在Workfront Proof中使用自動化工作流程設定校訂

最後更新： 2024年7月18日

建立對象：

  • 使用者
IMPORTANT
本文提及獨立產品Workfront Proof中的功能。 有關Adobe Workfront內部校訂的資訊，請參閱校訂。

自動工作流程可讓您在複雜的稽核流程，或定期將內容傳送給相同群組人員稽核時，更輕鬆地管理內容稽核和核准。

您建立校訂，然後它就會從一個階段移動到另一個階段，直到最終核准。 任何時候需要相關使用者進行核準時，他們都會收到通知。

stages_diagram.png

上傳檔案時或檔案上傳後，您可以將自動化工作流程新增到校樣中。

使用自動化工作流程建立校訂

  1. 開始建立校訂。

  2. 在​ 共用 ​區段中，按一下​ 使用自動化工作流程。

    您可以取消選取此選項，切換回標準工作流程。

  3. （選擇性）如果您想要使用您的Workfront管理員設定並與您共用的自動化工作流程範本，請在​ 選取工作流程範本 ​下拉式功能表中選取它。

    NOTE
    您修改範本的能力取決於Workfront管理員設定的範本設定。 如果修改範本的功能已停用，則只有範本的擁有者可以修改它。

  4. 指定下列資訊以設定自動化工作流程的第一階段：

    • 名稱： ​階段名稱會出現在工作流程圖表上，並包含在傳送給稽核者的電子郵件通知中。

    • 截止日期： ​此欄位的功能會因您在​ 從 ​計算的「截止日期」下拉式清單中選取的選項而異。

    • 從校訂建立： ​選取校訂的截止日期。

    • 從階段啟用： ​選取將新增至階段啟用日期的工作天數，以在校訂上自動設定截止日期。

    • 啟動階段： ​對於工作流程的每個階段，您可以決定何時啟動。 對於您的第一個階段，可以使用下列選項。

      • 建立校訂時

      • 在特定時間和日期

      • 手動\

        其他選項可用於後續階段。 這些選項需要父級階段。 它們是：

      • 在到達上一個期限之後

      • 所有決定皆已核准或已核准變更

      • 所有決定皆已核准

      • 所有決定皆已作出

    • 從計算的截止日期： ​您在此下拉式清單中選取的選項會影響​ 截止日期 ​欄位中可用的選項。

    • 校訂建立： ​在​ 截止日期 ​欄位中，選取校訂的截止日期。

    • 階段啟用： ​在​ 截止日期 ​欄位中，選取要新增至階段啟用日期的工作天數，以在校訂上自動設定截止日期。

    • 鎖定階段： ​選取何時可以鎖定階段。

    • 主要決策者： ​選取階段上的主要決策者。 只有在您將稽核者新增到舞台後，您才可以在下拉式清單中取得決策者。

    • 只需要一個決定： ​選取此選項，便可在其中一個決策者做出決定之後完成檢閱。\

      如果您在​ 主要決策者 ​下拉式選單中指定了使用者，則此選項無法使用。

    • 私人階段： ​選取此選項時，未新增至此階段或不是帳戶中主管、系統管理員或帳單管理員的使用者看不到評論和決定

  5. （選用）將稽核者新增至舞台。

  6. 新增稽核者時，請考量下列事項：

    • 稽核者僅可新增到校訂一次。 （您無法新增同一人到校訂上的多個階段。）

    • 新增至私人階段的稽核者只能看到他們被新增至的階段，在該階段所做的校訂和評論中。

    • 根據預設，將使用者新增到階段會授予該使用者從建立校訂開始檢視校訂的存取權。\

      系統管理員可以設定校訂系統以限制使用者存取校訂，直到工作流程進入新增使用者的階段為止。 如需詳細資訊，請參閱

  7. （選擇性）按一下​ 新增階段，然後重複步驟4和步驟5，將多個階段新增至自動化工作流程。

  8. 在新校訂頁面的組織和其他設定區段中指定必要資訊，以繼續建立校訂，如所述

自動化工作流程圖表

設定校訂的工作流程時，您會注意到已建立圖表。 您新增到校訂的每個階段都會出現在圖表中，清楚表示階段之間的相依性。 私密階段會以索引鍵圖示標示。

圖表會浮動，這表示即使您向下捲動頁面，圖表仍會保持可見。

如果您不需要檢視圖表，可以隱藏圖表(1)。

圖表.png

新增階段

您可以為正在建立或修改的工作流程新增其他階段。

