報價範本使用案例和工作流程
「報價範本」功能可讓買方和賣家建立可重複使用且可自訂的報價範本，以簡化報價流程。
- 可自訂的報價單 — 採購員可以從預先核准的範本產生連結的報價單，允許在指定的引數（如明細行料號數量與選取專案）中進行自訂。
- 訂單臨界值 — 賣家可設定最小與最大訂單承諾，確保買家遵守議定的採購量。 採購員接受報價樣版後，每次產生連結的報價時，訂單臨界值計數都會增加。 如果連結的報價單未轉換為訂單即已結案，則會從臨界值計數中減去該訂單。 當達到最大訂單臨界值時，報價範本就會過期。
- 到期日 — 範本可以有有效期(Valid Until)，確保條款只適用於指定的時間範圍。 到期時，範本會關閉，且所有關聯的連結引號都會關閉。
- 折扣與訂價 — 賣家可使用與報價相同的明細專案、報價層次與出貨價格折扣功能，來設定重複產生訂單的折扣，簡化議價程式。
- 追蹤與報告 — 系統會追蹤從範本產生的連結報價數目，並順利完成訂單，以深入分析已同意訂單配額的履行情況。
- 參考檔案連結 — 買家和賣家都可以新增、編輯和管理報價範本的外部檔案連結（例如DocuSign、Adobe Sign或其他線上服務）。 這可在報價範本處理期間輕鬆存取相關合約與協定。
使用案例
公司購買者可以使用報價範本，在一段時間內訂購特定的一組產品。 採購員設定下列報價樣版選項，讓報價程式更有效率、更一致，並與策略性採購協定一致。
-
訂單臨界值，指定適用於議價訂價的最小與最大訂單數。 這可用來套用及追蹤合約協定中指定的訂單配額。
-
數量臨界值（最小/最大數量）樣版會指定數量臨界值，以設定每筆訂單可購買的最小與最大數量，確保賣家能有效管理存貨層次，同時提供買方彈性來視需要調整數量。
-
參考檔案連結可維持與外部合約及合約的連線，讓您在報價流程中更輕鬆地存取相關檔案。
報價範本工作流程
報價範本可由買方或賣方起始。
步驟1：報價範本建立（新增）
-
購買者建立報價範本
在複查現有的報價時，採購員決定公司必須在下一年度提交多份訂單，並想要根據重複的業務請求額外的折扣。 他們使用報價上的 Create quote template 動作來建立報價範本。 採購員可以使用參考檔案區段中的 Add 控制項，將參考檔案連結新增至外部合約或協定。 然後，他們將報價範本傳送給賣家進行複查，以啟動議價。
買家也可以將想要定期購買的產品新增至購物車，以請求報價範本。 接著，請詢問報價，並在註解中說明重複購買的頻率。
-
銷售代表 — 銷售代表可以從管理員代表特定公司買方建立報價範本。 銷售代表可以在「管理員」中，從現有的報價或Quote Templates網格建立報價範本，並將其儲存為
draft或傳送給買方以開始交涉。 在草稿狀態下，只有賣家能看到報價。 傳送報價後，狀態為Submitted。 在買方將其送回之前，賣方無法修改它。
當賣家建立報價範本時，到期日（Valid until日期欄位）預設為180天。 如果採購員建立了樣版，則到期日為空白。 採購員必須先設定到期日，才能將樣版送回採購員進行複查。
當賣家建立報價範本時，到期日（Valid until 日期欄位）預設為180天。 如果採購員建立了樣版，則到期日為空白。 採購員必須先設定到期日，才能將樣版送回採購員進行複查。
步驟2：報價稽核與交涉（稽核）
複查或議定報價樣版可包括變更數量、移除料號、新增明細專案備註、套用明細專案或報價折扣（賣方）、新增出貨地址（採購員）以及管理參考檔案連結。
-
賣家檢視要求並傳送回應 — 在管理員中，賣家會從*Quote Templates**格線檢視報價範本，或從電子郵件通知中的連結開啟報價範本。 在店面，報價的狀態變更為
Pending，買方無法進行任何變更。 在報價議價的相同處理之後，賣方會視需要提供價格折扣並調整數量與料號，然後輸入註解，並將報價範本傳回給買方。 在此過程中，賣方也可以新增、編輯或移除參考檔案連結。 系統會以電子郵件通知買方和銷售代表，表示賣方已回應。 -
買家檢視賣家的報價範本並傳送回應 — 買家按一下電子郵件通知中的連結以開啟報價範本，或從帳戶儀表板的 我的報價範本 頁面開啟。 採購員可在明細專案或報價層次、變更數量、移除專案，以及管理參考檔案連結為賣方留下備註。
買方與賣方繼續議價程式，直到達成協定或賣方拒絕報價範本為止。 如果採購員變更報價範本（新增或移除產品、變更產品數量或修改參考檔案連結），則必須將其退回給賣家進行複查。
- 購買者新增送貨地址 — 如果報價範本沒有送貨地址，購買者必須新增送貨地址。 買方新增地址後，賣方可提供運送和交貨選項。 顯示的送貨方法視店面組態而定。
如果買方新增出貨地址，則必須複查議價協定，而賣方可以繼續議價處理，直到達成協定或賣方拒絕報價樣版為止。
步驟3：購買者接受報價範本
採購員接受樣版中的議定條款。 接受報價範本後，採購員可以使用它來產生預先核准的連結報價，這些報價可用來提交訂單，而不需要進一步的交涉。
結帳時鎖定送貨選項。
報價單範本會維持使用中狀態，直到其過期、被取消或關閉，或不再是有效的採購員達到最大訂單臨界值為止。
檢視報價範本
-
在記錄的 Actions 欄中，按一下 View。
-
若要回應客戶請求，請遵循指示，開始與議價報價單相同的價格議價處理。
檢視報價範本活動
從Comments和History Log檢視議價時間表、通訊和其他報價範本活動 — 資訊包括狀態變更、客戶與送貨資訊的更新、料號與價格更新，以及其他重要資訊。
-
開啟報價範本。
-
捲動至 Negotiation 並選取 Comments 與 History Log，以檢視報價議價備註與歷程記錄。
-
歷史記錄也會在明細行專案層次進行追蹤。
拒絕報價範本
只能拒絕狀態為In Review的報價範本。
-
從 Quote Templates 格線中，開啟您要拒絕的報價範本。
-
在報價範本上，按一下 Decline。
-
出現提示時，輸入報價遭拒絕的原因，然後按一下 Confirm。