-Assets verfügen über ausgewählte Stock-Metadaten, mit denen Suchvorgänge über zusätzliche Filter durchgeführt werden können.

Einige wichtige Punkte zu dieser Integration:

• Wenn Assets aus Adobe Stock in Experience Manager gespeichert werden, werden sie zu regulären Assets. Die Binärdateien werden im Experience Manager-Repository gespeichert. Einige zu Adobe Stock gehörige Metadaten werden für das Asset in Experience Manager gespeichert. Ansonsten verläuft die Erfassung wie bei jeder anderen Datei. Wenn beispielsweise Smart-Tags aktiv sind, werden die Tags beim Speichern diesen Assets hinzugefügt.
• Das in Experience Manager gespeicherte Asset ist eine Kopie, kein Link zurück zu Adobe Stock.

Arbeiten mit Assets, die aus Adobe Stock in Experience Manager inCreative Cloud gespeichert wurden. Diese Integration ist unabhängig von Adobe Asset Link, aber Adobe Asset Link erkennt diese Assets, die aus Stock gespeichert wurden, und zeigt zusätzliche Metadaten und ein Adobe Stock-Logo auf diesen Assets in der Adobe Asset Link-Erweiterungs-Benutzeroberfläche in Photoshop, Illustrator oder InDesign an. Die Dateien sind zum Durchsuchen, Öffnen usw. verfügbar, da sie durch das Speichern in Experience Manager zu regulären Assets werden.
Kreativprofis, die in Creative Cloud-Programmen mit vorhandenerAdobe Asset Link-Erweiterung arbeiten, haben zusätzlich zum Zugriff auf bereits lizenzierte Assets aus Adobe Stock in Experience Manager auch Zugriff auf das Creative Cloud-Libraries-Bedienfeld, um Adobe Stock-Assets zu suchen, in einer Vorschau anzuzeigen und zu lizenzieren.
Assets aus Adobe Stock, die lizenziert und in Experience Manager gespeichert wurden, stehen umfangreicheren Teams zur Verfügung, die auf die Experience Manager Assets-Implementierung zugreifen. Kreativprofis hingegen, die Assets aus Adobe Stock über das Creative Cloud-Libraries-Bedienfeld lizenzieren, stehen die Assets standardmäßig lediglich in ihrem eigenen Creative Cloud-Konto zur Verfügung.

Informationen zum Speichern von Assets in DAM

Für das Entwickeln eines effizienten Workflows zwischen Kreativ-Teams und Marketing-/Branchen-Teams sowie für die Auswahl der besten Begleitfunktionen ist es wichtig zu verstehen, wann und warum Assets in DAM gespeichert werden.

Warum Assets in DAM gespeichert werden

Das Speichern von Assets in DAM macht sie leicht zugänglich und auffindbar. Es wird sichergestellt, dass die Assets von verschiedenen Benutzern in der gesamten Organisation oder im gesamten System genutzt werden, z. B. von Kunden, Partnern usw.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich dafür, nur Assets zu speichern, die für nachgelagerte Marketing-/Branchenprozesse (Veröffentlichen in Kanälen wie dem Internet über Experience Manager Sites oder in anderen Kanälen wie Marketing Cloud oder Advertising Cloud, die von Adobe Experience Cloud bereitgestellt und von Analytics Cloud bewertet werden, Bereitstellung für Benutzende/Partnerinnen und Partner usw.) relevant sind. Außerdem speichern Organisationen Assets, für die möglicherweise ein Prüfungs-/Genehmigungsprozess in DAM erfolgt. Auf diese Weise werden hauptsächlich Assets in DAM gespeichert, die mit hoher Wahrscheinlichkeiten genutzt werden, und das Speichern von Assets im Leerlauf wird vermieden.

Die Speicherung von Assets hängt außerdem von Überlegungen zu technischen Aspekten und zur Ressourcennutzung ab. DAM bietet zusätzliche Services rund um gespeicherte Assets, darunter Extrahieren von Metadaten, Versionierung, Erstellen von Vorschauen/Transcodierung, Verwalten von Referenzen und Hinzufügen von Informationen zur Zugriffssteuerung. Diese Services erfordern zusätzlich Zeit und Infrastrukturressourcen.

