Best Practices für die Planung von Adobe Workfront

✅ Wenn Sie sich zum ersten Mal bei der Planung anmelden, folgen Sie unserem Onboarding-Prozess in der App, der den Wert der Planung deutlich vermittelt und Sie auf die effektive Navigation und Nutzung des Produkts hinweist. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die Funktionen des Workflows verstehen und Ihre Arbeit problemlos aufnehmen können.

✅ Sie zunächst unsere vordefinierten Workspace-Vorlagen, um Ideen zu bestehenden ähnlichen Anwendungsfällen zu erhalten. Sie können die vordefinierten Datensatztypen und -felder, die in einer Vorlage enthalten sind, verwenden oder eigene hinzufügen.

✅ Identifizieren Sie die wichtigsten Anwendungsfälle, die Sie mit der Workfront-Planung lösen möchten. Die meisten Organisationen möchten beispielsweise die Sichtbarkeit strategischer Aktivitäten verbessern, wozu auch der Aufbau eines besseren "Kampagnenkalenders"gehören kann. Für diesen Anwendungsfall möchten Sie zunächst einige Fragen beantworten:

• Wer bittet darum?
• Wie nennen sie die Dinge, die sie in den Kalender stellen wollen?
  Kampagnen? Taktik? Initiativen? Aktivitäten? Ereignisse?
• Welche Fragen wollen sie mit diesem Kalender beantworten?
• Haben wir für dieselbe Zielgruppe Kampagnen, die sich überschneiden?
• Wie hoch ist unser Budget für diese Kampagne, Taktik, Aktivität oder Veranstaltung?

Die Antworten auf diese Fragen würden bestimmen, was Sie in der Workfront-Planung erstellen müssen.

Beachten Sie außerdem, dass es möglicherweise andere Planer gibt, die derzeit nicht von Workfront verwendet werden. Diese Planer können aus Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, PowerPoints usw. ausgeführt werden. Überlegen Sie, wie sie auf Ihre Informationen in der Workfront-Planung zugreifen können.

✅ Um die Workfront-Planung optimal zu nutzen, sollten Sie die Verwendung von Portfolios und Programmen im Workfront-Workflow durch eine andere übergeordnete Struktur in der Workfront-Planung ersetzen.

Heute stellen Workfront-Kunden ihre strategische Arbeit durch Portfolios und Programme dar, in einigen Fällen als Projekte unterschiedlicher Art. Mit der Einführung der Planung sollte all diese strategische Arbeit über benutzerdefinierte Datensatztypen in der Workfront-Planung abgewickelt werden, während sich Workfront auf die Ausführungsphase der Arbeiten konzentriert, die als Projekte und Aufgaben dargestellt werden.

✅ Design für die geringste Anzahl von Arbeitsbereichen auf Unternehmensebene. Sie können Arbeitsbereiche für bestimmte betriebliche Organisationseinheiten erstellen, die der einzigartigen Funktionsweise jeder Einheit entsprechen.

Die Informationen in einer einzigen Workspace, um sicherzustellen, dass die Beziehungen zwischen allen Daten einfach verwaltet werden können.

Versuchen Sie beispielsweise, einen einzigen Arbeitsbereich für alle Bereiche von Marketing zu erstellen.

Es ist in Ordnung, einen neuen Arbeitsbereich für ein Team zu erstellen, das über eine völlig andere operative Struktur verfügt:

Beispielsweise sollte ein Arbeitsbereich für die Produktentwicklung sich von einem Arbeitsbereich für Marketing unterscheiden.

⛔ Erstellen Sie keine eindeutigen Arbeitsbereiche für jedes Team oder jeden Prozess innerhalb einer Organisation.

Die Marketing-Organisation sollte sich bemühen, nur einen Arbeitsbereich zu verwalten, um die Sichtbarkeit zu wahren und eine Datenaggregation auf globaler Planungs-Ebene zu ermöglichen.

