Best Practices für die Adobe Workfront-Planung

✅ Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Planning anmelden, folgen Sie unserem In-App-Onboarding-Prozess, der den Wert von Planning klar vermittelt und Sie bei der Navigation und der effektiven Verwendung des Produkts führt. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die Funktionen von verstehen und leicht mit Ihrer Arbeit beginnen können.

✅ Erkunden Sie zunächst unsere vordefinierten Arbeitsbereich-Vorlagen, um Ideen für vorhandene ähnliche Anwendungsfälle zu erhalten. Sie können die vordefinierten Datensatztypen und Felder in einer Vorlage verwenden oder eigene hinzufügen.

✅ Identifizieren Sie die wichtigsten Anwendungsfälle, die Sie mit Workfront Planning lösen möchten. Die meisten Unternehmen möchten zum Beispiel den Überblick über strategische Aktivitäten verbessern, wozu auch die Erstellung eines besseren „Kampagnenkalenders“ gehören kann. Für diesen Anwendungsfall sollten Sie also zunächst einige Fragen beantworten:

• Wer fragt danach?
• Wie nennen sie die Dinge, die sie in den Kalender aufnehmen wollen?
  Kampagnen? Taktik? Initiativen? Aktivitäten? Ereignisse?
• Welche Fragen möchten sie mit diesem Kalender beantworten?
• Gibt es überlappende Kampagnen für dieselbe Zielgruppe?
• Wie hoch ist unser Budget für diese Kampagne, Taktik, Aktivität oder Veranstaltung?

Die Antworten auf diese Fragen legen fest, was Sie in Workfront Planning erstellen müssen.

Beachten Sie außerdem, dass es möglicherweise andere Planende gibt, die derzeit keine Workfront-Benutzer sind. Diese Planer können mit Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, PowerPoints usw. arbeiten. Überlegen Sie, wie sie in Workfront Planning auf Ihre Informationen zugreifen können.

✅ Um die Vorteile von Workfront Planning voll auszuschöpfen, sollten Sie in Workfront Planning die Verwendung von Portfolios und Programmen im Workfront Workflow durch eine andere Oberstufenstruktur ersetzen.

Heute präsentieren Workfront-Kunden ihre strategische Arbeit durch Portfolios und Programme, in einigen Fällen als Projekte unterschiedlicher Art. Mit der Einführung von Planning sollte all diese strategische Arbeit durch benutzerdefinierte Datensatztypen in Workfront Planning abgewickelt werden, während Workfront sich auf die Ausführungsphase von Arbeit konzentriert, die als Projekte und Aufgaben dargestellt wird.

✅ Design für die geringste Anzahl von Arbeitsbereichen auf Unternehmensebene. Sie können Arbeitsbereiche für bestimmte operative Organisationseinheiten entsprechend der individuellen Funktionsweise der einzelnen Einheiten erstellen.

Informationen in einem einzigen Workspace zu haben, um sicherzustellen, dass Beziehungen zwischen allen Daten einfach verwaltet werden können.

Versuchen Sie beispielsweise, einen einzigen Arbeitsbereich für die gesamte Marketing-Abteilung zu erstellen.

Es ist in Ordnung, einen neuen Arbeitsbereich für ein Team zu erstellen, das eine völlig andere Betriebsstruktur hat:

Beispielsweise sollte sich ein Arbeitsbereich Produktentwicklung von einem Arbeitsbereich Marketing unterscheiden.

⛔ Erstellen Sie keine eindeutigen Arbeitsbereiche für jedes Team oder jeden Prozess innerhalb einer Organisation.

Die Marketing-Organisation sollte sich bemühen, nur einen Arbeitsbereich zu verwalten, um die Sichtbarkeit zu erhalten und Daten auf globaler Planungsebene aggregieren zu können.

Vermeiden Sie die Erstellung ähnlicher oder doppelter Arbeitsbereiche für Teams, die ähnlichen Prozessen folgen (z. B. EMEA-Marketing oder APAC-Marketing), insbesondere wenn diese Teams Arbeiten erledigen können, die den üblichen strategischen Kampagnen entsprechen.

✅ Erstellen und beschriften Sie die Abschnitte, um Ihren Benutzern zu zeigen, wie Sie Ihren Betriebslebenszyklus organisieren.

Sie können beispielsweise einen Abschnitt mit dem Namen Core-Datensätze erstellen, in dem Sie Ihre Kampagnen, Taktiken und Ergebnisse in Ihrem Arbeitsbereich platzieren.

Datensatztypen „wie“ ✅ gruppieren.

Sie können beispielsweise einen Abschnitt mit dem Namen "" erstellen der Datensatztypen wie „Region“, „Land“ und „Stadt“ enthält.

