Bonnes pratiques d’intégration d’AEM et de Creative Cloud

Adobe Experience Manager Assets est une solution de gestion des actifs numériques (DAM) qui peut s’intégrer à Adobe Creative Cloud pour aider les utilisateurs de la gestion des actifs numériques à collaborer avec des équipes créatives, en rationalisant la collaboration dans le processus de création de contenu.

Adobe Creative Cloud offre aux équipes créatives un écosystème de solutions et de services pour leur permettre de créer des ressources numériques. Il comprend des applications de bureau et mobiles, des services de cloud tels que le stockage avec une synchronisation sur poste de travail ou une expérience web, ainsi que des places de marché telles qu’Adobe Stock.

Lisez ce qui suit pour savoir quelles intégrations choisir entre poste de travail et DAM d’entreprise selon votre cas d’utilisation et découvrir quelles sont les bonnes pratiques associées aux workflows de connexion.

Besoins de collaboration des créatifs, des marketeurs et des utilisateurs de DAM

Offres d’Adobe pour répondre aux besoins en matière de collaboration

Cet article se concentre principalement sur les deux premiers aspects des besoins de collaboration. La distribution et la source des ressources à grande échelle sont brièvement mentionnées comme cas d’utilisation. Pour répondre à ces besoins, pensez à Adobe Brand Portal ou à Asset Share Commons. D’autres solutions, telles que Portail de marque, qui peuvent être créées à partir des composants Asset Share Commons, Link Share, à l’aide de Experience Manager Assets, doivent être examinées en fonction de besoins spécifiques.

Mappage des cas d’utilisation

La légende des symboles :

• ✔✔ : solution préférée
• ✔ : solution acceptable
• ✘ : ne doit pas être utilisé dans ce cas d’utilisation

Remarques supplémentaires :

• (1) Le nombre d'actifs est inférieur : par exemple, un petit ensemble d’actifs liés à un projet ou une campagne
• (2) Un plus grand nombre d'actifs : par exemple, tous les actifs approuvés de l’organisation
• (3) Utilisez AEM fonction de dossier de téléchargement d’applications de bureau

Pour prendre en charge les cas d’utilisation de la distribution des ressources, d’autres solutions doivent être envisagées :

• Brand Portal pour un module complémentaire SaaS configurable pour AEM Assets afin de publier des ressources.
• Les solutions personnalisées sont créées à partir de la base de code Asset Share Commons.
• Partage de liens AEM pour partager des ressources ad hoc à l’aide de liens.
• Interface web d’AEM Assets avec des zones destinées aux parties externes, sécurisées par la configuration du contrôle d’accès AEM, et avec les ajustements de configuration informatique/réseau nécessaires pour permettre à ces utilisateurs externes d’accéder à AEM.