Häufig ist das Speichern aller Assets und Aktualisierungen nicht empfehlenswert. Beispiel: Wenn Aktualisierungen von schlechter Qualität sind und einen unverhältnismäßigen Ressourcenverbrauch aufweisen, sollten die Assets nicht in DAM gespeichert werden.

Wann Assets in DAM gespeichert werden

Kreativ-Teams (und Organisationen) sind in der Regel nicht daran interessiert, Assets in jeder Phase des Asset-Lebenszyklus zu speichern. Beispielsweise vermeiden sie das Speichern von Assets in den folgenden Fällen:

• Assets, die noch nicht abgeschlossen sind, oder zum Experimentieren verwendet werden.
• Assets, die den Prüfungszyklus des Kreativ-Teams/internen Teams nicht bestehen.
• Verglichen mit dem betreffenden Asset verfügt das Team über bessere Beispiele für seine Arbeit, um sie externen Teams vorzustellen.

In der Regel werden Assets der folgenden Klassen in DAM gespeichert:

• Assets, die einen bestimmten Reifegrad erreicht haben und als bereit zur Freigabe für andere Benutzer gelten.
• Assets, die vorab vom Kreativ-Team ausgewählt wurden.
• Bestimmte Asset-Formate, die vom Marketing-Team verwendet werden können oder abhängig von einem bestimmten Vertrag bzw. einer Vereinbarung angefordert wurden (z. B. aus RAW-Dateien konvertierte JPG-Dateien, TIFF-Dateien/-Bilder aus PSD-Originaldateien).

Wann Aktualisierungen von Assets in DAM gespeichert werden

In der Regel sollten nur Aktualisierungen von Assets in DAM gespeichert werden, die für den Großteil der DAM-Benutzer relevant sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzern (Marketing- und ähnliche Funktionen) in der DAM-Asset-Zeitleiste nur relevante Versionen angezeigt werden.

Normalerweise handelt es sich dabei um Änderungen in Bezug auf die wichtigsten Meilensteine im Asset-Lebenszyklus. Beispielsweise sollte das ursprüngliche fertige Marketing-Asset oder eine offizielle Aktualisierung basierend auf Anfragen/Überprüfungen durch das Kreativ-Team in DAM gespeichert und versioniert werden.

Die Aktualisierung des Kreativ-Teams zur Überprüfung durch das Marketing-Team nach einer Änderungsanfrage für ein vorhandenes Asset in DAM ist ein Beispiel für eine relevante Aktualisierung. Diese sollte als Referenzmaterial oder zum Zurücksetzen auf die letzte Version in DAM gespeichert und versioniert werden.

Es folgen Beispiele für Updates, die normalerweise nicht relevant sind:

• Frühe Versionen von Assets, die hochgeladen wurden, bevor sie für die Marketingüberprüfung bereit waren
• Häufige kreative Änderungen am Asset in der WIP-Phase, bevor die Kreativ- und Marketing-Teams das Asset für fertig erklären

Benutzerzugriff auf DAM

Assets unterstützt zwei Arten von Benutzenden, basierend auf deren Zugriff auf die Assets-Implementierung. Normalerweise haben Benutzer innerhalb des Unternehmensnetzwerks (Firewall) direkten Zugriff auf DAM. Andere Benutzer außerhalb des Unternehmensnetzwerks haben dagegen keinen direkten Zugriff. Der Benutzertyp bestimmt, welche Integrationen aus technischer Sicht verwendet werden können.

Kreative Benutzer mit direktem Zugriff auf DAM

Normalerweise haben interne Kreativ-Teams oder Agenturen/Kreativprofis, die in das interne Netzwerk eingegliedert sind, Zugriff auf die DAM-Bereitstellung, einschließlich Experience Manager-Anmeldung. Die Experience Manager- und die Netzwerkinfrastruktur können so eingerichtet werden, dass externen Parteien – normalerweise vertrauenswürdige Organisationen wie Agenturen, die für Kundschaft arbeiten – direkter Zugriff ermöglicht wird und diese über das Netzwerk (z. B. über VPN oder IP-Zulassungsliste) auf Experience Manager zugreifen können.