✅ Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu ermitteln, welche Informationen Sie verfolgen müssen (welche Datensatztypen ich benötige) und wie diese Informationen verbunden werden müssen. Sprechen Sie mit den Stakeholdern, die den Arbeitsbereich verwenden werden, um alle ihre Anforderungen zu berücksichtigen. Sie können auch benutzerdefinierte Abschnitte mit verschiedenen Datensatztypen erstellen, um die Informationen auf sehr benutzerfreundliche Weise darzustellen.

⛔ Duplizieren Sie keine Datensatztypen für einen anderen Zeitraum (erstellen Sie beispielsweise keine separaten Datensatztypen für "2024“ "2025).

Wenn Sie verschiedene Datensatztypen erstellen, unterbricht dies den Datenfluss, wenn Sie Daten über mehrere Jahre hinweg vergleichen möchten. Die Ansichten heute sind pro Datensatztyp. Sobald das Jahr endet, zeigt die Ansicht dieses Datensatztyps nicht mehr die zukünftigen Elemente an. Es empfiehlt sich, für die Art der Arbeit einen einzigen Datensatztyp zu verwenden und die Daten mithilfe von Filtern zu segmentieren oder bei Bedarf zu archivieren.

✅ Einen neuen Datensatztyp hinzufügen, wenn das Objekt in Verbindung mit mehreren anderen Datensatztypen verwendet wird

Eine Kampagne kann beispielsweise eine Verbindung zu mehreren Target-Zielgruppen haben, und eine Taktik kann eine Verbindung zu einer einzelnen Target-Zielgruppe haben. Daher sollten Campaign, Taktik und Audience Datensatztypen und keine Felder mit Mehrfachauswahl sein.

✅ Fügen Sie einen neuen Datensatztyp hinzu, wenn das Objekt zusätzliche Metadatenwerte speichern muss, die bei der Suche nützlich sein können

Beispielsweise kann ein Kanaldatensatztyp wie E-Mail eine Liste unterstützender Ergebnisse speichern, entweder als native Metadaten oder als Verbindung zu einem eigenständigen Datensatztyp Ergebnisse.

⛔ Fügen Sie keinen neuen Datensatztyp hinzu, wenn die Daten, die Sie speichern, nur für einen einzelnen Datensatztyp relevant sind.

Ein Datensatztyp Kampagne kann beispielsweise über ein Einzelauswahlfeld namens „Kampagnengröße verfügen, nur relevant ist, wenn er direkt mit einer bestimmten Kampagne verknüpft ist.

✅ Erstellen und beschriften Sie Datensatztypen, die ein einzelnes Konstrukt oder Substantiv darstellen, z. B. Kampagnen.

⛔ Erstellen Sie keinen Datensatztyp, der besser als Ansicht dargestellt wird.

Beispielsweise ist Kalender eine schlechte Wahl für einen Datensatztyp, da es nicht der Datensatztyp selbst ist, sondern eine Ansicht von Datensätzen.

✅ Verwenden Sie keine eindeutigen primären Feldwerte, um das Auffinden und „Auswählen“ dieser Datensätze bei Verbindungen zu erleichtern.

Beim Herstellen einer Verbindung suchen Benutzende nach den Werten im Primären Feld. Wenn die Werte nicht eindeutig sind, wissen die Benutzenden nicht, welche ausgewählt werden sollen.

⛔ Verwenden Sie nicht eindeutige Werte nicht als primäres Feld, da dies zu Verwirrung bei Benutzenden führen kann, die beim Verwenden des Menüs „Verbindungsauswahl“ im primären Feld suchen müssen.

✅ Das Erstellen von Verbindungen ist eine der leistungsfähigsten Funktionen von Workfront Planning. Sie können Datensatztypen miteinander oder Datensatztypen mit Objekttypen aus anderen Programmen wie Adobe Workfront (Verbindung zu Projekten, Portfolios, Programmen, Unternehmen und Gruppen) und mit Adobe Experience Manager Assets (Verbindung zu Assets und Ordnern) verbinden.

Das Verbinden von Objekt- und Datensatztypen gibt Ihnen einen vollständigen Überblick darüber, wie alles in Ihrem Unternehmen verbunden ist.

Sie haben beispielsweise einen Datensatztyp Kampagne und einen Datensatztyp Taktik und Sie können eine Verbindung zwischen diesen beiden Datensatztypen erstellen, um zu sehen, welche Taktiken einer bestimmten Kampagne zugeordnet sind.

Nachdem Sie die Verbindung definiert haben, können alle Personen im Arbeitsbereich mit dem Hinzufügen von Werten für Kampagnen beginnen, indem sie in das Verbindungsfeld doppelklicken, wo eine Liste aller Taktiken verfügbar angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie schnell herausfinden, welche Taktiken mit Ihren Kampagnen verknüpft werden müssen.