Concepts clés et cas d’utilisation

Glossaire des termes courants

• Travail en cours ou travail créatif en cours (WIP) : phase dans le cycle de vie des ressources où une ressource est soumise à de multiples modifications et n’est généralement pas encore prête à être partagée avec les équipes élargies.
• Ressources prêtes après création : ressources prêtes à être partagées avec l’équipe élargie ou sélectionnées/approuvées par l’équipe créative pour le partage avec les équipes marketing ou métier.
• Approbation des ressources : processus d’approbation traitant des ressources déjà transférées dans la gestion des ressources numériques, qui inclut généralement les approbations de marque, les validations juridiques, etc.
• Ressource finale : ressource qui a passé l’ensemble des approbations/balisages de métadonnées et qui est prête à être utilisée par l’équipe élargie. Une telle ressource est stockée dans la gestion des ressources numériques et est accessible à tous les utilisateurs (ou à tous les utilisateurs intéressés). Il peut être utilisé dans les canaux marketing ou par des équipes créatives pour créer des conceptions.
• Mise à jour/modification mineure des ressources : modification rapide et petite d’une ressource numérique. Cette opération est souvent effectuée en réponse à une demande de retouche ou de modification mineure, de révision ou d’approbation de fichier (par exemple, repositionnement, modification de la taille du texte, ajustement de la saturation/luminosité, couleur, etc.).
• Mise à jour/modification majeure des ressources : modification d’une ressource numérique qui nécessite un travail considérable et qui doit parfois être effectuée sur une plus longue période de temps. Celle-ci implique généralement plusieurs modifications. La ressource doit être enregistrée plusieurs fois lors de la mise à jour. En règle générale, les mises à jour majeures de la ressource entraînent le passage à une étape en cours.
• DAM : gestion des ressources numériques (en anglais, Digital Asset Management). Dans ce document, celle-ci est synonyme des ressources d’AEM Experience Manager, sauf mention contraire spécifique.
• Utilisateur créatif : professionnel de la création, qui crée des ressources numériques à l’aide des applications et services Creative Cloud. Dans certains cas, un utilisateur créatif peut faire partie d’une équipe créative qui peut utiliser Creative Cloud, mais ne crée pas de ressources numériques (comme un directeur créatif ou un chef d’équipe créative).
• Utilisateur de la gestion des ressources numériques : utilisateur ordinaire d’un système de gestion des ressources numériques (DAM, Digital Asset Management). Selon l’organisation, l’utilisateur de gestion des ressources numériques peut être un utilisateur marketing ou non, par exemple, un utilisateur métier, un bibliothécaire, un commercial, etc.

Remarques concernant l’utilisation de l’intégration d’AEM et Creative Cloud

• Voir meilleures pratiques relatives aux applications de bureau
• Voir Intégration Adobe Stock
• Voir la section Adobe Asset Link

Il s’agit d’un bref résumé des meilleures pratiques en matière d’intégration des Experience Manager et des Creative Cloud. Lisez la suite de ce document pour obtenir une description détaillée des points suivants.

• Pour les utilisateurs créatifs, utilisant Photoshop, InDesign ou Illustrator : Adobe Asset Link offre une expérience utilisateur optimale, notamment la gestion des tâches en cours sur les ressources extraites à partir d’AEM.
• Pour simplifier l’accès aux ressources depuis un poste de travail pour une application ou un format de fichier générique : utilisez l’application de bureau AEM.
• Déterminer pourquoi et quand stocker des ressources dans la gestion des ressources numériques : identifiez quelles mises à jour doivent être mises à la disposition de l’équipe élargie au sein de votre organisation.
• Tenez compte du volume des ressources partagées : si votre cas d’utilisation est la distribution des ressources, la gouvernance et la sécurité peuvent être les aspects les plus importants. Envisagez d’utiliser des outils conçus pour effectuer les tâches à grande échelle, comme Brand Portal.
• Comprendre le cycle de vie des ressources : comprenez la façon dont les ressources sont traitées par les différentes équipes au sein de votre organisation.
• Gérer avec soin les enregistrements fréquents des ressources : Adobe Asset Link s’en charge à votre place avec PS, IA, ID. Pour d’autres applications, ne conservez pas de tâches en cours dans le dossier mappé/partagé, sauf si vous avez besoin de toutes les modifications dans DAM.

Accès aux ressources Adobe Stock depuis AEM Assets

L’intégration d’AEM et Adobe Stock permet aux utilisateurs d’AEM de rechercher, de prévisualiser, d’obtenir des licences et d’enregistrer des ressources d’Adobe Stock dans AEM. Les ressources sous licence et enregistrées d’Adobe Stock possèdent des métadonnées Stock qui peuvent être utilisées pour les rechercher avec des filtres supplémentaires.

Quelques points importants à savoir concernant cette intégration :

• Lorsque des ressources d’Adobe Stock sont enregistrées dans AEM, elles deviennent des ressources AEM Assets standard, avec un binaire enregistré dans le référentiel AEM. Certaines métadonnées liées à Adobe Stock sont enregistrées pour la ressource dans AEM. Sinon, le processus d’ingestion ressemble à celui de tout autre fichier. Par exemple, si les balises dynamiques sont actives, les balises sont ajoutées à ces fichiers lors de l’enregistrement.
• La ressource enregistrée dans AEM est une copie et non un lien vers Adobe Stock.

