链接来自外部应用程序的文档
您可以从以下来源将文档和文件夹链接到Adobe Workfront：
在链接文档或文件夹之前，Workfront管理员必须为每个文档提供商或自定义文档集成启用此功能，如配置文档集成中所述。
您可以验证和批准链接到外部云提供商的文档，就像验证直接上传到Workfront的文档一样。
访问要求
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|---|---|
| Adobe Workfront包 | 任何 |
| Adobe Workfront许可证 |
参与者或更高版本 请求或更高版本 |
| 访问级别配置 | 编辑对文档的访问权限 |
有关信息，请参阅Workfront文档中的访问要求。
文档存储
从外部应用程序链接到Workfront的文档会与外部云提供商存储，而不是存储在Workfront中。
以下情况例外：
- 如果由文档服务提供，则缩略图和预览图像可能会存储在Workfront服务器上。
- 在Workfront中使用验证时，文档将被复制并添加到验证服务器。
文件大小限制
第三方云提供商：
- 单个文件：5 GB或更少
- 多个文件：1 GB或更小（所有文件总数）
将文档从外部应用程序链接到Workfront
您可以将现有文档与外部云提供商链接。 这包括任何共享文档。
先决条件 prerequisites
在链接文档或文件夹之前，Workfront管理员必须为每个文档提供商或自定义文档集成启用此功能，如配置文档集成中所述。
将外部文档链接到Workfront link-an-external-document-to-workfront
您可以从外部应用程序(如Workfront和Google OneDrive)将文档链接到Microsoft。
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转到Workfront中您想要获取文档的 文档 区域。
-
单击“新建”，然后单击要将文档链接到Workfront的外部文档提供商。
例如，要链接来自Dropbox的文档，请单击来自Dropbox。
您已经授权的外部提供程序将显示在列表顶部。
-
（视情况而定）如果系统提示您登录外部服务，请在显示的框中键入该服务的登录凭据，然后单击登录。
-
（视情况而定）如果系统提示您授权外部应用程序，请单击 授权 按钮。
您只需执行此操作一次。
-
在出现的 链接外部文件和文件夹 框的搜索框中，键入要搜索的项目名称，然后按 Enter 查看来自外部应用程序的所有结果，而不管这些结果存储在哪个文件夹中。
或
浏览并选择要链接的文档。
虽然您可以选择多个文档，但仅链接在当前视图中选择的文档。 例如，如果您选择文档，然后进入文件夹，则最初选择的文档不会链接。
-
（视情况而定）如果您是Workfront DAM客户，请单击 缩略图 图标以将文件显示为缩略图。
note note NOTE 从Workfront DAM链接文档时，Workfront DAM客户可以查看缩略图。 可能还会为Workfront DAM客户显示其他服务(如Dropbox和Box)的缩略图。 但是，不支持在Workfront中查看Workfront DAM以外的服务的缩略图，并且在从SharePoint或Google Drive链接文档时从不显示缩略图。 -
单击链接。
在Workfront中，云提供商的图标显示在文档旁边。
note note NOTE - 如果用于链接文档的下载URL超过2,048个字符，则文件无法链接。
- 对于链接到Box的文档，在刷新页面之前，不会显示Box中文档的链接。
添加链接文档的新版本 add-a-new-version-of-a-linked-document
您可以添加从外部应用程序链接到Workfront的文档的新版本。
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转到链接文档的 文档 区域，然后选择链接的文档。
note important IMPORTANT 文档必须在链接的文件夹之外，才能创建新版本。 -
单击新增 > 版本，然后单击外部文档提供程序。
例如，要从Dropbox链接文档的新版本，请单击从Dropbox。
您已经授权的外部提供程序将显示在列表顶部。
-
（视情况而定）如果系统提示您登录外部服务，请在显示的框中键入该服务的登录凭据，然后单击登录。
-
（视情况而定）如果系统提示您授权外部应用程序，请单击授权。
您只需执行此操作一次。
-
在出现的 链接外部文件和文件夹 框的搜索框中，键入要搜索的项目名称，然后按 Enter 查看来自外部应用程序的所有结果，无论这些结果存储在哪个文件夹中。
或
浏览并选择要链接的文档。
您可以选择多个文档；但是，只链接在当前视图中选择的文档。 例如，如果您选择文档，然后进入文件夹，则最初选择的文档不会链接。
-
（视情况而定）如果您是Workfront DAM客户，请单击 缩略图 图标以将文件显示为缩略图。
note note NOTE 从Workfront DAM链接文档时，Workfront DAM客户可以查看缩略图。 可能还会为Workfront DAM客户显示其他服务(如Dropbox和Box)的缩略图。 但是，不支持在Workfront中查看Workfront DAM以外的服务的缩略图，并且在从SharePoint或Google Drive链接文档时从不显示缩略图。 -