Vermeiden Sie die Erstellung ähnlicher oder doppelter Arbeitsbereiche für Teams, die ähnlichen Prozessen folgen (z. B. EMEA Marketing im Vergleich zu APAC Marketing), insbesondere dort, wo diese Teams Arbeiten durchführen können, die gemeinsame strategische Kampagnen durchführen.

✅ Erstellen und beschriften Sie Abschnitte, damit Ihre Benutzer verstehen können, wie Sie Ihren Betriebslebenszyklus organisieren.

Sie können beispielsweise einen Abschnitt mit dem Namen Core records erstellen, in dem Sie Ihre Kampagnen, Taktiken und Lieferziele in Ihren Arbeitsbereich platzieren.

✅ Gruppieren Sie die "like"-Datensatztypen zusammen.

Sie können beispielsweise einen Abschnitt mit dem Namen Geografie erstellen, der Datensatztypen wie Region, Land und Stadt enthält.

✅ Sie sich etwas Zeit nehmen, um herauszufinden, welche Informationen Sie nachverfolgen müssen (welche Datensatztypen ich benötige) und wie diese Informationen verbunden werden müssen. Sprechen Sie mit den Interessengruppen, die den Arbeitsbereich verwenden werden, um alle ihre Anforderungen zu berücksichtigen. Sie können auch benutzerdefinierte Abschnitte mit verschiedenen Datensatztypen erstellen, um die Informationen auf sehr praktische Weise darzustellen.

⛔ Sie keine Datensatztypen für einen anderen Zeitraum duplizieren (erstellen Sie beispielsweise keine separaten Datensatztypen für Kampagnen 2024 und Kampagnen 2025).

Das Erstellen verschiedener Datensatztypen unterbricht den Datenfluss, wann immer Sie Daten über mehrere Jahre hinweg vergleichen möchten. Die Ansichten von heute sind pro Datensatztyp. Sobald das Jahr endet, werden in der Ansicht dieses Datensatztyps keine zukünftigen Elemente mehr angezeigt. Es empfiehlt sich, einen Datensatztyp für den Arbeitstyp zu verwenden und die Daten bei Bedarf mithilfe von Filtern zu segmentieren oder zu archivieren.

✅ Fügen Sie einen neuen Datensatztyp hinzu, wenn das Objekt in Verbindung mit mehreren anderen Datensatztypen verwendet wird.

Eine Kampagne kann beispielsweise über eine Verbindung zu mehreren Target-Zielgruppen verfügen und eine Tactik kann über eine Verbindung zu einer einzelnen Target-Zielgruppe verfügen. Daher sollten Campaign, Tactic und Audience keine Mehrfachauswahlfelder sein, sondern Datensatztypen.

✅ Fügen Sie einen neuen Datensatztyp hinzu, wenn das Objekt zusätzliche Metadatenwerte speichern muss, die bei Suchen nützlich sein könnten

Beispielsweise kann ein Kanaldatensatztyp wie E-Mail eine Liste unterstützender Lieferziele entweder als native Metadaten oder als Verbindung zu einem eigenständigen Lieferziele -Datensatztyp speichern.

⛔ Fügen Sie keinen neuen Datensatztyp hinzu, wenn die von Ihnen gespeicherten Daten nur für einen einzelnen Datensatztyp relevant sind.

Beispielsweise kann ein Datensatz vom Typ Kampagne ein einzelnes Auswahlfeld namens Kampagnengröße aufweisen, das nur relevant ist, wenn er einer bestimmten Kampagne direkt zugeordnet ist.

✅ Erstellen und beschriften Sie Datensatztypen, die ein einzelnes Konstrukt oder Substantiv darstellen, z. B. Kampagnen.

⛔ Erstellen Sie keinen Datensatztyp, der besser als Ansicht dargestellt wird.

Beispielsweise ist Kalender eine schlechte Wahl für einen Datensatztyp, da es sich nicht um den Datensatztyp selbst, sondern um eine Ansicht von Datensätzen handelt.

