Planen eines automatischen Berichtversands

Geben Sie zunächst den Namen des Benutzers, der Gruppe, des Teams oder der Rolle ein, an den bzw. die Sie den Bericht senden möchten, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

Oder

Geben Sie die E-Mail-Adresse einer Person außerhalb des Workfront-Systems ein, der Sie Zugriff auf den Bericht gewähren möchten.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, um den Bericht an mehrere Benutzer, Gruppen, Teams oder Rollen zu senden.

Hinweis:

Beachten Sie beim Hinzufügen von Berichtsversand-Empfängern Folgendes:

• Wenn Ihr Unternehmen Workfront-Benachrichtigungen auf bestimmte E-Mail-Domains beschränkt, können Sie Berichte möglicherweise nur an die in der E-Mail-Zulassungsliste aufgeführten E-Mail-Adressen senden.

  Wenn beispielsweise ein(e) Benutzende(r) als Berichtsempfänger(in) festgelegt ist und eine E-Mail-Adresse hat, die zuvor zulässig war, und die Zulassungsliste so aktualisiert wird, dass sie keine E-Mails mehr an diese Domain sendet, erhält der/die Benutzende keine zugestellten Berichte mehr.

  Informationen dazu, wie Workfront-Admins die E-Mail-Zulassungsliste auf die Zulassungsliste setzte aktualisieren, finden Sie im Abschnitt Konfigurieren Ihrer E-Mail.

• Wenn Sie als Empfänger eine große Anzahl von Benutzern hinzufügen, kann dies zum Fehlschlagen des Versands führen. Wenn der Versand fehlschlägt, können Sie mehrere Berichtsendungen mit kleineren Benutzergruppen planen.

Geben Sie einen Betreff für die E-Mail-Benachrichtigung ein.

Standardmäßig lautet der Betreff der E-Mail:

Workfront-Bericht: [Name des Berichts] [Datum]

Geben Sie eine Nachricht ein, die in die E-Mail aufgenommen werden soll.

Standardmäßig lautet die E-Mail-Nachricht:

Beigefügt ist der am [Datum] von Workfront generierte [Berichtshäufigkeit] Bericht [Name des Berichts].

Hinweis: Bei Berichten, die nur als Excel-Datei bereitgestellt werden, wird der E-Mail die folgende Meldung hinzugefügt: „Beachten Sie, dass es bei MS Excel (XLS)-Dateitypen eine Begrenzung (65.530) für die Anzahl der Hyperlinks gibt, die diese Dateitypen unterstützen. Wenn Sie diese Beschränkungen überschreiten, wird die Datei nicht geöffnet. Es wird empfohlen, einen erneuten Sendeversuch ohne die Hyperlinks durchzuführen. Bitte kehren Sie zum Berichtplaner zurück, um die Hyperlinks zu entfernen, und senden Sie den Bericht erneut.“ Die Phrase „Zurück zur Berichtsplanung“ ist ein Link zurück zum Bericht.

Geben Sie den Namen eines Benutzers ein, der Zugriff auf den Bericht hat, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird. Benutzern, die den Bericht erhalten, wird derselbe Zugriff auf den Bericht gewährt wie den Benutzern, die Sie hier angeben.
Informationen finden Sie unter Bericht mit den Zugriffsrechten eines anderen Benutzers ausführen und bereitstellen.

Hinweis: Dieses Feld unterstützt keine Platzhalter. Beispielsweise wird bei Verwendung des Platzhalters $$User.ID der Bericht nicht mit den Zugriffsrechten des Benutzers ausgeführt, der den Bericht erhält.

Wählen Sie das gewünschte Format für den zugestellten Bericht aus:

• HTML

• PDF

  Wenn Sie PDF auswählen, können Sie die Ausgabe mit den zusätzlichen Optionen Papiergröße und Ausrichtung formatieren.

• MS Excel (.xlsx)

• TSV

Diese Option ist nur verfügbar, wenn MS Excel im Dropdown-Menü Format ausgewählt ist. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Hyperlinks in das exportierte Excel-Dokument eingefügt.

Dokumente mit mehr als 65.530 Links können nicht geöffnet werden. Deaktivieren Sie diese Option, wenn das exportierte Dokument mehr als 65.530 Links enthalten soll.

Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Wählen Sie die Tageszeit für den Versand aus.

Tipp: Da sich Systemlasten auf die Bereitstellungszeiten von Berichten auswirken können, kann es zu einer Verzögerung von bis zu 24 Stunden zwischen der geplanten Zeit und der tatsächlichen Bereitstellungszeit kommen. Wenn Sie einen Bericht benötigen, der zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert werden soll, empfehlen wir, den Versand vor dem erforderlichen Zeitpunkt zu planen. Im Allgemeinen empfehlen wir, den Versand mindestens einen Tag vor dem erforderlichen Datum zu planen.

Diese Option ist verfügbar, wenn die Option Wiederholen entweder auf Wöchentlich oder Monatlich :

• Wenn die Option Wiederholungen auf Wöchentlich gesetzt ist: Wählen Sie die Wochentage aus, an denen der Versand durchgeführt wird.

• Wenn die Option Wiederholen auf Monatlich festgelegt ist: Wählen Sie aus, ob der Versand am Tag des Monats, am Wochentag oder am letzten Tag des Monats durchgeführt werden soll (diese Optionen nutzen das Datum, das Sie im Feld Starts am auswählen).