使用電子郵件內容在Google Workspace中建立Adobe Workfront任務

NOTE
Google適用的Adobe Workfront外掛程式最新版本已於2023年6月26日發行。

您可以將外部電子郵件(非Adobe Workfront產生)轉換成Workfront工作。

您也可以將外部電子郵件轉換為現有任務的更新。 如需詳細資訊,請參閱使用電子郵件內容從 Google Workspace 更新 Adobe Workfront 專案。

如需使用Google Workspace處理Workfront所傳送之通知電子郵件的相關資訊,請參閱管理 Adobe Workfront 來自 Google Workspace的通知詳細資料。

存取需求

您必須具有下列存取權才能執行本文中的步驟:

Adobe Workfront 計畫*
任何
Adobe Workfront 授權*
Work, 計畫

*若要瞭解您擁有的計畫、授權型別或存取權,請連絡您的Workfront管理員。

先決條件

您必須先在Google Workspace中建立Workfront任務

使用電子郵件內容在Google Workspace中建立Adobe Workfront任務

  1. 如果未顯示Google Workspace的Workfront面板,請按一下頁面最右側Google Workspace附加元件側邊欄中的Workfront圖示

  2. 在Google Workspace中開啟電子郵件訊息後,按一下Workfront for Google Workspace中的選項以將電子郵件轉換為新的Workfront工作。

  3. 選取「建立新的」選項,以指出該任務將成為專案的一部份,還是獨立於專案的個人任務。

  4. 如果您想要將任務附加到父專案,請按一下​ 專案名稱,開始輸入您想要任務的專案名稱,然後當專案名稱出現在下面的清單中時,按一下專案名稱。

  5. 進行下列任一變更:

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header
    任務名稱 編輯此文字的任何部分,這部分取自電子郵件的主旨列。
    說明 編輯此文字的任何部分,這些部分取自電子郵件的內文。
    指派給 按一下 指派給,按一下出現的 將此指派給 選項,然後開始輸入人員名稱,並在人員名稱出現在以下清單中時按一下該名稱。 對您要新增的每個人重複此動作,然後按一下 儲存
    計畫持續時間

    按一下 計畫持續時間,然後輸入您要工作花費的天數。

    附註:您可以不同方式為您的組織設定此選項。 例如,對於您的組織,您可能需要輸入小時數而非天數。 如果您需要更多資訊,請洽詢您的Workfront管理員。 如果您想要指定設定的預設值以外的時段,請在數字後面輸入 mhdwmo,以表示分鐘、小時、天、周或月。

    優先順序 按一下下拉箭頭,然後按一下您想要的作業優先順序。
    包含電子郵件附件

    (只有在電子郵件至少包含一個附件時才可用。) 按一下此選項,將電子郵件中的附件儲存至任務的檔案區域。

    如果您不想儲存附件,請按一下附件名稱右側的X。

    如果電子郵件包含指向Google Drive中檔案的連結,則會將它們儲存到您正在建立的工作的概觀索引標籤。

    重要:為了使其運作,您的Workfront管理員必須授權Google Drive使用Workfront中的檔案,如文章設定檔案整合中的設定整合以管理檔案一節所述。

    如果啟用此選項,則對於您轉換為任務、問題和更新的其他電子郵件,此選項仍保持啟用狀態。

    包含電子郵件檔案

    按一下此選項,將原始電子郵件儲存為電子郵件(EML)檔案至任務的檔案區域。 從那裡,您可以連按兩下檔案,以在電子郵件應用程式中開啟電子郵件。

    如果啟用此選項,則對於您轉換為任務、問題和更新的其他電子郵件,此選項仍保持啟用狀態。

  6. 按一下​ 建立工作

    新任務的​ 詳細資料 ​索引標籤會顯示在Workfront for Google Workspace面板中。 您可以按一下「更新」,立即開始與共同作業人員通訊,不必離開您的收件匣。

    在​ 詳細資料 ​標籤底部,您也可以按一下​ 在Workfront ​中檢視,以前往Workfront中的新工作。

    當您重新整理瀏覽器時,訊息會在Workfront for Google Workspace面板底部顯示連結,以確認您已將電子郵件轉換為工作:

    您可以按一下連結,針對您建立的任務,移至Workfront for Google Workspace面板內的「詳細資料」檢視。

    您可以重複這些步驟,將相同的電子郵件轉換為多個工作。 當您重新整理瀏覽器或在其他時間返回電子郵件時,您為電子郵件建立的所有連結都會列在Google Workspace的Workfront面板底部。

  7. (選擇性)執行下列任一項作業,繼續處理Workfront for Google Workspace面板中的工作:

    • 若要在​ 更新 ​標籤上新增更新,請按一下​ 開始新的更新 ​並輸入更新。

    • 若要回覆​ 更新 ​標籤上的更新,請按一下​ 回覆,然後輸入您的回覆。

      對於上述兩個動作,您可以通知特定使用者您的評論。 按一下​ 通知,開始輸入使用者的名稱,然後當名稱出現在下拉式清單中時,按一下該名稱。 對您要通知的其他使用者重複此程式,然後按一下​ Post

    • 按一下「檔案」標籤,檢視與工作一併儲存的任何檔案。

您可以重複這些步驟,將相同的電子郵件轉換為多個工作。 當您重新整理瀏覽器或在其他時間返回電子郵件時,您為電子郵件建立的所有連結都會列在Workfront for Google Workspace面板的底部。

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