✅ Verwenden Sie eindeutige Primärfeldwerte, um diese Datensätze beim Herstellen von Verbindungen leichter zu finden und zu "wählen".

Bei der Herstellung einer Verbindung durchsuchen die Benutzer die Werte im Primären Feld. Wenn sie nicht eindeutig sind, wissen die Benutzer nicht, welche ausgewählt werden soll.

⛔ Vermeiden Sie die Verwendung nicht eindeutiger Werte als primäres Feld, da dies für Benutzer, die beim Verwenden des Verbindungsauswahl-Menüs nach dem primären Feld suchen müssen, Verwirrung verursachen kann.

✅ Erstellen von Verbindungen ist eine der leistungsstärksten Funktionen der Workfront-Planung. Sie können Datensatztypen miteinander oder mit Datensatztypen über Objekttypen aus anderen Anwendungen wie Adobe Workfront (Verbindung zu Projekten, Portfolios, Programmen, Unternehmen und Gruppen) und mit Adobe Experience Manager Assets (Verbindung zu Assets und Ordnern) verbinden.

Durch das Verbinden von Objekt- und Datensatztypen erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, wie alles in Ihrem Unternehmen verbunden ist.

Beispielsweise verfügen Sie über einen Datensatz vom Typ Kampagne und einen Datensatz vom Typ Tactics und können eine Verbindung zwischen diesen beiden Datensatztypen herstellen, um zu sehen, welche Tactics mit einer bestimmten Kampagne verknüpft sind.

Nachdem Sie die Verbindung definiert haben, können alle Personen im Arbeitsbereich beginnen, Werte für Kampagnen hinzuzufügen, indem sie auf das Verbindungsfeld doppelklicken, wo ihnen eine Liste aller verfügbaren Taktiken angezeigt wird. So können Sie schnell ermitteln, welche Taktiken mit Ihren Kampagnen verknüpft werden müssen.

✅ Nachdem Sie die Verbindung zwischen Datensätzen oder Objekttypen hergestellt haben, können Sie einzelne Datensätze miteinander verbinden und Felder aus den verknüpften Datensätzen oder Objekttypen in einem Workfront Planning-Datensatz anzeigen. Sie reduzieren die Anzahl der Orte, an denen Sie dieselbe Information aktualisieren müssen, und stellen sicher, dass sie perfekt übereinstimmen.

Wenn Sie beispielsweise eine Verbindung zwischen einem Kampagnen -Record-Typ und einem Tactics -Record-Typ haben, sehen Sie die primären Feldinformationen. Wenn Sie jedoch Lookup-Felder hinzufügen, können Sie zusätzliche Informationen aus diesem Record-Typ mitbringen, z. B. das Launch-Datum für diesen Tactic. Die Daten für diese Suchfelder werden automatisch ausgefüllt, nachdem die Datensätze hinzugefügt wurden.

✅ Erstellen Sie für Elemente, die ein einzelnes Konstrukt oder Substantiv darstellen (z. B. Kampagnen), einen Datensatztyp.

⛔ Erstellen Sie keinen Datensatztyp, der besser als Ansicht dargestellt wird.

Beispielsweise ist Kalender eine schlechte Wahl für einen Datensatztyp, da es sich nicht um den Datensatztyp selbst, sondern um eine Ansicht von Datensätzen handelt.

✅ Verwenden Sie Ansichten mit Filtern und Gruppierungen, um eine Momentaufnahme dessen anzuzeigen, was Sie sehen müssen. Sie können die Daten filtern und gruppieren, um leichter nachvollziehbar zu machen, was geplant ist. Sie können die Datensätze nach Metadatenfeldern gruppieren.

Sie können beispielsweise eine Timeline-Ansicht für Ihren Kampagnen-Record-Typ haben, die Sie nach Target-Zielgruppen gruppieren und nach Datum filtern können, um nur das aktuelle Jahr anzuzeigen.

