Schemalägg automatisk rapportleverans
Du kan schemalägga rapporter som ska skickas automatiskt till användare enligt ett angivet schema, eller så kan du skicka rapporter manuellt på en engångs basis. När du skickar en rapport från Adobe Workfront får användaren ett e-postmeddelande med Workfront-rapporten i en separat bifogad fil.
Mer information, inklusive storleksbegränsningar som kan påverka rapportleveransen finns i Översikt över rapportleveransen.
Åtkomstkrav
Du måste ha följande åtkomst för att kunna utföra stegen i den här artikeln:
*Kontakta Workfront-administratören om du vill veta vilken plan, licenstyp eller åtkomst du har.
Förutsättningar
Innan du börjar måste du skapa en rapport. Mer information om hur du skapar rapporter finns i Skapa en anpassad rapport.
Boka en rapportleverans
Så här schemalägger du en rapport för automatisk leverans eller redigerar eller tar bort en befintlig rapportleverans:
-
Gå till en rapport som du vill schemalägga för leverans.
note note NOTE Rapportleveranser innehåller inga uppmaningar. Om du vill begränsa datamängden i en rapport rekommenderar vi att du tillämpar filter på rapporten som du vill skicka. -
Klicka på Rapportera åtgärder och sedan på Skicka rapport.
Dialogrutan Skicka rapport visas.
note tip TIP Om du vill skicka en rapport manuellt vid en viss tidpunkt går du till rapporten och klickar sedan på Rapportåtgärder > Skicka rapport > Skicka nu. -
Välj fliken Upprepade leveranser.
-
(Villkorligt) Om du vill ändra en befintlig upprepande rapportleverans väljer du rapportleveransen i avsnittet Upprepade leveranser.
-
Ange följande information:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 8-row-2 9-row-2 10-row-2 11-row-2 12-row-2 13-row-2 layout-auto html-authored no-header Skicka till Börja skriva namnet på den användare, grupp, team eller roll som du vill skicka rapporten till och klicka sedan på namnet när det visas i listrutan.
eller
Ange e-postadressen till en person utanför Workfront som du vill ska ha åtkomst till rapporten.
Upprepa den här processen om du vill skicka rapporten till flera användare, grupper, team eller roller.
Obs!
Tänk på följande när du lägger till rapportleveransmottagare:
-
Om din organisation begränsar Workfront-meddelanden till specifika e-postdomäner kanske du bara kan skicka rapporter till e-postadresser som listas i e-posttillåtelselista.
Information om hur en Workfront-administratör uppdaterar e-postmeddelandet tillåtelselista finns i avsnittet Konfigurera e-posttillåtelselista.
-
Om du lägger till ett stort antal användare som mottagare kan leveransen misslyckas. Om leveransfel uppstår kan du schemalägga flera rapportleveranser med mindre grupper av användare.
E-postämne Ange ett ämne för e-postmeddelandet.
Som standard är e-postmeddelandets ämne:
Workfront-rapport: [rapportens namn] [Datum]
E-postmeddelande Ange ett meddelande som ska inkluderas i e-postmeddelandet.
Som standard är e-postmeddelandet:
Bifogad är rapporten [rapportfrekvens] [rapportens namn] som genererades av Workfront den [datum].
Obs! För rapporter som levereras endast som en Excel-fil läggs även följande meddelande till i e-postmeddelandet:"Observera att det finns en gräns (65 530) för hur många hyperlänkar dessa filtyper har. Om du överskrider dessa gränser öppnas inte filen och du bör skicka den igen utan hyperlänkarna. Gå tillbaka till rapportschemaläggaren för att ta bort hyperlänkar och skicka rapporten igen." frasen"gå tillbaka till rapportschemaläggaren" är en länk tillbaka till rapporten.
Leverera den här rapporten med åtkomsträttigheter för Börja skriva namnet på en användare som har åtkomst till rapporten och klicka sedan på namnet när det visas i listrutan. Användare som tar emot rapporten får samma åtkomstnivå till rapporten som den användare du anger här.
Mer information finns i Kör och leverera en rapport med åtkomsträttigheter för en annan användare.Obs! Det här fältet stöder inte jokertecken. Om du till exempel använder jokertecknet $$User.ID körs inte rapporten med åtkomsträttigheterna för den användare som tar emot rapporten.
Format Välj det format som du vill ha för den levererade rapporten:
-
HTML
-
PDF
Om du väljer det här alternativet kan du formatera utdata med de ytterligare alternativen Pappersstorlek och Orientering som visas.
-
MS Excel (.xlsx)
-
TSV
Inkludera länkar Det här alternativet är bara tillgängligt när MS Excel har valts i listrutan Format. När det här alternativet är aktiverat inkluderas alla hyperlänkar i det exporterade Excel-dokumentet.
Det går inte att öppna dokument som innehåller fler än 65 530 länkar. Om det exporterade dokumentet innehåller fler än 65 530 länkar avmarkerar du det här alternativet.
Det här alternativet är aktiverat som standard.
Sammanfattning Visar en sammanfattning av när leveransen upprepas. Upprepningar Ange om rapporten ska levereras varje dag, vecka, månad eller år. Upprepa var Välj den frekvens med vilken du vill att leveransen ska upprepas. Värdet som du väljer för det här alternativet baseras på det alternativ som har valts i listrutan Upprepningar. Tid Välj den tid på dagen då leveransen ska skickas.
Tips! Eftersom systeminläsningar kan påverka leveranstiderna för rapporter kan det finnas en fördröjning mellan den schemalagda tiden och den faktiska leveranstiden. Om du behöver en rapport som levereras vid en viss tidpunkt rekommenderar vi att leveransen schemaläggs före den tidpunkt då den behövs. Vi rekommenderar till exempel att leveransen schemaläggs en dag före det datum då den behövs.
Upprepningar på Det här alternativet är tillgängligt när alternativet Upprepningar är inställt på antingen Veckovis eller Månadsvis:
-
När alternativet Upprepningar är inställt på Veckovis: Välj de veckodagar som leveransen skickas.
-
När alternativet Upprepningar är inställt på Månadsvis: Välj om leveransen ska skickas på dagen i månaden, veckodagen eller den sista dagen i månaden (de här alternativen utnyttjar det datum som du har valt i fältet Börjar på).
Börjar på Välj det datum då den schemalagda leveransen ska börja. Slutar på Välj ett datum för den schemalagda leveransen till slutet. Aldrig Välj Aldrig om du vill att den schemalagda leveransen ska hålla i oändlighet. -
-
Klicka på Spara för att spara rapportleveransen.
Rapporten visas i avsnittet Upprepade leveranser (i dialogrutan Skicka rapport) och skickas vid den schemalagda tidpunkten.
Mer information om storleksbegränsningar som kan påverka rapportleveransen finns i avsnitten Rapportleveransbegränsningar och Exportbegränsningar.
-
(Valfritt) Så här tar du bort en schemalagd leverans:
- Klicka på den schemalagda leveransen på panelen Upprepade leveranser och klicka sedan på Ta bort.
- Bekräfta genom att klicka på Ta bort.
Videogenomgång
I följande video får du lära dig hur du schemalägger en rapportleverans. Videon spelades in i Workfront Classic. Innehållet gäller dock även den nya Workfront-upplevelsen.