Utilisation des ressources enregistrées depuis Adobe Stock dans AEM dans Creative Cloud. Cette intégration est indépendante d’Adobe Asset Link, mais cette fonction reconnaît ces ressources enregistrées depuis Stock de cette manière et affiche d’autres métadonnées et une icône Stock sur ces ressources dans l’interface utilisateur de l’extension Adobe Asset Link dans Photoshop, Illustrator et InDesign. Les fichiers peuvent être parcourus, ouverts, etc., car il s’agit de ressources AEM normales lorsqu’ils sont enregistrés dans AEM.
Les utilisateurs créatifs utilisant les applications Creative Cloud avec l’extension Adobe Asset Link ont accès aux ressources déjà sous licence d’Adobe Stock dans AEM et peuvent aussi utiliser le panneau Bibliothèques Creative Cloud pour rechercher, prévisualiser et obtenir des licences pour les ressources Adobe Stock.
Les ressources d’Adobe Stock sous licence et enregistrées dans AEM sont accessibles aux équipes élargies qui accèdent au déploiement AEM Assets, tandis que les équipes créatives obtenant une licence pour des ressources d’Adobe Stock via le panneau Bibliothèques Creative Cloud y ont uniquement accès par défaut dans leur compte Creative Cloud.

À propos du stockage de ressources dans un système de gestion des ressources numériques

Pour établir un workflow efficace entre les équipes créatives et marketing/métier, et sélectionner les meilleures fonctionnalités de prise en charge, il est important de comprendre quand et pourquoi les ressources sont stockées dans la gestion des ressources numériques (DAM).

Pourquoi les ressources sont-elles stockées dans la gestion des ressources numériques ?

Le stockage des ressources dans la gestion des ressources numériques permet d’en faciliter l’accès et de les retrouver plus aisément. Cela garantit que les ressources peuvent être exploitées par de nombreux utilisateurs au sein de votre organisation ou écosystème, qui comprend les partenaires, les clients, etc.

La plupart des entreprises choisissent de stocker uniquement les ressources pertinentes pour les processus marketing/métier en aval (publication sur des canaux tels que le canal web via AEM Sites ou d’autres canaux traités par Adobe Experience Cloud : Marketing Cloud, Advertising Cloud et mesurés par Analytics Cloud, satisfaction des besoins des utilisateurs et partenaires, etc.). En outre, les entreprises stockent les ressources qui peuvent être soumises à un processus de révision/approbation dans la gestion des ressources numériques. De cette manière, la gestion des ressources numériques stocke principalement les ressources ayant de grandes chances d’être exploitées, en évitant de stocker les ressources inactives.

Le stockage des ressources est soumis à des considérations techniques et d’utilisation des ressources. La gestion des ressources numériques fournit des services supplémentaires pour les ressources stockées, notamment l’extraction de métadonnées, le contrôle de version, la génération d’aperçus/de transcodage, la gestion des références et l’ajout d’informations de contrôle d’accès. Ces services utilisent davantage de temps et de ressources de votre infrastructure.

Souvent, le stockage de toutes les ressources et mises à jour n’est pas souhaitable. Par exemple, si les mises à jour de ressources spécifiques sont de mauvaise qualité et utilisent les ressources en excès, les ressources peuvent être stockées dans la gestion des ressources numériques.

Quand les ressources sont-elles stockées dans la gestion des ressources numériques ?

Les équipes créatives (et les organisations) ne sont généralement pas intéressées par le stockage des ressources à chaque étape de leur cycle de vie. Par exemple, elles évitent de stocker des ressources dans les cas suivants :

• Si les ressources doivent être finalisées ou sont soumises à expérimentation
• Si les ressources ne passent pas le cycle de révision de l’équipe interne/créative
• L’équipe dispose de ressources plus pertinentes que celle en question pour présenter son travail à des équipes externes

En règle générale, les classes de ressources suivantes sont stockées dans la gestion des ressources numériques :

• Les ressources ayant atteint une certaine maturité et que l’on estime prêtes à être partagées
• Les ressources qui ont été présélectionnées par l’équipe créative
• Les formats de ressources spécifiques qui sont utilisables ou demandés par le marketing, selon un contrat ou un accord spécifique (par exemple, des fichiers JPG convertis à partir de fichiers RAW, des TIFF/images à partir d’originaux PSD)

Quand les mises à jour de ressources sont-elles stockées dans la gestion des ressources numériques ?

