Converter formulários PDF em formulários adaptáveis

O serviço de Automated forms conversion AEM Forms, acionado pela Adobe Sensei, converte automaticamente seus PDF forms em formulários adaptativos responsivos e amigáveis ao dispositivo. Quer você esteja usando PDF forms não interativos, Acro Forms ou baseados em XFA, o serviço de Automated forms conversion pode converter facilmente esses formulários em formulários adaptáveis. Para obter informações sobre recursos, fluxo de trabalho de conversão e informações de integração, consulte o serviço Automated forms conversion.

Pré-requisitos

• Configurar o serviço de conversão

• Preparar os 🔗 modelos a serem aplicados aos formulários convertidos: Usar um modelo permite aplicar marcas consistentes em todos os formulários adaptativos. Além disso, o serviço de Automated forms conversion não extrai nem usa cabeçalho e rodapé de documentos PDF de origem. Você pode usar modelos de formulário adaptáveis para especificar cabeçalho e rodapé. O cabeçalho e o rodapé especificados no modelo são aplicados ao formulário adaptável durante a conversão. Ao criar uma pasta para os modelos, selecione a opção Browse configurations para todos.

• Prepare os 🔗 temas a serem aplicados aos formulários convertidos: Usar um tema permite aplicar um estilo consistente a todos os formulários adaptáveis de sua organização.

• (opcional) Converta seus PDF forms de origem em formulário Adobe Sign

Start do processo de conversão

Depois de conectar sua instância de AEM com o AEM Forms Conversion Service, é possível converter seus PDF forms em formulários adaptáveis. Execute as seguintes etapas na ordem listada para converter os formulários:

• Carregar PDF forms em seu servidor AEM Forms
• Executar a conversão
• Revisar e corrigir os formulários convertidos

Carregue PDF forms no servidor AEM Forms

O serviço de conversão converte PDF forms disponíveis na sua instância do AEM Forms em formulários adaptáveis. Você pode fazer upload de todas as PDF forms de uma só vez ou em fases, conforme necessário. Antes de carregar os formulários, considere o seguinte:

• Mantenha o número de formulários em uma pasta menor que 15 e mantenha o número total de páginas em uma pasta menor que 50.
• Mantenha o tamanho da pasta com menos de 10 MB. Não mantenha formulários em uma subpasta.
• Mantenha o número de páginas em um formulário menor que 15.
• Não carregue os formulários protegidos. O serviço não converte formulários protegidos por senha e protegidos.
• Não carregue formulários de origem com espaços no nome do arquivo. Remova o espaço do nome do arquivo antes de fazer upload dos formulários.
• Não carregue portfólios em PDF. O serviço não converte um Portfolio PDF em um formulário adaptável.
• Leia as seções Problemas conhecidos e Práticas recomendadas e considerações e faça as alterações sugeridas nos formulários.

Execute as seguintes etapas para carregar os formulários a serem convertidos em uma pasta na sua instância do AEM Forms:

1. Faça logon na instância do AEM Forms.

2. Toque em Adobe Experience Manager > Navigation > Forms > Forms & Documents.

3. Tocar Create> Folder. Especifique Título e Nome da pasta. Tocar Create. Uma pasta é criada.

4. Toque em para abrir a pasta recém-criada.

5. Tocar Create> File Upload. Selecione os formulários a serem carregados, clique em Open e clique em Upload. Os formulários são carregados.

Executar a conversão

Depois de carregar os formulários e configurar o serviço, execute as seguintes etapas para start da conversão:

1. Em sua instância do AEM Forms, toque em Adobe Experience Manager > Navigation > Forms > Forms & Documents.

2. Selecione um formulário ou a pasta que contém PDF forms (formulários a serem convertidos) e toque em Start Automated Conversion. A caixa de diálogo Conversion Settings é exibida.

   

3. Na guia Basic da caixa de diálogo Configurações de conversão:

   • Select a cloud configuration. Quando você seleciona uma configuração, o modelo padrão e o tema já são especificados. Você pode especificar um modelo ou um tema diferente, se necessário.
   • Especifique um local para salvar formulários adaptativos gerados e o schema correspondente. Você pode usar caminhos padrão ou especificar caminhos personalizados.
   • Use a opção Gerar formulários adaptáveis sem vínculos de modelo de dados para selecionar se deseja gerar um formulário adaptável com ou sem vínculos de modelo de dados.
     Se essa opção não for selecionada, o serviço de conversão associará automaticamente os formulários adaptáveis a um schema JSON e criará um vínculo de dados entre os campos disponíveis no formulário adaptável e no schema JSON. O campo Save generated data model schema at exibe o local padrão para salvar o schema JSON gerado. Você também pode personalizar o local para salvar o schema gerado.
     Se você selecionar essa opção, o serviço de conversão gerará um formulário adaptável sem vínculos de modelo de dados. Após uma conversão bem-sucedida, é possível associar um formulário adaptável a um Modelo de dados de formulário, schema XML ou schema JSON. Para obter mais informações, consulte Criação de um formulário adaptável.

