Upptäck de viktigaste strategierna och ta fram en åtgärdsplan för att upprätthålla datahygien och effektivt synkronisera Salesforce CRM med Marketo Engage för intäktsgenerering. Den här artikeln innehåller viktiga insikter och beprövade metoder för Marketo Engage-administratörer för att optimera deras databaser och integrering med Salesforce CRM.

I dagens datadrivna företagslandskap är det viktigt att ha rena och korrekta data för att marknadsförings- och säljverksamheten ska lyckas. Dålig datahygien kan leda till ineffektivitet, missade möjligheter och en dålig kundupplevelse.

Den här artikeln hjälper dig att förstå vikten av datahygien och innehåller praktiska åtgärder för att minska synkroniseringsproblem mellan Marketo Engage och Salesforce CRM. Dessutom förklarar jag hur du använder kontrollpanelerna i Salesforce CRM för att övervaka och felsöka synkroniseringsprocessen. Denna rutin säkerställer att dina Marketing Qualified Leads (MQL) skickas till Salesforce på ett korrekt och effektivt sätt så att säljarna kan slutföra en affär.

Från lead till slutförande: Uppnå friktionsfri datasynkronisering med Marketo Engage och Salesforce

Målet med alla datahygienprocesser är att se till att rena, korrekta och aktuella lead-data synkroniseras från Marketo Engage till Salesforce CRM. Om du utvecklar den här processen kan säljteamet fokusera på vad de gör bäst – att slutföra affärer och öka intäkterna. För att uppnå detta är det viktigt att administratörer skapar en datahygienprocess som innebär att regelbundet kontrollera data, ta bort dubbletter och validera. Med den här processen kan du upprätthålla en ren och effektiv databas och säkerställa att CRM och Marketo Engage fungerar smidigt ihop. Du bör också regelbundet övervaka synkroniseringsprocesserna för Salesforce CRM och inte tveka att åtgärda eventuella problem som kan uppstå.

I följande avsnitt diskuterar jag mina bästa metoder för att:

1. Se till att rena, korrekta och aktuella data synkroniseras från Marketo Engage till Salesforce CRM.
2. Minska risken för inkonsekvenser och fel i två system.
3. Förbättra effektiviteten och produktiviteten i säljteamet.

Bygga en datahygienprocess i Marketo Engage

Varför utveckla en datahygienprocess

Datahygien är grunden för en lyckad CRM-synkronisering, som säkerställer att säljteamet har korrekt och aktuell information i CRM och minskar antalet synkroniseringsfel i Marketo Engage. Genom att hålla dina data rena kan du hantera leads effektivt i CRM. Från min erfarenhet av att arbeta med Salesforce CRM har jag sett hur brist på en stabil strategi för datahygien kan leda till flera problem:

• Duplicerade poster: Flera poster för samma lead kan störa CRM och förvirra säljteamet.
  • Jag arbetade till exempel en gång med ett företag där dubblettposter orsakade betydande förseningar i försäljningsprocessen. Säljarna var osäkra på vilken lead de skulle följa upp, vilket inte bara slösade tid utan även ledde till missade möjligheter.
• Felaktiga data: Felaktig eller inaktuell information kan leda till dåliga kundinteraktioner och missade affärsmöjligheter.
  • Dirigering av leads är till exempel en viktig process för att distribuera leads till rätt säljare baserat på deras plats. De flesta företag bygger sina leadstrategier för dirigering runt regioner som Nordamerika (NA), Europa, Mellanöstern och Afrika (EMEA), Asien-Stillahavsområdet (APAC) och Latinamerika (LATAM). Dessa regioner definieras ofta av specifika stater eller länder. Om uppgifterna inte är korrekta kan de enkelt dirigera en person som bor och arbetar i Nordamerika till en EMEA-representant. Denna felaktiga information kan leda till en dålig upplevelse för den potentiella kunden, som får ett samtal från en säljare flera timmar före eller efter deras tidszon. Det slösar också värdefull tid för både säljaren och den potentiella kunden. Feljusteringen i tidszoner kan leda till missade samtal, fördröjda svar och brist på omedelbart engagemang, vilket i slutänden minskar riskerna för att konvertera ett lead till en kund.
• Fältvalideringsfel: Fältvärden för obligatoriska fält måste matcha Salesforce CRM-värden. Annars kan du råka ut för synkroniseringsfel som hindrar dig från att skapa nya poster i Salesforce eller uppdatera befintliga poster.
  • Land och delstat är de vanliga obligatoriska fälten med fältvalideringsfel. Om till exempel fältet Land i Marketo Engage fylls i som USA och motsvarande fält i Salesforce CRM är inställt på Amerikas förenta stater, misslyckas synkroniseringen.