En règle générale, seules les mises à jour des ressources pertinentes pour un large ensemble d’utilisateurs de la gestion des ressources numériques doivent être stockées dans la gestion des ressources numériques. Cela garantit que les utilisateurs (marketing et fonctions similaires) voient uniquement les versions appropriées dans la chronologie des ressources de la gestion des ressources numériques.

Généralement, il s’agit des modifications en rapport avec les principaux jalons dans le cycle de vie des ressources. Par exemple, la ressource initiale prête pour les créatifs ou une mise à jour officielle basée sur une demande/révision fournie par l’équipe créative doit être enregistrée et versionnée dans la gestion des actifs numériques.

Il peut s’agir, par exemple, d’une mise à jour de l’équipe créative pour révision par l’équipe marketing après une demande de modification de la ressource existante dans la gestion des ressources numériques. Elle doit être stockée et versionnée dans la gestion des ressources numériques à des fins de référence ou pour revenir à la version précédente.

Voici quelques exemples de mises à jour qui ne sont généralement pas pertinentes :

• Les premières versions des ressources transférées avant qu’elles ne soient prêtes pour révision par le marketing
• Les modifications fréquentes de la ressource par l’équipe créative pendant la phase de travail en cours et avant que l’équipe créative ne décide que la ressource est prête

Accès des utilisateurs à la gestion des ressources numériques

AEM Assets prend en charge deux types d’utilisateurs selon leur accès au déploiement d’AEM Assets. En règle générale, les utilisateurs à l’intérieur du réseau d’entreprise (pare-feu) ont un accès direct à la gestion des actifs numériques. D’autres utilisateurs à l’extérieur du réseau d’entreprise n’auront pas un accès direct. Le type d’utilisateur détermine les intégrations qui peuvent être utilisées du point de vue technique.

Utilisateurs créatifs avec un accès direct à la gestion des ressources numériques

En règle générale, les équipes créatives internes, de même que les agences et les professionnels de la création intégrés au réseau interne ont accès à l’instance DAM, et peuvent se connecter à AEM.

Dans ce cas, AEM application de bureau permet d’accéder facilement aux ressources finales/approuvées et d’enregistrer des ressources prêtes à l’emploi dans la gestion des actifs numériques.

Utilisateurs créatifs sans accès à la gestion des ressources numériques

Les agences externes et les indépendants sans accès direct à l’instance de la gestion des ressources numériques peuvent avoir besoin de l’accès aux ressources approuvées ou souhaiter ajouter leurs nouvelles créations dans la gestion des ressources numériques.

Dans ce cas, vous pouvez tirer parti de l’intégration AEM/Creative Cloud pour améliorer le workflow. La condition préalable en est que les utilisateurs créatifs disposent d’un Adobe ID et d’un compte Creative Cloud avec service de stockage.

Utilisez les stratégies suivantes pour fournir un accès aux ressources finales/approuvées :

• Pour donner accès à un grand nombre de ressources : Utilisez AEM Assets Brand Portal ou l'implémentation de Asset Share par le client sur AEM infrastructure de publication

• Pour donner accès à quelques ressources : Le partage de dossiers AEM avec Adobe Creative Cloud peut être utilisé en plus de AEM Assets Brand Portal ou de Asset Share. Veuillez noter que certaines limitations liées à cette intégration sont décrites plus en détail dans cet article.

Cas d’utilisation

Les cas d’utilisation suivants décrivent les différents types de workflow entre la gestion des actifs numériques et l’ordinateur de bureau du concepteur.