4. Na guia Additional da caixa de diálogo Configurações de conversão,

   • Selecione a opção Extract fragment from adaptive forms para permitir que o serviço de conversão identifique, extraia e baixe fragmentos de formulário para formulários convertidos. Quando você seleciona a opção Extract fragment from adaptive forms, as opções para especificar caminhos para salvar fragmentos de formulário extraídos e schemas de fragmentos de formulário correspondentes são ativadas.
   • Especifique o local de existing adaptive form fragments, se você tiver alguns fragmentos de formulário baseados em schemas JSON e menos adaptáveis existentes e planeja usar esses fragmentos em formulários adaptativos gerados automaticamente. O serviço de conversão corresponde aos fragmentos de formulário disponíveis baseados no schema JSON e menos adaptáveis do schema com PDF forms de entrada (somente PDF forms não interativos), se houver uma correspondência, o fragmento de formulário adaptável correspondente será usado nos formulários adaptáveis correspondentes.
   OBSERVAÇÃO

   • Você pode usar somente as opções Extract Fragment ou Use existing adaptive form fragments de cada vez. Não é possível usar ambas as opções simultaneamente.
   • Você pode usar a opção Use existing adaptive form fragments somente com PDF forms não interativos. Outros tipos de formulário ainda não são suportados.
   • Você pode usar apenas fragmentos ou fragmentos não vinculados a um schema JSON com o serviço de conversão automatizada. Não use fragmentos XFA. Fragmentos XFA não são suportados.

   • Selecione a opção Auto-detect multi-column layout of input forms para manter o layout do formulário de origem para telas grandes, como desktops e laptops. A opção é útil para preservar o layout de várias colunas dos formulários de origem. Por exemplo, quando um PDF de origem tem um layout de duas colunas, o serviço gera um formulário adaptável de saída com um layout de duas colunas para telas grandes e um layout de coluna única para dispositivos de tela pequena, como telefones celulares. O recurso tem alguns problemas conhecidos com a estrutura do schema da fonte de dados. Para obter detalhes, consulte o artigo problemas conhecidos.

   • Por padrão, o serviço cria um painel de nível superior separado para cada página de um formulário PDF. Agora, você pode usar a opção Auto-detect logical sections para não criar painéis de nível de página (painéis baseados em número de página) e criar apenas painéis lógicos. Ele também agrupa os campos que não pertencem a nenhuma seção com a seção lógica anterior e agrupa os campos de uma seção lógica espalhados por duas páginas adjacentes em uma única seção lógica. Por exemplo, se alguns campos de uma seção lógica estiverem no final da página um e alguns estiverem no início da página dois, todos esses campos serão agrupados em uma única seção lógica.

     OBSERVAÇÃO

     Você precisa do pacote do conector 1.1.38 ou superior para usar o recurso Auto-detect logical sections.

5. Tocar Start Conversion. A Conversão é iniciada. O progresso da conversão é exibido na pasta ou no formulário até que a conversão esteja em andamento. A mensagem é substituída por outra mensagem de status (Convertido, Parcialmente convertido ou Falha de conversão) após a conversão ser concluída. Um email de status também é enviado no endereço de email configurado após a conclusão da conversão:

   • Em uma conversão bem-sucedida, o formulário adaptativo convertido e o schema relacionado são baixados para o caminho especificado na guia Basic da caixa de diálogo de conversão. Os fragmentos de formulário e o schema correspondente são baixados somente se a opção Extrair fragmento estiver selecionada antes de iniciar a conversão.
   • Em uma conversão com falha, a mensagem Conversion Failed será exibida se todos os formulários de entrada falharem na conversão ou a mensagem Partially Failed for exibida quando apenas alguns de todos os formulários de entrada falharem na conversão. Um email de status é enviado no endereço de email configurado e um erro é registrado no arquivo error.log.

   Se um formulário PDF baseado em XFA for convertido em um formulário adaptável, o serviço de conversão associará automaticamente o formulário PDF ao formulário adaptável convertido como o Documento do modelo de Registro. Após a conversão, você pode abrir as propriedades de formulário adaptável para visualização do modelo de Documento de Registro na seção Document of Record Template Configuration da guia Form Model.
   

   O serviço de conversão carrega automaticamente o formulário PDF no formulário adaptável convertido como o Documento do modelo de Registro somente se você ativar a opção Tools > Cloud Services > Automated Forms Conversion Configuration > Properties of selected configuration > Advanced > Generate Document of Record.

   OBSERVAÇÃO

   Se o processo de conversão levar mais de 60 minutos e o formulário PDF ainda não for convertido em um formulário adaptável, crie uma pasta na instância do AEM Forms, carregue o formulário PDF na pasta recém-criada e reinicie a conversão.

Revise e corrija os formulários convertidos

Os formulários do mundo real têm requisitos complexos de captura de dados. Quando a conversão automática estiver concluída, os clientes poderão revisar a qualidade de conversão do formulário e fazer as atualizações necessárias para o formulário. A AEM Forms fornece um editor revisar e corrigir para fazer as alterações necessárias. Permite melhorar a identificação automatizada de campos de formulário e converter campos identificados de um tipo para outro. Por exemplo, você pode ajudar a identificar o layout de duas colunas de um formulário e alterar um campo identificado automaticamente como botão de opção para o campo de várias opções.