In solchen Fällen bietet Adobe Asset Link oder das Experience Manager-Desktop-Programm einfachen Zugriff auf abgeschlossene/genehmigte Assets und ermöglicht das Speichern fertiger Kreativ-Assets in DAM.

Kreativprofis ohne Zugriff auf DAM

Externe Agenturen oder Freiberufler ohne direkten Zugriff auf die DAM-Implementierung benötigen möglicherweise Zugriff auf genehmigte Assets oder möchten ihre neuen Designs in DAM hinzufügen.

Stellen Sie mit den folgenden Strategien Zugriff auf abgeschlossene/genehmigte Assets bereit:

• Verwenden des Desktop-Programms, wenn Asset Link nicht funktioniert.
• Verwenden von Experience Manager Assets Brand Portal, um Assets sicher an externe Partner zu verteilen.
• Verwenden einer benutzerdefinierten Implementierung eines Verteilungs- und Quellportals auf Basis von Asset Share Commons.
• Verwenden der in Experience Manager eingerichteten Zugriffssteuerung und der erforderlichen Netzwerkinfrastruktur (z. B. VPN und IP-Zulassungsliste), um externen Parteien Zugriff auf einen speziellen Inhaltsbereich in Ihrem DAM-System zu gewähren. Sie können über die Experience Manager-Web-Benutzeroberfläche Assets abrufen und neue Inhalte in Ihr DAM-System hochladen.

Laufende Arbeiten an Assets über Experience Manager

Wie in diesem Dokument erläutert, wird empfohlen, umfangreiche Aktualisierungen für Assets, auch als laufende Arbeiten bezeichnet, durchzuführen, ohne dass alle in der lokalen Datei gespeicherten Bearbeitungen ebenfalls als Änderungen in Experience Manager hochgeladen werden. Dies beschleunigt die Arbeit von Desktop-Benutzern, schränkt die verwendete Netzwerkbandbreite ein und sorgt dafür, dass die Assets-Zeitleiste „sauber“ bleibt und auf kontrollierte, größere Aktualisierungen ausgerichtet ist.

Adobe Asset Link bietet eine gute Unterstützung für dieses Nutzungsszenario:

• Wenn Benutzende in Photoshop, InDesign oder Illustrator eine Datei bearbeiten möchten, checken sie das jeweilige Asset aus.
• Das Asset wird im Hintergrund heruntergeladen und in die vom Creative Cloud-Desktop-Programm mit der Festplatte synchronisierten Creative Cloud-Konten der Benutzenden platziert. In Experience Manager wird die Checkout-Markierung auf dem Asset umgeschaltet, um Bearbeitungskonflikte zu minimieren.
• Von diesem Zeitpunkt an arbeiten die Benutzer in einer Datei, die lokal am synchronisierten Speicherort abgelegt ist. Sie können weiterarbeiten und die erforderlichen Änderungen so oft wie gewünscht speichern.
• Da sich das Asset im Creative Cloud-Konto befindet, ist es auch auf etwaigen anderen Benutzergeräten verfügbar (z. B. zum Öffnen oder Bearbeiten in einer dedizierten Creative Cloud-Mobile-App). Außerdem kann es für andere Creative Cloud-Benutzer zwecks Zusammenarbeit freigegeben werden.
• Wenn kreative Benutzer keine weiteren Änderungen vornehmen möchten, können sie diese Datei in ihrem Creative Cloud-Programm mit einem optionalen Kommentar einchecken. Das entsprechende Asset in Experience Manager wird versioniert und mit der neuen Binärdatei aktualisiert. Experience Manager-Benutzende wie Marketer oder Branchenbenutzende haben über die Zeitleisten-Benutzeroberfläche von Experience Manager Assets Zugriff auf wichtige Asset-Änderungen oder Meilensteine.

Experience Manager Desktop App bietet eine Netzwerkfreigabe für in der nativen App geöffnete Assets. Standardmäßig werden alle lokalen Änderungen nach kurzer Zeit automatisch in Experience Manager hochgeladen. Mit einer solchen Konfiguration werden häufig gespeicherte Inhalte während der laufenden Arbeit in Experience Manager hochgeladen und versioniert, sodass beträchtlicher Netzwerk-Traffic und potenzielle Herausforderungen mit der Skalierbarkeit entstehen – ganz zu schweigen von den unnötigen Versionen in Experience Manager.