Créer de nouvelles conceptions à l’aide de ressources de DAM

Le schéma suivant illustre le cycle de vie des ressources numériques. Il montre comment les utilisateurs créatifs et les utilisateurs de la gestion des actifs numériques (marketeurs et utilisateurs métier) mettent à profit les ressources existantes et les utilisent pour créer d’autres ressources, puis les envoient pour approbation.

Le cycle de vie des ressources comprend les étapes suivantes :

1. Partage des ressources approuvées sur l’ordinateur de bureau du créatif : les ressources finales de la gestion des actifs numériques sont mises à la disposition de l’utilisateur créatif (sur ordinateur de bureau).
2. Création d’une conception (ressource numérique créative) : un nouveau fichier est stocké dans la zone de travail en cours (WIP).
3. Utilisez (placez) des ressources approuvées dans une nouvelle conception : L’utilisateur créatif produit une nouvelle ressource à l’aide des ressources approuvées existantes dans les applications de Creative Cloud.
4. Enregistrement régulier des mises à jour des travaux en cours : l’utilisateur créatif produit des itérations rapidement et enregistre fréquemment le fichier. À ce stade, l’utilisateur créatif peut collaborer avec d’autres utilisateurs, mais les mises à jour fréquemment enregistrées sont généralement sans intérêt pour les utilisateurs de DAM.
5. La ressource est prête pour les créatifs et elle est enregistrée dans le dossier à destination des créatifs.
6. Mise à jour update : Une mise à jour de fichier ou un nouveau fichier est disponible pour les utilisateurs dans DAM.
7. Le fichier est mis en production : Il s’agit d’un processus de gestion des actifs numériques qui, selon l’organisation, peut comprendre le balisage, les approbations et le changement de contrôle d'accès. À ce stade, la ressource est considérée finale, et elle peut être utilisée par les équipes élargies utilisant la gestion des actifs numériques. Elle peut également être utilisée par les utilisateurs créatifs pour créer d’autres ressources.

Voici quelques recommandations générales concernant la façon de gérer les ressources à travers ce processus :

• Utilisez une zone/un système de stockage dédié, tel que le dossier synchronisé Adobe Creative Cloud Assets pour les fichiers de travail en cours : les mises à jour fréquentes qui ne sont pas pertinentes pour les utilisateurs de la gestion des actifs numériques sont mieux gérées par un système dédié, et non AEM Assets. Les ressources en cours peuvent être synchronisées sur le disque local à l'aide de l'application de bureau Adobe Creative Cloud, enregistrées sur l'enregistrement local, etc.
• Utilisez des dossiers/partages distincts pour les ressources finales et les ressources qui sont transférées dans la gestion des actifs numériques : par souci de clarté, les ressources finales doivent avoir leur propre dossier mappé/partagé (ex. « Final » ci-dessus) et les ressources à retransférer vers la gestion des actifs numériques devraient avoir leur propre dossier (« Pour les créatifs »).

Modifier les actifs existants gérés dans DAM

Dans certains cas, les ressources de la gestion des actifs numériques peuvent nécessiter des modifications. Voici quelques exemples :

• Demande de modifications des ressources provenant de la révision et de l’approbation réalisées dans AEM Assets
• Mises à jour majeures de ressources finales existantes
• Modifications rapides d’un fichier existant (particulièrement avant son approbation finale)

Dans ce cas, l’application de bureau AEM permet d’effectuer ces opérations plus facilement.

Le flux d’événements est représenté dans ce schéma :

• 1: Partagez la ressource de DAM sur le bureau ou ouvrez-la directement sur le bureau dans l’application de votre choix (Adobe Photoshop, par exemple). L’extraction est recommandée pour verrouiller le fichier.

• 2 : Mise à jour mineure : modifiez le fichier et enregistrez les modifications.

• Autre flux pour l’étape 2

  • A : Mise à jour majeure : si le fichier requiert un grand nombre de modifications, il doit être enregistré par intermittence et copié dans un dossier/une zone de travail en cours.
  • B : Le travail se poursuit sur le fichier dans les dossiers de travaux en cours. Les modifications enregistrées ne sont pas synchronisées avec la version dans la gestion des actifs numériques.
  • C : Une fois les mises à jour effectuées, le fichier est enregistré ou copié à nouveau dans le dossier mappé.