单击链接。
在Workfront中，云提供商的图标显示在文档旁边，指示它们已链接到外部云提供商。
note note NOTE 对于链接到Box的文档，在刷新页面之前，不会显示Box中文档的链接。
有关将您从文件系统上传到Workfront的文档的新版本添加的信息，请参阅将文档从文件系统添加到Adobe Workfront中的将文档添加到Adobe Workfront。
链接Workfront Proof文档 link-workfront-proof-documents
您可以将验证链接到最初存在于Workfront Proof中的Workfront。 从Workfront Proof链接验证时，与验证关联的所有评论和其他元数据在Workfront中可用。
您只能链接那些您在Workfront Proof中拥有查看权限的校样。
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转到Workfront中您想要获取文档的 文档 区域。
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单击新增，然后单击Workfront Proof中的。
note note NOTE 根据环境中配置的第三方提供商，此菜单中的选项可能有所不同。 -
在出现的 从Workfront Proof链接校样 框中，开始键入要在Workfront中提供的校样名称。
列表会在您键入内容时进行筛选。
-
选择最多10个要链接的验证。
任何灰显的验证名称均不可链接，因为验证已与Workfront中的文档相关联。
-
单击链接。
该验证的最新版本已链接到Workfront。 打开验证时，验证查看器中所有版本都可用。
在Workfront中创建Google文档 create-a-google-document-from-within-workfront
您可以在Workfront中创建新的Google文档。 您不能在Workfront中为其他云提供商创建新文档。
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转到Workfront中您想要获取文档的 文档 区域。
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单击新增 > Google文件，然后选择要创建的Google文档类型。
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如果出现 添加Google驱动器帐户 框，请单击授权Google驱动器。
Google文档已添加到 文档 选项卡。
note note NOTE “我的驱动器”和“与我共享”显示两个不同的结果。 如果您在“我的驱动器”中找不到文件，请签入“与我共享”文件夹。
将文档从Workfront上传并链接到外部云提供商
您可以上传文档，并将其从Workfront链接到外部云提供商。 这会将文档的存储空间从Workfront移动到外部云提供商。 当文档在外部应用程序中更改时，会自动在Workfront中更新。
没有Workfront访问权限的用户可以在外部应用程序中查看文档（如果他们有权访问应用程序）。
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选择在Workfront中上传的文档。
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单击更多 >发送至，然后选择要存储链接文档的云提供商。
您还可以使用“文档详细信息”页面上的“更多”菜单
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在提供程序的应用程序中选择要存储文档的文件夹。
这可以是提供商应用程序中的任何文件夹，包括共享文件夹。
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单击保存。
外部提供商的徽标显示在文档名称旁边，表示该文档现在链接到Workfront并由外部云提供商存储。
链接文件夹
在Workfront和外部云提供商之间链接文件夹时，将链接该文件夹及其所有内容。 如果没有Workfront访问权限的用户从外部文档应用程序添加、删除和修改文件，则其更改将同步到Workfront。
文件夹访问权限 folder-access-rights
从外部文档应用程序同步文件夹内容时，Workfront使用最初链接该文件夹的用户的凭据。 这会产生以下用户体验：
- 如果用户无权查看外部应用程序中的文件和文件夹，但有权通过Workfront查看链接的文件夹，则他们只能查看Workfront中的文件和文件夹的名称，而非其内容。
- 当有人访问Workfront中由其他用户链接到Workfront的链接文件夹（例如链接文件夹中的子文件夹）中的内容时，内容使用最初链接该文件夹的用户的Workfront登录凭据同步到Workfront，而不是使用访问内容的用户的凭据同步到。
