Best Practices für das AEM-Desktop-Programm v1.10 aem-desktop-app-best-practices

Dateien über die AEM Assets-Web-Benutzeroberfläche auf dem Desktop öffnen. Über die Web-Benutzeroberfläche können Sie Assets auf dem Desktop (im Finder, Explorer) anzeigen oder ein Asset mit einem Desktop-Programm öffnen.

Ein- und Auschecken. Assets kann zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Sie sind für den Benutzer in AEM Assets als gesperrt markiert. Nach dem Bearbeiten können die Assets dann wieder eingecheckt und damit entsperrt werden.

Speichern von Änderungen in Dateien. Sämtliche Änderungen, die Sie in einer Datei in einer Netzwerkfreigabe speichern, werden automatisch in AEM hochgeladen. Außerdem wird eine neue Version erstellt.

Platzieren von verknüpften Assets in anderen Dokumenten. In Programmen wie Creative Cloud (Adobe Photoshop, Adobe InDesign und Adobe Illustrator) können Sie eine externe Datei als Verknüpfung platzieren. Sie können beispielsweise ein Bild in einem InDesign-Dokument platzieren. In diesem Fall können Sie mit der Bereitstellung der Netzwerkfreigabe Assets aus AEM zur Platzierung durchsuchen und auswählen. Das Platzieren verknüpfter Dateien funktioniert auch in einigen Nicht-Adobe-Apps, wie MS® Office.

Auflösen von Verweisen in AEM. Wenn sowohl die platzierten Dateien als auch die Hauptdateien mit dem Link in AEM gespeichert werden, kann dies automatisch Server-seitige Informationen zu den Asset-Verweisen bereitstellen.

Greifen Sie über den Desktop auf das Asset. In der bereitgestellten Netzwerkfreigabe bietet ein Kontextmenü ein More Info Dialogfeld (größere Vorschau, wichtige Metadaten) und die Möglichkeit, ein Asset in der AEM-Benutzeroberfläche zu öffnen.

Große, hierarchische Ordner werden stapelweise hochgeladen. Wenn Sie die Option Erstellen > Ordner-Upload in der AEM-Benutzeroberfläche verwenden, um Assets hochzuladen, lädt das AEM-Desktop-Programm die ausgewählte Ordnerhierarchie im Hintergrund in AEM hoch. Der Upload-Fortschritt wird mit einer dedizierten Benutzeroberfläche in der Desktop-App überwacht.

Verwenden Sie das AEM-Desktop-Programm nicht zum Verwalten von Assets vom Desktop aus. Das AEM-Desktop-Programm wurde nicht als Ersatz für Netzlaufwerke entwickelt. Verwenden Sie stattdessen die folgenden Funktionen:

• AEM Assets-Web-Benutzeroberfläche für Digital Asset Management (Suchen oder Freigeben von Assets, Metadaten und Kopieren oder Verschieben).

• Folder Upload-Funktion des AEM-Desktop-Programms für den Uploads von großen, hierarchischen Ordnern.

Behandeln Sie das AEM-Desktop-Programm nicht als „Desktop Sync“-Client für AEM Assets. Der Hauptvorteil des AEM-Desktop-Programms besteht hier darin, dass sie einen „virtuellen“ Zugriff auf das gesamte Repository ermöglicht, während Programme zur Desktop-Synchronisierung normalerweise nur die Assets synchronisieren, die dem jeweiligen Benutzer gehören. Das AEM-Desktop-Programm bietet ein gewisses Maß an Zwischenspeicherung und Upload im Hintergrund. Es funktioniert jedoch sehr anders als typische „Sync“-Programme wie das Adobe Creative Cloud-Desktop-Programm oder Microsoft OneDrive.

Setzen Sie AEM-Desktop-Programm-Netzlaufwerke nicht zum regelmäßigen Speichern von Assets ein. Alle Speichervorgänge werden an AEM Assets übertragen. Daher ist es unpraktisch, intensive Bearbeitungsvorgänge direkt in dem bereitgestellten AEM Assets-Repository durchzuführen. Wird ein Asset direkt im bereitgestellten Repository bearbeitet, wird die Zeitleiste des Assets mit irrelevanten Versionen „vollgestopft“ und der Server wird durch Mehraufwand belastet.

Setzen Sie das AEM-Desktop-Programm nicht ein, um große Datenmengen von einer AEM-Instanz zu einer anderen zu migrieren. Informationen zum Planen und Ausführen von Asset-Migrationen finden Sie im Migrationshandbuch. Im Gegensatz dazu unterstützt das DesktopProgramm das Massenhochladengroßen Anzahl von Assets zum ersten Mal in Adobe Experience Manager.