✅ Nachdem Sie die Verbindung zwischen Datensätzen oder Objekttypen hergestellt haben, können Sie einzelne Datensätze miteinander verbinden und Felder aus den verknüpften Datensatz- oder Objekttypen in einem Workfront Planning-Datensatz anzeigen. Sie werden die Anzahl der Stellen reduzieren, an denen Sie dieselbe Information aktualisieren müssen, und sicherstellen, dass sie perfekt übereinstimmen.

Wenn Sie beispielsweise eine Verbindung zwischen einem Datensatztyp Kampagne und einem Datensatztyp Taktik haben, werden die primären Feldinformationen angezeigt. Wenn Sie jedoch Suchfelder hinzufügen, können Sie zusätzliche Informationen aus diesem Datensatztyp hinzufügen, z. B. das Startdatum für Taktik. Die Daten für diese Suchfelder werden automatisch ausgefüllt, nachdem die Datensätze hinzugefügt wurden.

✅Erstellen Sie für Elemente, die ein einzelnes Konstrukt oder Substantiv darstellen (z B Kampagnen), einen Datensatztyp.

⛔ Erstellen Sie keinen Datensatztyp, der besser als Ansicht dargestellt wird.

Beispielsweise ist Kalender eine schlechte Wahl für einen Datensatztyp, da es nicht der Datensatztyp selbst ist, sondern eine Ansicht von Datensätzen.

✅ Verwenden Sie Ansichten mit Filtern und Gruppierungen, um einen Schnappschuss dessen anzuzeigen, was Sie sehen müssen. Sie können die Daten filtern und gruppieren, um besser verstehen zu können, was geplant ist. Sie können die Datensätze nach Metadatenfeldern gruppieren.

Sie können beispielsweise eine Zeitleisten -Ansicht für Ihren Datensatztyp Kampagne verwenden, die Sie nach „Zielgruppen gruppieren nach Datum filtern können, um nur das aktuelle Jahr anzuzeigen.

✅ Definieren Sie die Einstellungen Ihrer Zeitleistenansicht, z. B. den Balkenstil und die Farbe, um eine visuell ansprechendere Ansicht zu erhalten. Sie können den Balkenstil anpassen, indem Sie festlegen, ob eine Miniaturansicht mit einem aussagekräftigen Bild angezeigt werden soll, und weitere Felder hinzufügen, die auf der Leiste angezeigt werden sollen (z. B. Inhaber oder Status).

Standardmäßig wird nur das primäre Feld angezeigt. Sie können die Farbe Ihres Balkens auch nach Feldwerten (Sie können beispielsweise die Farben Ihrer Balken anpassen, indem Sie sie mit dem Feld Status abgleichen) oder nach der angewendeten Gruppierung definieren. Standardmäßig entspricht die Farbe der Farbe des Datensatztyps.

Nur Farben des Datensatztyps oder Felder mit Optionen, die mit Farben verknüpft sind, können sich auf die Farben der Datensatzleisten in der Zeitleiste auswirken.

✅ Wenn Sie einen Arbeitsbereich erstellen, steht er nur Ihnen zur Verfügung. Jeder andere außer den Systemadministratoren wird es nicht finden können. Sobald der Arbeitsbereich definiert ist und Sie bereit sind, Ihr Team für die Zusammenarbeit hinzuzuziehen, müssen Sie ihn für es freigeben und seine Berechtigungsstufe definieren.

Sie können aus den folgenden Berechtigungsebenen auswählen:

• Verwalten: Benutzer können den Arbeitsbereich bearbeiten, löschen und freigeben.
• Contribute: Benutzer können Datensätze erstellen, bearbeiten und löschen.
• Anzeigen: Benutzer können Datensätze anzeigen.

✅ Obwohl viele Kunden den Eindruck haben, dass sie Workspaces Verwalten-Berechtigungen für die meisten Benutzer erteilen würden, beschränken Sie die Verwalten-Berechtigungen auf eine ausgewählte Gruppe vertrauenswürdiger Personen, die keinen Datensatztyp versehentlich löschen oder anderweitig unnötige Datensatztypen und -felder erstellen. Sie können den Arbeitsbereich bearbeiten, freigeben und sogar löschen. Mit dieser Berechtigungsstufe erhalten sie vollständigen administrativen Zugriff auf die Workspace.

Für die Verwaltung von Berechtigungen für einen Arbeitsbereich ist eine Standardbenutzerlizenz erforderlich.

✅ Erteilen Sie Benutzern Contribute-Berechtigungen, wenn Sie möchten, dass sie nur Datensätze erstellen, bearbeiten und löschen können, sie aber nicht die Struktur und das Schema des Arbeitsbereichs ändern sollen. Mit Contribute-Berechtigungen können sie keine Datensatztypen erstellen oder die Felder für die vorhandenen Datensatztypen ändern.