✅ Definieren Sie die Einstellungen Ihrer Timeline-Ansicht, z. B. den Balkenstil und die Farbe, um eine visuell anreicherendere Ansicht zu erhalten. Sie können den Balkenstil anpassen, indem Sie festlegen, ob eine Miniaturansicht mit einem aussagekräftigen Bild angezeigt werden soll, und zusätzliche Felder hinzufügen, die auf der Leiste angezeigt werden sollen (z. B. Inhaber oder Status).

Standardmäßig wird nur das primäre Feld angezeigt. Sie können die Farbe der Leiste auch nach Feldwerten definieren (beispielsweise können Sie die Farben Ihrer Balken anpassen, indem Sie sie mit dem Feld Status abgleichen) oder durch die angewendete Gruppierung. Standardmäßig entspricht die Farbe der Farbe des Datensatztyps.

Nur Farben vom Typ Datensatz oder Felder mit Optionen, die Farben zugeordnet sind, können sich auf die Farben der Datensatzbalken in der Timeline auswirken.

✅ Wenn Sie einen Arbeitsbereich erstellen, steht dieser nur Ihnen zur Verfügung. Außer den Systemadministratoren kann niemand ihn finden. Sobald der Arbeitsbereich definiert wurde und Sie bereit sind, Ihr Team für den Beginn der Zusammenarbeit zu gewinnen, müssen Sie ihn für sie freigeben und deren Berechtigungsstufe festlegen.

Sie können aus den folgenden Berechtigungsstufen wählen:

• Verwalten: Personen können den Arbeitsbereich bearbeiten, löschen und freigeben.
• Contribute: Benutzer können Datensätze erstellen, bearbeiten und löschen.
• Anzeigen: Personen können Datensätze anzeigen.

✅ viele Kunden denken, dass sie den meisten Benutzern Arbeitsbereiche verwalten -Berechtigungen gewähren würden, beschränken Sie jedoch die Verwalten -Berechtigungen auf eine ausgewählte Gruppe vertrauenswürdiger Personen, die einen Datensatztyp nicht versehentlich löschen oder anderweitig unnötige Datensatztypen und -felder erstellen. Sie können den Arbeitsbereich bearbeiten, freigeben und sogar löschen. Mit dieser Berechtigungsstufe erhalten sie vollen Administratorzugriff auf die Workspace.

Eine Standardbenutzerlizenz ist erforderlich, damit jemand über Verwaltungsberechtigungen für einen Arbeitsbereich verfügen kann.

✅ Sie Benutzern Contribute -Berechtigungen erteilen, wenn Sie möchten, dass sie nur Datensätze erstellen, bearbeiten und löschen können. Sie möchten jedoch nicht, dass sie die Struktur und das Schema des Arbeitsbereichs ändern. Mit Contribute -Berechtigungen können sie keine Datensatztypen erstellen oder die Felder der vorhandenen Datensatztypen ändern.

Eine Standardbenutzerlizenz ist erforderlich, damit jemand Contribute -Berechtigungen für einen Arbeitsbereich besitzt.

✅ Erteilen Sie Benutzern Anzeigeberechtigungen, wenn Sie möchten, dass sie nur Datensätze anzeigen können.

✅ beschränken Sie die Verwalten -Berechtigungen auf Personen, die Sie bearbeiten, löschen und die Ansicht freigeben können möchten. Dies bedeutet, dass sie die Filter ändern, Felder gruppieren oder eine Konfiguration der Ansicht vornehmen können. Diese Änderungen wirken sich auf die Hauptkonfiguration der Ansicht für alle anderen Benutzer aus, die auch die Ansicht verwenden.

Eine Standardbenutzerlizenz ist erforderlich, damit jemand über Verwaltungsberechtigungen für eine Ansicht verfügen kann.