• 3 : Les mises à jour de la ressource sont répercutées dans la gestion des actifs numériques. Archivez la ressource pour la déverrouiller.

• 4: Le fichier est mis en production.

Voici quelques recommandations générales concernant la façon de gérer des ressources dans ce processus :

• Évitez d’enregistrer directement un fichier que vous avez ouvert à partir d’un partage réseau mappé via l’application de bureau AEM, sauf si vous avez apporté de légères modifications au fichier.
• Copiez le fichier dans un dossier de travail en cours distinct si vous souhaitez apporter des modifications supplémentaires, enregistrez régulièrement ou collaborez avec l’équipe créative.

Chargement en masse dans DAM

Dans certains cas, il est possible que vous deviez charger simultanément un plus grand nombre de fichiers dans la gestion des ressources numériques, par exemple :

• Chargement des résultats de photoshoots ou projets de plus grande envergure
• Chargement de ressources fournies par les agences de création
• Transfert de ressources sélectionnées à partir d’un plus grand ensemble si la sélection est effectuée en dehors de la gestion des actifs numériques

Notez que cette description fait référence aux transferts de fichiers du point de vue des opérations (par exemple, chaque semaine ou à chaque photoshot, etc), en tant que partie normale du flux de travail de l’utilisateur de bureau. Les migrations de ressources de grande taille ne sont pas abordées ici.

Vous pouvez exploiter les fonctionnalités suivantes si vous voulez télécharger des ressources en masse :

• Pour télécharger des dossiers volumineux/hiérarchiques, utilisez AEM application de bureau, qui fournit une fonctionnalité de téléchargement de dossier a1/>. Vous pouvez également transférer des structures de dossiers hiérarchiques. Les ressources sont transférées en arrière-plan et, par conséquent, le transfert n’est pas associé à une session du navigateur web.
• Si vous souhaitez télécharger quelques fichiers à partir d’un seul dossier, faites-les glisser directement à partir de l’ordinateur de bureau vers l’interface utilisateur web ou utilisez l’option Créer de l’interface utilisateur web d’AEM Assets.

Gérer les ressources numériques directement à partir du bureau

Si vous utilisez des partages de fichiers réseau pour gérer les ressources numériques, le fait d’utiliser uniquement un partage réseau mappé par l’application de bureau AEM peut être considéré comme une alternative pratique. Si vous choisissez de ne plus utiliser les partages de fichiers réseau, n’oubliez pas que l’interface utilisateur web d’AEM propose un large éventail de fonctionnalités de gestion des actifs numériques qui vont bien au-delà des possibilités qu’offre un partage réseau (recherche, collections, métadonnées, collaboration, aperçus, etc.). L’application de bureau AEM fournit un lien pratique pour connecter le référentiel de gestion des actifs numériques côté serveur aux tâches réalisées sur l’ordinateur de bureau.

Évitez d’utiliser l’application de bureau AEM pour gérer les ressources directement dans le partage réseau d’AEM Assets. Par exemple, évitez d’utiliser l’application de bureau AEM pour déplacer/copier plusieurs fichiers. Au lieu de cela, utilisez l’interface utilisateur web d’AEM Assets pour faire glisser des dossiers à partir du Finder/de l’Explorateur vers le partage réseau ou utilisez la fonctionnalité de chargement de dossier d’AEM Assets.

Migration de ressources

Pour planifier et exécuter des migrations de ressources depuis le système existant vers un nouveau système ou effectuer une migration d’un gros volumes de ressources stockées sur les serveurs, consultez le Guide de migration. L’application de bureau AEM et les intégrations d’AEM avec Creative Cloud ne prennent pas en charge de telles migrations. En raison des grands volumes de ressources à assimiler et des exigences supplémentaires en termes de mappage, de transformation et d’intégration des métadonnées, les migrations doivent être gérées à l’aide d’outils et d’approches différents.