Eine Standardbenutzerlizenz ist erforderlich, damit eine Person über Contribute-Berechtigungen für einen Arbeitsbereich verfügt.

✅ Erteilen Sie Benutzern Anzeigen-Berechtigungen, wenn sie nur Datensätze anzeigen sollen.

✅ Beschränken Sie Verwalten auf Personen, die die Ansicht bearbeiten, löschen und freigeben können sollen. Das bedeutet, dass sie die Filter, Gruppierungsfelder oder eine Konfiguration der Ansicht ändern können. Diese Änderungen wirken sich auf die Hauptkonfiguration der Ansicht für alle anderen aus, die ebenfalls die Ansicht verwenden.

Für die Verwaltung von Berechtigungen für eine Ansicht ist eine Standardbenutzerlizenz erforderlich.

✅ Erteilen Sie Benutzern Ansicht Zugriff, um die Ansicht anwenden zu können. Sie können einige Filter oder Gruppierungen und die Sortierung ändern, diese Änderungen sind jedoch nur temporär. Die Änderungen werden nicht für alle anderen Benutzer gespeichert, die auf die Ansicht zugreifen. Diese Änderungen wirken sich nicht auf die Hauptkonfiguration der Ansicht für alle anderen aus, die ebenfalls die Ansicht verwenden. Ihre Änderungen sind nur für den Benutzer sichtbar, der die geänderten Einstellungen anwendet. Nach Aktualisierung des Bildschirms werden die Änderungen auf den Standardwert zurückgesetzt.

✅ Erteilen Sie Jeder im Arbeitsbereich kann anzeigen Berechtigungen, wenn jeder, der den Arbeitsbereich anzeigen kann, die Datensätze und deren Felder in dieser spezifischen Ansicht sehen soll. Auf diese Weise müssen Sie für die Ansicht niemanden manuell zum Feld für die Freigabeberechtigung hinzufügen.

Workspace-Freigabe Definiert den Zugriff von Personen auf den Arbeitsbereich, seine Datensatztypen, Datensätze und deren Felder.

Ansichtsfreigabe legt fest, ob der/die Benutzende die von Ihnen erstellte Ansicht sehen kann und ob er/sie den Filter, die Gruppierungsfelder oder eine andere Konfiguration der Ansicht ändern kann. Die Sichtbarkeit der in der Ansicht angezeigten Datensätze wird durch die Freigabe von Workspace und nicht durch die Freigabe von Ansichten gesteuert.

Für die Freigabe von Workspace: Benutzende mit Light- und Contribute-Lizenzen können nur Ansichtszugriff auf einen Arbeitsbereich erhalten. Um jemandem die Berechtigung "Contribute" oder „Verwalten“ für einen Arbeitsbereich zu erteilen, muss er über eine Standardlizenz verfügen.

Ansichtsfreigabe: Benutzer von Standardlizenzen, die Verwaltungsberechtigungen für einen Arbeitsbereich haben, können eine Ansicht erstellen. Benutzende mit Light- und Contribute-Lizenz können nur die Ansichten nutzen, die Standardbenutzende erstellt und für sie freigegeben haben. Andernfalls können Benutzende, wenn nichts freigegeben wurde, die "Tabellenansicht“.

✅ Sie sollten sicherstellen, dass die Struktur des Datensatztyps zuerst eingerichtet wird, indem Sie die erforderlichen Felder zur Tabelle hinzufügen. Diese Felder beschreiben Ihre Datensätze und stehen im Formular-Builder zur Verfügung.

Idealerweise sollten Sie das Anfrage- oder Aufnahmeformular erstellen, nachdem Ihre Datensatztypstruktur finalisiert wurde, um zu vermeiden, dass Schlüsselfelder fehlen.

✅ Übermittlungsberechtigungen hängen von den Einstellungen ab, die Sie für jedes Formular konfigurieren.

Im Formular-Builder können Sie nach der Veröffentlichung des Formulars Berechtigungen verwalten, um zu steuern, wer Anfragen senden kann.

Sie können aus den folgenden drei Freigabeoptionen wählen:

• Jeder mit Ansicht oder Zugriff auf den Arbeitsbereich: Alle Benutzer mit Ansicht oder höheren Berechtigungen für den Arbeitsbereich können eine Anfrage senden, die einen Datensatz erstellt.
• Jeder, der Zugriff auf den Arbeitsbereich hat oder darüber: Schränkt die Übermittlung auf Benutzende mit Contribute- oder höheren Berechtigungen für den Arbeitsbereich ein.
• Jeder mit dem Link: Ermöglicht jedem, der den Formular-Link hat, eine Anfrage zu senden.
• Ablaufdatum: Stellen Sie sicher, dass Sie ein Ablaufdatum für den öffentlichen Link festlegen, um die Sicherheit zu erhöhen.