För att undvika detta bör vi granska datahygienprocessen. När du utvecklar en datahygiensprocess innebär det att regelbundet kontrollera data, ta bort dubbletter och validera, vilket gör att du kan upprätthålla en ren och effektiv databas.

Steg för steg för att komma igång

1. Konfigurera datastandard:

• Definiera tydliga riktlinjer för datainmatning: Upprätta regler för datainmatning, inklusive obligatoriska fält och formateringsstandarder.

• Blockera fältuppdateringar: Blockera vissa fält från att uppdateras av specifika källor. Det kan vara bra att göra om du vet att originalvärdena alltid är korrekta, eller om du vill förhindra användare från att göra skrivfel genom att ange värden manuellt, osv.

• Datastandarder för dokument: Skapa ett dokument med dessa riktlinjer och gör det tillgängligt för alla relevanta teammedlemmar, som marknadsföringsverksamheten, marknadsföringsintressenter, säljverksamheten osv.

  • Exempel på en mall för manuell listöverföring: Skapa en mall för manuella listöverföringar som innehåller alla obligatoriska fält och formateringsstandarder. Exempel:

    • Förnamn: obligatoriskt. Inga specialtecken.
    • Efternamn: obligatoriskt. Inga specialtecken.
    • Företagsnamn: obligatoriskt. Inga specialtecken.
    • E-postadress: obligatorisk. Måste vara ett giltigt e-postformat.
    • Land: obligatoriskt. Måste matcha värdena i listan i Salesforce.
    • Delstat (for USA and Kanada): obligatorisk. Måste matcha värdena i listan i Salesforce.

2. Genomför en datagranskning:

Om du inte har någon datahygienprocess i Marketo Engage börjar du med att köra en datagranskning. Med det här steget kan du fastställa datakvaliteten för din databas och identifiera områden som behöver förbättras.

• Omfattning av datagranskning:

  • Leadinformation:

    • Tomma viktiga fält: Sök efter leads som saknar viktiga demografiska data. Efternamn, e-post, företag, land, stat och kontaktkälla är vanligtvis obligatoriska fält, men kraven kan ändras från en organisation till en annan. Bland dessa fält är e-postadressen det viktigaste fältet för att säkerställa att Marketo Engage kan bli ett effektivt automatiserat marknadsföringssystem.
    • Land: Kontrollera att fältet Land är korrekt ifyllt.
    • Delstat (för USA och Kanada): Kontrollera att fältet Delstat är korrekt ifyllt och stämmer överens med namnkonventionen för leads i USA och Kanada. Använd t.ex. en förkortning med två bokstäver i stället för ett fullständigt namn (CA istället för California). Och använd rätt skiftläge (t.ex. CA i stället för Ca eller ca eller californien)

  • Leadinaktivitet: Identifiera leads som har varit inaktiva i 30, 60 eller 90 dagar.

  • Ogiltiga e-postadresser: Identifiera och flagga ogiltiga e-postadresser.

• Metod: Använd Marketo Engage Smart Campaigns och rapporter.

