Ordner freigeben in Workfront Proof
Sie können einen Ordner für Benutzer und ganze Unternehmen freigeben, die Workfront Proof Konten (nicht bei Gästen).
Wenn Sie einen ganzen Ordner freigeben:
- Sie können keine Rollen für die Personen festlegen, für die Sie den Ordner freigeben (Rollen und E-Mail-Warnungen gelten nur für Empfänger, wenn einzelne Testsendungen freigegeben werden).
- Die Empfänger haben schreibgeschützten Zugriff auf alle Elemente im Ordner (vorhandene und anschließend hinzugefügte Elemente).
- Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einer persönlichen URL zum Ordner.
- Die Empfänger erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen, wenn dem Ordner neue Elemente hinzugefügt werden.
- Die Empfänger können die Originaldateien für die Elemente des Ordners herunterladen (bitte beachten Sie, dass jeder Testversand die Originaldatei herunterladen aktiviert ist, damit der Empfänger die Originaldatei herunterladen kann).
- Eigentümer und Ersteller von Ordnern können den Ordner immer anzeigen und können nicht aus dem Ordner entfernt werden.
- Wenn Sie einen privaten Ordner für einen Manager-Benutzer in Ihrem Konto freigeben, können Sie entscheiden, ob er Bearbeitungsrechte für den Ordner haben soll.
Sie können auch Elemente innerhalb eines Ordners (und nicht des Ordners selbst) freigeben. Weitere Informationen finden Sie unter Testversand freigeben in Workfront Proof und Freigeben von Dateien in Workfront Proof.
Freigeben eines einzelnen Ordners
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Klicken Sie auf Ordner in der linken Navigationsseitenleiste.
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Bewegen Sie den Mauszeiger über einen einzelnen Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Mehr -Schaltfläche, die rechts neben dem Ordner angezeigt wird.
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Klicken Ordner freigeben.
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Führen Sie auf der angezeigten Seite einen der folgenden Schritte aus:
- Fügen Sie Benutzer zum Ordner hinzu, indem Sie die E-Mail-Adresse (1) eingeben.
- Wenn Sie einen privaten Ordner für einen Manager freigeben, können Sie entscheiden, ob diese Ordner Ordnerelemente erstellen, bearbeiten und löschen können sollen, indem Sie auf eine Option unter Im Ordner zulassen.
- Wenn Sie Ihre Meinung ändern, können Sie einen Benutzer entfernen, indem Sie den Mauszeiger über die E-Mail-Adresse der Person bewegen und auf Person löschen (Papierkorbsymbol, das ganz rechts angezeigt wird). Sie können alle Personen entfernen, die Sie gerade hinzugefügt haben, indem Sie den Mauszeiger über ihre Namen bewegen und dann auf Alle Personen entfernen (oberstes Papierkorbsymbol).
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Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Ordner freigeben.
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Wenn Sie den Ordner für eine Gruppe oder einen Partner freigeben, werden alle Kontakte in dieser Gruppe oder Partnerorganisation im Abschnitt "Freigabe"der Seite angezeigt.
Freigeben mehrerer Ordner
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Klicken Sie auf Ordner in der linken Navigationsseitenleiste.
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Klicken Sie auf den Namen des Ordners, der die Ordner enthält, die Sie freigeben möchten.
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Klicken Sie in der Liste der Ordner, die rechts angezeigt wird, auf das Kontrollkästchen links neben jedem Ordner, den Sie freigeben möchten.
Oder
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen über der Ordnerliste, um alle Ordner in der Liste auszuwählen. -
Klicken Ausgewählte Elemente freigeben.
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Führen Sie auf der angezeigten Seite einen der folgenden Schritte aus:
- Fügen Sie Benutzer zum Ordner hinzu, indem Sie die E-Mail-Adresse eingeben.
- Wenn Sie einen privaten Ordner für einen Manager freigeben, können Sie entscheiden, ob diese Ordner Ordnerelemente erstellen, bearbeiten und löschen können sollen, indem Sie auf eine Option unter Im Ordner zulassen.
- Wenn Sie Ihre Meinung ändern, können Sie einen Benutzer entfernen, indem Sie den Mauszeiger über die E-Mail-Adresse der Person bewegen und auf Person löschen (Papierkorbsymbol, das ganz rechts angezeigt wird). Sie können alle Personen entfernen, die Sie gerade hinzugefügt haben, indem Sie den Mauszeiger über ihre Namen bewegen und dann auf Alle Personen entfernen (oberstes Papierkorbsymbol).
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Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Ordner freigeben.
Zugreifen auf einen Ordner, der für Sie freigegeben wurde
Wenn ein Benutzer einen Ordner für Sie freigegeben hat, wird er in der Seitenleiste seines Workfront Proof unter dem Namen des Ordnerinhabers. Sie erhalten eine E-Mail mit Ordnerdetails und einen persönlichen Link zum Ordner.
- Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie erhalten.
- Anmelden bei Workfront Proof.
Workfront Proof zeigt die Seite Ordnerdetails an. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten Sie Ordner und deren Inhalte in Workfront Proof.
Über die Freigabe von Unterordnern
Wenn ein übergeordneter Ordner, der Unterordner enthält, freigegeben und anschließend ein Unterordner aus dem übergeordneten Ordner verschoben wird (z. B. in die oberste Ebene), wird die ursprüngliche Freigabe nicht im Unterordner beibehalten. Dies liegt daran, dass der Unterordner selbst nicht explizit freigegeben wurde, sondern der übergeordnete Ordner. Wenn Sie in diesem Fall möchten, dass der Unterordner für die ursprünglichen Empfänger freigegeben wird, sollten Sie den Unterordner daher erneut für diese Empfänger freigeben.
Wenn ein privater übergeordneter Ordner für einen Manager freigegeben wird und diesem Benutzer Bearbeitungsrechte für den Ordner zugewiesen werden, wird diese Einstellung von allen Unterordnern im privaten Ordner übernommen.
Über für Sie freigegebene Unterordner
Wenn ein Unterordner für eine Person freigegeben wurde, wird er in der Seitenleiste Ihres Workfront Proof unter dem Namen des Ordnerinhabers.
Wenn der übergeordnete Ordner oder die darin enthaltenen Elemente bereits für dieselbe Person freigegeben wurden, wird der Unterordner automatisch unter dem übergeordneten Ordner in der Seitenleiste und auf der Detailseite des übergeordneten Ordners angezeigt.
Informationen zum Freigeben eines Ordners für ein Unternehmen
Um einen Ordner für eine Partnerorganisation freizugeben, muss eine bestehende Partnerbeziehung zwischen Ihrem Konto und ihren eingerichtet sein.
Das Freigeben eines Ordners mit einem Partner bedeutet:
- Alle Benutzer in dieser Organisation haben Lesezugriff auf den Ordner (und die Ordnerelemente).
- Alle neuen Benutzer, die der Organisation hinzugefügt wurden, haben automatisch Lesezugriff auf den Ordner (und alle Elemente im Ordner).
Siehe Freigeben von Elementen für einen Partner in Workfront Proof für weitere Informationen.