- 如果从Workfront系统中删除了最初链接文件夹的用户，则用户将无法再通过Workfront访问链接文件夹上的内容。 在这种情况下，文件夹必须由对外部应用程序中的文件夹具有权限的活动Workfront用户重新链接。
- 如果链接文件夹的用户不再具有访问外部应用程序的权限，Workfront则无法再访问文件夹的内容。 例如，如果最初链接文件夹的用户离开公司，则可能会发生这种情况。 为确保继续访问，对该文件夹具有访问权限的用户必须重新链接该文件夹。
链接一个或多个外部文件夹 link-one-or-more-external-folders
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转到Workfront中您希望文件夹所在的区域，然后单击左侧面板中的文档
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单击“新建”，然后单击要将文件夹链接到Workfront的外部文档提供商。
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（视情况而定）如果尚未授权外部服务，请为外部提供程序指定登录凭据，然后单击登录。
您已经授权的外部提供程序将显示在列表顶部。
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在出现的 链接外部文件和文件夹 框中，浏览并选择要链接的文件夹。
或
键入要搜索的文件夹的名称，然后按Enter。
您可以选择多个文件夹；但是，只链接在当前视图中选择的文件夹。 例如，如果您选择文件夹，然后进入文件夹，则不会链接您最初选择的文件夹。
note note NOTE 从Google驱动器链接文件夹时，只能链接位于个人驱动器（我的驱动器）和团队驱动器中的文件夹。 您无法从“与我共享”区域链接文件夹。 -
单击链接。
在Workfront中，云提供商的徽标显示在文件夹旁边，表示该文件夹已链接到外部云提供商。
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（可选）要重命名文件夹，以使Workfront中的文件夹名称不同于外部文档应用程序中的文件夹名称，请在 文件夹 分区中选择文件夹，单击文件夹名称旁边显示的“更多”菜单
这不会重命名外部应用程序中的文件夹。
将子文件夹添加到链接的文件夹 add-subfolders-to-a-linked-folder
您可以在现有的链接文件夹中创建新文件夹。 您还可以将另一个文件夹拖到现有的链接文件夹中。
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要在现有的链接文件夹中创建新文件夹，请转到现有文件夹，然后按照创建文档文件夹中的说明创建新文件夹。
或
要将现有文件夹拖到现有的链接文件夹中，请转到要放置子文件夹的“文档”区域，然后将其拖到链接文件夹中。
note note NOTE 将现有Workfront文件夹拖到链接文件夹中时，适用以下限制： - 您正在拖动的文件夹不能已链接，也不能包含任何已链接的内容。
- 要拖动的文件夹（包括其内容）不能超过50 MB。
将文档添加到链接的文件夹
通过Workfront将文档添加到链接文件夹时，会自动添加为链接文档。
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选择要在其中插入文档的链接文件夹，单击新增>文档，然后浏览到文档并将其添加到文件夹中。
或
在您想要该文档的 文档 区域中，将该文档拖到链接的文件夹中。
文档的新版本会自动在外部应用程序中创建，并链接到Workfront。
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文档正在移动时，文档选项不可用。
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将文档移至Experience Manager Assets后，在Workfront的文档列表中不再可见。
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您在文档移动时对文档所做的任何操作或编辑都不会显示在Experience Manager Assets的文档中，因此将丢失。
删除链接的文档或文件夹
从外部应用程序中删除链接的文档或文件夹时，该文档或文件夹将保留在Workfront系统中，直到您也从Workfront中删除它为止。
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选择链接的文档或文件夹，然后单击删除。
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在出现的确认框中，单击是，取消链接。
该文档将从Workfront网站取消链接。 它在外部应用程序中不受影响。
关于重命名链接的文档和文件夹
重命名链接的文档或文件夹时，更改仅在创建它的应用程序中可见。 例如，如果在Workfront中重命名链接文档，则新名称仅在Workfront中可见。
如果您希望名称在Workfront和外部应用程序中匹配，则必须在两个位置都重命名它。