  • Identifiera ofullständiga eller inaktuella poster: Utnyttja Marketo Engages inbyggda datakvalitetsrapporter för att identifiera problem i fält som Land, Delstat, Efternamn och Företagsnamn. Dessa fält är viktiga för synkronisering av leads från Marketo Engage till Salesforce CRM.

    • Alternativ 1: En rapport över personresultat är en bra början för att identifiera ofullständiga viktiga fält.
    • Alternativ 2: Skapa smarta listor som filtreras baserat på "<field name> är tomt." Du kan dessutom utesluta poster från synkronisering till Salesforce CRM om fälten är tomma. Om du vill göra det tar du med filter för "<field name> är inte tomt" i Smart Campaigns med steget Synkronisera person till SFDC.

  • Matcha viktiga fältvärden: Land och delstat måste matcha de exakta värdena i Salesforce CRM.Efternamnet och företagsnamnet får inte vara tomma. Kontakta din säljavdelning eller Salesforce CRM-administratörer för att kontrollera eventuella specifika krav för din organisation.

  • Smart Campaigns: Använd Smart Campaigns för att identifiera och hantera problem dynamiskt. På en hög nivå var det så här jag strukturerade kampanjer efter användningsfall.

• • Manuell granskning: Utför en manuell granskning av en exempeluppsättning med poster för att upptäcka eventuella problem som automatiska verktyg kan sakna.
  • Återkoppling från intressenter: Samla in feedback från dina sälj- och marknadsföringsteam för att förstå de datarelaterade utmaningar de står inför.

• Signaler på dålig datahygien:

  • Höga studsfrekvenser: Ett betydande antal e-poststudsar kan indikera inaktuella eller felaktiga e-postadresser.
  • Låga engagemangsnivåer: Låga engagemangsnivåer kan tyda på att dina leads inte får relevant innehåll, möjligen på grund av felaktiga data.
  • Dubblettposter: En stor mängd dubblettposter kan indikera att det inte finns några korrekta processer för att ta bort dubbletter.
  • Inkonsekventa fältvärden: Inkonsekventa eller saknade värden i nyckelfält som Leadkälla eller Land kan leda till synkroniseringsfel.

3.Identifiera datakällor:

Fältet Person Source är ett av de viktigaste fälten, som hjälper dig att förstå källan till leadsskapandet.Se till att alla leads uppdateras med rätt Person Source-värden. Här är åtgärdsplanen:

• Kontrollera om det saknas värden: Använd en smart kampanj för att identifiera leads som saknar Person-Source-värde.

• Uppdatera värden som saknas:

  • Automatisera med arbetsflöden: Använd utlösare och/eller gruppkampanjer för att uppdatera fältet Person Source automatiskt. Gör det baserat på andra tillgängliga datapunkter, till exempel Registreringskälltyp, Registreringskällinformation, Ursprunglig källinformation, Uursprunglig källtyp eller Ursprunglig hänvisning. Om du har en körbar kampanjstrategi för datahygien rekommenderar jag att du lägger till en Person Source-uppdatering som en del av körningsprocessen.
  • Manuella uppdateringar: De flesta leads bör uppdateras med automatiserade arbetsflöden, men manuella uppdateringar bör användas för leads där automatiska uppdateringar inte är möjliga (till exempel vid ett systemavbrott). Manuella uppdateringar bör användas som komplement vid större förändringar i leadkällan eller vid periodiska granskningar. Tilldela ett team för att uppdatera fältet Person Source manuellt baserat på tillgänglig information eller uppföljning av leads.

• Nedan visas ett exempel på postvärdena i min Marketo Engage-databas.

4. Ta bort dubblettposter:

Använd de inbyggda funktionerna för borttagning av dubbletter i Marketo Engage.

• Se systemets smarta lista Möjliga dubbletter: Börja med att använda systemets smarta lista Möjliga dubbletter.