  1. 如果您要將階段新增到現有校訂，請移至校訂詳細資訊頁面，如在 Workfront Proof中管理校訂詳細資訊中所述。

  2. 在​ 工作流程 ​區段中，按一下​ 新增階段。

  3. 依照本文中使用自動化工作流程建立校訂區段下的步驟4指定階段的資訊。

  4. 按一下​ 新增階段，然後按一下​ 完成。

刪除階段

  1. 按一下舞台(1)右上角的垃圾桶圖示。
    當您將滑鼠懸停在舞台上時，圖示就會顯示。
    deleting_a_stage.png

中繼設定

  • 階段名稱：出現在工作流程圖表上，並包含在傳送給稽核者的電子郵件通知中。

  • 啟動階段：對於工作流程的每個階段，您可以決定何時啟動。 您的第一個階段將可使用下列選項：

    • 建立校訂時
    • 在特定時間和日期
    • 手動
    • 您的第一個階段只有這三個選項可用。 當您新增第二個階段時，其他選項將變為可用；它們需要您選取父級階段。
    • 達到上一個截止日期後（需要挑選父階段）
    • 所有決定皆為「已核准」或已核准變更 （需要挑選上層階段）
    • 所有決定皆為「已核准」（需要挑選上層階段）
    • 已做出所有決定（需要挑選父階段）

  • 截止日期： ​您可以決定在工作流程的每個階段如何計算截止日期。 選項包括：

    • 從校訂建立開始：在截止日期欄位(9)中，您可以選取校訂的截止日期。
    • 從階段啟用：在截止日期下拉式清單中，您選取將新增至階段啟用日期的工作天數，以在校訂上自動設定截止日期。

  • 鎖定： ​有許多選項可決定何時可鎖定階段。 選項包括：

    • 手動鎖定
    • 絕不
    • 當下一個階段開始時
    • 完成所有決策時

主要決策者：您已在階段上設定主要決策者。 只有您將稽核者新增到舞台後，可用的決策者才會出現在清單中。

NOTE
如果您挑選主要決策者，則這個階段將不再提供只有一個需要決策的選項。
  • 只需要一個決定：您可以在階段上啟用此選項。 這表示檢閱會在其中一位決策者做出決定後完成。
  • 隱私權： ​每個階段都可以設為私人。 如果階段是私人的，未新增到此階段的人或不是帳戶中的主管、管理員或計費管理員的人將看不到評論和決定。 如需詳細資訊，請參閱自動化工作流程總覽 。

將稽核者新增至階段

  1. 在每個階段底部的欄位中輸入連絡人名稱或電子郵件地址。

  2. 按一下綠色加號圖示以新增它們。

  3. 在校訂上設定角色。

  4. 設定電子郵件警示。

  5. 設定第一個階段時，您還可以選擇變更校訂的擁有者。

    NOTE
    • 稽核者僅可新增到校訂一次。 您無法將同一個人新增到校訂上的多個階段。
    • 未新增至私人階段的檢閱者無法在校訂上看到該階段，也無法在該階段中做出評論。

將校訂轉換為自動化工作流程

您可以將基本校訂轉換為自動化工作流程。

  1. 在校訂詳細資料頁面上按一下​ 「轉換為自動化工作流程」。
    將校訂重新處理至自動化工作流程後，所有階段皆為作用中、公開狀態，且其鎖定階段選項預設為「手動」。 所有階段仍會保留使用者及其設定。

    • 啟動階段已設定為每個階段中建立校訂時。
    • 從選項計算的截止日期設定為在每個階段中建立校訂。
    • 如果基本校訂僅選取一個決定選項，則所有階段都會選取它。
    • 如果在基本校訂選取了主要決策者，則將該收件者的階段設定為它們，所有其他階段則將其設定為「無」。
    • 階段名稱會維持不變。

新增其他範本至現有的自動化工作流程

在基本校訂轉換為自動化工作流程後，您可以新增其他範本到其中。

  1. 在[校訂詳細資訊]頁面的[工作流程]區段中，按一下[新增範本]。

    • 範本設定決定可對此範本新增到的校訂做什麼。 例如，如果範本已停用新增階段和新增人員至階段選項，則不會顯示新增階段和共用校訂的按鈕。

    • 如果指定範本中的新增階段選項已停用，則新增之後不會顯示新增範本按鈕。

    • 將人員新增至自動化工作流程範本中的階段時，如果已出現在校樣中，則套用此範本時，系統會自動將此人員從階段中移除。 如果沒有其他人新增到此特定階段，將顯示以下錯誤，因為系統不允許將空的階段新增到工作流程中。

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