Verwenden Sie die Funktionen zur Zusammenarbeit der Web-Benutzeroberfläche von AEM Assets, um kreativen Benutzern einen direkteren Zugang zu den richtigen Assets zu ermöglichen. Hierzu gehören etwa die Freigabe von Ordnern oder Sammlungen, die Bereitstellung von Smart-Sammlungen (gespeicherten Suchen) oder der Versand von Benachrichtigungen mit Verweisen zu den richtigen Assets. Kreative Benutzer können dann Desktop-Aktionen in der Web-Benutzeroberfläche verwenden, um schnell auf diese Assets auf ihrem Desktop zuzugreifen.

Legen Sie geeignete Berechtigungen für Assets (Zugriffssteuerung) fest, um die Anzeige des DAM-Repositorys für kreative Benutzer zu vereinfachen, indem Sie im Grunde den Zugriff dieser Benutzer auf die benötigten/interessanten Assets beschränken:

• Bestimmte Bereiche, die für kreative Benutzer keine Relevanz haben, können den entsprechenden Benutzergruppen verweigert werden, damit sie diesen nicht angezeigt werden, auch nicht auf dem Desktop.

• Die meisten Assets in DAM sind endgültig und nicht für Änderungen vorgesehen. Solche Assets sollten für kreative Benutzer schreibgeschützt sein.

• Nur Assets, die geändert/überarbeitet werden müssen, sollten mit Schreibzugriff für kreative Benutzer versehen werden. Einige Unternehmen verwenden AEM-Projekte und die von ihnen erstellten Ordner zum Hosten von Assets, die noch Änderungen unterliegen.

Verwenden Sie die AEM Assets-Web-Benutzeroberfläche, um das Asset zu finden. Die Suche in AEM Assets ist nicht nur leistungsstark (Suchfacetten, gespeicherte Suchen), sondern bietet auch zusätzliche Funktionen zum Finden des richtigen Assets. Dazu gehören zusätzliche Filter, wie die Möglichkeit, Assets basierend auf dem Status (Genehmigung, Ablauf), Sammlungen, Aufgaben, Benachrichtigungen und der Freigabe von Ordnern/Sammlungen für andere Benutzer/Gruppen zu suchen.

Nachdem Sie das Asset gefunden haben, verwenden Sie Desktop-Aktionen in der AEM-Benutzeroberfläche, um auf das Asset auf dem Desktop zuzugreifen.

Bei geringfügigen Aktualisierungen, etwa Anforderungen kleinerer Überarbeitungen im Genehmigungsprozess:

• Checken Sie die Datei aus und öffnen Sie sie auf dem Desktop.

• Aktualisieren Sie die Datei.

• Speichern Sie die aktualisierte Version. Das Asset wird aktualisiert und in der Zeitleiste wird die ursprüngliche Version zum Vergleich angezeigt.

Bei  umfassenden Aktualisierungen wie einer Änderungsanforderung, für die ein kleiner kreativer WIP-Zyklus erforderlich ist:

• Verwenden Sie die Option Einblenden , um den entsprechenden Ordner auf dem Desktop zu öffnen.

• Kopieren Sie die Datei in einen WIP-Ordner außerhalb der zugeordneten AEM Assets-Freigabe. (Kopieren Sie die Datei beispielsweise in einen mit dem Adobe Creative Cloud-Desktop-Programm synchronisierten Ordner.)

• Arbeiten Sie an der Datei und speichern Sie sie zwischendurch. Die Änderungen werden nicht in AEM Assets gespeichert.

• Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, verschieben, kopieren oder speichern Sie die von AEM zugeordnete Datei, um sie als neue Version hochzuladen.

Verwenden Sie eine ordnungsgemäß konfigurierte Dispatcher. Verwenden Sie die AEM Dispatcher für zusätzliche Sicherheit und stellen Sie sicher, dass sie für die AEM-Desktop-App-Verbindung zu AEM hinter einer Dispatcher konfiguriert ist

Sparen Sie. Erwägen Sie, die Symbolvorschau im Finder auf Mac zu deaktivieren, wenn Sie das bereitgestellte Repository mit dem Finder durchsuchen. Der Finder fordert jede Datei auf, eine Vorschau zu generieren, und veranlasst das Desktop-Programm, das Asset lokal herunterzuladen und zwischenzuspeichern. Da Bandbreite eingespart wird, verringert sich auch das Benutzererlebnis für die Benutzer auf dem Desktop. Daher sollte dies bei der Arbeit mit Repositorys mit großen Assets oder eingeschränkter Bandbreite erfolgen.

Leistungsfähigerer Asset-Upload. Konfigurieren Sie das Workflow-Modell AEM-Asset-Aktualisierung als Übergang.

Server-CPU für Uploads. Stellen Sie sicher, dass der Parameter Maximale Anzahl an parallelen Workflow-Aufträgen korrekt festgelegt ist, sodass beim Hochladen nicht alle CPU-Vorgänge erschöpft sind.