• Använd E-postadress som dubblettfält: E-postadress är den vanligaste identifieraren för att hitta dubbletter. Du kan också kombinera Smart lista-filter för att kontrollera om det finns dubbletter baserade på E-postadress, Fullständigt namn, Efternamn, Salesforce-typ eller Uppdaterad den.

• Sammanfoga dubbletter: När du har identifierat alla dubbletter kan du sammanfoga dem manuellt i Marketo Engage. Om du vill automatisera den här processen rekommenderar jag att du kontaktar ditt Adobe-kontoteam för att eventuellt arbeta med Adobe Professional Services för att konfigurera den anpassade lösningen för automatisk sammanslagning. Den automatiska sammanfogningen kör jobbet för att sammanfoga dubbletter varje dag eller varje vecka.

5.  Validera data:

Implementera datavalideringsregler i Marketo Engage för att säkerställa att data är korrekta genom ifyllda formulär. Produktdokumentationen innehåller detaljerad information om hur du konfigurerar datavalidering.

• Använd datavalideringsverktyg från tredje part för verifiering av e-post- och kontaktuppgifter: Överväg att integrera tredjepartsverktyg, till exempel NeverBounce eller Clearbit, för att verifiera e-postadresser och andra kontaktuppgifter. De här verktygen utnyttjar Marketo Engage API för att integrera sina funktioner för e-postverifiering och databerikning.
• Kör datahygienkampanjer direkt med utlösarbaserade kampanjer: Konfigurera en datahygienkampanj för att uppdatera felaktig information omedelbart när en person kommer in i systemet.Om data till exempel matas in i systemet via listimport och landvärdet är felaktigt eller inte stämmer överens med urvalslistan, skulle datahygienkampanjen upptäcka denna person och uppdatera den med rätt värden.

6. Utbilda ditt team:

Tillhandahåll utbildningstillfällen för att utbilda datainmatningspersonal och se till att alla som matar in data i Marketo Engage följer fastställda riktlinjer.

• Deltagarna kan inkludera, men är inte begränsade till

  • Anställda inom datainmatning (t.ex. marknadsföringsassistenter eller dataspecister)
  • Marknadsföring
  • Försäljningsverksamhet
  • Företrädare för försäljningsutveckling (SDR:er)
  • Företrädare för affärsutveckling (BDR:er)
  • Säljteam
  • Marknadsföringsteam
  • Digitala marknadsförare
  • Andra intressenter som är inblandade i leadhantering eller kampanjutförande

• Dokumentera policyn och processen för datahygien: Dokumentera din datahygienprocess och gör den tillgänglig för alla relevanta gruppmedlemmar.

Förbättra datahygienen med kontrollpaneler för Salesforce CRM för kvarvarande uppgifter

Jag har beskrivit vikten av datahygien och den viktiga roll som den spelar för att säkerställa dataintegritet och tillförlitlighet för synkronisering med Salesforce CRM. Låt oss utforska hur du använder kontrollpanelerna för synkronisering i Salesforce CRM i Marketo Engage för att övervaka och felsöka synkroniseringsproblem. Dessa kontrollpaneler är oumbärliga verktyg som kompletterar din datahygien och hjälper administratörer att övervaka vardagen för att upprätthålla en sömlös och felfri datasynkroniseringsprocess.

Varför övervakning är viktigt

Här följer några viktiga orsaker till varför övervakning med kontrollpanelerna för synkronisering i Salesforce CRM är viktigt:

1. Realtidsinsikter: På kontrollpanelerna visas synkroniseringsstatus, trender för kvarvarande uppgifter och fel i realtid, vilket gör att du kan identifiera och åtgärda problem direkt. Genom att övervaka dessa kontrollpaneler förhindrar du problem från att eskalera och ser till att kampanjerna förblir opåverkade.
2. Proaktiv hantering och förbättrad effektivitet: Regelbunden övervakning hjälper dig att proaktivt hantera hälsan i din datasynkronisering och minska risken för oväntade driftavbrott eller fel. Du kan också optimera prestanda och minimera den tid dina team lägger på manuella korrigeringar, vilket leder till ökad effektivitet och produktivitet.
3. Kvalitetssäkring av data: Med kontrollpanelerna för att övervaka kan du kontrollera att din datahygien är effektiv. Om du märker fler fel eller ett växande antal kvarvarande uppgifter kan du förfina dina strategier för att behålla korrekta och aktuella data, vilket är nödvändigt för en framgångsrik personalisering i marknadsförings- och försäljningskampanjerna.

Från min tidigare implementering har jag lärt mig att nyckeln till framgångsrik övervakning av datasynkronisering är konsekvens och uppmärksamhet på detaljnivå. Det här är några eventuella fallgropar att undvika:

• Regelbundna kontroller ignoreras: Vänta inte på att problem blir kritiska innan du kontrollerar kontrollpanelerna. Regelbunden daglig övervakning är nödvändig för att fånga upp och lösa problem tidigt.
• Ignorerar trender för kvarvarande uppgifter: Ett växande antal kvarvarande uppgifter kan indikera underliggande problem som behöver åtgärdas. Glöm inte det här mätvärdet eftersom det kan ge värdefulla insikter om hur arbetet med CRM-synkroniseringsprocesserna fungerar.
• Det gick inte att åtgärda fel: Synkroniseringsfel måste åtgärdas omedelbart. Om du ignorerar dem kan det leda till inkonsekventa data och påverka CRM-tillförlitligheten. Här är en bra referens för att lösa synkroniseringsfel i Salesforce CRM.

Genom att kontinuerligt övervaka synkroniseringsprocesserna i Salesforce CRM kan du säkerställa att dina data förblir rena, korrekta och tillförlitliga och i slutändan ger bättre affärsresultat.

Så här använder du kontrollpanelerna för synkronisering i Salesforce CRM effektivt i Marketo Engage

Så här använder du kontrollpanelerna för synkronisering i Salesforce CRM i Marketo Engage effektivt för att övervaka och felsöka synkroniseringsproblem i Salesforce:

• Gå till produktdokumentation om du vill få tillgång till kontrollpanelerna. Där finns stegvisa anvisningar.

• Börja med att titta på diagrammet över trender för kvarvarande uppgifter och synkronisering av genomflöde och kvarvarande uppgifter för att få en snabb överblick över vad som händer med synkroniseringsprocesserna.

• Lägg cirka 5 minuter på att övervaka diagrammet varje dag. Med tiden kommer du att börja känna igen normala mönster och trender.

• Eventuella onormala toppar eller en konsekvent tillväxt av kvarvarande uppgifter bör omedelbart fånga din uppmärksamhet och leda till ytterligare utredningar.

• För att förbättra synligheten i synkroniseringsresultatet är indikatorerna för synkning av dataflöde och kvarvarande uppgifter färgkodade:

  • ⚪ Normal (Grå) – Anger att synkroniseringsåtgärder är inom förväntade parametrar, utan några större kvarvarande uppgifter.
  • ?? Växande (Orange) – Signalerar att antalet kvarvarande uppgifter ökar, vilket kan tyda på potentiella fördröjningar eller problem med synkroniseringen.
  • Den här färgkodningen gör det enklare för administratörer att snabbt utvärdera synkroniseringshälsan och vidta åtgärder vid behov.

• Identifiera problem med kvarvarande uppgifter:

  • Håll utkik efter eventuella toppar eller konsekvent ökning av antalet kvarvarande uppgifter, vilket kan tyda på problem med synkroniseringsprocessen.
  • Om du märker en betydande ökning kan det bero på problem med datakvaliteten, problem med systemets prestanda eller andra underliggande faktorer.

