Best Practices für das AEM-Desktop-Programm v1.10 aem-desktop-app-best-practices

Öffnen von Dateien über die AEM Assets-Web-Benutzeroberfläche auf dem Desktop. Über die Web-Benutzeroberfläche können Sie Assets auf dem Desktop (in Finder, Explorer) anzeigen oder ein Asset mithilfe eines Desktop-Programms öffnen.

Checkout und Einchecken. Assets kann zur Bearbeitung ausgecheckt werden und wird in AEM Assets als gesperrt markiert. Nach dem Bearbeiten können die Assets dann wieder eingecheckt und damit entsperrt werden.

Speichern von Änderungen in Dateien. Sämtliche Änderungen, die Sie in einer Datei in einer Netzwerkfreigabe speichern, werden automatisch in AEM hochgeladen. Außerdem wird eine neue Version erstellt.

Platzieren von verknüpften Assets in anderen Dokumenten. In Programmen wie Creative Cloud (Adobe Photoshop, Adobe InDesign und Adobe Illustrator) können Sie eine externe Datei als Verknüpfung platzieren. Sie können beispielsweise ein Bild in einem InDesign-Dokument platzieren. In diesem Fall können Sie mit der Bereitstellung der Netzwerkfreigabe Assets aus der AEM zur Platzierung durchsuchen und auswählen. Das Platzieren verknüpfter Dateien funktioniert auch in einigen Nicht-Adobe-Apps wie MS® Office.

Auflösen von Verweisen in AEM. Wenn sowohl die platzierten Dateien als auch die Hauptdateien mit dem Link in AEM gespeichert sind, können Server-seitige Informationen zu den Asset-Verweisen automatisch bereitgestellt werden.

Greifen Sie über den Desktop auf das Asset zu. In der bereitgestellten Netzwerkfreigabe bietet ein Kontextmenü das Dialogfeld "More Info"(größere Vorschau, wichtige Metadaten) und die Möglichkeit, ein Asset in der AEM Benutzeroberfläche zu öffnen.

Hochladen großer, hierarchischer Ordner als Stapel. Wenn Sie in AEM Benutzeroberfläche die Option Erstellen > Ordner hochladen verwenden, um Assets hochzuladen, lädt das AEM Desktop-Programm die ausgewählte Ordnerhierarchie in den AEM im Hintergrund hoch. Der Upload-Fortschritt wird über eine dedizierte Benutzeroberfläche im Desktop-Programm überwacht.

Verwenden Sie nicht das AEM-Desktop-Programm, um Assets vom Desktop aus zu verwalten. Das AEM-Desktop-Programm wurde nicht als Ersatz für Netzlaufwerke entwickelt. Verwenden Sie stattdessen die folgenden Funktionen:

• AEM Assets-Web-Benutzeroberfläche für Digital Asset Management (Suchen oder Freigeben von Assets, Metadaten sowie Kopieren oder Verschieben).

• Folder Upload-Funktion des AEM-Desktop-Programms für den Uploads von großen, hierarchischen Ordnern.

Behandeln Sie AEM Desktop-Programm nicht als Client zur Desktop-Synchronisierung für AEM Assets. Der Hauptvorteil des AEM-Desktop-Programms besteht hier darin, dass sie einen „virtuellen“ Zugriff auf das gesamte Repository ermöglicht, während Programme zur Desktop-Synchronisierung normalerweise nur die Assets synchronisieren, die dem jeweiligen Benutzer gehören. AEM Desktop-Programm bietet eine gewisse Zwischenspeicherung und Hintergrund-Upload. Die Funktionsweise unterscheidet sich jedoch stark von typischen Synchronisierungsanwendungen wie dem Adobe Creative Cloud-Desktop-Programm oder Microsoft OneDrive.

Setzen Sie AEM-Desktop-Programm-Netzlaufwerke nicht zum regelmäßigen Speichern von Assets ein. Alle Speichervorgänge werden an AEM Assets übertragen. Daher ist es unpraktisch, intensive Bearbeitungsvorgänge direkt in dem bereitgestellten AEM Assets-Repository durchzuführen. Wird ein Asset direkt im bereitgestellten Repository bearbeitet, wird die Zeitleiste des Assets mit irrelevanten Versionen „vollgestopft“ und der Server wird durch Mehraufwand belastet.

Setzen Sie das AEM-Desktop-Programm nicht ein, um große Datenmengen von einer AEM-Instanz zu einer anderen zu migrieren. Informationen zum Planen und Ausführen von Asset-Migrationen finden Sie im Migrationshandbuch. Im Gegensatz dazu unterstützt das Desktop-Programm erstmalig in Adobe Experience Manager Massen-Uploads vonzahlreichen Assets.

