Freigeben von Ordnern in Workfront Proof
Sie können einen Ordner für Benutzer und ganze Unternehmen freigeben, die Workfront Proof Konten haben (nicht für Gäste).
Wenn Sie einen ganzen Ordner freigeben:
- Sie können keine Rollen für die Personen festlegen, für die Sie den Ordner freigeben (Rollen und E-Mail-Warnungen gelten nur für Empfänger, wenn einzelne Korrekturabzüge freigegeben werden).
- Die Empfänger haben schreibgeschützten Zugriff auf alle Elemente im Ordner (vorhandene und nachträglich hinzugefügte Elemente).
- Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einer persönlichen URL zum Ordner.
- Die Empfänger erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen, wenn neue Elemente zum Ordner hinzugefügt werden.
- Die Empfänger können die Originaldateien für Elemente im Ordner herunterladen (beachten Sie, dass für jeden Korrekturabzug die Option Original-Datei herunterladen aktiviert sein muss, damit der Empfänger die Originaldatei herunterladen kann).
- Besitzer und Ersteller von Ordnern können den Ordner immer anzeigen und können nicht aus dem Ordner entfernt werden.
- Wenn Sie einen privaten Ordner für einen Manager-Benutzer in Ihrem Konto freigeben, können Sie entscheiden, ob dieser Benutzer Bearbeitungsrechte für den Ordner haben soll.
Sie können auch Elemente in einem Ordner (anstelle des Ordners selbst) freigeben. Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben eines Korrekturabzugs in Workfront Proof und Freigeben von Dateien in Workfront Proof.
Freigeben einzelner Ordner
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Klicken Sie in der linken auf Registerkarte „Ordner“.
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Bewegen Sie den Mauszeiger über einen einzelnen Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf die Mehr-Schaltfläche, die rechts neben dem Ordner angezeigt wird.
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Klicken Sie auf Ordner freigeben.
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Führen Sie auf der angezeigten Seite einen der folgenden Schritte aus:
- Fügen Sie Benutzer zum Ordner hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adresse (1) eingeben.
- Wenn Sie einen privaten Ordner für einen Manager freigeben, können Sie entscheiden, ob diese Ordnerelemente erstellen, bearbeiten und löschen können sollen, indem Sie auf eine Option unter Ordner zulassen klicken.
- Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie einen Benutzer entfernen, indem Sie den Mauszeiger über die E-Mail-Adresse der Person bewegen und auf Person entfernen klicken (das Papierkorbsymbol, das ganz rechts angezeigt wird). Sie können alle soeben hinzugefügten Personen entfernen, indem Sie den Mauszeiger über ihre Namen bewegen und dann auf Alle Personen entfernen klicken (das obere Papierkorbsymbol).
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Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Ordner freigeben.
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Wenn Sie den Ordner für eine Gruppe oder einen Partner freigeben, werden alle Kontakte in dieser Gruppe oder Partnerorganisation im Abschnitt Freigeben der Seite angezeigt.
Freigeben mehrerer Ordner
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Klicken Sie in der linken auf Registerkarte „Ordner“.
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Klicken Sie auf den Namen des Ordners, der die Ordner enthält, die Sie freigeben möchten.
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Klicken Sie in der rechts angezeigten Ordnerliste auf das Kontrollkästchen links neben jedem Ordner, den Sie freigeben möchten.
Oder
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen über der Ordnerliste, um alle Ordner in der Liste auszuwählen. -
Klicken Sie Ausgewählte Elemente freigeben.
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Führen Sie auf der angezeigten Seite einen der folgenden Schritte aus:
- Fügen Sie Benutzer zum Ordner hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adresse eingeben.
- Wenn Sie einen privaten Ordner für einen Manager freigeben, können Sie entscheiden, ob diese Ordnerelemente erstellen, bearbeiten und löschen können sollen, indem Sie auf eine Option unter Ordner zulassen klicken.
- Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie einen Benutzer entfernen, indem Sie den Mauszeiger über die E-Mail-Adresse der Person bewegen und auf Person entfernen klicken (das Papierkorbsymbol, das ganz rechts angezeigt wird). Sie können alle soeben hinzugefügten Personen entfernen, indem Sie den Mauszeiger über ihre Namen bewegen und dann auf Alle Personen entfernen klicken (das obere Papierkorbsymbol).
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Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Ordner freigeben.
Zugreifen auf einen Ordner, der für Sie freigegeben wurde
Wenn jemand einen Ordner für Sie freigibt, wird er in der Seitenleiste seines Workfront Proof Kontos unter dem Namen des Ordnereigentümers angezeigt. Sie erhalten eine E-Mail mit Ordnerdetails und einem persönlichen Link zum Ordner.
- Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie erhalten.
- Melden Sie sich bei Workfront Proof an.
Workfront Proof zeigt die Seite Ordnerdetails an. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Ordnern und ihrem Inhalt in Workfront Proof.
Über die Freigabe von Unterordnern
Wenn ein übergeordneter Ordner, der Unterordner enthält, freigegeben wird und anschließend ein Unterordner unter dem übergeordneten Ordner verschoben wird (z. B. auf die oberste Ebene), wird die ursprüngliche Freigabe auf dem Unterordner nicht beibehalten. Dies liegt daran, dass der Unterordner selbst nicht explizit freigegeben wurde, sondern der übergeordnete Ordner. Wenn Sie also in diesem Fall den Unterordner für die ursprünglichen Empfänger freigeben möchten, sollten Sie ihn für diese Empfänger erneut freigeben.
Wenn ein privater übergeordneter Ordner für einen Manager freigegeben wird und dieser Benutzer Bearbeitungsrechte für den Ordner erhält, wird diese Einstellung von allen Unterordnern im privaten Ordner übernommen.
Über für Sie freigegebene Unterordner
Wenn ein Unterordner für eine andere Person freigegeben wurde, wird er in der Seitenleiste Ihres Workfront Proof Kontos unter dem Namen des Ordnereigentümers angezeigt.
Wenn der übergeordnete Ordner oder Elemente daraus bereits für dieselbe Person freigegeben wurden, wird der Unterordner automatisch unter dem übergeordneten Ordner in der Seitenleiste und auf der Detailseite des übergeordneten Ordners angezeigt.
Informationen zur Freigabe eines Ordners für ein Unternehmen
Um einen Ordner für eine Partnerorganisation freizugeben, muss eine vorhandene Partnerbeziehung zwischen Ihrem -Konto und dem zugehörigen Konto eingerichtet sein.
Die Freigabe eines Ordners für einen Partner bedeutet:
- Alle Benutzer in dieser Organisation haben schreibgeschützten Zugriff auf den Ordner (und die Ordnerelemente).
- Alle neuen Benutzer, die der Organisation hinzugefügt werden, haben automatisch schreibgeschützten Zugriff auf den Ordner (und alle Elemente im Ordner).
Weitere Informationen Sie unter „Freigeben von Elementen für einen Workfront Proof in“.