✅ Erteilen Sie Benutzern Zugriff auf Ansicht, um die Ansicht anwenden zu können. Sie können einige Filter oder Gruppierungen und Sortierungen ändern. Diese Änderungen sind jedoch nur temporär. Die Änderungen werden nicht für alle anderen Benutzer gespeichert, die auf die Ansicht zugreifen. Diese Änderungen wirken sich nicht auf die Hauptkonfiguration der Ansicht für alle anderen aus, die auch die Ansicht verwenden. Ihre Änderungen sind nur für den Benutzer sichtbar, der die geänderten Einstellungen anwendet. Nach dem Aktualisieren des Bildschirms werden die Änderungen auf den Standardwert zurückgesetzt.

✅ Sie "Jeder im Arbeitsbereich"kann -Berechtigungen anzeigen, wenn jeder, der den Arbeitsbereich anzeigen kann, die Datensätze und deren Felder in dieser spezifischen Ansicht sehen soll. Auf diese Weise müssen Sie niemanden manuell zum Freigabeberechtigungsfeld für die Ansicht hinzufügen.

Workspace-Freigabe definiert den Zugriff von Personen auf den Arbeitsbereich, seine Datensatztypen, Datensätze und deren Felder.

Freigabe anzeigen definiert, ob der Benutzer die von Ihnen erstellte Ansicht sehen kann und ob er den Filter, die Gruppierungsfelder oder eine andere Konfiguration der Ansicht ändern kann. Die Anzeige der in der Ansicht angezeigten Datensätze wird durch die Freigabe in Workspace und nicht durch die Freigabe in der Ansicht gesteuert.

Für Workspace-Freigabe: Leichte und Contribute-Lizenzanwender können nur Anzeigezugriff auf einen Arbeitsbereich erhalten. Um jemandem Contribute oder Verwalten Berechtigungen für einen Arbeitsbereich zu erteilen, muss er über eine Standardlizenz verfügen.

Freigabe von Ansichten: Standardlizenzbenutzer, die über Verwaltungsberechtigungen für einen Arbeitsbereich verfügen, können eine Ansicht erstellen. Benutzer von Light- und Contribute-Lizenzen können nur die Ansichten verwenden, die Standardbenutzer erstellt und für sie freigegeben haben. Andernfalls können Benutzer die standardmäßige Tabellenansicht sehen, wenn nichts freigegeben wurde.

✅ Sie sollten sicherstellen, dass die Struktur des Datensatztyps zuerst eingerichtet wird, indem Sie die erforderlichen Felder zur Tabelle hinzufügen. Diese Felder beschreiben Ihre Datensätze und stehen im Formular-Builder zur Verfügung.

Idealerweise sollten Sie das Anfrageformular oder das Annahmeformular nach Fertigstellung der Datensatztypstruktur erstellen, um zu vermeiden, dass wichtige Felder fehlen.

✅ Sendeberechtigungen hängen von den Einstellungen ab, die Sie für jedes Formular konfigurieren.

Im Formular-Builder können Sie nach der Veröffentlichung des Formulars Berechtigungen verwalten, um zu steuern, wer Anforderungen senden kann.

Sie können aus den folgenden drei Freigabeoptionen wählen:

• Jeder mit Ansicht oder höherem Zugriff auf den Arbeitsbereich: Ermöglicht allen Benutzern mit View- oder höheren Berechtigungen für den Arbeitsbereich das Senden einer Anfrage, mit der ein Datensatz erstellt wird.
• Jeder mit Beitrag oder höherem Zugriff auf den Arbeitsbereich: Beschränkt Übermittlungen für Benutzer mit Contribute oder höheren Berechtigungen für den Arbeitsbereich.
• Jeder mit dem Link: Ermöglicht jedem, der über den Formular-Link verfügt, eine Anforderung zu senden.
• Ablaufdatum: Stellen Sie sicher, dass Sie ein Ablaufdatum für den öffentlichen Link festgelegt haben, um die Sicherheit zu erhöhen.