Verwenden Sie die Funktionen zur Zusammenarbeit der Web-Benutzeroberfläche von AEM Assets, um kreativen Benutzern einen direkteren Zugang zu den richtigen Assets zu ermöglichen. Hierzu gehören etwa die Freigabe von Ordnern oder Sammlungen, die Bereitstellung von Smart-Sammlungen (gespeicherten Suchen) oder der Versand von Benachrichtigungen mit Verweisen zu den richtigen Assets. Kreative Benutzer können dann Desktop-Aktionen in der Web-Benutzeroberfläche verwenden, um schnell auf diese Assets auf ihrem Desktop zugreifen zu können.

Legen Sie geeignete Berechtigungen für Assets (Zugriffssteuerung) fest, um die Anzeige des DAM-Repositorys für kreative Benutzer zu vereinfachen, indem Sie im Grunde den Zugriff dieser Benutzer auf die benötigten/interessanten Assets beschränken:

• Bestimmte Bereiche, die für kreative Benutzer keine Relevanz haben, können den entsprechenden Benutzergruppen verweigert werden, damit sie diesen nicht angezeigt werden, auch nicht auf dem Desktop.

• Die meisten Assets in DAM sind endgültig und nicht zum Ändern vorgesehen. Solche Assets sollten für kreative Benutzer schreibgeschützt sein.

• Nur Assets, die geändert/überarbeitet werden müssen, sollten mit Schreibzugriff für kreative Benutzer versehen werden. Einige Organisationen verwenden AEM Projekte und die von ihnen erstellten Ordner zum Hosten von Assets, die noch geändert werden können.

Suchen Sie das Asset mithilfe der AEM Assets-Web-Benutzeroberfläche. Die Suche in AEM Assets ist nicht nur leistungsstark (Suchfacetten, gespeicherte Suchen), sondern bietet auch zusätzliche Funktionen, um das richtige Asset zu finden. Dazu gehören zusätzliche Filter wie die Möglichkeit, Assets basierend auf dem Status (Genehmigung, Ablauf), Sammlungen, Aufgaben, Benachrichtigungen und die Freigabe von Ordnern/Sammlungen für andere Benutzer/Gruppen zu suchen.

Nachdem Sie das Asset gefunden haben, verwenden Sie Desktop-Aktionen in AEM Benutzeroberfläche, um auf das Asset auf dem Desktop zuzugreifen.

Bei geringfügigen Aktualisierungen, etwa Anforderungen kleinerer Überarbeitungen im Genehmigungsprozess:

• Checken Sie die Datei aus und öffnen Sie sie auf dem Desktop.

• Aktualisieren Sie die Datei.

• Speichern Sie die aktualisierte Version. Das Asset wird aktualisiert und in der Zeitleiste wird die ursprüngliche Version zum Vergleich angezeigt.

Bei  umfassenden Aktualisierungen wie einer Änderungsanforderung, für die ein kleiner kreativer WIP-Zyklus erforderlich ist:

• Verwenden Sie die Option Anzeigen , um den entsprechenden Ordner auf dem Desktop zu öffnen.

• Kopieren Sie die Datei in einen WIP-Ordner außerhalb der zugeordneten AEM Assets-Freigabe. (Kopieren Sie die Datei beispielsweise in einen mit dem Adobe Creative Cloud-Desktop-Programm synchronisierten Ordner.)

• Arbeiten Sie an der Datei und speichern Sie sie zwischendurch. Die Änderungen werden nicht in AEM Assets gespeichert.

• Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, verschieben, kopieren oder speichern Sie die von AEM zugeordnete Datei, um sie als neue Version hochzuladen.

Verwenden Sie einen ordnungsgemäß konfigurierten Dispatcher. Verwenden Sie die AEM Dispatcher, um zusätzliche Sicherheit zu bieten, und stellen Sie sicher, dass sie für die AEM Desktop-Programm-Verbindung konfiguriert ist, um hinter einer Dispatcher zu AEM

Brandbreite sparen. Erwägen Sie, die Symbolvorschau in Finder in Mac zu deaktivieren, wenn Sie das bereitgestellte Repository mit Finder durchsuchen. Der Finder fordert jede Datei an, um eine Vorschau zu generieren, und bewirkt, dass das Desktop-Programm das Asset herunterlädt und lokal zwischenspeichert. Durch die Einsparung von Bandbreite wird auch das Benutzererlebnis für die Benutzer auf dem Desktop verringert. Dies sollte daher bei der Arbeit an Repositorys mit großen Assets oder begrenzter Bandbreite erfolgen.

Leistungsstärkere Asset-Uploads. Konfigurieren Sie das Workflow-Modell AEM Asset-Update als vorübergehend.

Begrenzen Sie die Server-CPU für Uploads. Stellen Sie sicher, dass der Parameter für die maximalen parallelen Workflow-Aufträge korrekt festgelegt ist, damit bei Uploads nicht die gesamte CPU ausgefüllt wird.