• Kontrollera synkroniseringsstatus:

  • Använd kontrollpanelen Synkroniseringsstatus för att få en översikt över den aktuella synkroniseringsstatusen.
  • Leta efter poster som är ofullständiga eller har misslyckats.
  • Klicka på de specifika posterna för att få mer detaljerad information om synkroniseringsstatusen, inklusive eventuella felmeddelanden eller orsaker till felet.

• Analysera synkroniseringsfel:

  • Navigera till kontrollpanelen Synkroniseringsfel för att visa en lista över alla synkroniseringsfel.
  • Filtrera felen efter typ, datum och allvarlighetsgrad för att fokusera på de viktigaste problemen.
  • Granska felmeddelandena för att förstå orsaken till respektive problem. Vanliga feltyper är datavalideringsfel, dubblettposter och systemtimeout, som kan åtgärdas med rätt procedurer HÄR.

• Åtgärda fel:

  • För varje synkroniseringsfel ska du avgöra vilken åtgärd som krävs för att åtgärda det.

  • Vanliga åtgärder:

    • Korrigera data: Om felet beror på ogiltiga eller ofullständiga data uppdaterar du posterna i Marketo Engage eller Salesforce CRM efter behov.
    • Återsynkroniserar poster: Använd funktionen för omsynkronisering för att försöka synkronisera posterna igen.
    • Kontakta Adobe Support: Om felet är komplicerat eller bestående kontaktar du Adobe Support eller Salesforce support för att få hjälp.

Optimera kampanjer för datahygien

• Använd insikterna från kontrollpanelerna för synkronisering i Salesforce CRM för att uppdatera dina datahygienkampanjer. Om felet till exempel beror på att obligatoriska fält saknas eller felaktiga värden bör du korrigera värdena i Marketo Engage. Om du ser många synkroniseringsfel på grund av värdena för Delstat är det en bra idé att gå igenom din datahygienprocess och se till att de värdena normaliseras korrekt i Marketo Engage.
• Granska och uppdatera dina rutiner för datahygien regelbundet för att se till att kampanjerna är effektiva och anpassade efter dina synkroniseringsbehov.
• Konfigurera aviseringar: Jag rekommenderar att du prenumererar på felmeddelanden för synkronisering av CRM för att få dem till din e-post. Du kan prenumerera på aviseringar via avsnittet Meddelanden i din Marketo Engage-instans.

• Dokumentera och spåra: Registrera de synkroniseringsproblem som du stöter på och de åtgärder som du vidtar för att lösa dem. Använd den här dokumentationen för att spåra hur effektiva dina datahygienkampanjer är och för att identifiera eventuella återkommande problem som behöver åtgärdas. Här är en mall för logg av synkroniseringsfel i CRM som du kan använda.

Viktiga lärdomar

• Konfigurera datastandarder: Definiera tydliga riktlinjer för datainmatning, inklusive obligatoriska fält och formateringsstandarder.
• Upprätta en datahygienprocess: Det är viktigt att regelbundet granska data, ta bort dubbletter och validera för att en ren och effektiv databas ska kunna upprätthållas.
• Använd de inbyggda funktionerna i Marketo Engage: Utnyttja den inbyggda rapporten över personresultat, smarta kampanjer och datavalideringsregler för att identifiera och hantera dataproblem.
• Övervaka och felsök: Övervaka dina Salesforce-synkroniseringsprocesser regelbundet med hjälp av de nya kontrollpanelerna för synkronisering i Salesforce CRM i Marketo Engage för att hitta och lösa synkroniseringsproblem innan de påverkar ditt företag.
• Utbilda ditt team: Utbilda personal, marknadsföringsverksamheten, säljverksamheten och andra intressenter om vikten av datahygien och processerna för att underhålla den.

Genom att implementera en datahygienprocess kan ni upprätthålla en smidigare datasynkronisering med Marketo Engage och Salesforce, öka företagets intäkter och ligga steget före konkurrenterna.