In diesem Fall wird empfohlen, die Option zum Deaktivieren automatischer Aktualisierungen im Experience Manager-Desktop-Programm zu verwenden und Asset-Änderungen manuell in Experience Manager hochzuladen. Dabei wird die Aktion zum Hochladen von Assets in der Asset-Status-Benutzeroberfläche in dem Programm genutzt.

Massen-Upload in DAM

In einigen Szenarien müssen Sie möglicherweise eine größere Anzahl von Dateien gleichzeitig in DAM hochladen. Beispiele dafür sind:

• Hochladen der Ergebnisse von Foto-Shootings oder größeren Projekten
• Hochladen von Assets von Kreativagenturen
• Hochladen von Assets aus einem größeren Satz, wenn die Auswahl außerhalb von DAM erfolgt

Die Beschreibung bezieht sich auf das betriebsbedingte Hochladen von Dateien (z. B. jede Woche oder bei jedem Foto-Shooting) als normaler Teil des Workflows von Desktop-Benutzenden. Das Migrieren großer Assets wird hier nicht behandelt.

Sie können die folgenden Upload-Funktionen nutzen:

• Um große/hierarchische Ordner stapelweise hochzuladen, verwenden Sie das Experience Manager-Desktop-Programm mit Funktionen zum Hochladen von Ordnern. Sie können auch hierarchische Ordnerstrukturen hochladen. Das Hochladen von Assets erfolgt im Hintergrund und ist daher nicht an eine Webbrowser-Sitzung gebunden.
• Wenn Sie mehrere Dateien aus einem einzelnen Ordner hochladen möchten, ziehen Sie die Dateien direkt in die Web-Oberfläche oder verwenden Sie die Option „Erstellen“ in der Web-Benutzeroberfläche von Assets.
• Je nach Ihren Geschäftsanforderungen können Sie auch benutzerdefinierte Upload-Programme verwenden.

Verwalten digitaler Assets direkt auf dem Desktop

Wenn Sie digitale Assets mithilfe von Netzwerk-Dateifreigaben verwalten, kann stattdessen einfach die über das Experience Manager-Desktop-Programm zugeordnete Netzwerkfreigabe verwendet werden. Beim Übergang von Netzwerk-Dateifreigaben stellt die Web-Benutzeroberfläche von Experience Manager einen umfangreichen Satz von Digital-Asset-Management-Funktionen bereit, die weit über die Möglichkeiten einer Netzwerkfreigabe hinausgehen (Suche, Sammlungen, Metadaten, Zusammenarbeit, Vorschauen usw.). Außerdem bietet das Experience Manager-Desktop-Programm einen praktischen Link zur Verbindung des Server-seitigen DAM-Repositorys mit Arbeiten auf dem Desktop.

Verwenden Sie das Experience Manager-Desktop-Programm nicht für die direkte Verwaltung von Assets in der Netzwerkfreigabe von Assets. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung des Experience Manager-Desktop-Programms zum Verschieben/Kopieren mehrerer Dateien. Verwenden Sie stattdessen die Web-Benutzeroberfläche von Assets, um Ordner aus dem Finder/Explorer in die Netzwerkfreigabe zu ziehen, oder verwenden Sie die Funktion „Ordner hochladen“ von Assets.

Asset-Migration

Informationen zum Planen und Ausführen von Asset-Migrationen von vorhandenen Systemen in ein neues System oder Migrieren großer Mengen von auf Servern gespeicherten Assets finden Sie im Migrationshandbuch. Experience Manager-Desktop-Programm und Integrationen aus Experience Manager in Creative Cloud unterstützen keine derartigen Migrationen. Aufgrund der großen Menge an aufzunehmenden Assets und der zusätzlichen Anforderungen rund um Metadatenzuordnungen, Transformationen und Aufnahmen sollten Migrationen mithilfe anderer Tools und Ansätze erfolgen.

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